Online Analytical Processing (OLAP) er en teknologi som brukes til å organisere store bedriftsdatabaser og støtte forretningsintelligens. OLAP-databaser er delt inn i én eller flere kuber, og hver kube organiseres og utformes av en kubeadministrator slik at den passer til måten du henter og analyserer data på, slik at det blir enklere å opprette og bruke pivottabellrapportene og pivotdiagramrapportene du trenger.
I denne artikkelen
- Hva er forretningsintelligens?
- Hva er online analysebehandling (OLAP)?
- OLAP-funksjoner i Excel
- Programvarekomponenter du trenger for å få tilgang til OLAP-datakilder
- Funksjonsforskjeller mellom OLAP- og ikke-OLAP-kildedata
Hva er forretningsintelligens?
En bedriftsanalytiker ønsker ofte å få et stort bilde av bedriften, å se bredere trender basert på aggregerte data og å se disse trendene brutt ned etter et antall variabler. Forretningsintelligens er prosessen med å trekke ut data fra en OLAP-database og deretter analysere disse dataene for å finne informasjon som du kan bruke til å ta informerte forretningsbeslutninger og utføre handlinger. OLAP og forretningsanalyse bidrar for eksempel til å svare på følgende typer spørsmål om forretningsdata:
- Hvordan er det totale salget av alle produkter for 2007 sammenlignet med det totale salget fra 2006?
- Hvordan er lønnsomheten vår til dags dato sammenlignet med samme tidsperiode de siste fem årene?
- Hvor mye penger brukte kunder over 35 år i fjor, og hvordan har denne atferden endret seg over tid?
- Hvor mange produkter ble solgt i to bestemte land/områder denne måneden sammenlignet med samme måned i fjor?
- Hva er fordelingen av lønnsomhet (både marginprosent og total) for hver kundes aldersgruppe, etter produktkategori?
- Finn topp- og bunnselgere, distributører, leverandører, klienter, partnere eller kunder.
Hva er online analysebehandling (OLAP)?
OLAP-databaser (Online Analytical Processing) tilrettelegger for spørringer innen forretningsintelligens. OLAP er en databaseteknologi som er optimalisert for spørring og rapportering, i stedet for å behandle transaksjoner. Kildedataene for OLAP er Online Transactional Processing (OLTP)-databaser som vanligvis lagres i datalagre. OLAP-data er avledet fra disse historiske dataene, og aggregert i strukturer som muliggjør avansert analyse. OLAP-data er også organisert hierarkisk og lagres i kuber i stedet for tabeller. Det er en sofistikert teknologi som bruker flerdimensjonale strukturer for å gi rask tilgang til data for analyse. Denne organiseringen gjør det enkelt for en pivottabell- eller pivotdiagramrapport å vise sammendrag på høyt nivå, for eksempel salgstotaler over et helt land eller område, og vise informasjon for nettsteder der salget er spesielt sterkt eller svakt.
OLAP-databaser er utformet for å gjøre det raskere å hente data. Siden OLAP-serveren, snarere enn Microsoft Office Excel, beregner de summerte verdiene, må mindre data sendes til Excel når du oppretter eller endrer en rapport. Denne metoden gjør at du kan arbeide med mye større mengder kildedata enn du ville gjort hvis dataene var organisert i en tradisjonell database der Excel henter alle de individuelle postene og deretter beregner de summerte verdiene.
OLAP-databaser inneholder to grunnleggende typer data: mål, som er numeriske data, antall og gjennomsnitt du bruker til å ta informerte forretningsbeslutninger, og dimensjoner, som er kategoriene du bruker til å organisere disse målene. OLAP-databaser hjelper deg med å organisere data etter mange detaljnivåer ved å bruke de samme kategoriene som du er kjent med for å analysere dataene.
