Arbeide med meldingsmapper i Outlook på nettet

Instruksjoner for klassisk Outlook på nettet

Standardmapper

Som standard starter kontoen med disse mappene:

• Innboks: Innkommende meldinger kommer til innboksen, med mindre du har opprettet en innboksregel for å omdirigere dem til en annen mappe, eller de er identifisert som søppelpost. Mer informasjon om hvordan du administrerer e-postmeldinger ved hjelp av regler i Outlook
• Rotemappe: Lar deg filtrere e-postmeldinger basert på hvordan du har håndtert innkommende meldinger tidligere. Når den er aktivert, holder e-postserveren oversikt over meldinger du leser eller ikke leser. Meldinger du ikke leser, flyttes til rotemappen.
• Sendte elementer: En kopi av hver melding du sender, blir som standard lagret i Sendte elementer-mappen.
• Slettede elementer: Når du sletter en melding, flyttes den til Slettede elementer-mappen.

Hvis du velger Mer under Mapper i Outlook på nettet, finner du standardmappene organisert under Favoritter. De samme standardmappene er også oppført under den personlige mappen og blir en del av en lengre liste over mapper, mange av dem kan administratoren ha opprettet. Administratoren kan for eksempel ha lagt til følgende mapper:

• Utkast: Hvis du oppretter eller svarer på en melding, men kan ikke fullføre den der og da, vil den automatisk bli lagret i Kladd-mappen. Du kan komme tilbake til meldingen senere hvis du vil fortsette å redigere den, og deretter sende den.
• Søppelpost: Meldinger som ser ut som søppelpost, men som ikke blokkeres av et søppelpostfilter før de kommer til postboksen, vil automatisk bli flyttet til denne mappen. Artikkelen Les om søppelpost og phishing har mer informasjon om Søppelpost-mappen.
• Notater: Dette er en skrivebeskyttet mappe. Du må bruke Outlook til å opprette eller redigere elementer i denne mappen.
• Samtalelogg: En kopi av alle samtaler du har i Skype for Business, legges som standard i mappen Samtalelogg.

Hurtigmenyer for mapper

Det meste du kan gjøre med en mappe, finnes i hurtigmenyen (kontekstmenyen) som vises når du velger en mappe og høyreklikker. Hvilken snarvei som vises, kommer an på om du har valgt en mappe under Favoritter eller under den personlige mappen.

Favoritter-mappen

Favoritter-mappen viser de viktigste e-postmappene. Hurtigmenyen har alternativene som brukes eller trengs oftest når du arbeider med disse mappene.

• Flytt opp eller ned: Bruk ett av disse alternativene til å flytte mappen høyere eller lavere i mappehierarkiet.
• Fjern fra Favoritter: Fjerner mappen fra Favoritter. Du fjerner ikke mappen fra den personlige mappen når du fjerner den fra Favoritter.
• Tøm mappe: Sletter alt i mappen, inkludert alle undermapper.
• Marker alle som lest: Markerer alle elementer i mappen som lest.
• Tilordne policy: Tilordne en arkiverings- eller oppbevaringspolicy til meldinger i mappen. Dette alternativet er kanskje ikke tilgjengelig hvis det ikke er aktivert av administratoren.
• Tillatelser: Gi andre brukere tilgang til mapper i postboksen.

Personlig mappe

Den personlige mappen er en samling av alle e-postmappene som er tilgjengelige for deg. Hurtigmenyen (kontekstmenyen) tilknyttet dine personlige mapper, gir flere alternativer enn hurtigmenyen til Favoritter-mappen. Alle alternativene er imidlertid ikke tilgjengelige for alle mapper, og noen alternativer er kanskje ikke tilgjengelige på grunn av administrative tillatelser.

Hurtigmenyen for den personlige mappen har fire alternativer som hurtigmenyen for Favoritter-mappen mangler:

• Ny mappe: Brukes til å opprette en ny undermappe i mappen du høyreklikket på.

• Gi nytt navn til mappen: Gi mappen et annet navn. Du kan ikke gi nytt navn til standardmapper, for eksempel Innboks-mappen.

• Legg til i Favoritter: Legger (lager kobling) til den gjeldende mappen i Favoritter.

• Flytt mappe: Åpner et vindu, slik at du kan flytte den valgte mappen til en ny plassering i mappehierarkiet. Du kan også merke og dra en mappe til en ny plassering.

  Obs!

  Neste gang du logger på, ordnes mapper som du opprettet i alfabetisk rekkefølge.

Opprette en mappe

Opprett nye mapper for å ordne meldingene slik du vil. Du kan for eksempel opprette en mappe for et bestemt prosjekt, for alle meldinger fra en bestemt person, eller for alle meldinger som sendes til en distribusjonsgruppe som du er medlem av.

Opprette en ny mappe

1. Velg en mappe, og høyreklikk. Velg Opprett mappe ....

   

   ELLER

   Velg en mappe, og høyreklikk. Skriv inn et navn på mappen i boksen som vises.

2. Skriv inn et navn for mappen i dialogboksen Opprett en ny mappe, og velg OK.

Opprette en ny undermappe

1. Velg Mer under Mapper.

   

2. Høyreklikk på mappen du vil legge en undermappe til i den personlige mappen, og velg Opprett ny undermappe.

3. Skriv inn et navn for undermappen i den nye mappeboksen, og trykk på ENTER.

Gi nytt navn til en mappe

1. Velg Mer under Mapper.

   

2. Høyreklikk på mappen du vil gi nytt navn til i den personlige mappen, og velg Gi nytt navn.

3. Skriv inn et mappenavn, og trykk på ENTER.

Flytte en mappe

Du kan dra en mappe til en ny plassering i mappehierarkiet, eller du kan bruke Flytt-alternativet i hurtigmenyen.

