SharePoint tilbyr en skalerbar, funksjonsrik opplevelse for behandling av innhold. Hvis du har et stort antall filer å behandle, kan du vurdere å bruke en nettstedsmal for dokumentsenter. Denne malen er optimalisert for dokumentbehandling i stor skala. Det kan spare tid og hjelpe deg med å bli mer effektiv. Versjoner, dokument-ID-er, dokumentsett, metadatanavigasjon og innholdstyper er inkludert i malen.
Et dokumentsentralområde fungerer for begge disse scenariene:
- Redigeringsmiljø I et redigeringsmiljø for dokumentsenteret oppretter og redigerer brukere tusenvis av dokumenter eller medieressurser som er lagret i et sentralt repositorium.
- Innholdsarkiv I et innholdsarkiv, for eksempel en kunnskapsbase, lagrer eller viser brukere dokumenter.
Denne artikkelen forteller deg om funksjonene i en dokumentsentralområdemal.
Hvis du vil opprette et dokumentsenter, kan du se Bruke maler til å opprette ulike typer SharePoint-områder
Hva er på et dokumentsentralområde?
Dokumentsentralområdemalen inneholder funksjoner som gjør det enklere og mer effektivt å opprette og behandle store sett med dokumenter. I de fleste tilfeller kan en nettstedseier legge til hver av disse funksjonene separat. Dokumentsentralområdemalen aktiverer automatisk de anbefalte funksjonene for dokumentbehandling. Avsnittene nedenfor beskriver kort disse funksjonene.
Du kan også bruke nettstedet som et redigeringsmiljø og innholdsarkiv. I et redigeringsmiljø sjekker brukerne ofte filer inn og ut og oppretter mappestrukturer for disse filene. Versjonskontroll er aktivert, og tidligere versjoner av hvert dokument beholdes. I tillegg kan arbeidsflyter kontrollere dokumentets livssykluser.
Svært lite redigering forekommer derimot i et innholdsarkiv. Brukere bare viser eller laster opp dokumenter. Dokumentsentralområdemalen støtter oppretting av en type innholdsarkiv kalt kunnskapsbase arkiver. Kunnskapsbaser inneholder vanligvis enkeltversjoner av dokumenter, og et nettsted kan skaleres til millioner av filer. I et vanlig scenario, for eksempel et teknisk støttesenter for en stor organisasjon, kan tusenvis av personer få tilgang til innholdet, hovedsakelig for å lese det. Bare noen laster opp nytt innhold til området.
Følgende elementer beskriver noen SharePoint-funksjoner som du kan inkludere i et dokumentsentralområde. I tillegg til disse funksjonene tilpasser noen organisasjoner utseendet og navigasjonen i et dokumentsenter. Noen legger til egendefinerte nettdeler.
Metadatanavigasjon
Forvaltede metadata er et system som tilordner bestemte vilkår til dokumenter i SharePoint. Deretter kan du bruke disse termene til å klassifisere dokumentene. Du kan også bruke metadata til å opprette et kraftig navigasjonsverktøy for brukere som kan hjelpe dem med å finne det de ønsker raskt.
Anta for eksempel at firmaet har en kunnskapsbase som inneholder artikler som hjelper personer med å feilsøke problemer med produkter. Du kan opprette metadatatermer som gjør det mulig for brukere å filtrere informasjon etter produkt, etter problemtype eller andre egenskaper.
Dokument-IDer
På et dokumentsentralnettsted får hver innholdsdel en unik ID som ikke er relatert til dokumentplasseringen, for eksempel en url-kobling. Dette betyr at hvis du flytter eller gir nytt navn til dokumentet, forblir ID-en den samme. Du kan bruke ID-en til å opprette en permanent kobling for dokumentet og minimere brutte koblinger.
Versjoner
Versjoner aktiveres automatisk på et dokumentsenterområde. Dette betyr at du automatisk har en logg over alle de ulike versjonene av en fil. I en dokumentgjennomgangsprosess betyr dette for eksempel at du har en oversikt over alle oppdateringene som ble lagt inn under gjennomgangssyklusen. Du kan spore oppdateringer, kontakt respondere og så videre. I tillegg, hvis det oppstår et problem med den gjeldende versjonen av en artikkel, kan du raskt gå tilbake til den siste kjente versjonen.
Innholdstyper
En innholdstype er en bestemt type innhold sammen med en gruppe med innstillinger for innholdet. Når noen oppretter et dokument med en definert innholdstype, mottar det automatisk alle de aktuelle innstillingene for denne innholdstypen. Et dokumentsenter kan ha en samling av innholdstyper – ulike typer dokumenter, video, maler og så videre.
Innholdsarrangør
Innholdsarrangøren inkluderes ikke automatisk på et dokumentsenterområde, men mange brukere legger den til. Innholdsarrangøren er en SharePoint-funksjon som lar deg administrere den generelle organiseringen og strukturen til elementer. Ved å bruke metadata eller innholdstyper kan innholdsarrangøren automatisk rute dokumenter og andre elementer til bestemte plasseringer. I en kunnskapsbase kan det for eksempel hende at innholdsarrangøren automatisk ruter alle nye innsendinger til et spesielt bibliotek som samler inn artikler for et bestemt produkt.