Følgende deler beskriver hver komponent mer detaljert:
Kube En datastruktur som aggregerer målene etter nivåene og hierarkiene for hver av dimensjonene du vil analysere. Kuber kombinerer flere dimensjoner, for eksempel tid, geografi og produktlinjer, med summerte data, for eksempel salgs- eller lagertall. Kuber er ikke "kuber" i strengt matematisk forstand fordi de ikke nødvendigvis har like sider. Imidlertid er de en passende metafor for et komplekst konsept.
Måle Et sett med verdier i en kube som er basert på en kolonne i kubens faktatabell, og som vanligvis er numeriske verdier. Mål er de sentrale verdiene i kuben som er forhåndsbehandlet, aggregert og analysert. Vanlige eksempler omfatter salg, fortjeneste, inntekter og kostnader.
Medlem Et element i et hierarki som representerer én eller flere forekomster av data. Et medlem kan være enten unikt eller ikke-unikt. 2007 og 2008 representerer for eksempel unike medlemmer på årsnivå for en tidsdimensjon, mens januar representerer ikke-unike medlemmer på månedsnivå fordi det kan være mer enn én januar i tidsdimensjonen hvis den inneholder data for mer enn ett år.
Beregnet medlem Et medlem av en dimensjon der verdien beregnes ved kjøring ved hjelp av et uttrykk. Beregnede medlemsverdier kan avledes fra verdiene til andre medlemmer. Et beregnet medlem, Fortjeneste, kan for eksempel bestemmes ved å trekke verdien av medlemmet, kostnader, fra verdien av medlemmet, Salg.
Dimensjon Et sett med ett eller flere organiserte nivåhierarkier i en kube som en bruker forstår og bruker som grunnlag for dataanalyse. En geografisk dimensjon kan for eksempel inkludere nivåer for Land/område, Delstat/provins og By. Eller en tidsdimensjon kan inkludere et hierarki med nivåer for år, kvartal, måned og dag. I en pivottabell- eller pivotdiagramrapport blir hvert hierarki et sett med felt som du kan utvide og skjule for å vise lavere eller høyere nivåer.
Hierarki En logisk trestruktur som organiserer medlemmene i en dimensjon, slik at hvert medlem har ett overordnet medlem og null eller flere underordnede medlemmer. Et underordnet medlem er et medlem på neste lavere nivå i et hierarki som er direkte relatert til gjeldende medlem. I et tidshierarki som inneholder nivåene kvartal, måned og dag, er for eksempel januar underordnet kv. 1. En overordnet er et medlem på neste høyere nivå i et hierarki som er direkte relatert til gjeldende medlem. Den overordnede verdien er vanligvis en konsolidering av verdiene til alle de underordnede verdiene. I et tidshierarki som inneholder nivåene kvartal, måned og dag, er for eksempel Kv1 overordnet januar.
Nivå I et hierarki kan data organiseres i lavere og høyere detaljnivåer, for eksempel års-, kvartals-, måneds- og dagnivåer i et tidshierarki.
OLAP-funksjoner i Excel
Henter OLAP-data Du kan koble til OLAP-datakilder på samme måte som du gjør til andre eksterne datakilder. Du kan arbeide med databaser som er opprettet med Microsoft SQL Server OLAP Services versjon 7.0, Microsoft SQL Server Analysis Services versjon 2000 og Microsoft SQL Server Analysis Services versjon 2005, Microsoft OLAP-serverproduktene. Excel kan også fungere med tredjeparts OLAP-produkter som er kompatible med OLE-DB for OLAP.
Du kan vise OLAP-data bare som en pivottabellrapport eller pivotdiagramrapport eller i et regneark som er konvertert fra en pivottabellrapport, men ikke som et eksternt dataområde. Du kan lagre OLAP-pivottabellrapporter og pivotdiagramrapporter i rapportmaler, og du kan opprette ODC-filer (datatilkoblingsfiler for Office) for å koble OLAP-databaser for OLAP-spørringer. Når du åpner en ODC-fil, viser Excel en tom pivottabellrapport, som er klar til å settes opp.
