Som prosjekt leder kommuniserer du med mange prosjekt interessenter – fra gruppe medlemmene som utfører prosjekt aktiviteter til organisasjons ledere og prosjekt kunder. Siden kommunikasjonen er så avgjørende for at prosjektet er vellykket, og fordi du kommuniserer forskjellige typer informasjon til ulike typer interessenter, trenger du en solid prosjekt kommunikasjons plan. Du kan bruke Project Web App via et Project Online-abonnement for å implementere mange aspekter av kommunikasjons planen og utveksle de riktige typene informasjon med de riktige personene.
I denne artikkelen
Hvorfor er prosjekt kommunikasjon så viktig?
Med så mange personer som er involvert i ett enkelt prosjekt, stort eller lite, har kommunikasjonen en utrolig rolle i Projects suksess eller feil. Når kommunikasjonen mangler, kan det hende at prosjektet opplever situasjoner som antakelser, duplisering av innsats eller de motsatte, hullene i innsatsen. I tillegg kan interessenter føle at de er i isolerte siloer, ikke-og-støttet, noe som kan føre til dårlig moral og avslår produktivitet.
På den annen side kan prosjektet, når kommunikasjonen er bra, føre til effektivitet, identifikasjon og forebygging av problemer og risikoer, innovative problem løsning og beslutnings Taking basert på lyd fakta. Fremme gode kommunikasjoner i et prosjekt forbedrer sannsynligheten for at prosjektet er i tids planen og innenfor budsjettet.
Hva er god kommunikasjon likevel? Den utveksler riktig informasjon med de riktige personene. Sikre at interessenter på alle nivåer blir hørt. Ha kanaler på plass for formelle og uformelle samtaler som flytter prosjektet fremover mot målet.
Anbefalte Fremgangs måter for kommunikasjon i et prosjekt
Riktig tid til å se om prosjekt kommunikasjon er når du er i planleggings fasen av prosjektet. Det å legge til kommunikasjons prosess utvikling mellom de første oppgavene i prosjektet, kan for eksempel signalisere til teamet som kommuniserer effektivt, er jobben for hvert gruppe medlem og er viktig for prosjektets suksess.
De følgende delene beskriver fire spørsmål for å vurdere hvordan kommunikasjonen skal behandles gjennom leve tiden for prosjektet og hvordan du kompilerer svarene dine i en kommunikasjons plan som fungerer for alle.
Med hvem trenger du å kommunisere?
Du må kommunisere med alle som har en interesse, eller som inneholder en stake, i løpet av prosjektet, det vil si Project interessenter. Tenk på hvem disse interessentene er. De er sannsynligvis på forskjellige nivåer i organisasjonen, og noen kan være eksterne for organisasjonen. Her er noen mulige prosjekt interessenter:
-
Prosjekt gruppe medlemmer. Disse personene gjør prosjektets faktiske arbeid.
-
Prosjekt portefølje Manager. Hvis ditt er en større organisasjon som kjører mange prosjekter samtidig, kan det hende du må kommunisere med en portefølje leder.
-
Ressurs behandling. I tillegg til en portefølje leder, kan det hende at du må arbeide nært med en ressurs leder som sikrer at personene som har de riktige ferdighets settene for de ulike prosjektene, er tilgjengelige.
-
Ledelse. Den øvre administrasjonen må vanligvis vite hvordan prosjektet pågår, spesielt når det gjelder tids plan og kostnader.
-
Sponsor eller kunde. Det kan være en sponsor eller en kunde som er forskjellig fra ledelsen og hvem som betaler for prosjektet.
-
Slutt bruker representant. Denne personen representerer de som prosjektet sannsynligvis vil dra nytte av eller på annen måte påvirke når den er fullført.
Hva slags informasjon trenger de?
Siden den første kommunikasjons regelen er å kjenne til publikum, får du mest mulig tilbake på kommunikasjons investeringen når du skreddersyr kommunikasjonen din, slik at hvert sett med interessenter må være kjent.
Medlemmer i prosjekt gruppen må for eksempel vite hvilke oppgaver de er tilordnet til, og hvem som er avhengig av oppgavene deres, ved å gjøre jobben. De trenger sannsynligvis også å se hele prosjekt planen for å opprettholde en god oversikt over omfang og fokus retning.
I motsetning til gruppe medlemmer som trenger de viktige detaljene, krever ledere eller prosjekt sponsorer en svært høy nivå oversikt over hvordan prosjektet går. De er mest opptatt av ytelse mot prosjekt planen og budsjettet, og vil vite om prosjektet er i rute for å oppfylle målene.
Se på listen over interessenter, og Tenk på prosjektet fra deres synspunkt. Dette vil hjelpe deg med å bestemme hva slags informasjon som skal utveksles med dem, og hvilket skjema kommunikasjonen skal utføres i. Snakk også med interessenter og Finn ut hva og hvordan de foretrekker å kommunisere.
Hvor ofte må kommunikasjons typer skje?
Prøv å mothøyre saldoen: for lite kommunikasjon og prosjektets risikoer mer mishaps enn det burde; for mye kommunikasjons-og Annoyed interessenter er det busywork som forstyrrer tiden til å implementere eller ha oppsyn med prosjektet.
