Sammendrag: Bestem deg for hvilken fremgangsmåte for postbehandling som skal velges SharePoint Server 2013.
I SharePoint kan du behandle poster i et arkiv, eller du kan behandle poster i samme dokumentrepositorium som aktive dokumenter. Når du SharePoint på stedet når du deklarerer at et dokument har blitt en post, forblir posten på plass, men SharePoint administrerer den nå som en post. Et dokument kan for eksempel få en annen oppbevaringspolicy når det deklareres som en post, eller brukere kan ikke redigere den.
En hybrid tilnærming er også mulig. Du kan for eksempel beholde poster på plass med aktive dokumenter i to år, og deretter flytte poster til et arkivarkiv når et prosjekt er fullført.
Når du tenker på om du vil behandle poster på et eget arkivsenterområde eller på det samme samarbeidsområdet der dokumentene ble opprettet, bør du vurdere følgende spørsmål:
-
Er styringen av samarbeidsnettstedet egnet for behandling av oppføringer? Er bransjen underlagt forskriftsmessige krav som krever at mandatposter skilles fra aktive dokumenter? Skal administratoren for et samarbeidsnettsted klareres til å administrere et nettsted som inneholder poster? Du vil kanskje lagre poster på et nettsted som bruker mer begrenset tilgang enn samarbeidsnettstedet, eller på et nettsted som er sikkerhetskopiert på en annen tidsplan.
-
Hvor lenge vil samarbeidsnettstedet være i bruk? Hvis poster må beholdes lenger enn prosjektet pågår, betyr det at du må vedlikeholde samarbeidsnettstedet selv etter at det ikke lenger brukes, hvis du velger en postbehandlingsstrategi på stedet.
-
Trenger prosjektmedlemmene hyppig tilgang til dokumentene etter at dokumentene er blitt poster? Hvis du bruker en stedsbasert fremgangsmåte, kan prosjektmedlemmer få tilgang til dokumenter på samme måte uavhengig av om dokumentene er aktive eller er poster.
-
Er postadministratorer i organisasjonen bare ansvarlige for oppføringer, eller er de ansvarlige for all informasjon, uavhengig av om den er aktiv eller en oppføring? Hvis postbehandlere bare er ansvarlige for offisielle poster, kan det være enklere å ha et eget arkivsenterområde for dem.
Tabellen nedenfor beskriver forskjeller mellom hva du kan gjøre med poster i et postsenter og med poster som administreres på stedet i et samarbeidsområde. Forskjellene presenteres fra synspunktet til både postledere og ansatte som samarbeider på en prosjektgruppe.
|
Faktor |
Arkivarkiv |
Poster på stedet |
|---|---|---|
|
Behandle postoppbevaring |
Innholdsarrangøren plasserer automatisk nye poster i riktig mappe i arkivets filplan, basert på metadata. |
Det kan være forskjellige policyer for poster og aktive dokumenter basert på gjeldende innholdstype eller plassering. |
|
Begrense hvilke brukere som kan vise poster |
Ja. Arkivet angir tillatelsene for posten. |
Nei. Tillatelser endres ikke når et dokument blir en post. Du kan imidlertid begrense hvilke brukere som kan redigere og slette poster. |
|
Enkel å finne poster (for postbehandlere) |
Enklere. Alle oppføringene er på ett sted. |
Vanskeligere. Poster er fordelt på flere samarbeidsnettsteder. |
|
Vedlikehold alle dokumentversjoner som poster |
Brukeren må eksplisitt sende hver versjon av et dokument til arkivet. |
Automatisk, forutsatt at versjonskontroll er aktivert. |
|
Enkel å finne informasjon (for samarbeidspartnere i teamet) |
Vanskeligere, selv om en kobling til dokumentet kan legges til på samarbeidsnettstedet når dokumentet blir en post. |
Enklere. |
|
Rotemappen for samarbeidsnettstedet |
Samarbeidsnettstedet inneholder bare aktive dokumenter. |
Samarbeidsnettstedet inneholder aktive og inaktive dokumenter (poster), selv om du kan opprette visninger for å vise bare poster. |
|
Mulighet til å overvåke poster |
Ja. |
Avhengig av overvåkingspolicyen for samarbeidsnettstedet. |
|
Administrativ sikkerhet |
En arkivbehandling kan administrere arkivarkivet. |
Administratorer for samarbeidsnettsteder har tillatelse til å behandle oppføringer og aktive dokumenter. |
Tabellen nedenfor beskriver forskjeller mellom de to fremgangsmåtene for postbehandling som kan påvirke hvordan du administrerer IT-ressurser.
|
Faktor |
Arkivarkiv |
Poster på stedet |
|---|---|---|
|
Antall nettsteder som skal administreres |
Flere nettsteder. Det vil si at det finnes et eget arkiv i tillegg til samarbeidsnettsteder. |
Færre nettsteder. |
|
Skalerbarhet |
Lindrer presset på databasestørrelsen på samarbeidsnettsteder. |
Maksimal størrelse på områdesamlingen er nådd tidligere. |
|
Enkel administrasjon |
Skill nettsted eller farm for poster. |
Ingen ekstra klargjøring av nettsted fungerer utover det som allerede er nødvendig for områdene som har aktive dokumenter. |
|
Lagringsplass |
Kan lagre poster på et annet lagringsmedium. |
Aktive dokumenter og oppføringer som er lagret sammen. |
