Filtrering er en nyttig måte å vise bare dataene du vil vise i Access-databaser på. Du kan bruke filtre til å vise bestemte poster i et skjema, en rapport, en spørring eller et dataark, eller til å skrive ut bare bestemte poster fra en rapport, tabell eller spørring. Ved å bruke et filter kan du begrense dataene i en visning uten å endre utformingen av det underliggende objektet.
I denne artikkelen
Hvordan filtre er nyttige
Siden visningen du får etter at du bruker et filter, bare inneholder poster med verdiene du har valgt, forblir resten av dataene skjult til du fjerner filteret.
Obs!: Kolonner i dataark og kontroller i skjemaer og rapporter som er bundet til uttrykk, støtter ikke filtrering.
Det finnes flere typer filtre, og noen av dem er enkle å bruke og fjerne. Access inneholder noen vanlige filtre som er innebygd i hver visning. Tilgjengeligheten til filterkommandoer avhenger av typen og verdiene for feltet.
Hvis du for eksempel vil vise oppføringene for personer med fødselsdager i løpet av en bestemt måned, klikker du Fødselsdato-kolonnen og klikker Datofiltre i gruppen Sorter &-filter på Hjem-fanen, og deretter velger du den nødvendige datoperioden.
1. Filtrene som er tilgjengelige, avhenger av datatypen i den valgte kolonnen.
2. Alle datoer i periodefilteret ignorerer dag- og årdelen av datoverdiene.
I denne filtrerte visningen ser du bare postene der månedsdelen av Fødselsdato-feltet er satt til April.
1. Filterikonet i kolonneoverskriften og postnavigeringslinjen angir at den gjeldende visningen er filtrert i Fødselsdato-kolonnen.
2. Når du holder musepekeren over kolonneoverskriften i dataarkvisningen, ser du det gjeldende filtervilkåret.
Obs!: Når du bruker et filter på en kolonne som allerede er filtrert, fjernes det forrige filteret automatisk. Selv om bare ett enkelt filter kan tre i kraft for et felt om gangen, kan du angi et annet filter for hvert felt i visningen.
Hvis du for eksempel vil se navnene på kontakter som bor i Storbritannia med fødselsdager i april, kan du filtrere Kontakter-tabellen i LandRegion-feltet og i Fødselsdato-feltet. Når du filtrerer flere felt i én enkelt visning, kombineres filtrene ved hjelp av AND-operatoren, slik som dette:
CountryRegion = UK AND month of BirthDate = April
Slik tilbakestiller du til ufiltrert visning: Fjern filtrene. Når du fjerner et filter midlertidig, fjernes det fra visningen, slik at du kan bytte tilbake til den opprinnelige, ufiltrerte visningen.
Slik bytter du mellom de filtrerte og ufiltrerte visningene: I Sorter-&-gruppen på Hjem-fanen klikker du Veksle filter.
Fjerne et filter fra en visning for godt: Fjern filteret. Hvis du vil lære hvordan du fjerner filtre, kan du se delen Fjerne et filter.
Filterinnstillingene forblir gjeldende til du lukker objektet, selv om du bytter til en annen visning av objektet. Med andre ord, hvis du filtrerer et skjema i dataarkvisning, vil filterinnstillingene fremdeles være gjeldende selv om du bytter til skjemavisning eller oppsettvisning, og vil forbli gjeldende til du lukker skjemaet. Hvis du lagrer objektet mens filteret er i bruk, blir det tilgjengelig neste gang du åpner objektet. Hvis du vil vite mer om hvordan du lagrer et filter, kan du se delen Lagre et filter i denne artikkelen.
Velge og bruke en filtertype
Du kan velge blant flere klare til bruk-filtre for en datatype. Disse filtrene er tilgjengelige som menykommandoer i følgende visninger: Dataark, skjema, rapport og oppsett. I tillegg til disse filtrene kan du også filtrere et skjema eller dataark ved å fylle ut et skjema (kalt Filtrer etter skjema).
Hvis du vil ha mer fleksibilitet, og hvis du føler deg komfortabel med å skrive uttrykk, kan du opprette dine egne filtre ved hjelp av alternativene i filterdokumentfanen.
Velg blant følgende typer filtre:
Vanlige filtre:For å filtrere etter bestemte verdier eller et verdiområde.
