Dokument-IDer kan hjelpe deg med dokument- eller postbehandling. Aktiver dokument-ID-tjenesten for på et nettsted for å legge til en dokument-ID i hver fil på nettstedet.
I denne artikkelen
Oversikt
Dokument-ID-er hjelper deg å behandle dokumentene via en enkel måte for å spore elementer uavhengig av plassering. Hvis for eksempel en juridisk kontrakt flyttes fra et dokumentbibliotek på ett nettsted til et dokumentbibliotek på et annet nettsted, er det enkelt å finne kontrakten basert på dokument-ID-en. Dokument-ID-ene tilordnes automatisk til opplastede dokumenter, og denne ID-en følger elementet gjennom hele livssyklusen. Dokument-ID-er kan også tilordnes til dokumentsett.
Når dokument-ID-tjenesten først er aktivert, tilordnes nye dokumenter i områdesamlingen automatisk nye ID-er. En tidtakerjobb er planlagt å tilordne IDer til dokumenter som allerede finnes i områdesamlingen.
Når tjenesten er aktivert, legges det også automatisk til en ny kolonne i innholdstypene Dokument og Dokumentsett. Dokument-ID-kolonnen viser ID-en som er tilordnet til et element.
Før du bruker dokument-ID-funksjonen i innholdsbehandlingssystemet, må du først aktivere den for hver nettstedssamling dokumentene er plassert i.
Flytte filer med en dokument-ID
I SharePoint dokument-ID-en vanligvis flyttes med filen. Når målnettstedet ikke har dokument-ID-tjenesten aktivert, vil dokumentet imidlertid ikke lenger ha en dokument-ID.
For SharePoint Server den eneste måten å beholde en dokument-ID på nettsteder på, er å bruke den administrative siden for nettstedsinnhold og -struktur i område Innstillinger mens du flytter dokumenter.
Kopiere filer med en dokument-ID
Når en kopi av en fil opprettes, opprettes en ny dokument-ID for kopien. En fil som for eksempel er lastet ned fra ett nettsted og lastet opp til et annet, er en kopi. Når målnettstedet ikke har dokument-ID-tjenesten aktivert, har imidlertid ikke kopien en dokument-ID.
Aktivere og konfigurere dokument-ID-er
Hvis du først vil bruke dokument-IDer til å spore dokumenter eller poster, må du følge en totrinns prosess:
Aktivere områdesamlingsfunksjonen for dokument-ID-er
Obs!: Hvis du vil aktivere dokument-ID-funksjonen, må du være administrator for nettstedssamlingen.
-
Gå til nettstedssamlingen på øverste nivå.
-
Klikk Nettstedshandlinger, og klikk deretter Innstillinger.
-
Klikk på Funksjoner i områdesamling under Administrasjon av områdesamling.
-
Klikk på Aktiver ved siden av dokument-ID-tjenesten. Et aktivt-ikon vises ved siden av elementet, og funksjonen er aktivert for den gjeldende områdesamlingen.
Aktivere og konfigurere bruken av dokument-IDer i en nettstedssamling
Når du aktiverer dokument-ID-funksjonen for en gitt nettstedssamling, tilordnes alle dokumentene i områdesamlingen automatisk en dokument-ID. Husk at denne prosessen kan ta litt tid, avhengig av antall dokumenter som finnes i nettstedssamlingen.
Obs!: Hvis du vil aktivere og konfigurere dokument-ID-funksjonen, må du være administrator for nettstedssamlingen.
-
Gå til nettstedssamlingen på øverste nivå.
-
Klikk Nettstedshandlinger, og klikk deretter Innstillinger.
-
Klikk på Innstillinger for dokument-ID under Administrasjon av områdesamling.
-
Kontroller at det er en hake i avmerkingsboksen Tilordne dokument-ID-er under Tilordne dokument-ID-er på siden Innstillinger for dokument-ID.
Obs!: Når du aktiverer tilordningen av dokument-ID-er for den første i en nettstedssamling, vises en melding: Konfigurasjon av dokument-ID-funksjonen er planlagt å fullføres av en automatisert prosess. Dette betyr at en tidtakerjobb er ansvarlig for å fullføre tilordningen av dokument-IDene til alle dokumentene i områdesamlingen. Hvor lang tid denne prosessen tar, avhenger av antallet dokumenter i områdesamlingen.
-
Hvis du vil angi en egendefinert streng med tegn eller tall som skal legges til automatisk i begynnelsen av hver dokument-ID, skriver du inn strengen under Starte ID-er med…
-
Merk av for Tilbakestill alle dokument-ID-er… hvis du vil legge til prefikset for alle eksisterende dokument-ID-er automatisk i områdesamlingen.
-
Velg nettstedet(e) som skal brukes som søkeomfang for ID-oppslag, i inndelingen Søkeomfang for dokument-ID-oppslag.
-
Klikk på OK.
Obs!: Som nevnt ovenfor, når Dokument-ID-tjenesten er aktivert for en gitt områdesamling, legges det til en kolonne i innholdstypene Dokument- og Dokumentsett som nettstedssamlingsnivå. Dokument-ID-kolonnen brukes til å vise ID-en som er tilordnet til et element.
