Et nettarkiv, også kalt en arkivpostboks, er et sted der du kan lagre gamle e-postmeldinger, slik at de ikke tar opp plass i den primære postboksen din. IT- eller Microsoft 365-administratoren oppretter arkivpostboksen for deg.
Obs!
For at arkivpostboksen skal fungere med Outlook for Mac må både arkivet og de primære postboksene enten være på en Exchange Server (lokalt) eller på Exchange Online i Microsoft 365 (sky). Hvis den primære postboksen er på Exchange Server, for eksempel, og arkivkontoen er i Exchange Online i Microsoft 365, kan du ikke bruke nettarkivet. Snakk med IT- eller Microsoft 365-administratoren om å finne dem samtidig.
Anbefalte fremgangsmåter for å flytte e-post til arkivet
Selv om du kan flytte enkeltmeldinger fra Outlook for Mac til arkivpostboksen én etter én (du kan ikke flytte eller kopiere flere elementer samtidig), er den mer effektive måten å sikre at meldingene arkiveres på, å bruke Outlook Web App arkiverings- og oppbevaringspolicyer.
Arkiv og oppbevaringspolicyer angis av IT- eller Microsoft 365-administratoren. Arkiveringspolicyer kontrollerer hvor lenge meldinger oppbevares i en e-postmappe før de blir flyttet til et arkiv. Oppbevaringspolicyer kontrollerer hvor lenge meldingene lagres. Selv om administratorer konfigurere policyer for hele organisasjonen, kan du overstyre policyer etter behov. Se Oppbevarings- og arkiveringspolicyer i Outlook Web App for instruksjoner.
Hvis du vil arkivere flere meldinger samtidig, og ingen arkiverings- eller oppbevaringspolicyer er på plass, kan du bruke Outlook Web App til å flytte meldingene fra den primære postboksen til arkivet. Du kan ikke flytte mapper, men du kan flytte alle meldingene i en mappe på en gang.
Merk av i boksen ved siden av alle meldingene du vil arkivere.
Dra dem til mappen i navigasjonsruten merket Personlig Arkiv – <navnet> ditt.
Obs!
Hvis mapper, kalenderelementer, kontakter, oppgaver eller notater ble flyttet til arkivet i en annen versjon av Outlook, for eksempel Outlook for Windows, kan du ikke flytte dem eller vise dem i arkivpostboksen ved hjelp av Outlook for Mac.
Flere tips
- Hvis du vil søke i arkivet, velger du først en arkivmappe i mapperuten. Du kan ikke søke i postboksen og arkivene samtidig.
- Du kan opprette innboksregler for automatisk å arkivere meldinger i mapper, tilordne meldinger til kategorier eller omdirigere meldinger til en annen konto. Disse reglene kan imidlertid ikke overføres til arkivpostboksen, og du kan ikke omadressere meldinger til arkivet ved hjelp av en innboksregel.