Filtrer etter utvalg:Hvis du vil filtrere alle radene i en tabell som inneholder en verdi som samsvarer med en valgt verdi i en rad, ved å filtrere dataarkvisningen.
Filtrer etter skjema:For å filtrere på flere felt i et skjema eller dataark, eller hvis du prøver å finne en bestemt post.
Avansert filter:For å filtrere typen der du definerer egendefinerte filterkriterier.
Obs!: Hvis du ikke ser filterkommandoene i noen av visningene, kan utformeren av skjemaet eller databasen ha deaktivert filtrering. Kontakt designeren for å få mer hjelp.
Vanlige filtre
Bortsett fra OLE-objekt-felt og felt som viser beregnede verdier, har alle felttyper vanlige filtre. Listen over tilgjengelige filtre avhenger av datatypen og verdiene for det valgte feltet.
Høyreklikk på feltet du vil filtrere. Hvis du vil filtrere på flere kolonner eller kontroller, må du enten velge og filtrere hver kolonne eller kontroll separat, eller bruke et avansert filteralternativ. Se inndelingene Filtrer etter skjemaog Avansert i denne artikkelen hvis du vil ha mer informasjon.
Hvis du for eksempel vil se tilgjengelige filtre for Fødselsdato-feltet, klikker du Filtrer i Gruppen Sorter & Dato på Hjem-fanen
1. Bruk avmerkingsboksen til å filtrere etter bestemte verdier. Listen viser alle verdiene som for øyeblikket vises i feltet.
2. Hvis du vil filtrere etter et verdiområde, klikker du et av disse filtrene og angir de nødvendige verdiene. Hvis du for eksempel vil se fødselsdager mellom gjeldende dato og slutten av året, klikker du Mellom,og deretter angir du de aktuelle start- og sluttdatoene i dialogboksen Mellom. Hvis du vil se alle fødselsdager som faller på en bestemt dato, klikker du datoen og alle fødselsdagene som faller på den bestemte datoen.
Det er viktig å være oppmerksom på at verdiene i et datofelt har innvirkning på listen over typespesifikke filtre. Hvis den nyeste datoverdien i et datofelt er innenfor de siste to årene, ser du en lengre og mer detaljert filterliste. Hvis ingen av datoene i et felt er mindre enn to år gamle, ser du den kortere filterlisten.
Obs!: Typespesifikke filtre er ikke tilgjengelige for Ja/nei-, OLE-objekt- og vedleggsfelt. Verdilisten er ikke tilgjengelig for notatfelt, eller for felt som inneholder rik tekst.
Bruke et felles filter
-
Åpne en tabell, en spørring, et skjema eller en rapport i følgende visninger: Dataark, skjema, rapport eller oppsett.
-
Kontroller at visningen ikke allerede er filtrert. Kontroller at enten det ufiltrerte eller nedtonede Ikonet Ingen filter finnes på postvelgerlinjen.
Tips!: Hvis du vil fjerne alle filtrene for et bestemt objekt, klikker du Avansert i gruppen Sorter & Filter på Hjem-fanen, og deretter klikker du Fjern alle filtre.
-
Klikk hvor som helst i kolonnen eller kontrollen som tilsvarer det første feltet du vil filtrere, og klikk Filtrer i Sorter-gruppen i kategorien &
Slik bruker du et vanlig filter: Pek på tekstfiltre (eller tall- eller datofiltre), og klikk deretter filteret du vil bruke. Filtre som er lik ogmellom ber deg om å angi de nødvendige verdiene.
Tips!: Enkelte tegn, for eksempel *, %, og ?, har en spesiell betydning når det er angitt i en filtertekstboks. * representerer for eksempel en tegnstreng, slik at strengen a* vil samsvare med alle strenger som begynner med en, og ikke bare den litterale strengen a*. Hvis du vil se bort fra den spesielle betydningen til et tegn, setter du det i hakeparenteser [], slik: a[*]. Databaser som bruker ANSI-89 standard behandler *, ?, [, ], !, -, og # som spesialtegn. Databaser som bruker ANSI-92 standard behandle %, _, [, ], ^, og - som spesialtegn. Du kan bruke begge standardene med Access, men du kan ikke blande de to standardene (for eksempel ?a*) i et bestemt uttrykk.
Slik bruker du et filter basert på feltverdier: Fjern merket i avmerkingsboksene ved siden av verdiene du ikke vil filtrere etter, og klikk deretter OK.
