Ett av de første trinnene for å styre et prosjekt er å legge til oppgavene som får prosjektet gjort. Listen over oppgaver kan være så enkel som en sjekkliste over ting som må gjøres, eller den kan være litt mer komplisert, med start- og sluttdatoer, relasjoner til andre aktiviteter og annen tilknyttet aktivitetsinformasjon. En enkel sjekkliste over oppgaver og en planlagt liste over oppgaver bruker begge den samme listen på nettstedet, slik at du kan begynne med en enkel sjekkliste, og deretter legge til detaljer i oppgavene senere for å gjøre det til en planlagt liste over oppgaver.
Legge til en enkel sjekkliste over oppgaver
Hvis du bare så vidt er kommet i gang med prosjektplanleggingen, eller hvis du ikke forventer at prosjektet blir spesielt komplisert, kan en enkel sjekkliste over oppgaver være nok til at du effektivt kan administrere prosjektet. Sjekklisten kan inneholde forfallsdatoer for prosjektoppgavene og tildelinger til prosjektgruppemedlemmer.
Slik legger du til en enkel sjekkliste over oppgaver:
- Klikk Oppgaver på hurtigstartlinjen for nettstedet.
- Klikk Rediger på Oppgaver-siden.
- Skriv inn et navn på hver oppgave som må fullføres i prosjektet, i Aktivitetsnavn-kolonnen . Trykk på ENTER for å gå til neste linje når du har lagt til en oppgave.
Tips
Vil du legge til en ny oppgave mellom to oppgaver som allerede er oppført? Klikk i området til venstre for avmerkingsboksen for en eksisterende aktivitet, og trykk deretter INS. En ny rad legges til ovenfor den eksisterende aktiviteten du valgte. Du kan også klikke Sett inn i Hierarki-gruppen i kategorien Oppgaver .
Skriv inn eller velg en dato for når hver oppgave i listen skal være fullført i Forfallsdato-kolonnen . Hvis du ikke er sikker på når en oppgave må være ferdig, lar du denne kolonnen stå tom for den oppgaven.
Skriv inn eller velg navnet på hver person som skal arbeide med hver oppgave i listen, i Tilordnet til-kolonnen .
Tips
Anbefalt fremgangsmåte er å tilordne bare én person til hver oppgave. Hvis du trenger å tilordne mer enn én person, kan dette føre til problemer med å markere oppgaver som fullført. Hvis Ann fullfører arbeidet på oppgaven, kan det være fornuftig for henne å krysse den av som fullført på Mine oppgaver-siden. Dette merker imidlertid oppgaven som fullført for alle som er tilordnet, ikke bare Ann. Det kan hende at noen andre på oppgaven fortsatt har arbeid å gjøre. Hvis du bestemmer deg for at du fortsatt trenger å tilordne mer enn én person til en oppgave, kan du skille navnene med semikolon (;).
Når du er ferdig med å legge til en enkel sjekkliste med oppgaver, klikker du Stopp.
En annen rask måte å legge til en enkel sjekkliste over oppgaver på, er å lime inn en liste fra et Excel-regneark. Så lenge kolonnene du bruker i regnearket, er på linje med kolonnene som vises på Oppgaver-siden , kan du bare klikke i aktivitetslisten og lime inn regnearkdataene. Navn pares med kontoer, hvis mulig, i Tilordnet til-kolonnen .
Etter hvert som du jobber med prosjektet, kan du merke av ved siden av hvert oppgavenavn når aktiviteten er fullført.
Hvis du finner ut at du trenger mer kontroll over oppgavene i den enkle sjekklisten, kan du bruke fremgangsmåten i neste avsnitt til å legge til detaljer i oppgavene, for å lage en mer robust planlagt liste.
Legge til en planlagt liste over oppgaver
Hvis prosjektet er noe komplisert, kan en planlagt liste over aktiviteter hjelpe deg med å holde oversikt over arbeidet på en mer håndterbar måte.
Slik legger du til en planlagt liste over aktiviteter:
Klikk Oppgaver på hurtigstartlinjen for nettstedet.
Klikk Ny oppgave på Oppgaver-siden. Eller klikk Nytt element på Aktiviteter-fanen på båndet.
Obs!
