Grunnleggende oppgaver i SharePoint Server 2010

Samarbeid og sosial databehandling

SharePoint Server 2010 utvider samarbeidsfunksjonene i SharePoint Foundation ved å fremme enkel redigering fra nettleseren eller kjente programmer, for eksempel Microsoft Word, hjelpe brukere med å relatere ressurser med merking og vurderinger, og hjelpe folk med å finne svar raskere gjennom nyhetsfeeder og personsøk.

Et av de primære stedene der du kan dra nytte av disse funksjonene, er på Mitt område. Mitt område er ditt eget SharePoint-nettsted der du kan dele dokumenter, koblinger og informasjon om deg selv i en nettprofil. Du kan også blogge om emner av interesse eller søke etter informasjonen du trenger for å gjøre jobben din.

Du bestemmer hvilken informasjon du vil dele, og hvilken informasjon du vil holde privat på Mitt område. Deretter kan du merke koblinger til informasjon og finne informasjon som andre personer merker eller deler i nyhetsfeedene sine. Hvis du vil lære mer om behandling av informasjon på Mitt område, kan du se Administrere informasjonen du deler via Mitt område og profilen.

SharePoint Server 2010 muliggjør også deltakelse hvor som helst ved å tilby en rik SharePoint Workspace-opplevelse mens du er tilkoblet eller koblet fra nettverket og frigjør brukere til å samarbeide mens de er på farten.

Innholdsbehandling for virksomhet

Enterprise Content Management (ECM) fra Microsoft hjelper organisasjoner med å løse utfordringene fra store mengder uadministrert innhold. SharePoint Server 2010 er en sentral del av Microsoft ECM-løsningen, som utvider innholdsbehandlingen til alle ansatte i en organisasjon gjennom integrering med kjente verktøy, for eksempel Microsoft Office-systemet. Microsoft ECM-løsningen gir muligheter for å administrere hele livssyklusen til innhold – fra oppretting, redigering og samarbeid til utløp – på én enkelt enhetlig plattform.

SharePoint Server 2010 hjelper organisasjoner med å administrere hele livssyklusen for innhold ved å tilby spesifikke sett med funksjoner som gjør det mulig for organisasjoner å oppnå følgende mål:

• Administrer diverse innhold    Funksjonene for dokumentbehandling i SharePoint Server 2010 hjelper organisasjoner med å konsolidere variert innhold fra flere plasseringer til et sentralt administrert repositorium med konsekvent kategorisering. Den nye dokumentsettfunksjonen gjør det mulig for organisasjonen å opprette og administrere arbeidsprodukter som omfatter flere dokumenter. Integrerte søkefunksjoner hjelper personer med å finne, dele og bruke denne informasjonen. Funksjoner for metadatabehandling , for eksempel den nye termlagerfunksjonen, kan hjelpe organisasjoner med å administrere metadata sentralt på tvers av områder. Metadata er informasjon om data som brukes til å identifisere, strukturere, oppdage og behandle informasjon. Ny støtte for metadatadrevet navigasjon, og muligheten til å bygge inn metadatafelt i dokumenter forbedrer informasjonssøk og -søk. Innhold kan også beskyttes mot uautorisert tilgang. Samarbeidsverktøy, for eksempel arbeidsflyt, hjelper personer med å arbeide bedre sammen for å opprette, se gjennom og godkjenne dokumenter på en strukturert måte.

• Oppfyller samsvarskrav og juridiske krav    Funksjonene for postbehandling i SharePoint Server 2010 gjør det mulig for organisasjoner å lagre og beskytte forretningsposter, enten på stedet ved siden av pågående poster eller i et låst sentralt repositorium. Organisasjoner kan bruke utløpspolicyer på poster for å sikre at de beholdes i riktig tidsperiode for å overholde forskrifter eller bedriftspolicyer, og dermed redusere juridisk risiko for organisasjonen. Revisjonsspor gir bevis for interne og eksterne revisorer at postene ble beholdt på riktig måte. Sperringer kan plasseres på bestemte poster under juridisk oppdagelse for å forhindre ødeleggelse.