1. Velg Mer under Mapper.

   

2. Høyreklikk på mappen du vil flytte, i den personlige mappen, og velg Flytt.

3. Velg en ny mappe å flytte mappen til i Flytt mappe-vinduet som åpner seg, og velg Flytt.

Du kan også opprette en ny mappe å flytte mappen til ved å høyreklikke på den overordnede mappen du vil bruke, og velge Opprett ny mappe. Du kan flytte innkommende meldinger automatisk til bestemte mapper basert på kriterier du velger. Finn ut hvordan du administrerer e-postmeldinger ved hjelp av regler i Outlook

Slette en mappe

1. Velg Mer under Mapper.

   

2. Høyreklikk på mappen eller undermappen du vil slette, og velg Slett.

3. Velg OK for å bekrefte.

Favoritter

Outlook på nettet inneholder Favoritter-mappen automatisk disse mappene: Innboks, Rotemappe, Sendte elementer, Slettede elementer. Du kan legge til mapper i Favoritter for å gjøre det enklere å holde oversikten over mappene som er viktigst for deg. Du flytter ikke mappen når du legger den til i Favoritter, men oppretter i stedet en kobling til den. Mapper du har lagt til i Favoritter, er fremdeles i den personlige mappen.

• Hvis du vil legge til en mappe i Favoritter, høyreklikker du på mappen under den personlige mappen og velger Legg til i Favoritter.
• Hvis du vil omorganisere mapper, velger du en mappe og drar den til en ny plassering i mappehierarkiet. Du kan også høyreklikke på en mappe og deretter velge Flytt oppover i listen eller Flytt nedover i listen.
• Hvis du vil fjerne en mappe, høyreklikker du på mappen du vil fjerne fra Favoritter, og velger Fjern fra Favoritter. Denne handlingen fjerner bare koblingen til mappen. Mappen er fortsatt i den personlige mappen.

Hvis organisasjonens policyer tillater det, kan du kanskje legge til en fellesmappe i Favoritter. Se Opprette og dele en fellesmappe i Favoritter hvis du vil ha informasjon om hvordan du oppretter en fellesmappe i Outlook på nettet og legger den til i Favoritter.

Tilordne oppbevarings- og arkiveringspolicyer

Arkiverings- og oppbevaringspolicyer lar deg flytte eller slette meldinger automatisk etter at de har vært i postboksen en viss tid. Hvis du vil ha mer informasjon om disse policyene og hvordan du tilordner dem, kan du se Tilordne oppbevarings- og arkiveringspolicyer i Outlook på nettet.

Mappen Slettede elementer

Når du sletter en melding, flyttes den til Slettede elementer-mappen. Du kan enten fjerne meldinger fra mappen manuelt eller angi at Outlook på nettet skal tømme Slettede elementer-mappen når du logger av. Det kan også hende at administratoren har konfigurert en policy slik at elementer fra Slettede elementer-mappen fjernes etter at de har vært der et bestemt antall dager.

Tøm Slettede elementer-mappen når du logger av

1. Klikk på Innstillinger øverst på skjermen.
2. Velg E-post under Appinnstillinger.
3. Velg Automatisk behandling>av meldingsalternativer>Tøm Slettede elementer-mappen når jeg logger av.
4. Klikk Lagre .

Hvis du vil lære hvordan du gjenoppretter slettede meldinger, kan du se Gjenopprette slettede elementer i Outlook.

Håndter meldinger

Bruk kommandoene på menylinjen i Outlook på nettet, eller konfigurer regler slik at Outlook på nettet flytter meldinger til mapper automatisk etter hvert som du mottar dem.

Bruk kommandoer for å håndtere meldinger automatisk

Kommandoer som Opprydding og Flytt til lar deg automatisk slette eller flytte meldinger fra en bestemt avsender. Kommandoer vises på menylinjen Outlook på nettet når du velger en melding i innboksen.

• Opprydding: Lar deg raskt slette uønskede e-postmeldinger i innboksen. Når du merker en melding, kan du automatisk slette all innkommende e-post fra denne avsenderen, bare beholde de siste e-postmeldingene eller slette e-postmeldinger eldre enn 10 dager.
• Flytt til: Lar deg flytte en bestemt melding eller automatisk flytte alle meldinger fra denne avsenderen til en annen mappe.

Konfigurere regler for å håndtere meldinger automatisk

Bruk regler til å flytte meldinger til mapper automatisk etter hvert som du mottar dem.

1. Merk en melding du vil tilordne en regel, i innboksen, og klikk menylinjen Outlook på nettet.

   

2. Klikk på Opprett regel. Dialogboksen (skjemaet) Ny innboksregel åpnes.

   • Navn: Viser navnet på avsenderen.
   • Når meldingen mottas, og den oppfyller alle disse betingelsene: Tre betingelser angis som standard for den mottatte meldingen. Velg pilene for å velge andre betingelser. Hvis du vil bruke flere betingelser, velger du Legg til betingelse.
   • Gjør alt av følgende: Én av tre forhåndsdefinerte handlinger er satt som standard. Velg pilen for å velge andre handlinger. Hvis du vil legge til en handling, velger du Legg til handling.
   • Unntatt hvis den samsvarer med noen av disse betingelsene: Ingen unntak er angitt som standard. Velg pilen for å angi et unntak til betingelsene over. Velg Legg til unntak hvis mer enn ett er nødvendig.
   • Stopp behandling av flere regler: Avmerkingsboksen er merket av som standard. Når denne er merket av, vil påfølgende regler ignoreres – selv om de gjelder for meldingen.

3. Klikk på OK for å lagre regelen. Du vil kanskje motta en advarsel om endring av reglene, avhengig av kontoens struktur. Hvis det er nødvendig, kan du kontakte administratoren.