Opprette kubefiler for bruk i frakoblet modus Du kan opprette en frakoblet kubefil (CUB) med et delsett av dataene fra en OLAP-serverdatabase. Bruk frakoblede kubefiler til å arbeide med OLAP-data når du ikke er koblet til nettverket. En kube gjør at du kan arbeide med større mengder data i en pivottabell- eller pivotdiagramrapport enn du ellers kunne, og gjør det raskere å hente inn dataene. Du kan bare opprette kubefiler hvis du bruker en OLAP-leverandør, for eksempel Microsoft SQL Analysis Services Server versjon 2005, som støtter denne funksjonen.
Serverhandlinger En serverhandling er en valgfri, men nyttig funksjon som en OLAP-kubeadministrator kan definere på en server som bruker et kubemedlem eller mål som en parameter i en spørring for å hente detaljer i kuben eller starte et annet program, for eksempel en nettleser. Excel støtter serverhandlingene URL-, Rapport-, Radsett-, Drille-Through og Utvid til detaljer-servere, men støtter ikke egendefinert, Erklæring og Datasett.
KPI-er En KPI er et spesielt beregnet mål som er definert på serveren, og som lar deg spore viktige ytelsesindikatorer, inkludert status (oppfyller gjeldende verdi et bestemt tall?) og trend (hva er verdien over tid?). Når disse vises, kan serveren sende relaterte ikoner som ligner på det nye Excel-ikonsettet for å angi over eller under statusnivåer (for eksempel et stopplysikon) eller om en verdi går opp eller ned (for eksempel et retningspilikon).
Serverformatering Kubeadministratorer kan opprette mål og beregnede medlemmer med regler for fargeformatering, skriftformatering og betinget formatering, som kan betegnes som en standard forretningsregel for bedriften. Et serverformat for fortjeneste kan for eksempel være et tallformat for valuta, en grønn cellefarge hvis verdien er større enn eller lik 30 000 og rød hvis verdien er mindre enn 30 000, og skriftstilen fet hvis verdien er mindre enn 30 000 og vanlig hvis større enn eller lik 30 000. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Utforme oppsettet og formatet til en pivottabellrapport.
Visningsspråk for Office En kubeadministrator kan definere oversettelser for data og feil på serveren for brukere som trenger å se pivottabellinformasjon på et annet språk. Denne funksjonen er definert som en filtilkoblingsegenskap, og brukerens innstillinger for land/område på datamaskinen må samsvare med visningsspråket.
Programvarekomponenter du trenger for å få tilgang til OLAP-datakilder
En OLAP-leverandør Hvis du vil konfigurere OLAP-datakilder for Excel, trenger du én av følgende OLAP-leverandører:
- Microsoft OLAP-leverandør Excel inneholder datakildedriveren og klientprogramvaren du trenger for å få tilgang til databaser opprettet med Microsoft SQL Server OLAP Services versjon 7.0, Microsoft SQL Server OLAP Services versjon 2000 (8.0) og Microsoft SQL Server Analysis Services versjon 2005 (9.0).
- Tredjeparts OLAP-leverandører Du må installere flere drivere og klientprogramvare for andre OLAP-produkter. Hvis du vil bruke Excel-funksjonene til å arbeide med OLAP-data, må tredjepartsproduktet være i samsvar med OLE-DB for OLAP-standarden og være Microsoft Office-kompatibelt. Hvis du vil ha informasjon om installasjon og bruk av en tredjeparts OLAP-leverandør, kan du kontakte systemansvarlig eller leverandøren av OLAP-produktet.
Serverdatabaser og kubefiler OLAP-klientprogramvaren for Excel støtter tilkoblinger til to typer OLAP-databaser. Hvis en database på en OLAP-server er tilgjengelig på nettverket, kan du hente kildedata fra den direkte. Hvis du har en frakoblet kubefil som inneholder OLAP-data eller en kubedefinisjonsfil, kan du koble deg til filen og hente kildedata fra den.