• Behandle flere webområder effektivt    Funksjonene for behandling av nettinnhold i SharePoint Server 2010 gjør det mulig for personer å publisere nettinnhold med et brukervennlig innholdsredigeringsverktøy og en innebygd godkjenningsprosess. Ansatte kan laste opp innhold, inkludert bilder, lyd og video, til nettsteder i tide uten omfattende støtte fra IT-ansatte. Ny støtte for rike medier inkluderer et nytt aktivabibliotek med rike visninger og velgere. støtte for videoer som en SharePoint-innholdstype. en strømmende videoinfrastruktur og en hudbar Silverlight-mediespiller. Maler i form av hoveddokumenter og sideoppsett gjør det mulig for organisasjoner å bruke konsekvent varemerking på sider. Innebygde nettanalysefunksjoner støtter analyserapporter for trafikk, søk og lagerbeholdning. SharePoint Server 2010 tilbyr også én enkelt distribusjons- og administrasjonsinfrastruktur for intranett, ekstranett og Nettsteder, samt for flerspråklige nettsteder.

Enterprise-søk

SharePoint Server 2010 leverer en kraftig søkeinfrastruktur som utfyller andre funksjoner for forretningsproduktivitet, for eksempel Enterprise Content Management og samarbeid, for å hjelpe folk med å få bedre svar raskere og forsterke virkningen av kunnskap og ekspertise.

Søk tar hensyn til din personlige kontekst og hjelper deg med å begrense søket ved hjelp av interaktiv navigasjon for å veilede deg til informasjonen du trenger. SharePoint Server utvider søkerekkevidde på tvers av flere innholdskilder og innholdstyper for å koble til all informasjonen i virksomheten, inkludert virksomhetsprogrammer som SAP, Siebel eller egendefinerte databaser, og gjør informasjonen tilgjengelig for personene som trenger den.

Forretningsintelligens

Forretningsintelligens er et sett med metoder, teknologi og prosesser som tar informasjon lagret i organisasjonssystemer og gjør den gjennomførbar ved å sette den i hendene på de som trenger det mest, slik at de kan ta informerte beslutninger. Som en viktig del av Microsoft Business Intelligence-plattformen kan SharePoint Server 2010 bidra til å utvide funksjoner for forretningsintelligens til alle i en organisasjon, slik at alle kan få tilgang til de riktige dataene for å ta de riktige avgjørelsene.

Organisasjonen lagrer sannsynligvis data i en rekke formater, for eksempel databaser, e-postmeldinger og regnearkfiler. SharePoint Server 2010 hjelper deg med å trekke ut data fra en rekke kilder og presentere disse dataene på måter som forenkler analyse og beslutningstaking.

Excel Services gir beslutningstakere mulighet til å publisere, dele og behandle Excel-arbeidsbøker på et SharePoint-nettsted. Andre personer i organisasjonen kan deretter endre celleverdier, formler og formatering fra nettleseren mens de analyserer dataene.

PerformancePoint Services i SharePoint Server 2010 kan øke synligheten til viktige organisatoriske mål og måledata, og muliggjøre rikere dybde av analyse og innsikt. Du eller andre i organisasjonen kan opprette og bruke interaktive instrumentbord med målstyringer, rapporter og filtre for å finne trender. Du kan også legge til rike diagrammer på SharePoint-områdene og koble diagrammer til data fra en rekke kilder, for eksempel SharePoint-lister, eksterne datalister, Tilkoblingstjenester for forretningsdata, Excel Services eller andre nettdeler.

Portaler

Med SharePoint Server 2010 kan organisasjoner bygge og vedlikeholde portalområder for alle aspekter av virksomheten (intranettportaler for virksomheter, bedriftens Internett-nettsteder og delingsportalområder). Intranett- og divisjonsportaler for virksomheter kan koble individuelle nettsteder på tvers av en organisasjon og konsolidere tilgang til eksisterende forretningsprogrammer. Team og enkeltpersoner i en organisasjon kan bruke et portalområde til å få tilgang til ekspertisen, informasjonen og forretningsprogrammene de trenger for å gjøre jobben sin.

