Hvis du vil endre en fil som ligger i et SharePoint-bibliotek, og du ikke vil at andre skal kunne få tilgang til den, kan du sjekke ut filen. Dermed sikrer du at ingen andre kan endre filen mens du arbeider på den. Når du har fullført endringene og sjekket inn filen i SharePoint-biblioteket på nytt, kan andre brukere se endringene. De kan også sjekke ut filen hvis de har de aktuelle tillatelsene. Hvis du finner ut at du ikke vil beholde endringene i filen, kan du forkaste utsjekkingen, slik at versjonsloggen ikke påvirkes.
Viktig!: Du kan lagre den på en server som har Microsoft Office SharePoint Server 2007 og Microsoft SharePoint Server 2010 installert. For å kunne arbeide med SharePoint i Office for Mac, må du ha Microsoft Office for Mac Home and Business 2011, Microsoft Office for Mac Academic 2011 eller Microsoft Office for Mac Standard 2011.
Gjør ett eller flere av følgende:
Sjekke inn endringer i en fil
Biblioteket kan være konfigurert til å spore bare hovedversjoner, avhengig av behovene til organisasjonen. Det kan også hende det sporer både hovedversjoner og underordnede versjoner. Hvis det ikke er så ofte at personer i gruppen arbeider med flere revisjoner, kan det hende at organisasjonen bare vil spore hovedversjonene. Hvis mange personer arbeider med filer sammen og vanligvis oppretter flere versjoner, kan det hende at organisasjonen vil spore både hovedversjoner og underordnede versjoner. Hvis det finnes to typer versjoner, kan det være enklere for gruppen å behandle innholdet. Personer som arbeider med innholdet, kan forstå den gjeldende statusen for en fil bedre. En hovedversjon er vanligvis en versjon som er klar for visning og gjennomgang av en større gruppe, mens en underordnet versjon er et utkast som noen fremdeles arbeider på.
-
Klikk Sjekk inn på Fil-menyen.
-
Hvis du blir bedt om å velge hva slags versjon du sjekker inn, vil biblioteket spore både hovedversjoner og underordnede versjoner av filer, og du kan gjøre ett av følgende:
|
Hvis du vil oppdatere filen på serveren og |
Gjør du dette |
|---|---|
|
La andre vise og godkjenne endringer |
Klikk Major version (visible to anyone) (Hovedversjon (synlig for alle)). |
|
Opprette en kladdkopi av filen |
Klikk Minor version (visible to people with permission to read) (Underordnet versjon (synlig for personer med lesetilgang)). |
|
Overskrive gjeldende underordnet versjon |
Klikk Overwrite existing (replace the file on the server) (Overskriv eksisterende (erstatt filen på serveren)). |
-
Obs!: Versjonsalternativene tilordner også et tall til versjonen som du sjekker inn. 2.3 er for eksempel den tredje underordnede versjonen av en fil som er blitt publisert to ganger som en hovedversjon, og 3.0 er den neste hovedversjonen av filen.
-
Hvis du vil sjekke inn endringene, men vil at filen fortsatt skal være sjekket ut, merker du av for Keep file checked out after checking in this version (La filen fortsatt være sjekket ut etter at denne versjonen er sjekket inn).
Obs!: Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis dokumentet er i Open XML-format.
-
Angi en beskrivelse av endringene du har gjort i filen, under Versjonsmerknader, og klikk deretter Sjekk inn.
Forkaste utsjekking
Hvis du sjekker ut en fil fra et bibliotek på et nettsted, gjør endringer og deretter bestemmer deg for at du ikke vil beholde endringene du har gjort, kan du angre utsjekkingen. Endringene du gjorde i filen etter at du sjekket den ut, blir forkastet, og filen blir igjen tilgjengelig for andre som vil redigere den.
-
Klikk Forkast utsjekking på Fil-menyen.
