Prosjektstyringsmål: Kommunisere prosjektinformasjon

Det er ofte vanskelig å kommunisere prosjektinformasjon, enten det innebærer å få statusinformasjon fra gruppen eller kommunisere prosjektstatus til ledere. Lær når og hvordan du kommuniserer og rapporterer prosjektinformasjon. Ellers kan effektivt samarbeid lide, og suksessen til prosjektet kan være i fare. Hvis du vil lese flere artikler i denne serien med instruksjonsveiledninger for prosjektstyring, kan du se veikartet for prosjektstyring.

Tips for prosjektstyring før du starter . . .

• Før opp interessentene dine Før et prosjekt begynner, kan du finne ut hvem interessentene dine er. En sikker måte å stoppe et prosjekt på er å glemme en kritisk interessent som har virkning på prosjektet.
• Få en kommunikasjonsplan i gang tidlig Utforme kommunikasjonsstrategier og prosesser i prosjektet før prosjektet begynner. Enda bedre, la kommunikasjonsprosesser vises som en oppgave på de første linjene i prosjektet, slik at denne kritiske delen av samarbeidet blir alles engasjement.
• Kommunisere ofte Innsamling av aktivitetsstatusinformasjon én gang i uken handler om rett til å avlede problemer før de eskalerer. Hvis du kommuniserer oftere enn det, kan gruppemedlemmer slutte å sende oppdateringer på grunn av ekstra tid til å klargjøre dem.
• Søk etter problemer Hvis alt ser ut til å gå bra fordi du ikke har hørt noe negativt, er du sannsynligvis på vei mot problemer. Selv de beste prosjektene har problemer. Din jobb er å finne dem før de vokser til større problemer.
• Bruk riktig teknologi Forstå gruppemedlemmets og interessentenes kommunikasjonsbehov. Gruppemedlemmer som for eksempel rapporterer om aktivitetsstatus, vil kanskje bruke e-post eller Project Online, mens en leder kanskje foretrekker et godt presentert diagram eller en pivottabell. Her er en liste over programmer du kan bruke til kommunikasjon.

Program	Fordeler	Ulemper
Project	Ha innebygde presentasjonsverktøy for alle interessenter. Har lett forstått tidslinje- og ressursplanleggervisninger. Eksporterer data til Excel og Visio for kommunikasjon med komplekse data.	Det kan hende at firmaet ikke bruker Project. Prosjektene firmaet arbeider med, kan være for små til å dra nytte av kraftig planleggingsprogramvare.
Project Online	Best for avansert kommunikasjon og rapportering av prosjektinformasjon på tvers av en organisasjon. Kan sammenligne statusen for flere prosjekter eller for en portefølje av prosjekter.	Mindre firmaer trenger kanskje hjelp fra konsulenter til å installere og bruke Project Online.
Excel	Project kan eksportere data til Excel for avansert analyse, for eksempel variansanalyse og analyse av inntjent verdi. Ideelt for tidlig planlegging av prosjekter eller for leveranser på høyt nivå som senere kan legges til i Project.	Excel mangler automatiserte planleggingsfunksjoner for mer komplekse prosjekter.
Word	Ideelt i startfasen når du trenger å dele planleggingsdokumenter som budsjetter og leveranser.	Ikke ideell for visuelle presentasjoner for ledere. Bruk Excel, Visio, PowerPoint eller Project sin egen rapportfunksjonalitet i stedet.
SharePoint	Tilbyr synkroniseringsfunksjoner uten Project Server. En endring i én oppgaveliste gjenspeiles i den andre.	Dyrt å distribuere i hele selskapet. Hvis du ikke har firmaressursene til å installere SharePoint, kan du bruke Microsoft 365 med SharePoint Online.
PowerPoint	Ideell for virkningsfulle presentasjoner for ledere.	Analytikere og ingeniører vil kanskje ha mer detaljerte diagrammer for kompleks budsjettanalyse.
Visio	Ideelt i de innledende fasene av et prosjekt der du må kommunisere forretnings- og produksjonsprosesser med flytskjemaer eller andre diagrammer.	Kan presentere for mye informasjon for et overordnet publikum. Bruk Project sine egne rapporteringsfunksjoner i stedet.
Microsoft Teams	Ideell for team på forskjellige steder. Du kan dele prosjektinformasjon med direktemeldinger, tale, video eller under nettmøter.	Kan kreve at en IT-avdeling distribueres.

Formidle prosjektinformasjon

Kontroller statusoppdateringer fra Project Online	Hvis gruppen bruker Project Online, laster du ned aktivitetsstatusoppdateringer fra serveren før du kommuniserer med gruppen om fremdriften til prosjektet.
Spor fremdriften i tidsplanen, fra enkel til ekspert	Det finnes enkle måter å spore fremdriften på, og det finnes mer komplekse måter. Finn ut hvordan det fungerer best for prosjektet og gruppen.
Formidle informasjon om inntjent verdi	Registrering av informasjon om inntjent verdi er et mer avansert, men svært kraftig trinn for å oppdage det gode og dårlige i prosjektets ytelse. Fakta på høyt nivå du får fra dette, er det interessentene dine ønsker å se.
Opprette en prosjektrapport	Med Project kan du opprette og tilpasse flotte grafiske rapporter av de prosjektdataene du ønsker, uten å bruke annen programvare. Når du arbeider på prosjektet, endres rapportene for å gjenspeile den nyeste informasjonen – ingen manuelle oppdateringer kreves!
Synkronisere med en SharePoint-oppgaveliste	Gruppemedlemmer kan vise tidsplanen og oppdatere arbeidet sitt i SharePoint, og du vil se endringene i Project. Og omvendt.
Bruke Microsoft 365	Formidle prosjektinformasjon ved hjelp av Microsoft 365. Så lenge du arbeider på en PC med en Internett-tilkobling, kan du arbeide med dokumenter ved hjelp av fullstendige versjoner av Word, Excel, PowerPoint eller OneNote – ved behov, hvor som helst.
Publisere aktivitetsendringer til serveren	Når du gjør endringer i aktiviteter, publiserer du disse endringene til Project Online slik at alle har riktig informasjon for å fortsette arbeidet.
Kommunisere med Microsoft Teams	Hvis andre ikke kan komme til et møte, kan du bruke Teams til å dele prosjektinformasjon. Del PowerPoint-lysbilder, Excel-ark eller en OneNote-notatblokk for å dele prosjektplaner. People kan delta i nettmøter på kontoret, hjemme eller ved hjelp av den mobile enheten.

Gå tilbake til veikartet for prosjektstyring