Hvis du vil filtrere etter én eller bare noen få verdier i en lang liste, fjerner du først merket for (Merk alt) og velger deretter verdiene du vil bruke.
Hvis du vil filtrere etter nullverdier (en nullverdi, angir fravær av data) i tekst-, tall- og datofelt: Fjern merket for (Velg alle) i avmerkingsbokslisten, og merk deretter av for (Tomme).
Filtrer etter utvalg
Hvis du vil se alle radene i en tabell som inneholder en verdi som samsvarer med verdien i en rad, kan du raskt filtrere dataarkvisningen ved å velge en bestemt verdi og deretter klikke Utvalg-kommandoen. Rullegardinlisten viser de tilgjengelige filtreringsalternativene. Disse alternativene varierer avhengig av datatypen for den valgte verdien. En annen måte å få tilgang til alternativene for utvalgsfilter på, er å høyreklikke den bestemte cellen.
Hvis for eksempel verdien 21.02.1967 for øyeblikket er valgt i Fødselsdato-feltet, klikker du Utvalg i Sorter & Filter-gruppen på Hjem-fanen for å vise filteret etter utvalgskommandoer, og deretter velger du filtreringsalternativet.
Listen over kommandoer avhenger også av hvor mye av verdien som er valgt. Hvis du for eksempel velger bare noen av tegnene i verdien, ser du en annen liste over kommandoer, avhengig av hvilken del av feltet du valgte.
1. Filtrere ved hjelp av begynnelsen av en feltverdi ...
2. ... midt i en feltverdi ...
3. ... eller slutten av en feltverdi.
Obs!: Filtrering på et delvis merket område er ikke tilgjengelig for felt med flere verdier. Kommandoen Utvalg er ikke tilgjengelig for vedlegg.
Hvis du vil fjerne et filter, klikker du Deaktiver filter i gruppen Sorter &-filter på Hjem-fanen, eller klikker Avansert og deretter Fjern alle filtre.
Bruke et filter basert på et utvalg
-
Åpne en tabell, en spørring, et skjema eller en rapport i følgende visninger: Dataark, skjema, rapport eller oppsett.
-
Kontroller at visningen ikke allerede er filtrert. Kontroller at enten det ufiltrerte eller nedtonede Ikonet Ingen filter finnes på postvelgerlinjen.
-
Flytt til posten som inneholder verdien du vil bruke som en del av filteret, og klikk deretter i kolonnen (i dataarkvisning) eller kontrollen (i skjema-, rapport- eller oppsettvisning).
Slik filtrerer du basert på et delvis merket område: velg tegnene du vil bruke, klikk Utvalg i gruppen Sorter & på Hjem-fanen, og klikk deretter filteret du vil bruke.
Filtrer etter skjema
Dette filteret er nyttig når du vil filtrere på flere felt i et skjema eller dataark, eller hvis du prøver å finne en bestemt post. Access oppretter et tomt skjema eller dataark som ligner på det opprinnelige skjemaet eller dataarket, og lar deg deretter fylle ut så mange av feltene du vil. Når du er ferdig, finner Access postene som inneholder de angitte verdiene.
Obs!: Du kan ikke angi feltverdier for felt med flere verdier ved hjelp av filtrer etter skjema, eller for felt med datatypen Notat, Hyperkobling, Ja/nei eller OLE-objekt, selv om du kan angi verdier for andre felt i postsettet.
Hvis du for eksempel vil finne alle kundeoppføringer der kontaktens tittel er Eier,og denne personen befinner seg i Portland eller i Eugene,åpner du kundedataarket eller skjemaet og klikker Avansert i Gruppen Sorter &-filter på Hjem-fanen, og deretter klikker du Filtreretter skjema.
Skriv inn det første settet med verdier, klikk på Eller-fanen nederst i dataarket eller skjemaet, og skriv deretter inn det neste settet med verdier. Vær oppmerksom på at hvis du vil at en feltverdi skal fungere som et filter uavhengig av andre feltverdier, må du angi denne verdien i kategorien Søk etter og hver Eller-fane. Hver Eller fane representerer et alternativt sett med filterverdier.
Slik ser du bare postene som samsvarer med inndataene: Klikk Slå av/på Filter i gruppen Sorter & Hjem.
Bruke et filter ved å fylle ut et skjema
-
Åpne en tabell eller spørring i dataarkvisning eller et skjema i skjemavisning.
