Innholdstyper i SharePoint er avgjørende for å administrere metadata og sikre konsekvens på tvers av organisasjonen. Alle innholdsdeler i SharePoint opprettes fra en innholdstype. Denne veiledningen hjelper deg med å forstå hva innholdstype er, hvordan du oppretter, publiserer og administrerer innholdstyper effektivt.
Hva er en innholdstype?
En innholdstype i SharePoint er en gjenbrukbar samling av maler, metadata (kolonner), arbeidsflyter, virkemåte og andre innstillinger for en kategori med elementer eller dokumenter. En innholdstype samler et element og informasjon om elementet. Elementet kan være én av mange ulike filtyper, et dokument, en Excel-arbeidsbok eller til og med en statusindikator for en fremdriftsrapport. Det kan også være en liste eller en mappe. En innholdstype knytter dette elementet til nøkkelmetadata eller annen informasjon, for eksempel en mal eller en oppbevaringspolicy. Den lar deg administrere innstillingene for en informasjonskategori på en sentralisert, gjenbrukbar måte.
Standard og egendefinerte innholdstyper
SharePoint inneholder mange innebygde innholdstyper som standard. Du kan bruke de forhåndsdefinerte innholdstypene, for eksempel Tomt dokument eller Kunngjøring, uten endringer, eller du kan opprette egendefinerte innholdstyper for å oppfylle organisasjonens unike krav.
Standard innholdstyper
Her er en kort liste over bare noen standard innholdstyper i SharePoint. Det finnes mange flere, som du kan se ved å se på siden Innstillinger for nettsted på et SharePoint nettsted.
-
Dokumentinnholdstyper: Grunnleggende side, Dokument, Skjema, Kobling og Wiki-side
-
Innholdstyper for mappe: Mappe, diskusjon og hovedaktivitet
-
Listeinnholdstyper: Kunngjøring, hendelse, kontakt, problem, kobling, reservasjoner, oppgave og mer
Dette er bare et eksempel på det brede utvalget av innholdstyper som er tilgjengelige. Følg disse trinnene for å se standardtypene som er tilgjengelige på nettstedet:
Se alle standard innholdstyper
Obs!: Du må minst ha en nettstedseierrolle for å se alle standard innholdstyper på et SharePoint-område.
-
Velg listen du vil arbeide med på hurtigstartlinjen, eller velg Innstillinger
-
Velg områdeinformasjon.
-
Velg deretter Vis alle områdeinnstillinger.
-
Velg områdeinnholdstyperunder Web Designer Gallerier.
-
På innholdstypegallerisiden ser du innholdstypene (for eksempel rapport, bilde eller dokument), overordnet (for eksempel dokument, element eller rik medieressurs) og kilde (vanligvis gjeldende område).
Hvis du vil forstå hvordan de innebygde innholdstypene er relatert til hverandre, kan du se SharePoint i standard innholdstypehierarki for Microsoft 365.
Egendefinerte innholdstyper
Egendefinerte innholdstyper kan gjøre det enklere for brukere å være konsekvente. Selv om det finnes mange innebygde innholdstyper, kan det hende du vil opprette egendefinerte innholdstyper for organisasjonen. Alle organisasjoner har unike krav og ulike typer innhold. Det finnes for eksempel formelle kontrakter, rapporter, salgsforslag, designspesifikasjoner, firmaprosedyrer og så videre. Du kan opprette egne innholdstyper som lar deg håndtere dette mangfoldet.
Innholdstyper kan defineres for nesten alle elementer i SharePoint. Dette omfatter dokumenter og andre filer, listeelementer, mediefiler og mapper. Du kan angi følgende attributter for hver innholdstype. Disse attributtene tilknyttes automatisk hver gang noen oppretter et nytt dokument eller en annen fil med en bestemt innholdstype.
-
Dokumentmalen, hvis det er et dokument
-
Policyer for informasjonsbehandling som angir policyer for oppbevaring og overvåking
-
Kolonner (metadata) som er knyttet til innholdet
-
Arbeidsflyter som elementer av denne innholdstypen kan bruke
-
Egendefinerte funksjoner
Du kan for eksempel definere en salgskontraktinnholdstype og legge den til i biblioteket som gruppen bruker. Når som helst noen vil opprette et salgsforslag, kan de velge Salgskontrakt på Nytt dokument-menyen.