Personer i en organisasjon som bruker et portalområde, kan dra nytte av Mitt område-områdene. Et Mitt område er et personlig område som gir deg en sentral plassering for å behandle og lagre dokumenter, innhold, koblinger og kontakter. Mitt område fungerer som et kontaktpunkt for andre brukere i organisasjonen for å finne informasjon om deg, ferdighetene dine og interessene dine. Mine nettsteder inkluderer funksjonene for sosial databehandling som er nevnt tidligere i denne artikkelen.

SharePoint Server 2010 inneholder også funksjoner som organisasjoner kan bruke til å tilpasse opplevelsen av et portalområde for individuelle brukere, for eksempel å målrette innhold mot bestemte typer brukere. Organisasjonen kan tilpasse portalområdet ytterligere ved hjelp av et SharePoint-kompatibelt webutformingsprogram, for eksempel SharePoint Server 2010.

Forretningsprosesser og skjemaer

SharePoint Server 2010 inneholder mange funksjoner som kan hjelpe deg med å integrere og strømlinjeforme forretningsprosessene. Arbeidsflyter kan effektivisere kostnadene ved å koordinere vanlige forretningsprosesser, for eksempel prosjektgodkjenning eller dokumentgjennomgang, ved å administrere og spore oppgavene som er involvert i disse prosessene. SharePoint Server 2010 har flere forhåndsdefinerte arbeidsflyter som du kan bruke som de er, eller tilpasse etter dine behov. Du kan også bruke SharePoint Designer til å opprette egendefinerte arbeidsflyter som støtter dine unike forretningsprosesser.

Du kan også opprette nettleserbaserte skjemaer og samle inn data fra organisasjoner som ikke bruker Microsoft InfoPath 2010.

Lister

Selv om det finnes ulike typer lister, er fremgangsmåten for å legge til elementer i dem lik, slik at du ikke trenger å lære flere nye teknikker for å arbeide med ulike typer lister. Et listeelement inneholder tekst i en rekke kolonner, men noen lister kan tillate at vedlegg legges til elementet.

Biblioteker

Et bibliotek er en plassering på et nettsted der du kan opprette, samle inn, oppdatere og behandle filer med gruppemedlemmer. Hvert bibliotek viser en liste over filer og viktig informasjon om filene, noe som hjelper andre med å bruke filene til å samarbeide.

Du kan legge til en fil i et bibliotek ved å laste den opp fra nettleseren. Når du har lagt til filen i biblioteket, kan andre personer med riktig tillatelse se filen. Hvis du allerede viser biblioteket når en fil legges til, må du kanskje oppdatere nettleseren for å se den nye filen.

Hvis du bruker et program som er kompatibelt med SharePoint Server, kan du opprette en ny fil basert på en mal mens du arbeider i biblioteket. Du kan også lagre en fil i biblioteket fra et annet program, for eksempel SharePoint Workspace eller Microsoft Word.

Områder og sider

Et nettsted kan tjene et generelt formål, for eksempel lagring av tidsplaner, retningslinjer, filer og annen informasjon som gruppen refererer til ofte. Eller et nettsted kan tjene et mer spesifikt formål, for eksempel å holde oversikt over et møte eller være vert for en blogg, der et medlem av organisasjonen ofte legger inn nyheter og ideer.

Organisasjonen kan bruke sider, sekundære nettsteder og områder på øverste nivå til å dele områdeinnhold inn i distinkte, separat håndterbare områder. Hver avdeling i organisasjonen kan for eksempel ha sitt eget gruppeområde som er en del av et større portalområde.

Du kan legge til innhold på områder ved å legge til lister og biblioteker. Hvis du har tillatelse, kan du også legge til sider på området. Du kan vurdere å legge til nettdelsider, slik at du kan bruke nettdeler til å legge til dynamisk innhold raskt.

Hvis du trenger å opprette nye nettsteder, kan du velge blant flere typer nettstedsmaler for å gi deg et forsprang på å opprette et nytt nettsted. Om du kan opprette områder og sekundære områder, avhenger av hvordan organisasjonen har konfigurert områdene og tillatelsene til å opprette dem. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan organisasjonen administrerer tillatelser til nettsteder, kan du se områdeeieren eller administratoren.

Navigere til innhold

Navigasjonselementer hjelper brukere med å bla gjennom aktuelt innhold. To navigasjonselementer som du kan tilpasse, er den øverste koblingslinjen og hurtigstartlinjen.

Ved å bruke innstillingssidene for hver liste eller hvert bibliotek kan du velge hvilke lister og biblioteker som skal vises på hurtigstartlinjen. Du kan også endre rekkefølgen på koblinger, legge til eller slette koblinger og legge til eller slette delene som koblingene er organisert i. Hvis du for eksempel har for mange lister i listedelen, kan du legge til en ny inndeling for Oppgaver Lister der du kan inkludere koblinger til oppgavelistene. Du kan gjøre alle disse endringene i hurtigstartlinjen fra en nettleser som er kompatibel med SharePoint Server 2010. Du kan også legge til koblinger til sider utenfor området.

Den øverste koblingslinjen gjør det mulig for brukere av nettstedet å flytte til andre nettsteder i nettstedssamlingen ved at det vises en rad med faner øverst på hver side på nettstedet. Når du oppretter et nytt nettsted, kan du velge om du vil inkludere nettstedet i den øverste koblingslinjen på det overordnede nettstedet, og om du vil bruke den øverste koblingslinjen fra det overordnede nettstedet.

Hvis nettstedet bruker en unik øverste koblingslinje, kan du tilpasse koblingene som vises på den øverste koblingslinjen for nettstedet. Alle områder som er opprettet i det overordnede området, kan også vises på den øverste koblingslinjen, forutsatt at områdene er konfigurert til å arve den øverste koblingslinjen på det overordnede nettstedet. Du kan også inkludere koblinger til andre områder utenfor områdesamlingen.

Administrere tilgang til innhold

En nettstedseier eller administrator kan gi tilgangsnivåer til brukere og SharePoint-grupper, som inneholder brukere. Tillatelsene kan brukes på et nettsted, listene og bibliotekene på et nettsted, og elementene i listene og bibliotekene.

Du kan tilordne ulike tilgangsnivåer for ulike objekter, for eksempel et bestemt nettsted, en liste, et bibliotek, en mappe i en liste eller et bibliotek, et listeelement eller et dokument.

Organisere lister og biblioteker

Hvordan du organiserer lister og biblioteker, avhenger av behovene til gruppen og hvordan du foretrekker å lagre og søke etter informasjon. Noe planlegging kan hjelpe deg med å konfigurere strukturen som fungerer best for organisasjonen.

Informasjon i lister og biblioteker lagres i kolonner, for eksempel Tittel, Etternavn eller Firma. Du kan bruke kolonner til å sortere og filtrere elementer på samme måte som i et regneark ved å klikke kolonneoverskriftene i en liste eller et bibliotek. Du kan også bruke visninger til å se elementene i en liste eller et bibliotek som er viktigst for deg.

Bruke tilgjengelighetsfunksjoner

Nettsteder er utformet slik at lister, biblioteker og andre funksjoner kan nås fullstendig ved hjelp av tastetrykk. En modus med større tilgjengelighet gjør det enklere for brukere av tilgjengelige teknologier å samhandle med menyer og ulike kontroller. Hopp til koblinger for hovedinnhold gjør det mulig for tastaturbrukere å hoppe over gjentakende navigasjonskoblinger til det mer meningsfulle innholdet på en side.

Markeringen av overskrifter er utformet for bedre å definere strukturen og forbedre navigasjonen for personer som bruker skjermlesere. Bilder som lastes opp til nettstedet, tillater at egendefinert alternativ tekst defineres. Du kan for eksempel tilordne egendefinert alternativ tekst til bildet som vises på hjemmesiden i nettdelen for nettstedsbilde eller til et bilde du legger til i et bildebibliotek. For visning av nettsteder fungerer høykontrastalternativene i Windows bra for brukere med nedsatt syn.

Sporingsversjoner

Listen eller biblioteket kan være konfigurert til å spore versjoner, slik at du kan gjenopprette en tidligere versjon hvis du gjør en feil og viser en versjonslogg over endringene. Når versjoner spores, lagres revisjoner av elementene eller filene og egenskapene deres. Dette gjør det mulig å administrere innhold på en bedre måte når det revideres, og til og med gjenopprette en tidligere versjon hvis du gjør en feil i den gjeldende versjonen. Versjonskontroll er spesielt nyttig når flere personer arbeider sammen på prosjekter eller når informasjon går gjennom flere stadier av utvikling og gjennomgang.