Datakilder En datakilde gir deg tilgang til alle dataene i OLAP-databasen eller den frakoblede kubefilen. Når du har opprettet en OLAP-datakilde, kan du basere rapporter på den og returnere OLAP-dataene til Excel i form av en pivottabellrapport eller pivotdiagramrapport, eller i en regnearkfunksjon som er konvertert fra en pivottabellrapport.
Microsoft Query Du kan bruke Query til å hente data fra en ekstern database, for eksempel Microsoft SQL eller Microsoft Access. Du trenger ikke bruke Query til å hente data fra en OLAP-pivottabell som er koblet til en kube-fil. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruke Microsoft Query til å hente eksterne data.
Funksjonsforskjeller mellom OLAP- og ikke-OLAP-kildedata
Hvis du arbeider med pivottabellrapporter og pivotdiagramrapporter fra både OLAP-kildedata og andre typer kildedata, vil du merke noen funksjonsforskjeller.
Henting av data En OLAP-server returnerer nye data til Excel hver gang du endrer oppsettet for rapporten. Når det gjelder andre typer eksterne kildedata, spør du etter alle kildedataene samtidig, eller du kan angi alternativer til spørring bare når du viser ulike rapportfilterfeltelementer. Det finnes også flere andre alternativer for å oppdatere rapporten.
Innstillingene for rapportfilterfelt er utilgjengelige i rapporter basert på OLAP-kildedata, bakgrunnsspørring er utilgjengelig og innstillingen Optimaliser minne er ikke tilgjengelig.
Obs!
Innstillingen Optimaliser minne er heller ikke tilgjengelig for OLEDB-datakilder og pivottabellrapporter basert på et celleområde.
Felttyper OLAP-kildedata, dimensjonsfelt kan bare brukes som radfelt (serie), kolonne (kategori) eller sidefelt. Målfelt kan bare brukes som verdifelt. For andre typer kildedata kan alle felt brukes i alle delene i en rapport.
Tilgang til detaljdata For OLAP-kildedata bestemmer serveren hvilke detaljnivåer som er tilgjengelige, og beregner sammendragsverdier, slik at detaljpostene som utgjør sammendragsverdiene, kanskje ikke er tilgjengelige. Serveren kan imidlertid tilby egenskapsfelt som du kan vise. Andre typer kildedata har ikke egenskapsfelt, men du kan vise de underliggende detaljene for datafeltverdier og for elementer, og du kan vise elementer uten data.
OLAP-rapportfilterfelt har kanskje ikke et Alle-element , og kommandoen Vis rapportfiltersider er ikke tilgjengelig.
Første sorteringsrekkefølge For OLAP-kildedata vises elementene først i den rekkefølgen OLAP-serveren returnerer dem. Deretter kan du sortere eller omorganisere elementene manuelt. For andre typer kildedata vises elementene i en ny rapport først sortert i stigende rekkefølge etter elementnavn.
Beregninger OLAP-servere oppgir summerte verdier direkte for en rapport, slik at du ikke kan endre sammendragsfunksjonene for verdifelt. For andre typer kildedata kan du endre sammendragsfunksjonen for et verdifelt og bruke flere sammendragsfunksjoner for samme verdifelt. Du kan ikke opprette beregnede felt eller beregnede elementer i rapporter med OLAP-kildedata.
Delsummer Du kan ikke endre sammendragsfunksjonen for delsummer i rapporter med OLAP-kildedata. Med andre typer kildedata kan du endre delsammendragsfunksjoner og vise eller skjule delsummer for alle rad- og kolonnefelt.
Du kan inkludere eller utelate skjulte elementer når du beregner delsummer og totalsummer for OLAP-kildedata. For andre typer kildedata kan du inkludere skjulte elementer fra rapportfilterfelt i delsummer, men skjulte elementer i andre felt utelates som standard.