Telle data ved hjelp av en spørring

Denne artikkelen forklarer hvordan du teller dataene som en spørring returnerer i Access. Du kan for eksempel telle elementene i ett eller flere tabellfelt eller kontroller i et skjema eller en rapport. Du kan også beregne gjennomsnitt og finne de minste, største, tidligste og nyeste verdiene. Access inneholder også en funksjon som kalles Totalrad, som lar deg telle data i et dataark uten å endre spørringsutformingen.

Hva vil du gjøre?

• Forstå måter å telle data på
• Telle data ved hjelp av en totalrad
• Telle data ved hjelp av en totalverdispørring
• Referanse for mengdefunksjon

Forstå måter å telle data på

Du kan telle antall elementer i et felt eller en kolonne med verdier ved hjelp Count av funksjonen. Funksjonen Count tilhører et sett med funksjoner som kalles mengdefunksjoner. Du bruker mengdefunksjoner til å beregne en kolonne med data og returnere en enkeltverdi. Access inneholder flere mengdefunksjoner i tillegg til, Countfor eksempel:

• Sumfor å legge sammen en kolonne med tall.
• Averagefor å beregne gjennomsnittet av en kolonne med tall.
• Maximumfor å finne den høyeste verdien i et felt.
• Minimumfor å finne den laveste verdien i et felt.
• Standard Deviationfor å måle hvor bredt verdier spres fra en gjennomsnittlig verdi.
• Variancefor å måle den statistiske variansen for alle verdiene i kolonnen.

Du kan legge til Count andre mengdefunksjoner i en spørring på to måter:

• Åpne spørringen i Dataarkvisning, og legg til en Totalrad. Totalrad lar deg bruke en mengdefunksjon i én eller flere kolonner i et resultatsett for spørring uten å endre utformingen av spørringen.
• Opprette en totalverdispørring. En totalverdispørring beregner delsummer på tvers av grupper med poster. Hvis du for eksempel vil beregne delsum for alt salg etter poststed eller kvartal, bruker du en totalverdispørring til å gruppere postene etter kategorien du vil bruke, og deretter summere salgstallene. En totalrad beregner derimot totalsummene for én eller flere kolonner (felter) med data.

Hvis du vil ha mer informasjon om måter å bruke andre mengdefunksjoner på, se artikkelen Vise kolonnesummer i et dataark.

Trinnene i de følgende avsnittene forklarer hvordan du legger til en Totaler-rad og bruker en totalverdispørring til å telle data. Husk at Count funksjonen fungerer med flere datatyper enn andre mengdefunksjoner. Du kan for eksempel kjøre Count mot en hvilken som helst felttype bortsett fra en som inneholder komplekse, gjentatte skalardata, for eksempel et felt med flerverdilister.

Mange mengdefunksjoner fungerer derimot bare på felt som bruker en bestemt datatype. Funksjonen fungerer for eksempel Sum bare med felt som er angitt som datatypene Tall, Desimal eller Valuta. Hvis du vil ha mer informasjon om datatypene som hver funksjon krever, kan du se Referanse for mengdefunksjon senere i denne artikkelen.

Hvis du vil ha generell informasjon om datatyper, kan du se artikkelen Endre eller endre datatypesettet for et felt.

Tilbake til toppen

Telle data ved hjelp av en totalrad

Du legger til en totalrad i en spørring ved å åpne spørringen i dataarkvisning, legge til raden og deretter velge Antall-funksjonen eller en annen mengdefunksjon, for eksempel Sum, Minimum, Maximum, eller Average. Trinnene i denne delen forklarer hvordan du oppretter en grunnleggende utvalgsspørring og legger til en totalrad.

Opprette en grunnleggende utvalgsspørring

1. I fanen Opprett i gruppen Spørringer, klikker du på Spørreutforming.
2. Dobbeltklikk tabellen(e) som du vil bruke i spørringen, og klikk deretter Lukk. Den eller de merkede tabellene vises som vinduer i den øvre delen av spørringsutformingen. Denne illustrasjonen viser en vanlig tabell i spørringsutformingen:
3. Dobbeltklikk tabellfeltene du vil bruke i spørringen. Du kan ta med felt som inneholder beskrivende data, for eksempel navn og beskrivelser, men du må ta med feltet som inneholder verdiene du vil telle. Hvert felt vises i en kolonne i utformingsrutenettet for spørringen.
4. Klikk Kjør i Resultater-gruppen på fanen Spørringsutforming. Resultatene av spørringen vises i dataarkvisning.
5. Du kan også gå tilbake til utformingsvisning og justere spørringen. Dette gjør du ved å høyreklikke dokumentfanen for spørringen og velge Utformingsvisning. Deretter kan du legge til eller fjerne tabellfelt etter behov. Hvis du vil fjerne et felt, merker du kolonnen i utformingsrutenettet og trykker på Slett.
6. Du kan også lagre spørringen.

Legge til en totalrad

1. Åpne spørringen i dataarkvisning. Høyreklikk dokumentfanen for spørringen, og klikk Dataarkvisning. -eller- Dobbeltklikk spørringen i navigasjonsruten. Dette kjører spørringen og laster resultatene inn i et dataark.
2. Klikk på Totaler i Poster-gruppen under Hjem-fanen. En ny Totaler-rad vises under den siste raden med data i dataarket.
3. Klikk på feltet du vil summere, i totalraden , og velg deretter Antall fra listen.

Skjule en totalrad

• Klikk på Totaler i Poster-gruppen under Hjem-fanen.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker en Totalrad, kan du se artikkelen Vise kolonnesummer i et dataark.

Tilbake til toppen

Telle data ved hjelp av en totalverdispørring

Du teller data ved hjelp av en totalverdispørring i stedet for en totalrad når du må telle noen av eller alle postene som returneres av en spørring. Du kan for eksempel telle antall salgstransaksjoner eller antall transaksjoner i én enkelt by.

Du bruker vanligvis en totalverdispørring i stedet for en totalrad når du må bruke resultatverdien i en annen del av databasen, for eksempel en rapport.

Telle alle postene i en spørring

1. I fanen Opprett i gruppen Spørringer, klikker du på Spørreutforming.
2. Dobbeltklikk tabellen du vil bruke i spørringen, og klikk deretter Lukk. Tabellen vises i et vindu i den øvre delen av spørringsutformingen.
3. Dobbeltklikk feltene du vil bruke i spørringen, og pass på at du inkluderer feltet du vil telle. Du kan telle felt for de fleste datatyper. Unntaket er felt som inneholder komplekse, gjentatte skalardata, for eksempel et felt med flerverdilister.
4. Klikk Totaler i Vis/skjul-gruppen på fanen Spørringsutforming. Totalraden vises i utformingsrutenettet, og Grupper etter vises i raden for hvert felt i spørringen.
5. Klikk på feltet du vil telle i totalraden , og velg Antall fra resultatlisten.
6. Klikk Kjør i Resultater-gruppen på fanen Spørringsutforming. Resultatene av spørringen vises i dataarkvisning.
7. Du kan også lagre spørringen.

Telle oppføringer i en gruppe eller kategori

1. I fanen Opprett i gruppen Spørringer, klikker du på Spørreutforming.
2. Dobbeltklikk tabellen(e) som du vil bruke i spørringen, og klikk deretter Lukk. Tabellen(e) vises i et vindu i den øvre delen av spørringsutformingen.
3. Dobbeltklikk på feltet som inneholder kategoridataene dine, og også på feltet som inneholder verdiene du vil telle. Spørringen kan ikke inneholde andre beskrivende felt.
4. Klikk Totaler i Vis/skjul-gruppen på fanen Spørringsutforming. Totalraden vises i utformingsrutenettet, og Grupper etter vises i raden for hvert felt i spørringen.
5. Klikk på feltet du vil telle i totalraden , og velg Antall fra resultatlisten.
6. Klikk Kjør i Resultater-gruppen på fanen Spørringsutforming. Resultatene av spørringen vises i dataarkvisning.
7. Du kan også lagre spørringen.

Tilbake til toppen

Referanse for mengdefunksjon

Tabellen nedenfor viser mengdefunksjoner som Access tilbyr for bruk i totalrad og i spørringer. Access har flere mengdefunksjoner for spørringer enn for totalraden.

Funksjon	Beskrivelse	Bruke med datatype(r)
Sum	Legger til elementene i en kolonne. Fungerer bare på numeriske data og valutadata.	Tall, desimal, valuta
Average	Beregner den gjennomsnittlige verdien for en kolonne. Kolonnen må inneholde tall, valuta eller dato/klokkeslett-data. Funksjonen ignorerer nullverdier.	Tall, desimal, valuta, dato/klokkeslett
Count	Teller antallet elementer i en kolonne.	Alle datatyper unntatt de som inneholder komplekse, gjentatte skalardata, slik som en kolonne med flerverdilister. Hvis du vil ha mer informasjon om flerverdilister, kan du se Opprette eller slette et flerverdifelt.
Maximum	Returnerer elementet med den høyeste verdien. For tekstdata er den høyeste verdien den siste alfabetiske verdien, og Access ignorerer nullverdier. Funksjonen ignorerer nullverdier.	Tall, desimal, valuta, dato/klokkeslett
Minimum	Returnerer elementet med den laveste verdien. For tekstdata er den laveste verdien den første alfabetiske verdien, og Access ignorerer nullverdier. Funksjonen ignorerer nullverdier.	Tall, desimal, valuta, dato/klokkeslett
Standard Deviation	Måler hvor bredt verdiene spres fra en gjennomsnittlig verdi. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker denne funksjonen, kan du se Vise kolonnesummer i et dataark.	Tall, desimal, valuta
Variance	Måler den statistiske variansen for alle verdiene i kolonnen. Du kan bare bruke denne funksjonen på numeriske data og valutadata. Hvis tabellen inneholder færre enn to rader, returnerer Access en nullverdi. Hvis du vil ha mer informasjon om variansfunksjoner, se Vise kolonnesummer i et dataark.	Tall, desimal, valuta

Tilbake til toppen