Ett av de første trinnene for å administrere et prosjekt er å legge til aktivitetene som får prosjektet gjort. Listen over oppgaver kan være så enkel som en sjekkliste over ting som må gjøres, eller det kan være litt mer involvert, med start- og sluttdatoer, relasjoner med andre oppgaver og annen tilknyttet aktivitetsinformasjon. En enkel sjekkliste over oppgaver og en planlagt liste over oppgaver bruker samme liste på nettstedet, slik at du kan starte med en enkel sjekkliste og deretter legge til detaljer i oppgavene senere for å gjøre den til en planlagt liste over oppgaver.
Legge til en enkel sjekkliste over oppgaver
Hvis du akkurat har kommet i gang med prosjektplanleggingen, eller hvis du ikke forventer at dette prosjektet er spesielt komplisert, kan en enkel sjekkliste over aktiviteter være nok til at du effektivt kan administrere prosjektet. Sjekklisten kan inneholde forfallsdatoer for prosjektets aktiviteter og tildelinger til prosjektgruppemedlemmer.
Slik legger du til en enkel sjekkliste over oppgaver:
- Klikk Oppgaver på hurtigstartlinjen for området.
- Klikk Rediger på Oppgaver-siden.
- Skriv inn et navn for hver aktivitet som må fullføres i prosjektet, i kolonnen Aktivitetsnavn . Trykk ENTER for å gå til neste linje etter at du har lagt til en oppgave.
Tips
Vil du legge til en ny aktivitet mellom to aktiviteter som allerede er oppført? Klikk i mellomrommet til venstre for avmerkingsboksen for en eksisterende oppgave, og trykk deretter inst. En ny rad legges til over den eksisterende aktiviteten du valgte. Du kan også klikke Sett inn i Hierarki-gruppen i kategorien Oppgaver .
Skriv inn eller velg en dato for når hver oppgave i listen skal være fullført, i Forfallsdato-kolonnen . Hvis du ikke er sikker på når en oppgave må være fullført, lar du denne kolonnen stå tom for denne oppgaven.
Skriv inn eller velg navnet på hver person som skal arbeide på hver oppgave i listen, i Tilordnet til-kolonnen .
Tips
En anbefalt fremgangsmåte er å bare tilordne én person til hver oppgave. Hvis du trenger å tilordne mer enn én person, kan dette føre til problemer med merking av oppgaver som fullført. Hvis Ann fullfører arbeidet på oppgaven, er det fornuftig for henne å sjekke det som fullført på Mine oppgaver-siden. Dette markerer imidlertid oppgaven som fullført for alle tilordnede, ikke bare Ann. Noen andre på oppgaven kan fortsatt ha arbeid å gjøre. Hvis du bestemmer deg for at du fortsatt trenger å tilordne mer enn én person til en oppgave, kan du skille navn med semikolon (;).
Når du er ferdig med å legge til en enkel sjekkliste over aktiviteter, klikker du Stopp.
En annen rask måte å legge til en enkel sjekkliste med oppgaver på, er ved å lime inn en liste fra et Excel-regneark. Så lenge kolonnene du bruker i regnearket er på linje med kolonnene som vises på Oppgaver-siden , kan du ganske enkelt klikke i oppgavelisten og lime inn regnearkdataene. Navn blir paret med kontoer, om mulig, i Tilordnet til-kolonnen .
Mens du arbeider med prosjektet, kan du merke av for hvert aktivitetsnavn når aktiviteten er fullført.
Hvis du finner ut at du trenger mer kontroll over oppgavene i den enkle sjekklisten, kan du bruke trinnene i neste del til å legge til detaljer i oppgavene, for å lage en mer robust planlagt liste.
Legge til en planlagt liste over oppgaver
Hvis prosjektet er litt komplisert, kan det hende at en planlagt liste over aktiviteter hjelper deg med å holde oversikt over arbeidet på en mer håndterbar måte.
Slik legger du til en planlagt liste over oppgaver:
Klikk Oppgaver på hurtigstartlinjen for området.
Klikk Ny aktivitet på Oppgaver-siden. Eller klikk Nytt element på Oppgaver-fanen på båndet.
Obs!