-
Kontroller at visningen ikke allerede er filtrert. Kontroller at enten det ufiltrerte eller nedtonede Ikonet Ingen filter finnes på postvelgerlinjen.
-
Klikk Avansert i Gruppen Sorter & på Hjem-fanen, og klikk deretter Filtrer etter skjema på hurtigmenyen.
-
Avhengig av om du arbeider i dataarkvisning eller i skjemavisning, gjør du ett av følgende:
Dataarkvisning: Klikk den første raden i kolonnen du vil filtrere, klikk pilen som vises, og velg deretter en verdi. Hvis du vil legge til flere verdier, klikker du bare på Eller-fanen nederst i dataarket og velger en annen verdi.
Skjemavisning:Klikk pilen som vises i kontrollen, og velg en verdi du vil filtrere etter. Hvis du vil legge til flere verdier, klikker du på Eller-fanen nederst i skjemaet og velger en annen verdi.
Tips!: Du kan ikke angi feltverdier for felt med flere verdier ved hjelp av filteret etter skjema, men du kan angi verdier for et felt som ikke er med flere verdier i postsettet.
-
Hvis du vil angi en liste over mulige verdier for et felt, kan du bruke operatoren. Angi for eksempel Portland eller Oregon i By-feltet for å filtrere etter poster som inneholder en av verdiene.
-
Hvis du vil filtrere basert på statusen til en kontroll, for eksempel en avmerkingsboks eller knapp, klikker du kontrollen slik at den har ønsket status. Hvis du vil returnere kontrollen til en nøytral posisjon, slik at den ikke brukes som vilkår for filtrering av poster, må du kontrollere at den er utilgjengelig (vises nedtonet).
-
Hvis du vil filtrere etter poster som har nullverdier (manglende), ikke-null, tomme verdier (tomme verdier eller verdier som ikke er tomme), skriver du inn Null,Is Not Null,""eller Not " i feltet.
-
-
Hvis du vil angi to alternative sett med vilkår, for eksempel hvis du bare vil se navnene på kontakter der LandRegion-verdien er USA og har fødselsdager faller i april, kan du gjøre ett av følgende:
-
Hvis du vil hente alle poster som oppfyller ett av flere sett med vilkår, angir du vilkårene ved å skrive inn det første settet med vilkår, klikke Eller-fanen og deretter angi neste sett med vilkår. Vær oppmerksom på at hvis du vil at en feltverdi skal fungere som et filter uavhengig av andre feltverdier, må du angi denne verdien i kategorien Søk etter og hver Eller-fane. Med andre ord representerer fanen Søk etter og hver Eller-fane et alternativt sett med filterverdier.
-
Vær også oppmerksom på at hver gang du legger til et feltkriterium på Eller-fanen, oppretter Access en annen Eller-fane. Dette gjør at du kan angi flere «eller»-vilkår. Filteret returnerer alle poster som inneholder alle verdiene angitt i kategorien Søk etter, eller alle verdiene angitt i den første Eller-fanen, eller alle verdiene som er angitt i den andre Eller-fanen og så videre.
-
Hvis du vil fjerne et filter og vise alle postene, klikker du På/av filtrer på nytt.
Hvis du vil endre et filter etter skjema, klikkerdu Avansert og deretter Filtrer etter skjema på nytt. Det gjeldende filtervilkårssettet vises.
Avansert filter
Noen ganger vil du kanskje bruke et filter som er en avansert filtertype, og du må kanskje skrive filtervilkårene selv. Hvis du for eksempel vil finne poster som inneholder datoer som forekommer i løpet av de siste sju dagene eller de siste seks månedene.
Bruk av de avanserte filtrene krever skriveuttrykk. Uttrykk ligner på formler i Excel og kriteriene du angir når du utformer en spørring.
Et eksempel på hvor du kan bruke et avansert filter, er å finne navnene på disse kontaktene med fødselsdager i løpet av de siste sju dagene. Når du bruker et avansert filter, kan du ytterligere begrense resultatene til de som har land/område er USA.
Bruke et avansert filter
-
Åpne en tabell, en spørring, et skjema eller en rapport i følgende visninger: Dataark, skjema, rapport eller oppsett.
-
Kontroller at visningen ikke allerede er filtrert. Kontroller at Ingen filtre vises nedtonet (er ikke tilgjengelig) på postnavigeringslinjen. Hvis navigasjonsfeltet for poster ikke vises, klikker du Avansert i gruppen Sorter & Filter på Hjem-fanen, og deretter klikker du Fjern alle filtre (hvis Fjern alle filtre vises nedtonet, er det ingen filtre som gjelder).
