Mål for prosjektstyring: Løse problemer med ressursallokering

For å få best mulig ytelse og resultater fra ressurser, må du administrere ressursarbeidsbelastninger for å unngå overallokeringer og underallokasjoner. Hvis du endrer ressurstildelinger, kontrollerer du effekten av endringene på den totale tidsplanen for å sikre at resultatene oppfyller prosjektmålene. Hvis du vil lese flere artikler i denne serien med instruksjonsveiledninger for prosjektstyring, kan du se veikartet for Project.

Trinn 1: Løse ressurs overallokeringer

Når en ressurs er tildelt for mye arbeid i en gitt periode, er den mest effektive måten å omfordele eller planlegge arbeidet på nytt, å undersøke alle relevante detaljer og bestemme hvilken avveining du skal gjøre.

Legge til ledetid eller oppholdstid i en aktivitet	Endre kundeemne eller oppholdstid for en aktivitet når ressursen har flere tildelte aktiviteter enn det som kan fullføres i løpet av en gitt tidsperiode. Den enkleste måten å korrigere overallokeringen på, er å forsinke én av disse aktivitetene, ideelt sett en aktivitet med lavere prioritet enn de andre. Hvis du legger til en forsinkelse som er mindre enn eller lik mengden slakk på aktiviteten, vil du ikke påvirke sluttdatoen for prosjektet.
Kontrollere ressurstilgjengelighet i hele et prosjekt	Den eneste måten for en ressurs å fullføre alt det tildelte arbeidet i løpet av et prosjekt på, er ofte å øke datoene der ressursen er tilgjengelig, eller å angi ekstra enhetstilgjengelighet. Kontroll av ressurstilgjengelighet er effektivt for å løse kroniske overallokeringer over en tidsperiode.
Finne en ressurs med tilgjengelig tid	Finn en tilgjengelig ressurs ved å filtrere gjennom en liste over virksomhetsressurser etter ferdigheter og tilgjengelighet.
Reduser aktivitetsvarighet	Reduser aktivitetsvarigheten (hvis det ikke er angitt noe faktisk arbeid) for å redusere arbeidsmengden som kreves for ressursen som er tildelt for å fullføre aktiviteten. Hvis faktisk arbeid er registrert, må du manuelt redusere gjenstående arbeid på aktiviteten.
Tilordne en ekstra ressurs	Del arbeidet på en aktivitet mellom en ressurs som allerede er tildelt aktiviteten, og en annen ressurs eller ressurser.
Fjerne eller erstatte en ressurs	Fjern en ressurstildeling fra en overallokert ressurs, eller erstatt en ressurstildeling med en annen ressurs som er bedre i stand til å fullføre aktiviteten i tide.

Trinn 2: Løse ressurs overallokeringer ved å utjevne

Angi aktivitetsprioritet for ressursutjevning	Project kan automatisk utjevne arbeidsbelastningen til en overallokert ressurs ved å forsinke eller dele opp aktiviteter til ressursen ikke lenger er overallokert.

Trinn 3: Løse ressursundertildelinger

Hvis du vil opprettholde fremdriften på aktiviteter, må du sørge for at ressurser er tilordnet til å arbeide konsekvent gjennom hele prosjektet og ikke er underutnyttet når det er behov for arbeid.

Kontrollere ressurstilgjengelighet i hele et prosjekt	Hvis en ressurs ikke er nødvendig så mye som du hadde planlagt, kan du begrense ressursens tilgjengelighet og redusere prosjektkostnadene ved å redusere arbeidsdagene og klokkeslettene for en ressurs, forkorte datoene der ressursen er tilgjengelig, og angi mindre enhetstilgjengelighet i hele prosjektet.
Endre en aktivitetsvarighet	Hvis omfanget av en aktivitet har økt, kan du øke aktivitetens varighet (hvis det ikke er angitt noe faktisk arbeid) for å endre arbeidsmengden som kreves for ressursen som er tildelt for å fullføre aktiviteten. Hvis faktisk arbeid er registrert, må du manuelt angi gjenstående arbeid på aktiviteten.
Fjerne eller erstatte en ressurstildeling	Erstatt en ressurstildeling med en undertildelt ressurs for å fordele arbeidet jevnere mellom gruppemedlemmer, eller fjern en ressurstildeling fra en ressurs som er tildelt under tildelt, slik at ressursen har mer tid tilgjengelig til å tildeles til større aktiviteter.

Trinn 4: valuate resultatene av ressursjusteringer

Når du har utjevnet tidsplanen og rettet eventuelle overallokeringer eller underallokasjoner, bør du se gjennom tidsplanen for å sikre at du fortsatt oppfyller budsjettet og planlagt sluttdato for prosjektet og eventuelle relaterte prosjekter.

Se gjennom ressursarbeidsbelastninger	Se gjennom ressursarbeidsbelastninger for å se om du løste overallokeringer og underallokasjoner som du ønsket å løse, og for å se om andre ressurser nå er overbelastet eller underutnyttet.
Angi startdatoen eller sluttdatoen for prosjektet	Angi start- eller sluttdatoen hvis du angir en opprinnelig plan for prosjektet, og du vil vise tidsforskjellen mellom den opprinnelige planen og den gjeldende planlagte sluttdatoen.
Vise den kritiske linjen	Vis den kritiske linjen for å kontrollere om den kritiske banen ble endret som et resultat av å løse overallokeringer eller underallokasjoner. Du kan nå se ulike datoer, ulike aktiviteter og ulike ressurser som er knyttet til den kritiske linjen.

Trinn 5: Sammenligne to versjoner av et prosjekt og rapporter forskjeller

Sammenligne to versjoner av et prosjekt	Hvis du har lagret en sikkerhetskopi av planen, kan du sammenligne bestemte felt for å sikre at endringene du har gjort, er det du mente.

Gå tilbake til veikartet for Project