Hvis du først opprettet en enkel sjekkliste med aktiviteter, men prosjektet ble litt mer involvert, kan du enkelt legge til flere detaljer i eksisterende aktiviteter. Hvis du vil velge en oppgave, klikker du i området til venstre for avmerkingsboksen for den, og deretter klikker du Rediger element på Oppgaver-fanen på båndet. Dette åpner aktiviteten slik at du kan legge til flere planleggingsdetaljer.
Skriv inn et navn for oppgaven i Aktivitetsnavn-boksen .
Skriv inn eller velg en start- og sluttdato for oppgaven i boksene Startdato og Forfallsdato . Hvis du ikke er sikker på noen av disse datoene, kan du utelate denne informasjonen inntil videre. Du kan alltid komme tilbake senere og legge til informasjon ved å redigere oppgaven.
Skriv inn navnet eller e-postadressen til personen du vil arbeide på oppgaven i Tilordnet til-boksen .
Tips
En anbefalt fremgangsmåte er å bare tilordne én person til hver oppgave. Hvis du trenger å tilordne mer enn én person, kan dette føre til problemer med merking av oppgaver som fullført. Hvis Ann fullfører arbeidet på oppgaven, er det fornuftig for henne å sjekke det som fullført på Mine oppgaver-siden. Dette markerer imidlertid oppgaven som fullført for alle tilordnede, ikke bare Ann. Noen andre på oppgaven kan fortsatt ha arbeid å gjøre. Hvis du bestemmer deg for at du fortsatt trenger å tilordne mer enn én person til en oppgave, kan du skille navn med semikolon (;).
Hvis arbeidet allerede har begynt på aktiviteten, skriver du inn en prosentdel i % fullført-boksen for å angi omtrent hvor mye arbeid som er gjort, og hva som er igjen å gjøre.
Tips
Dette er et flott felt der gruppemedlemmene i prosjektet oppdateres regelmessig. Det kan hjelpe deg med å forstå hvordan arbeidet på prosjektet går, og om prosjektet er i rute til å fullføres i tide.
Skriv inn en kort beskrivelse av oppgaven i beskrivelsesboksen hvis du vil gi mer detaljert informasjon om arbeidet som er involvert. Dette kan være nyttig for ledere eller andre interessenter som prøver å forstå prosjektet.
Bruk boksene og knappene ved siden av Foregående foregående for å angi hvilke aktiviteter i prosjektet som må fullføres før den gjeldende aktiviteten kan starte.
La oss for eksempel si at du oppretter en oppgave kalt «Publiser pressemelding», som ikke kan begynne før oppgaven «Skriv pressemelding» er fullført. Velg oppgaven Skriv pressemelding fra boksen til venstre, og klikk deretter Legg til for å flytte den til boksen til høyre. Dette indikerer at aktiviteten «Skriv pressemelding» er en foregående aktivitet (det vil eksempelvis står foran) oppgaven «Publiser pressemelding».Velg riktig prioritetsnivå fra prioritetslisten .
Velg riktig statusnivå fra aktivitetsstatuslisten .
Tips
Dette er et annet felt som er nyttig for prosjektgruppemedlemmene å oppdatere regelmessig. Det kan hjelpe deg med å holde oversikt over arbeidsblokkeringer, planlegge forsinkelser og andre kritiske planleggingsproblemer.
Klikk på Lagre.
Arbeide med oppgavelisten
Når du arbeider med listen over oppgaver, er de med forfallsdatoer oppført i rødt forsinket. Når du merker en forsinket oppgave som fullført ved å merke av i avmerkingsboksen ved siden av oppgaven, vises ikke lenger forfallsdatoen som rød tekst.
Du kan også bytte mellom ulike visninger av oppgavelisten ved å klikke visningskoblingene over listen. Du kan velge mellom Alle oppgaver, Calendar, Fullført, Gantt-diagram, Forsinkede aktiviteter, Mine oppgaver og Kommende, eller du kan endre en eksisterende visning eller opprette din egen visning av oppgavelisten. Hvis visningen du vil bruke, ikke er oppført ovenfor oppgavelisten, klikker du klikk for flere alternativer (...) ved siden av visningskoblingene og velger visningen du vil bruke. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter din egen visning, kan du se Opprette, endre eller slette en visning av en liste eller et bibliotek.
Når du har lagt til detaljerte aktiviteter i prosjektet, kan det være lurt å: