Finne poster med de nyeste eller nyeste datoene

Vurder å bruke et filter i stedet for en toppverdispørring

Et filter er vanligvis bedre hvis du har en bestemt dato i tankene. Vurder følgende for å finne ut om du bør opprette en toppverdispørring eller bruke et filter:

• Hvis du vil returnere alle postene der datoen samsvarer med, er før eller etter en bestemt dato, bruker du et filter. Hvis du for eksempel vil se datoene for salg mellom april og juli, bruker du et filter.

• Hvis du vil returnere et bestemt antall poster som har de nyeste eller seneste datoene i et felt, og du ikke vet de nøyaktige datoverdiene, eller de ikke har noe å si, oppretter du en spørring for øverste verdier. Hvis du for eksempel vil se de fem beste salgskvartalene, bruker du en spørring for øverste verdier.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter og bruker filtre, kan du se artikkelen Bruke et filter til å vise valgte oppføringer i en Access-database.

Til toppen av siden

Lime inn eksempeldataene i Excel-regneark

1. Åpne Excel. En tom arbeidsbok åpnes.

2. Trykk SKIFT+F11 for å sette inn et regneark (du trenger fire).

3. Kopier dataene fra hver eksempeltabell til et tomt regneark. Ta med kolonneoverskriftene (første rad).

Opprette databasetabeller fra regnearkene

1. Merk dataene fra det første regnearket, inkludert kolonneoverskriftene.

2. Høyreklikk navigasjonsruten, og klikk deretter Lim inn.

3. Klikk Ja for å bekrefte at den første raden inneholder kolonneoverskrifter.

4. Gjenta trinn 1–3 for hvert av de gjenværende regnearkene.

Opprette en grunnleggende toppverdispørring

1. Klikk på Spørringsutforming i Spørringer-gruppen på Opprett-fanen.

2. Dobbeltklikk Ansatte-tabellen, og klikk deretter Lukk.

   Hvis du bruker eksempeldataene, legger du til Ansatte-tabellen i spørringen.

3. Legg til feltene du vil bruke i spørringen, i utformingsrutenettet. Du kan dobbeltklikke på hvert felt eller dra og slippe hvert felt i en tom celle i Felt-raden.

   Hvis du bruker eksempeltabellen, legger du til feltene Fornavn, Etternavn og Fødselsdato.

4. I feltet som inneholder de høyeste eller laveste verdiene (Fødselsdato-feltet, hvis du bruker eksempeltabellen), klikker du Sorter-raden og velger enten Stigende eller Synkende.

   Synkende sorteringsrekkefølge returnerer den nyeste datoen, og stigende sorteringsrekkefølge returnerer den tidligste datoen.

   Viktig!: Du må angi en verdi i Sorter-raden bare for felt som inneholder datoene. Hvis du angir en sorteringsrekkefølge for et annet felt, returnerer ikke spørringen resultatene du ønsker.

5. Klikk pil ned ved siden av Alle (listen over øverste verdier) i Verktøy-gruppen på Utforming-fanen, og angi hvor mange poster du vil se, eller velg et alternativ fra listen.

6. Klikk Kjør for å kjøre spørringen og vise resultatene i dataarkvisning.

7. Lagre spørringen som NextBirthDays.

Du kan se at denne typen spørring med toppverdier kan besvare grunnleggende spørsmål, for eksempel hvem som er den eldste eller yngste personen i firmaet. De neste trinnene forklarer hvordan du bruker uttrykk og andre vilkår for å legge til kraft og fleksibilitet i spørringen. Kriteriene som vises i neste trinn, returnerer de neste tre fødselsdagene til de ansatte.

Legge til vilkår i spørringen

Denne fremgangsmåten bruker spørringen som ble opprettet i forrige prosedyre. Du kan følge med på en annen toppverdispørring så lenge den inneholder faktiske dato/klokkeslett-data, ikke tekstverdier.

1. Høyreklikk NextBirthDays-spørringen i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning.

2. I utformingsrutenettet for spørringen, i kolonnen til høyre for BirthDate, skriver du inn følgende:
   Month Birth: DatePart("m";[BirthDate]).
   Dette uttrykket trekker ut måneden fra BirthDate ved hjelp av DatePart-funksjonen.