Ukentlige status rapporter og time lister er noe av en standard for prosjekt gruppe oppdateringer i planen, selv om de fleste 20 minutter blir møter. På samme måte kan sponsorer og kunder også ha et ukentlig sammendrag av prosjekt plan og kostnads ytelse. Hvis du sjekker inn med en portefølje leder eller en slutt bruker representant, kan det hende at kommunikasjonen er månedlig eller til og med kvartalsvis.
Hvert prosjekt og dets kommunikasjons behov er forskjellig. Vurder nøye kommunikasjons frekvensen med de ulike interessentene på prosjektet. På nytt bør du snakke med interessenter om hva de trenger, og være villige til å gjøre justeringer for å få plass til prosjektet og de andre.
Hvilken teknologi skal brukes til å utveksle informasjon?
Forstå organisasjonens teknologiske ressurser tilgjengelig for deg og interessenter. Periodisk møter med ansikt til ansikt og utveksling av informasjon som e-post er ofte normen. Men møte med et verktøy som Skype for Business kan være viktig for geografisk spredte interessenter og kan inkludere lyd, video, skjerm deling og en virtuell tavle. Direkte meldinger kan være mer umiddelbare og til et punkt enn e-post, og kan hjelpe interessenter med å raskt få informasjonen de trenger. Med et verktøy som Yammer kan teamet ditt koble seg til hverandre i et privat sosialt nettverk. Du kan dele informasjon, chatte om prosess, løse problemer og ta beslutninger.
Uansett hva du bestemmer, kan du prøve å bruke teknologi verktøyene som alle er fortrolig med. Men ikke motvillige for å prøve en ny teknologi hvis den passer til behovene til prosjektet og teamet, eller for å gå tilbake til en "gammel" metode for kommunikasjon hvis det er best. Poenget er å gjøre det enklere å samarbeide i prosjekt gruppen.
Opprette en prosjekt kommunikasjons plan
Når du har identifisert interessenter og funnet ut hvilke typer informasjons utvekslinger som er nødvendige for dem, og hvor ofte, er du klar til å opprette prosjekt kommunikasjons planen. Det trenger ikke å være mer for deg. Det kan bare være et sammendrag på én side eller en enkel tabell som er i ferd med å si opp det du har lært, og som angir trinnet for god kommunikasjon gjennom prosjekt livs syklusen.
Legg inn kommunikasjons planen med prosjektet, slik at alle interessenter har tilgang til det når som helst. Gå til regelmessig. Endring av betingelser i prosjektet kan garantere en endring i de vanlige kommunikasjons strategiene. Hvis du flytter mellom prosjekt faser, for eksempel fra planlegging til kjøring eller fra gjennomføring til å lukke, kan du også ringe til andre kommunikasjons behov.
Legge inn kommunikasjons planen i Project online
Du har mange valg for å forenkle god kommunikasjon når du arbeider med Project Web App i Project Online. Hvis du vil starte, kan du legge til kommunikasjons planen, i tillegg til eventuelle andre dokumenter som er tilknyttet prosjektet, i dokument biblioteket for prosjektet.
-
Velg prosjekterpå hurtigst Art linjen.
-
Velg navnet på prosjektet du vil legge til kommunikasjons planen i, i prosjekt senteret.
-
Velg dokumenterpå hurtigst Art linjen. Dokumenter -siden for prosjektet åpnes.
-
Velg Last opppå meny linjen.
-
Naviger gjennom fil systemet for å finne og velge kommunikasjons planen, og velg deretter Åpne. Filen legges til i dokument biblioteket for prosjektet.
Vise team medlemmer hvordan du får tilgang til prosjekt planen
Gruppe medlemmene bruker for det meste Project Online til å sende inn time lister, eller angi frem driften mot aktiviteter. Men de kan også få tilgang til den fullstendige planen, som er nødvendig for å se det store bildet av prosjektet, i tillegg til å forstå hvem som venter på at aktivitetene deres skal full føres.
-
Velg prosjekterpå hurtigst Art linjen.
-
Velg navnet på prosjektet i prosjekt senteret. Prosjektet åpnes og viser alle aktiviteter, som er tildelt til aktivitetene, når de er planlagt å starte og avslutte, hvilke oppgaver som er avhengige av hverandre, og mer.
Identifisere og konfigurere de riktige rapportene
Et stort aspekt i prosjekt kommunikasjon er rapportering. Du identifiserer, konfigurerer og jevnlig kjører rapporter som kreves av gruppe medlemmer, portefølje leder, ressurs leder, øvre administrasjon, kunder og andre interessenter.
Project Web App leveres med et sett med eksempel rapporter for å komme i gang med noen grunnleggende rapporter. Disse eksempel rapportene er:
-
Instrument bord for prosjekt oversikt
-
Prosjekt oversikt
-
Ressurs oversikt
-
Hvis du vil se eksempel rapportene, velger du rapporterpå hurtigst Art linjen.
-
Velg språk i PWA-rapporter -siden som vises. De tre eksempel rapportene vises.
-
Hvis du vil åpne rapporten i Excel for nettet, klikker du et rapport navn.
Se også
Hva kan gruppemedlemmer gjøre i Project Online?
Eksempel rapporter i Project online
