Arkivere Access-data

Du kan holde Microsoft Access-databasene organisert og administrerbare ved å arkivere gamle eller inaktive oppføringer regelmessig. Du kan arkivere alle tabellene i en database, bestemte tabeller eller bare bestemte poster, for eksempel poster som er eldre enn en bestemt dato. Dette emnet forklarer hvordan du bruker tre forskjellige alternativer til å arkivere dataene i Access-databasen.

I denne artikkelen

Når bør du vurdere arkivering?

Erstatte en tabell med jevne mellomrom

Erstatt alle tabeller med jevne mellomrom

Flytte poster periodisk til en arkiv tabell

Når bør du vurdere arkivering?

Når en database på data maskinen inneholder data som du ikke har tenkt å bruke lenger, men du vil at dataene skal være praktiske i tilfelle du trenger det på et tidspunkt, eller for å oppfylle en data oppbevarings policy, er arkivering en god måte å beholde slike data på. Arkivering brukes også ofte til å holde data basert på et dato vilkår, for eksempel på slutten av en måned.

Måter å arkivere data på

Tabellen nedenfor viser metoder for å arkivere data, en beskrivelse av metoden, forklaring på når du skal bruke hver metode og andre spesifikke hensyn for metoden.

Metode

Beskrivelse

Bruk når...

Andre faktorer

Erstatte en tabell med jevne mellomrom

Det utføres jevnlig en arkiv kopi av en bestemt tabell og erstatter denne tabellen med en ny, tom tabell kopi.

Alle postene i en tabell oppfyller betingelsene du bruker til å avgjøre om du vil arkivere.

EKSEMPEL: du har en tabell som lagrer daglige temperatur ekstreme. Hvert år arkiverer du tabellen og starter den nye med en tom.

Erstatt alle tabeller med jevne mellomrom

Foreta en arkiv kopi av bak databasen med jevne mellomrom, og erstatt deretter bak databasen med en ny, tom den. Krever en del database (en database som utgjør: en bak database fil som inneholder alle tabellene, og en front database fil som inneholder alle de andre database objektene).

Alle postene i de fleste tabellene i en database oppfyller betingelsen du bruker til å bestemme om du vil arkivere.

EKSEMPEL: databasen består av flere tabeller med ulike typer Meteorological-data. Hvert år arkiverer du alle tabellene.

  • Hvis du har oppslags tabeller (tabeller som du bruker til å lagre verdier for å slå opp, for eksempel post numre eller avdelinger), må du kanskje importere disse dataene til den nye bak databasen.

  • Du må arkivere databasen manuelt. Du kan ikke bruke en makro for denne metoden.

Flytte poster periodisk til en arkiv tabell

Kjører jevnlig en spørring som velger postene for arkivering, og legger til dataene i en arkiv tabell, og deretter kjører du en spørring for å velge de samme postene (fra den opprinnelige tabellen) og slette dem.

Noen av postene i en tabell oppfyller betingelsen du bruker til å bestemme om du vil arkivere.

EKSEMPEL: du vil arkivere bibliotek transaksjoner (utsjekkede) hvis den innsjekkede datoen er minst ett år.

  • Det kan hende du må løse referanseintegritet, spesielt hvis postene du vil arkivere, er på en side av en én-til-mange-relasjon. Se delen om hvordan du omgår referanseintegritet for mer informasjon.

Advarsel!: Hvis du må bruke parametere i spørringene, bør du opprette et skjema for å håndtere parameterne. Ellers risikerer du tap av data.

Arbeide rundt referanseintegritet

Hvis postene du vil arkivere, er relatert til poster i andre tabeller, kan det hende du må arbeide rundt relasjonen. Hvis postene du vil arkivere, er "underordnede" poster (de tilhører "mange"-siden av en én-til-mange-relasjon ), kan du sannsynligvis arkivere dem uten problem. Hvis postene du vil arkivere, er "overordnede" poster (de tilhører «én»-siden av en én-til-mange-relasjon ), kan det hende at når du arkiverer dem som de tilknyttede «underordnede»-postene:

  • Hindre deg i å slette de overordnede postene. Dette kan føre til problemer hvis du allerede har lagt til de overordnede postene i arkiv tabellen.

    - eller -

  • Bli foreldreløse – poster som tilhører et overordnet element som ikke finnes. Dette kan føre til problemer med dataintegritet og funksjonalitet i databasen som bruker "foreldreløse" postene.