-
Klikk Avansert i gruppen Sorter & Kategorien Hjem, og klikk deretter Avansert filter/sortering på hurtigmenyen.
-
Legg til feltene du vil filtrere i rutenettet.
-
Angi et vilkår i Vilkår-raden for hvert felt. Vilkårene brukes som et sett, og bare poster som oppfyller alle vilkårene i Vilkår-raden, vises. Hvis du vil angi alternative vilkår for ett enkelt felt, skriver du inn det første vilkåret i Vilkår-raden og det andre vilkåret i Eller-raden og så videre.
Tips!:
-
Hele settet med vilkår i Eller-raden brukes som et alternativ til vilkårssettet i Vilkår-raden. Alle vilkår som du vil bruke for begge settene med vilkår, må skrives inn både i Vilkår-raden og Eller-raden. Klikk På/av filter for å se de filtrerte radene.
-
En god måte å lære å skrive vilkår på, er å bruke et felles filter eller et filter basert på utvalg som gir et resultat som er nær det du leter etter. Vis deretter Filter-objektfanen når filteret er brukt på visningen
-
Spesialkommandoer i kategorien Filtrer dokument
To spesialkommandoer er tilgjengelige på filterdokumentfanen. Når du høyreklikker hvor som helst ovenfor utformingsrutenettet på fanen, er kommandoene Last inn fra spørring og Lagre som spørring tilgjengelig på hurtigmenyen.
Kommandoen Last inn fra spørring laster inn utformingen av en valgt spørring i rutenettet. Lar deg bruke spørringsvilkårene som filtervilkår.
Med kommandoen Lagre som spørring kan du lagre filterinnstillingene som en ny spørring.
Fjern eller bruk et filter på nytt
Hvis du vil bytte til den ufiltrerte visningen av data, fjerner du filtrene ved å klikke Filtrert på navigasjonsfeltet for poster for å gå tilbake til full visning.
Når du fjerner gjeldende filtre, fjernes filtrene midlertidig fra alle feltene i visningen. Hvis du for eksempel først bruker filtre på feltene LandRegion og Fødselsdato, og deretter fjerner filtrene, ser du alle postene på nytt.
Hvis du vil bruke de nyeste filtrene på nytt, klikker du Ufiltrert på postnavigatørlinjen.
Fjerne et filter
Fjern et filter når du ikke lenger trenger det. Når du fjerner et filter, slettes det fra visningen, og du kan ikke lenger bruke det på nytt ved å klikke Ufiltrert på statuslinjen. Du kan fjerne ett enkelt filter fra ett enkelt felt, eller fjerne alle filtre fra alle feltene i visningen.
-
Hvis du vil fjerne ett enkelt filter fra ett enkelt felt: Høyreklikk den filtrerte kolonnen eller kontrollen, og klikk deretter Fjern filter fra feltnavn.
-
Hvis du vil fjerne alle filtre fra alle feltene: Klikk Avansert i gruppen Sorter & På Hjem-fanen, og klikk deretter Fjern alle filtre på hurtigmenyen.
Lagre et filter
Det kan være nyttig å lagre et filter hvis du skal bruke det på nytt. Filterinnstillingene som er i bruk på det tidspunktet du lukker en tabell, en spørring, et skjema eller en rapport, lagres automatisk sammen med objektet, og de kan brukes på nytt. Som standard brukes imidlertid ikke filterinnstillingene automatisk når du åpner objektet neste gang.
Angi objektets FilterOnLoad-egenskap til Ja for å sikre at gjeldende filtre automatisk brukes neste gang du åpner en tabell, en spørring, et skjema eller en rapport fra objektets egenskapsark. Egenskapen FilterOnLoad brukes neste gang du åpner objektet. Når du endrer denne innstillingen, må du lukke objektet og åpne det på nytt for å ta i bruk den nye innstillingen.
Obs!: Egenskapsinnstillingen For FilterOnLoad brukes bare når objektet lastes inn. Hvis du angir denne egenskapen for et objekt i utformingsvisning og deretter bytter til en annen visning, blir ikke innstillingen brukt. Du må lukke og åpne objektet på nytt for at endringene i egenskapsinnstillingen FilterOnLoad skal tre i kraft.