En dokumentinnholdstype som Salgskontrakt, kan ha disse attributtene:
-
Malen for dokumentet
-
Kolonner tilknyttet innholdet, der hver kolonne representerer et metadataelement. Følgende liste viser for eksempel noen ofte brukte dokumentmetadata:
-
Selger
-
Kundefirma
-
Innkjøpsordrenummer og så videre ...
-
-
Et krav om automatisk visning av dokumentinformasjonspanelet og innsamling av nødvendig informasjon hver gang en bruker oppretter en ny fil av denne typen
-
Innstillinger for informasjonsbehandling som angir oppbevaringspolicy, om den kan overvåkes og så videre
Opprette egendefinerte innholdstyper
Hvis du vil opprette en egendefinert innholdstype for nettsted, starter du alltid fra en eksisterende innholdstype, uansett om du bruker en eksisterende kategori, eller du vil opprette en ny kategori. Du kan velge fra den store samlingen av forhåndsdefinerte nettstedsinnholdstyper i innholdstypegalleriet. Den nye innholdstypen arver alle attributtene fra den overordnede innholdstypen, for eksempel dokumentmalen, innstillingen for skrivebeskyttelse eller kolonnene. Når du har opprettet den, kan du endre hvilken som helst av disse attributtene. Du kan for eksempel bruke en annen mal enn det som er angitt i den overordnede malen.
Følg disse trinnene for å opprette en egendefinert innholdstype:
Opprett egendefinerte innholdstyper
-
Velg listen du vil arbeide med på hurtigstartlinjen, eller velg Innstillinger
-
Velg Områdeinformasjon, og velg deretter Vis alle områdeinnstillinger.
-
Velg områdeinnholdstyperunder Web Designer Gallerier.
-
Velg + Opprett innholdstype på innholdstypegallerisiden.
-
Fyll ut et navn og en beskrivelse for den egendefinerte innholdstypen i panelet Opprett innholdstype.
-
Velg Bruk en eksisterende kategori eller Opprett en ny kategori.
-
Velg en overordnet, for eksempel innholdstyper for digitale aktiva eller innholdstyper for dokument, under Overordnet innholdstype. Rullegardinlisten endres under den overordnede innholdstypen. Velg en mer spesifikk overordnet innholdstype. Hvis du for eksempel valgte innholdstyper for mappe, kan du begrense den til diskusjon, mappe eller hovedaktivitet i denne boksen.
-
Velg Opprett.
Innholdstypepublisering
Innholdstyper defineres for et nettsted, og gjelder nettstedet og sekundære nettsteder. Noen ganger vil du likevel bruke en bestemt innholdstype på flere nettsteder eller på tvers av nettstedssamlinger. Organisasjonen bruker for eksempel en standardmal for dokumenter som krever standardiserte metadata. Siden du vil at aller brukere i firmaet skal bruke denne innholdstypen for dokumenter, er det en god kandidat til publisering på tvers av alle nettstedssamlinger. Kanskje den tekniske avdelingen har opprettet en innholdstype for designspesifikasjoner og vil publisere den til bare de tekniske nettstedssamlingene.
Siden innholdsdatatyper inneholder metadata, har innholdstyper og metadata en svært tett tilknytning. En tjeneste for forvaltede metadata i SharePoint gjør det mulig å publisere en innholdstype til områdene der den brukes. Nettsteder og nettstedssamlinger som er en del av tjenesten for forvaltede metadata, kalles abonnementsnettsteder.
En tjeneste for forvaltede metadata må eksplisitt opprettes og konfigureres. Hvis du vil inkludere innholdstypepublisering, angir administrator en spesifikk nettstedssamling som hub. Tilkoblede programmer og nettstedssamlinger kan abonnere på innholdstypene på huben. Ved å konfigurere tjenestene for forvaltede metadata, kan du gjøre det mulig å forvalte innholdstyper sentralt. Innholdstyper opprettes på hubnettstedet, og eventuelle oppdateringer kan distribueres automatisk til abonnementsnettstedene.
Se Publisere en innholdstype fra en innholdspubliseringshub for mer informasjon om publisering av innholdstyper.