Hvis du vil ha en konto for referanseintegritet, utfører du følgende trinn:

  1. Bestemme hvilke underordnede oppføringer som hører til postene du vil arkivere. Hvis du for eksempel vil arkivere poster for aktiva som er utlånt i et bibliotek, må du først avgjøre om det er noen transaksjoner som skal åpnes på disse anleggs midlene, det vil si om aktivaene er sjekket ut, men ikke returnert.

  2. Gjør ett av følgende:

    • Hvis underordnet-postene alltid kan slettes trygt, må du sørge for at relasjonen fremtvinger referanseintegritet, med gjennom gripende sletting. Dette sikrer at alle relaterte underordnede poster blir slettet.

    • Hvis underordnet-postene ikke alltid kan slettes på en sikker måte, bør du vurdere å arkivere alle tabellene i databasen.

    • Opprett en spørring som velger de overordnede postene som ikke har underordnede poster. Deretter kan du bruke den første spørringen til å opprette arkiv spørringer (se delen periodisk flytte poster til en arkiv tabell) i stedet for å bruke den overordnede tabellen.

Til toppen av siden

Erstatte en tabell med jevne mellomrom

Hvis du vil arkivere alle dataene i en tabell, kan du jevnlig erstatte tabellen med en tom kopi.

Viktig!: Hvis tabellen du arkiverer, er relatert til andre tabeller, kan det hende du må løse referanseintegriteten.

  1. Merk tabellene du vil arkivere, i navigasjons ruten, trykk CTRL + C, og trykk deretter CTRL + V.

  2. Velg bare strukturunder Alternativer for innlimingi dialog boksen Lim inn tabell som , og klikk deretter OK.

    Access navngir kopien som en kopi av opprinnelig tabell navn.

  3. Høyre klikk den opprinnelige tabellen i navigasjons ruten, og klikk deretter gi nytt navn på hurtig menyen.

    Gi tabellen et annet navn for å angi hva den inneholder, for eksempel «DailyTemperatureExtremes_archive_2019».

  4. Høyre klikk den tomme kopien i navigasjons ruten, og klikk deretter gi nytt navn på hurtig menyen. Gi den navnet til den opprinnelige tabellen.

Til toppen av siden

Erstatt alle tabeller med jevne mellomrom

Hvis du bruker en del database, kan du jevnlig erstatte alle tabeller ved å erstatte bak databasen med en tom kopi.

For å gjøre dette må du først klargjøre den tomme kopien. Med mindre utformingen av databasen endres, kan du bruke den tomme kopien hver gang du arkiverer. Hvis du vil arkivere bare navn på den eksisterende bak databasen for å angi at den er et arkiv, og lagre den tomme kopien som den nye bak databasen.

Klargjøre en tom kopi av en bak database

Først må du importere tabell definisjonene for alle tabellene i bak databasen.

  1. Klikk nyfil -fanen, velg tom database, og klikk deretter Opprett.

  2. Lukk Tabell1.

  3. Klikk Accessi koblings gruppen for import & på fanen eksterne data .

  4. I dialog boksen Hent eksterne data – Access-database velger du Importer tabeller, spørringer, skjemaer, rapporter, makroer og moduler til den gjeldende databasen, og deretter klikker du Bla gjennom.

  5. Velg back-end-databasen i dialog boksen Åpne fil . Klikk Åpne for å lukke dialog boksen Åpne fil , og klikk deretter OK.

  6. Klikk Alternativeri dialog boksen Importer objekter .

  7. Velg bare definisjonunder Importer tabeller.

  8. Klikk Merk alttabeller -fanen, klikk OK, og klikk deretter Lukk.

Legge til data i oppslags tabeller i den tomme kopien 

Følg Fremgangs måten nedenfor for hver oppslags tabell:

  1. Koble til oppslags tabellen i den eksisterende bak databasen.

  2. Opprett en tilføyings spørring som legger til alle postene fra originalen i kopien.

Erstatte bak databasen med en tom kopi

Først må du gi nytt navn til den eksisterende bak databasen for å angi at den nå er et arkiv. Deretter åpner du den tomme kopien og lagrer den ved hjelp av det opprinnelige bak database navnet.

  1. Klikk kategorien fil , og klikk deretter lagre database som. Du kan bli bedt om å lukke alle åpne objekter. Hvis det er tilfelle, klikker du OK. Dialog boksen Lagre som åpnes.

  2. Kontroller at du lagrer filen på samme sted som den opprinnelige bak databasen, i Lagre i -boksen (øverst i dialog boksen Lagre som ).