Hvis du opprinnelig opprettet en enkel sjekkliste over oppgaver, men prosjektet ble litt mer omfattende, kan du enkelt legge til flere detaljer i eksisterende aktiviteter. Hvis du vil velge en aktivitet, klikker du i området til venstre for avmerkingsboksen for den, og deretter klikker du Rediger element på Aktiviteter-fanen på båndet. Dette åpner aktiviteten, slik at du kan legge til flere detaljer om planleggingen.
Skriv inn et navn på oppgaven i Oppgavenavn-boksen .
Skriv inn eller velg en start- og sluttdato for oppgaven i boksene Startdato og Forfallsdato . Hvis du ikke er sikker på noen av disse datoene, kan du utelate denne informasjonen for øyeblikket. Du kan alltids komme tilbake senere og legge til informasjon ved å redigere oppgaven.
Skriv inn navnet eller e-postadressen til personen du vil skal arbeide på oppgaven, i Tilordnet til-boksen .
Tips
Anbefalt fremgangsmåte er å tilordne bare én person til hver oppgave. Hvis du trenger å tilordne mer enn én person, kan dette føre til problemer med å markere oppgaver som fullført. Hvis Ann fullfører arbeidet på oppgaven, kan det være fornuftig for henne å krysse den av som fullført på Mine oppgaver-siden. Dette merker imidlertid oppgaven som fullført for alle som er tilordnet, ikke bare Ann. Det kan hende at noen andre på oppgaven fortsatt har arbeid å gjøre. Hvis du bestemmer deg for at du fortsatt trenger å tilordne mer enn én person til en oppgave, kan du skille navnene med semikolon (;).
Hvis arbeidet på aktiviteten allerede er påbegynt, angir du en prosentverdi i % fullført-boksen for å angi omtrent hvor mye arbeid som er gjort, og hva som gjenstår.
Tips
Dette er et flott felt som prosjektgruppemedlemmer kan oppdatere jevnlig med. Det kan hjelpe deg med å forstå hvordan arbeidet på prosjektet utvikler seg, og om prosjektet er i rute for å bli ferdig i tide.
Skriv inn en kort beskrivelse av aktiviteten i Beskrivelse-boksen hvis du ønsker mer detaljert informasjon om arbeidet som er involvert. Dette kan være nyttig for ledere eller andre interessenter som prøver å forstå prosjektet.
Bruk boksene og knappene ved siden av Foregående til å angi hvilke oppgaver i prosjektet som må fullføres før gjeldende oppgave kan begynne.
La oss for eksempel si at du oppretter en oppgave kalt «Publiser pressemelding» som ikke kan begynne før oppgaven «Skriv pressemelding» er fullført. Velg oppgaven «Skriv pressemelding» fra boksen til venstre, og klikk deretter Legg til for å flytte den til boksen til høyre. Dette angir at aktiviteten "Utskrive pressemelding" er en foregående oppgave til (det vil si at den kommer foran) aktiviteten "Publiser pressemelding".Velg riktig prioritetsnivå fra Prioritet-listen .
Velg riktig statusnivå fra Oppgavestatus-listen .
Tips
Dette er et annet felt som er nyttig for prosjektgruppemedlemmer å oppdatere regelmessig. Det kan hjelpe deg med å holde oversikt over arbeidsblokkeringer, tidsplanforsinkelser og andre kritiske planleggingsproblemer.
Klikk på Lagre.
Arbeide med aktivitetslisten
Når du arbeider med aktivitetslistene, vil de som har forfallsdatoer oppført i rødt, bli forsinket. Når du markerer en forsinket oppgave som fullført ved å merke av ved siden av oppgaven, vises ikke forfallsdatoen lenger som rød tekst.
Du kan også bytte mellom forskjellige visninger av oppgavelisten ved å klikke visningskoblingene ovenfor listen. Du kan velge mellom Alle oppgaver, Kalender, Fullført, Gantt-diagram, Forsinkede oppgaver, Mine oppgaver og Kommende, eller du kan endre en eksisterende visning eller opprette din egen visning av oppgavelisten. Hvis visningen du vil bruke, ikke er oppført ovenfor aktivitetslisten, klikker du Klikk for flere alternativer (...) ved siden av visningskoblingene og velger visningen du vil bruke. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter din egen visning, kan du se Opprette, endre eller slette en visning av en liste eller et bibliotek.
Når du har lagt til detaljerte aktiviteter i prosjektet, kan du gjøre følgende: