Obs!: Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.
Informasjonen i denne artikkelen gir deg en innføring i begrepet ved hjelp av arkivsenteret til å behandle og lagre postene dine. Du finner informasjon om generell veiledning i denne artikkelen for å hjelpe deg med å forstå fordelene ved hjelp av områdemalen arkivsenter. Hvis du vil ha mer detaljert informasjon om å opprette og bruke arkivsenteret, kan du se koblingene under Se også.
I denne artikkelen
Oversikt
Hensikten med arkivsenteret er at det skal være et sentralt repositorium der en organisasjon kan lagre og behandle alle sine poster, for eksempel juridiske dokumenter eller regnskapsdokumenter. Arkivsenteret støtter hele postbehandlingsprosessen, fra innsamling av poster via postbehandling til fjerning av poster. Det er vanligvis postbehandlingsansvarlige og IT-ansatte i en organisasjon som utformer og konfigurerer et arkivsenterområde, slik at det støtter organisasjonens filplan.
Obs!: SharePoint gjør mulighet å administrere poster "i stedet." Du kan bruke en funksjon som er tilgjengelige med lokal postbehandling i i arkivsenteret, for eksempel håndhevelse for behandling av informasjon, ruting og hold nede, til å behandle poster på et område. Hvis du vil lære mer om postbehandling på stedet, kan du se koblingene under Se også.
Områdemalen Arkivsenter ligner på andre SharePoint-områder ved at den fungerer som et generelt oppbevaringssted for dokumenter og muliggjør samarbeid mellom områdebrukere. Arkivsenter områdemalen, er imidlertid et forhåndskonfigurert område spesielt utformet for å hjelpe organisasjoner med å implementere deres arkivbehandling og oppbevaringspolicyer. Versjonskontroll, revisjon, behandling av metadata, eDiscovery og dokumentdistribusjon med tilpasningsmuligheter er innebygde funksjoner som kan bidra til en mer effektiv håndtering av arkivdata.
Funksjoner i malen for Arkivsenter-området
Områdemalen Arkivsenter kombinerer noen standardfunksjoner som er tilgjengelige i Microsoft Enterprise Project Management-løsning (EPM) med administrasjonsfunksjoner noen flere spesialiserte poster til å gi følgende funksjoner:
Bruk av hvelv Arkivsenteret har flere funksjoner som bidrar til å sikre integritet poster som er lagret i den:
-
Systemet endrer aldri poster automatisk. Det sikrer at poster som lastes opp til et arkivsenterområde og senere lastes ned igjen, alltid vil være identiske.
-
Områdeadministratorer kan konfigurere arkivsenteret slik at ingen kan foreta endringer direkte i postene. Det gjøres ved å versjonskontrollere alle endringer som er gjort i dokumentet, og ved å overvåke spesielle typer endringer.
-
I arkivsenteret kan postbehandlingsansvarlige legge til og vedlikeholde metadata for elementer atskilt fra metadataene for posten. Dermed kan informasjon som gjelder postbehandlingsoppgaver, oppdateres uten at den underliggende posten endres. Endringer i metadata versjonskontrolleres også.
Håndhevelse for behandling av informasjon Noen tilgjengelige policyfunksjoner som er nyttige for arkivbehandling:
-
Sporing av endringer Denne funksjonen logger hendelser og operasjoner som utføres på filer. Overvåking er nyttig for posten whm visning og tilgang til informasjon i arkivsenteret.
-
Utløp Denne funksjonen angir hvor lenge en post skal være beholdt og hvilke handlinger som skal utføres når oppbevaringsperioden utløper, for eksempel sletting eller for å starte en arbeidsflyt for godkjenning av fjerning. Oppbevaringsperiode for en post vanligvis begynner når en post sendes til arkivsenteret.
-
Strekkoder Denne funksjonen gir hver post med en unik strekkodebilde og en numerisk verdi. Verdien av strekkoden lagres og indekseres sammen med elektronisk versjon av oppføringen. Strekkoder er nyttige for oppbevaring og sporing av fysiske poster. Når postene i et bibliotek har fysiske versjoner, gir strekkoder mulighet til å koordinere de fysiske versjonene med de elektroniske versjonene.
Programmerbart grensesnitt for innsamling Arkivsenteret støtter et sett med tjenester som forenkler innsamling av poster. Programmerbart grensesnitt for arkivsenteret organisasjoner kan bruke til å konfigurere begge dokumentet management og e-postsystemer for å sende filer til området for Arkivsenter automatisk. Innhold kan sendes til arkivsenteret via en webtjeneste ved hjelp av SOAP (Simple Object Access Protocol) eller via e-post ved hjelp av SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Du kan også bruke arbeidsflyter som er utformet i Microsoft SharePoint Designer 2010 til å sende poster til arkivsenteret. Hvis du vil lære mer om å sende poster til arkivsenteret, kan du se koblingene under Se også.
Postruting Arkivsenteret inneholder en innholdsarrangør som kan rutes innkommende poster automatisk (enten de er sendt automatisk eller manuelt) til riktig sted, basert på posttype. Når en post sendes til arkivsenteret, er det ofte fulgt av flere relatert informasjon, for eksempel overvåkingslogg og metadata. Overvåkingslogg for en oppføring som er lagret i arkivsenteret som en XML-fil, og metadataene for posten er lagret i en XML-fil og i metadatakolonner på arkivsenterområdet. Hvis du vil lære mer om konfigurering og ruting poster ved hjelp av innholdsarrangøren, kan du se koblingene under Se også.
Hold Som en del av det som er kjent som e-Discovery, arkivsenteret organisasjoner kan bruke til å ta poster som er under juridiske søk som en del av rettstvist, eller relevante regnskapsettersyn eller etterforskning, og plasser dem på en Sperringer-listen. Når poster er sperret, de er utestengt fra eventuelle utløpspolicyer som kan være i bruk, og de dermed er beskyttet mot ødeleggelse. Hvis du for eksempel hvis i tilfelle rettstvist, holder en organisasjon stedene relevante poster som kan det være nødvendig for å produsere på, er disse postene tilgjengelige før rettslig er fullført. Poster kan bli sperret mer enn én om gangen. Poster ledere kan også søke arkivsenteret for poster som må være plassert på vent. Hvis du vil ha mer informasjon om e-Discovery, kan du se koblingene under Se også.
Eksempel på bruk av arkivsenteret til behandling av poster
Firmaer er ofte nødvendige for å generere og gi finansrapporter med jevne mellomrom for mva-formål. Når som helst et firma kan bli bedt om å frigi økonomiske opplysninger som en del av en overvåkingslogg prosess, for eksempel og økonomiske opplysninger må frigis med kravet om at dataene ikke endres på noen måte. For å kunne bruke denne forespørselen, firmaets økonomiavdelingen søker etter og ruter økonomiske rapporter til et bestemt bibliotek Vent innenfor et arkivsenterområde. De er utestengt fra forhåndsdefinerte policyer som kan være i kraft ved å sende rapporter til et bibliotek på vent, og tilgang til disse rapportene er blokkert til en bestemt dato og klokkeslett, eller til riktig autorisasjon oppstår. Økonomiske rapporter lagres i området for Arkivsenter sammen med tilknyttede overvåkingslogg og andre metadata.
Utforme et Arkivsenter-område
Det er to overordnede hovedtrinn som må utføres når en organisasjon skal utforme et Arkivsenter-område for å implementere et postbehandlingssystem:
-
En organisasjon må utvikle en strategi for postbehandling og en formell plan for. Dette er noe det samarbeides om som involverer forbindelse mellom poster ledere, samsvar direktører, IT-teknikere og informasjonsarbeidere.
-
Deretter må organisasjonen konfigurere ett eller flere Arkivsenter-områder for å implementere sin postbehandlingsplan.
I delene nedenfor finner du en oversikt over hovedelementene hvert av disse trinnene omfatter.
Planlegge postbehandling
Før en organisasjon kan konfigurere et Arkivsenter-område som skal brukes til postbehandling i organisasjonen, må det utarbeides en formell plan for postbehandlingsstrategien. Hvilke elementer en formell postbehandlingsplan består av, varierer fra organisasjon til organisasjon, men de aller fleste postbehandlingsplaner inneholder følgende dokumenter og prosesser:
Filplan En filplan beskriver hvilke typer dokumenter eller elementer en organisasjon godkjenner som offisielle forretningsposter. Den angir hvor slike poster lagres, og den inneholder informasjon som skiller de ulike posttypene fra hverandre. Filplanen er som en omfattende samling av policyer, prosesser og retningslinjer for å opprette, lagre og behandle poster. En filplan bør dekke alle postene, uavhengig av medier, inkludert papir, blogger, wikier, e-post og elektroniske filer. Den må også angi hvordan hver post er klassifisert, sikret og til slutt ødelagt. Den bør også inneholde vurderinger for spesielle kategorier av poster, for eksempel Konfidensielt, Viktig, Handelshemmelighet eller Privilegerte poster. Til slutt må en filplan angi personene som er ansvarlig for å administrere hver type post.
Postbiblioteker Postbiblioteker er i hovedsak dokumentbiblioteker som du oppretter for å klassifisere og lagre viktige poster. Du oppretter en oppføring for hver posttype du vil beholde. Poster rutes automatisk til riktig bibliotek basert på innstillingene som er satt opp i innholdsarrangøren.
Innholdstyper Du oppretter innholdstyper for å definere typer oppføringer som organisasjonen trenger for å lagre og identifisere alle unike egenskaper for hver posttype. Ved å definere innholdstyper for bestemte typer poster kan organisasjonen sikre at hver av disse innholdsgruppene administreres på en konsekvent måte. Office-dokumenter, PDF-filer, TIFF-filer i (skannede bilder), e-post, direktemelding-samtaler, videoer og fysiske poster kan alle klassifiseres og lagres med innholdstyper som du oppretter. En oppføring som kalles en «kontrakt», vil for eksempel bli behandlet på den samme måten og på en konsekvent måte i SharePoint sitt system for postbehandling. Å bruke innholdstyper til å klassifisere og lagre poster er en alternativ metode til å bruke postbiblioteker.
Tidsplan for oppbevaring En tidsplan for oppbevaring angir hvor lang tid hver posttype i filplanen må beholdes (oppbevaringsperioden) og prosessen for å avhende den når den kommer til slutten av denne perioden (dets avhendingsprosess). Veiledningene i en tidsplan for oppbevaring er vanligvis basert på juridiske krav, risikoer for organisasjonen og forretningsbehov. I tillegg beskriver en tidsplan for oppbevaring vanligvis risikostyring som bestemmer oppbevaringsperioden for hver posttype.
Dokument for samsvarskrav Et dokument for samsvarskrav definerer reglene som IT-systemer for postbehandling må følge, funksjonene de må ha og hvilke typer ordinær overvåking de må støtte for å sikre samsvar.
-
Formell prosess for å utsette avhending av poster Denne prosessen, som ofte kalles en sperring, legger ut i detalj om hvordan en organisasjon stopper avhendingen av poster når det forekommer hendelser som rettsprosesser, undersøkelser eller revisjoner.
-
System for overvåking og rapportering for postbehandling For å sikre at ansatte arkiverer, bruker og administrerer poster i henhold til definerte policyer og prosesser, må et program for postbehandling ha en prosess eller system for overvåking og rapportering om håndteringen av poster.
Obs!: Som med andre områder, kan du manuelt filer opplasting på opptil 2 GB til arkivsenteret. Hvis du bruker innholdsarrangør for å rute poster til arkivsenteret, er filstørrelsen for hver post 50MB.
Hvis du vil ha detaljert informasjon om hvordan du planlegger postbehandlingsløsningen, kan du gå til koblingene under Se også.
Oversikt over konfigureringen av et arkivsenterområde
Når en organisasjon har planlagt postbehandlingen i detalj og utviklet en formell plan for postbehandling, er organisasjonen klar til å opprette og konfigurere et Arkivsenter-område for å implementere disse retningslinjene.
Du må utføre følgende trinn for å konfigurere et Arkivsenter-område.
-
Opprett postbiblioteker eller lister som skal brukes til å behandle og lagre hver av posttypene som er angitt i filplanen.
-
Vi anbefaler at du oppretter ett postbibliotek for hver innholdstype i postplanen.
-
Når poster sendes til arkivsenteret, rutes de til riktig liste eller bibliotek.
-
-
Opprett kolonner for de relevante dokumentbibliotekene, listene eller innholdstypene for lagring og visning av metadata for hver posttype som er angitt i filplanen.
-
Angi policyer for informasjonsbehandling for hver posttype på Arkivsenter-området. Disse policyene bør gjenspeile kravene til oppbevaring og overvåking som er angitt i organisasjonens fil- og oppbevaringsplan.
-
Sett opp innholdsarrangøren slik at hver posttype rutes til riktig sted. Når poster sendes til arkivsenternettstedet, enten manuelt eller programmatisk, bruker programmet denne funksjonen til å bestemme hvordan du vil klassifisere posten i arkivsenternettstedet og hvor du vil sende den.
Hvis du vil ha detaljert informasjon om hvordan du konfigurerer og tilpasser postbehandlingsløsningen, kan du gå til koblingene under Se også.
