Bruk databasemalen for oppgavebehandling i Access til å spore en gruppe arbeidselementer som du eller gruppen må fullføre. Du kan også søke etter og filtrere oppgavedetaljer, vise eller skjule kolonner, sende e-postmeldinger og tilordne oppgaveeieres adresser.
Vil du se en video om hvordan du bruker denne malen? Se denne artikkelen: Bruke databasemalen for oppgavebehandling.
Obs!: Databasemalen for oppgavebehandling har blitt oppdatert i løpet av de siste årene. Disse instruksjonene refererer til den nyeste versjonen av malen som er tilgjengelig for nedlasting. Hvis trinnene nedenfor ikke samsvarer med det du ser, bruker du sannsynligvis en eldre versjon av malen.
Bruke databasen
I denne artikkelen tar vi for oss de grunnleggende trinnene for å bruke databasemalen for oppgavebehandling.
Klargjøre databasen for bruk
-
Når du åpner databasen for første gang, viser Access velkomstskjemaet. Hvis du vil hindre at dette skjemaet vises neste gang du åpner databasen, fjerner du merket for Vis velkommen når databasen åpnes.
Lukk velkomstskjemaet for å begynne å bruke databasen.
-
Klikk Aktiver dette innholdet i meldingsfeltet for å sikre at alt databaseinnhold er aktivert.
Hvis du vil ha mer informasjon om å aktivere databaseinnhold, kan du se artikkelen Bestemme om du vil klarere en database.
Søke etter en oppgave eller kontakt
Med Hurtigsøk-boksen kan du raskt finne en oppgave i oppgavelisteskjemaet eller på en kontakt i kontaktlisteskjemaet.
-
Skriv inn teksten du vil søke etter, i Hurtigsøk-boksen, og trykk deretter ENTER.
Access filtrerer listen for å vise bare de postene som inneholder teksten du søkte etter. Hvis du vil gå tilbake til hele listen, klikker du Fjern gjeldende søk. (Det er X-en i søkeboksen.)
Filtrere oppgavelisten
I Oppgaveliste-skjemaet kan du filtrere listen over oppgaver og lagre favorittfiltrene dine for fremtidig bruk.
-
Bruk filtre ved å høyreklikke på skjemaet og velge filtrene du vil bruke.
-
Klikk Lagre filter.
-
Skriv inn et filternavn og en beskrivelse i Filterdetaljer-skjemaet, og klikk deretter Lukk.
-
Bruk filterfavorittboksen til å bruke et lagret filter, eller klikk (Fjern filter) for å fjerne filteret.
Vise eller skjule kolonner
Enkelte felt (kolonner) er skjult som standard i oppgavelisteskjemaet og i kontaktlisteskjemaet. Slik endrer du hvilke felt som vises:
-
Klikk Vis/skjul felt.
-
I dialogboksen Vis kolonner velger du ved siden av hver kolonne du vil vise. Fjern merket for å skjule kolonnen.
Vise oppgave- eller kontaktdetaljer
Du kan bruke Oppgavedetaljer-skjemaet og Kontaktdetaljer-skjemaet til å vise og skrive inn mer informasjon om et element. Slik viser du Oppgavedetaljer-skjemaet eller Kontaktdetaljer-skjemaet:
-
Klikk Åpne ved siden av elementet du vil se, i Oppgavedetaljer-skjemaet eller kontaktdetaljer-skjemaet.
Legg til vedlegg
Du kan legge til bilder og andre vedlegg i Oppgavedetaljer-skjemaet og i Kontaktdetaljer-skjemaet.
-
Klikk Legg til eller Fjern vedlegg under bilderammen i Oppgavedetaljer-skjemaet.
Klikk Rediger bilde under bilderammen i Kontaktdetaljer-skjemaet.
-
Klikk Legg til i dialogboksen Vedlegg.
-
Bla til mappen som inneholder filen, i dialogboksen Velg fil.
-
Velg filen du vil legge til, og klikk deretter Åpne.
-
Klikk OKi dialogboksen Vedlegg.
Obs!: Du kan legge ved flere filer for hvert element, inkludert forskjellige filtyper, for eksempel dokumenter eller regneark.
Legge til kontakter fra Microsoft Outlook
Hvis du bruker Microsoft Outlook, kan du legge til kontakter eller oppgaveeiere fra dette programmet uten å måtte skrive inn informasjonen på nytt.
-
Klikk Legg til fra Outlook i kontaktlisteskjemaet.
-
Velg navnene du vil legge til i databasen, i dialogboksen Velg navn som skal legges til.
-
Klikk Legg til, og klikk deretter OK.
Vise et kart over adressen til en kontakt
Hvis du har angitt en gateadresse for kontakten i kontaktdetaljerskjemaet, kan du vise et kart over denne plasseringen:
-
Klikk Klikk for å tilordne.
Vise rapporter
Oppgavedatabasen inneholder flere rapporter, inkludert Aktive oppgaver,Oppgavedetaljer,Kontaktadressebokog mer. Slik viser du en rapport:
-
Dobbeltklikk rapporten du vil vise,under Rapporter i navigasjonsruten.
Du kan opprette egendefinerte rapporter. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se artikkelen Opprette en enkel rapport.
Endre databasemalen for oppgavebehandling
Tilpass Oppgave-databasen ved å legge til et nytt felt i Oppgaver-tabellen, og deretter legge til dette feltet i oppgavelisteskjemaet, oppgavedetaljerskjemaet og oppgavedetaljer-rapporten.
Legge til et felt i Oppgaver-tabellen
-
Lukk alle åpne faner.
-
Dobbeltklikk oppgavetabellen i navigasjonsruten.
-
Rull til høyre til du ser kolonnen Legg til nytt felt. Dobbeltklikk kolonneoverskriften, og skriv deretter inn feltnavnet.
Første gang du skriver inn data i kolonnen, angir Access datatypen for deg.
Legge til et felt i et skjema eller en rapport
Når et felt er lagt til i en tabell, kan du legge det til i et skjema eller en rapport.
-
Høyreklikk skjemaet eller rapporten i navigasjonsruten, og klikk deretter Oppsettvisning.
-
Klikk på Legg til eksisterende felt i Kontroller-gruppen på Format-fanen.
-
Dra feltet du vil bruke, fra feltlisten til skjemaet eller rapporten.