1. Gjeldende publiserte hovedversjon er uthevet, og versjonsnummeret er et heltall.

2. En versjon opprettes når egenskaper eller metadata endres.

3. Den første versjonen av en fil er alltid underordnet versjon 0.1.

Versjonskontroll er tilgjengelig for listeelementer i alle standard listetyper , inkludert kalendere, problemsporingslister og egendefinerte lister , og for alle filtyper som kan lagres i biblioteker, inkludert nettdelsider.

Samtidig redigering av dokumenter

To eller flere brukere kan redigere et Word dokument eller PowerPoint-presentasjon samtidig. Med denne nye funksjonen kan du lese og skrive deler av en fil som er lagret i SharePoint. Du kan for eksempel arbeide på ett avsnitt i et Word dokument mens en kollega arbeider på et annet avsnitt i samme dokument og samtidig.

Holde seg oppdatert om endringer

RSS er en praktisk måte å distribuere og motta informasjon på i et standardisert format, inkludert oppdateringer for lister og biblioteker. Et standardisert XML-filformat gjør at informasjonen kan vises av mange forskjellige programmer. Du kan også abonnere på lister og biblioteker ved å angi varsler, slik at du vet når innholdet er endret.

Et team kan bruke feedene sine som en metode for å tilpasse innholdet for gruppemedlemmer som abonnerer på feedene sine, og til å tilby koblinger tilbake til nettstedene. RSS-feeder er en enkel måte å holde oversikt over gruppefremdrift og prosjektoppdateringer på. I stedet for å bla gjennom flere gruppenettsteder, mottar du de siste nyhetene eller oppdateringene fra disse nettstedene automatisk.

Behandle arbeidsflyt

Arbeidsflyter hjelper personer med å samarbeide på dokumenter og behandle prosjektoppgaver ved å implementere bestemte forretningsprosesser på dokumenter og elementer på et nettsted. Arbeidsflyter hjelper organisasjoner med å følge konsekvente forretningsprosesser. Arbeidsflyter kan også forbedre effektiviteten og produktiviteten i organisasjonen ved å administrere oppgavene og trinnene som er involvert i bestemte forretningsprosesser. Dette gjør at personene som utfører disse oppgavene, kan konsentrere seg om selve arbeidet i stedet for å behandle arbeidsflyten.

Arbeidsflyter kan strømlinjeforme kostnadene og tiden det tar å koordinere vanlige forretningsprosesser, for eksempel prosjektgodkjenning eller dokumentgjennomgang, ved å behandle og holde oversikt over de menneskelige oppgavene som er involvert i disse prosessene. En organisasjon kan for eksempel bruke en forhåndsdefinert arbeidsflyt for godkjenning, eller opprette og distribuere en egendefinert arbeidsflyt for å administrere en annen forretningsprosess.

Arbeide med innholdstyper

Listen eller biblioteket kan støtte flere innholdstyper. Innholdstyper gjør det mulig for organisasjoner å organisere, administrere og håndtere store mengder innhold mer effektivt. Hvis listen eller biblioteket er konfigurert til å tillate flere innholdstyper, kan du legge til innholdstyper fra en liste over tilgjengelige alternativer som organisasjonen bruker ofte, for eksempel markedsføringspresentasjoner eller kontrakter.

Når du har lagt til en innholdstype i en liste eller et bibliotek, gjør du det mulig for listen eller biblioteket å inneholde elementer av denne typen. Brukere kan deretter bruke Nytt element-knappen i listen eller biblioteket til å opprette nye elementer av denne typen.

En av de viktigste fordelene med innholdstyper for lister og biblioteker er at de gjør det mulig for én enkelt liste eller ett bibliotek å inneholde flere elementtyper eller dokumenttyper, som hver kan ha unike metadata, policyer eller virkemåter. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du arbeider med innholdstyper, kan du se Innføring i innholdstyper og innholdstypepublisering.