  3. Skriv inn navnet på den opprinnelige bak databasen i filnavn -boksen.

  4. Velg Access-database (*. ACCDB)i Filtype-boksen.

Til toppen av siden

Flytte poster periodisk til en arkiv tabell

Dette er en fire trinns prosess som krever at du lager en tom kopi av tabellen som inneholder postene du vil arkivere, oppretter en tilføyings spørring for å kopiere postene fra den opprinnelige tabellen til arkiv tabellen, opprette en slettespørring for å fjerne de arkiverte postene fra Ori ginal-tabellen, og Opprett til slutt en makro for å kjøre begge spørringene som kan kjøres når du vil arkivere. Denne tilsynelatende komplekse prosessen kan være enkelt hvis du følger trinnene i den rekkefølgen de vises nedenfor:

Trinn 1: opprette en arkiv tabell

Trinn 2: opprette en tilføyings spørring for å kopiere data til arkiv tabellen

Trinn 3: opprette en slette spørring for å fjerne data fra den opprinnelige tabellen

Trinn 4: Opprett en makro for å kjøre både Tilføy-og slett-spørringer

Trinn 1: opprette en arkiv tabell

Hvis du vil beholde alle de arkiverte postene dine i én tabell, gjør du dette trinn én gang. Arkiv tabellen som du oppretter i dette trinnet, inneholder alle arkiverte poster.

Hvis du vil slette den gamle arkiv tabellen når du oppretter en ny, kan du bruke en lag-tabell-spørring til å kopiere dataene til arkiv tabellen, i stedet for å utføre dette trinnet. Hvis du vil gjøre dette, går du til trinn 2.

Hvis du vil bruke en ny arkiv tabell hver gang du arkiverer, men hvis du vil beholde de gamle arkiv tabellene, må du gi nytt navn til den gamle arkiv tabellen før du oppretter en ny. Hvis du arkiverer basert på en dato, bør du vurdere å gi nytt navn til de gamle arkiv tabellene i henhold til dato intervallet de representerer.

  1. Velg tabellen som inneholder postene som skal arkiveres i navigasjons ruten, trykk CTRL + C, og trykk deretter CTRL + V.

  2. I tabellnavn -boksen sletter du ord kopien av og legger til et understrekings tegn og ordet «arkiv» i det eksisterende tabell navnet, og deretter klikker du OK. Hvis for eksempel den opprinnelige tabellen heter transaksjoner , kalles arkiv tabellen Transactions_archive.

    Lim inn tabell som

  3. Velg bare strukturunder Alternativer for innlimingi dialog boksen Lim inn tabell som .

Trinn 2: opprette en tilføyings spørring for å kopiere data til arkiv tabellen

  1. Klikk på Spørringsutforming i Spørringer-gruppen på Opprett-fanen.

  2. Bruk dialog boksen Vis tabell til å legge til tabellen med postene du vil arkivere, og lukke dialog boksen Vis tabell .

  3. I vinduet for spørrings utforming dobbelt klikker du stjernen (*) i tabellen du nettopp la til. Tabell navnet og en stjerne vises i den første kolonnen i spørrings utformings rute nettet.

    Obs!: Stjernen angir at spørringen skal inneholde alle feltene fra tabellen i spørrings resultatet. Hvis det er lagt til eller fjernet felt i tabellen, justeres spørrings resultatet på tilsvarende måte når du bruker stjernen.

  4. I vinduet for spørrings utforming dobbelt klikker du feltet som du vil bruke til å angi en betingelse som poster skal oppfylle før du arkiverer dem. Hvis for eksempel transaksjons tabellen har et felt som heter innsjekket i dato, og du vil arkivere alle poster der datoen er mer enn ett år, dobbelt klikker du feltet og vises i den neste tomme kolonnen i spørrings utformings rute nettet.

    Spørringsutformingsrutenettet

    Gjenta dette trinnet hvis du vil bruke vilkår med flere felt.

  5. Bruk vilkår -raden til å angi vilkår for feltene du nettopp la til. Du kan for eksempel angi at den innsjekkede datoen må være tidligere enn 1. januar 2019 ved hjelp av Expression < # 1/1/2019 # i vilkår -raden.