3. I den neste kolonnen i utformingsrutenettet for spørringen skriver du inn følgende:
   DayOfMonthDrag: DatePart("d";[BirthDate])Dette uttrykket trekker ut dagen i måneden fra BirthDate ved hjelp av
   DatePart-funksjonen.

4. Fjern merket i avmerkingsboksene i Vis-raden for hvert av de to uttrykkene du nettopp skrev inn.

5. Klikk på Sorter-raden for hvert uttrykk, og velg deretter Stigende.

6. Skriv inn følgende uttrykk i Vilkår-raden i Kolonnen Fødselsdato:
   Month([Birth Date]) > Month(Date()) OR Month([Birth Date])= Month(Date()) AND Day([Birth Date])>Day(Date())Dette uttrykket gjør
   følgende:

   • Month( [Birth Date]) > Month(Date()) angir at fødselsdatoen for hver ansatt faller i en fremtidig måned.

   • Month( [Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) angir at hvis fødselsdatoen inntreffer i gjeldende måned, faller fødselsdatoen på eller etter den gjeldende dagen.

     Kort sagt utelukker dette uttrykket alle poster der fødselsdagen inntreffer mellom 1. januar og gjeldende dato.

     Tips!:  Hvis du vil ha flere eksempler på uttrykk med spørringsvilkår, kan du se artikkelen Eksempler på spørringsvilkår.

7. Skriv inn 3 i Retur-boksen i Gruppen Spørringsoppsett på Utforming-fanen.

8. Klikk på Kjør i Resultater-gruppen på Utforming-fanen.

Til toppen av siden

Opprette en totalsumspørring

Denne fremgangsmåten bruker eksempeltabellen Hendelser og Eksempeltabellen for EventType for å svare på dette spørsmålet:

Når var den nyeste hendelsen for hver hendelsestype, unntatt konserter?

1. Klikk på Spørringsutforming i Spørringer-gruppen på Opprett-fanen.

2. Dobbeltklikk på Hendelser- og Hendelsestype-tabellene.
   Hver tabell vises i den øverste delen av spørringsutformingen.

3. Dobbeltklikk EventType-feltet i EventType-tabellen og EventDate-feltet fra Hendelser-tabellen for å legge til feltene i utformingsrutenettet for spørringen.

4. Angi en konsert i vilkårsraden i Feltet Hendelsestype i utformingsrutenettet for <>spørring.

   Tips!:  Hvis du vil ha flere eksempler på vilkårsuttrykk, kan du se artikkelen Eksempler på spørringsvilkår.

5. Klikk Totaler i Vis/skjul-gruppen på Utforming-fanen.

6. Klikk totalraden i EventDate-feltet i utformingsrutenettet for spørringen, og klikk deretter Maks.

7. Klikk Vis i Resultater-gruppen i kategorien Utforming, og klikk deretter SQL-visning.

8. I SQL-vinduet, på slutten av SELECT-setningen, rett etter AS-nøkkelordet, erstatter du MaxOfEventDate med MostRecent.

9. Lagre spørringen som MostRecentEventByType.

Opprette en ny spørring for å legge til flere data

Denne prosedyren bruker MostRecentEventByType-spørringen fra den forrige prosedyren til å svare på dette spørsmålet:

Hvem var kunden på den nyeste hendelsen for hver hendelsestype?

1. Klikk på Spørringsutforming i Spørringer-gruppen på Opprett-fanen.

2. Dobbeltklikk spørringen MostRecentEventByType på Spørringer-fanen.

3. Dobbeltklikk Hendelser-tabellen og Kunder-tabellen på Tabeller-fanen.

4. Dobbeltklikk følgende felt i spørringsutformingen:

   1. Dobbeltklikk EventType i Hendelser-tabellen.

   2. Dobbeltklikk MostRecent på mostRecentEventByType-spørringen.

   3. Dobbeltklikk Firma i Kunder-tabellen.

5. Velg Stigende i Sorter-raden i Hendelsestype-kolonnen i utformingsrutenettet for spørringen.

6. Klikk på Kjør i Resultater-gruppen på Utforming-fanen.

Til toppen av siden