    Hvis vilkårs verdiene endres hver gang du arkiverer, må du få spørringen til å be om inn data. Hvis du vil gjøre dette, bruker du en parameter i vilkår -raden slik at spørringen ber om inn data. Hvis du vil bruke en parameter, bruker du et uttrykk som vanlig, men i stedet for en bestemt verdi bruker du et kort spørsmål som er omgitt av hake parenteser. Du kan for eksempel bruke uttrykket < [Arkiv transaksjoner fullført før:], på denne måten:

    Parameteruttrykk

    Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker parametere, kan du se artikkelen innføring i spørringer.

    Du kan også bruke raden eller til å angi alternative betingelser. Hvis du vil ha mer informasjon om bruk av vilkår, kan du se artikkelen Eksempler på spørringsvilkår.

    Tips!: Hvis du bruker et dato felt til å angi vilkår, og du vil arkivere alle poster som er eldre enn gjeldende dato, skriver du inn <Date () i vilkår -raden for dato-feltet.

  6. Gjør ett av følgende:

    Hvis du allerede har opprettet arkiv tabellen, bruker du en tilføyings spørring til å legge til de angitte postene i tabellen:

    1. Klikk kategorien Utforming, velg Vis/skjul-gruppen og klikk Tilføying.

    2. Velg navnet på arkiv tabellen i boksen tabell navn i dialog boksen Legg til, og klikk deretter OK.

      Tilføy til

      I spørrings utformings rute nettet vises Tilføy til -raden.

    3. Fjern Tilføy til -raden for eventuelle felt du brukte til å angi vilkår. (Bare stjernen skal ha en verdi som skal føyes til.)

      Tilføy til-raden i spørringsutformingsrutenettet

      Hvis du ikke har opprettet arkiv tabellen, kan du bruke en lag-tabell-spørring til å opprette arkiv tabellen ved hjelp av de angitte postene:

    4. Klikk Lag tabell i Spørringstype-gruppen på fanen Utforming.

    5. Skriv inn navnet på arkiv tabellen i boksen tabell navn i dialog boksen lag tabell , og klikk deretter OK.

  7. Trykk CTRL+S for å lagre spørringen.

Trinn 3: opprette en slette spørring for å fjerne data fra den opprinnelige tabellen

  1. Klikk på Spørringsutforming i Spørringer-gruppen på Opprett-fanen.

  2. Bruk dialog boksen Vis tabell til å legge til tabellen som inneholder postene du vil arkivere. Lukk dialogboksen Vis tabell.

  3. I vinduet for spørrings utforming dobbelt klikker du stjernen (*) i tabellen du nettopp la til. Tabell navnet og en stjerne vises i den første kolonnen i spørrings utformings rute nettet.

  4. I vinduet for spørrings utforming dobbelt klikker du de samme feltene som du brukte til å angi en betingelse i tilføyings spørringen.

  5. Bruk vilkår -raden til å angi vilkår for feltene du nettopp la til. Hvis du vil ha mer informasjon om bruk av vilkår, kan du se artikkelen Eksempler på spørringsvilkår.

    Viktig!: Hvis Tilføy-eller lag tabell-spørringen brukte en parameter, må du sørge for at slette spørringen også er der. Husk også at du skriver inn samme verdi for begge spørringene. Hvis du angir forskjellige parameter verdier, kan du miste data. Hvis du vil bidra til å forhindre tap av data, bør du vurdere å bruke et skjema til å samle inn verdiene, og få spørringene til å be skjemaet om inn data verdiene. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se artikkelen innføring i spørringer.

  6. Klikk Sletti spørrings type -gruppen på utforming -fanen.

    Slett -raden vises i utformings rute nettet for spørringen.

    Slett-raden i spørringsutformingsrutenettet

  7. Trykk CTRL+S for å lagre spørringen.

Trinn 4: Opprett en makro for å kjøre både Tilføy-og slett-spørringer

  1. Klikk på Makro i gruppen Makroer og kodeOpprett-fanen.

  2. Klikk rulle gardin pilen ved siden av Legg til ny handling, og klikk deretter Åpne spørring.

    ÅpneSpørring -handlingen vises og viser argumentene.

  3. Velg spørringen (Tilføy eller lag tabell) som du opprettet i trinn 2, i boksen navn på spørring .

  4. Klikk rulle gardin pilen ved siden av Legg til ny handling, og klikk deretter Åpne spørring.

    ÅpneSpørring -handlingen vises og viser argumentene.

  5. Velg slette spørringen du opprettet i trinn 3, i boksen navn på spørring .

  6. Trykk CTRL + S for å lagre makroen.

    Når du vil arkivere poster, kjører du makroen.

Til toppen av siden

Obs!:  Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig? Her er den engelske artikkelen for referanse.

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×