Innføring i konvertere papirskjemaer i InfoPath-skjemaer

I denne artikkelen

• Fordelene ved å bruke elektroniske skjemaer

• Anbefalte fremgangsmåter for å konvertere papirskjemaer

Fordelene ved å bruke elektroniske skjemaer

Det er mange fordeler ved hjelp av elektroniske skjemaer i stedet for papirbasert skjemaer. Disse fordelene omfatter følgende:

Accurate, konsekvente data    Personer du ofte Skriv informasjonen på feil sted med papirskjemaer eller feiltolker instruksjoner for å fylle ut skjemaet. Feil kan også oppstår når en ansatt manuelt reenters skjemadata i en database eller et annet program. Finne og løse slike typer registreringsfeil kan være vanskelig og tidkrevende. InfoPath inneholder en rekke automatisert måter å hjelpe brukerne med å unngå registreringsfeil. Du kan for eksempel bruke formler til å beregne automatisk matematiske verdier for brukere. Du kan også bruke betinget formatering til å fremheve brukerens data eller aktivere stavekontrollen slik at brukere kan kontrollere stavemåten før du sender inn skjemaene. Det er også mulig å fylle ut feltene for brukere automatisk ved hjelp av eksisterende data fra en database eller andre datasystemet lagringsplass. Du kan for eksempel utforme et salg skjema som fyller automatisk ut ansatt informasjonsfelt skrives inn deres identifikasjonsnummer i en ansatt-ID-boksen.

Enkle oppdateringer    Hvis du trenger å oppdatere en eksisterende skjemamal, kan du endre den, publisere den på nytt og distribuere den på nytt for brukerne. Oppdateringen skjer automatisk neste gang brukerne åpner et skjema som er basert på skjemamalen. Hvis brukere arbeider frakoblet når du publiserer en oppdatert skjemamal, skjer oppdateringen neste gang de kobler seg til nettverket. Brukere vanligvis ikke Legg merke til at en oppdatering som forekommer, selv om du kan utforme skjemamalen til å varsle brukere.

Alternativer for arbeidsflyt    Ved å dra nytte av funksjonene for arbeidsflyten i InfoPath, kan du øke den generelle effektiviteten i vanlige forretningsprosesser som dataene blir rutet fra én person til en annen. Arbeidsflyter kan redusere kostnadene og tiden det tar å koordinere forretningsprosesser, for eksempel godkjenning eller dokumentgjennomgang, ved å behandle og spore oppgavene i disse prosessene. Anta for eksempel en papirbasert utgifter rapportering prosessen der en ansatt fyller ut en utskrevet utgiftsrapportskjema knytter en papir distribusjonsliste i skjemaet, og sender den via internt post til lederen. Overordnet etter godkjenne rapporten, kontrollerer boksen ved siden av navnet hennes i distribusjonslisten, og sender rapporten for accounting avdelingen gjennom internt e-post. Hvis regnskap lederen godkjenner rapporten, utstedes refusjon kontrollene. Uker kan sende mellom tiden som den første rapporten ble sendt, og når ansatt mottatt hans refusjon avmerkingsboksen. Hvis du bruker InfoPath sammen med Microsoft Office SharePoint Server 2007, kan du automatisere denne typen arbeidsflyt, som kan spare deg betydelige tid og utgifter.

Integrering med andre systemer    Du kan integrere skjemadata fra InfoPath med andre produkter eller teknologier. Du kan for eksempel lagre skjemadata i en Microsoft SQL Server-database, eller vil baserer utformingen av skjemamalen på en webtjeneste, slik at du kan sende data til en database som ikke støttes direkte av InfoPath. InfoPath fungerer med mange andre programmer og -servere i Microsoft Office-systemet, inkludert Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel og Microsoft Office Access. Blant annet, kan du utforme og fylle ut InfoPath-skjemaer i Outlook e-postmeldinger, eksportere InfoPath-data til Excel-arbeidsbøker, sende InfoPath-data til en Access-database eller spørre etter data fra en SharePoint-liste. I tillegg utviklere kan bygge inn InfoPath-kontroller i de egendefinerte forretningsprogrammer som brukes i firmaet.

Legges til sikkerhet    Papirskjemaer er ikke nødvendigvis sikre. De kan få rutet feil eller mistet, som introduserer en potensielt offentliggjøring av sensitiv informasjon. Sikkerhetsmodell for InfoPath er relatert til sikkerhetssone og innstillinger i Windows Internet Explorer. Disse funksjonene er utformet for å beskytte brukerskjemaer og datamaskiner mot usikre operasjoner, for eksempel eller sending av data til en kilde som ikke er klarert. InfoPath gir flere sikkerhetstiltak, inkludert beskytte utformingen av en skjemamal, bruke digitale signaturer, administrere bestemte skjemaoperasjoner for eksempel slå sammen og innsending og klarere skjemaer som er installert på brukernes datamaskiner.

Top of Page

Anbefalte fremgangsmåter for å konvertere papirskjemaer

Listen nedenfor beskriver enkelte ting du bør huske på når du konverterer papirskjemaer i InfoPath-skjemamaler må.

• Bruk oppsettstabeller til å organisere inndelinger i skjemaet    I likhet med et papirskjema for, bør du organisere elektroniske skjemaer slik at personer som fyller det ut kan gå gjennom skjemaet i en logisk måte. I InfoPath, kan du bruke oppsettstabeller til å ordne kontroller, skille én inndeling fra en annen, og til å legge inn logoer og annen grafikk. I tillegg bruker oppsettstabeller, får du til fordelen med å kunne enkelt å justere tekstbokser, avmerkingsbokser og andre elementer slik at skjemamalen ser profesjonell og profesjonelt. I eksemplet nedenfor brukes en oppsettstabell til å organisere tekstbokser i en inndeling i en skjemamal.

  

  1. Dette oppsettstabell har to rader.

  2. Det er tre kolonner i den andre raden. Den midtre spalten brukes bare for avstandsformål.

• Vurder å løsninger for valgfri informasjon    Papirskjemaer inneholder ofte inndelinger som er reservert for bestemte kategorier av brukere. Hvis du for eksempel på et sykehus et pasientens informasjon skjema kan inneholde en "administrative bare For bruk" inndeling som er ment for utfylling av nurses eller andre medisinsk personell og ikke av tålmodig. Det finnes en rekke måter å få plass til denne typen valgfri informasjon i InfoPath. En av de beste måtene er å bruke en valgfri inndeling som er en kontroll som inneholder andre kontroller, men ikke vises i skjemaet, med mindre brukeren velger å legge den til. For eksempel på en skjemamal for statusrapport, kan du ta med en valgfri inndeling i notatene. Brukerne vil legge til ekstra merknader kan sette inn og fylle ut denne valgfri inndeling. Alle andre kan la inndelingen være skjult.

  

  Du kan også bruke betinget formatering for å skjule visse felt med mindre en bestemt betingelse oppfylles i skjemaet, for eksempel i en skjemamal for programmet du kan skjule et bestemt sett med felt til brukeren velger en avmerkingsboks for 18 eller eldre.

• Use repeating tables instead of regular tables    You can use repeating tables to save space and offer your users an extra degree of flexibility when they fill out your form. When you use repeating tables, your form template doesn't need to show numerous blank rows when the user first opens it. Instead, users typically see just one row and only add more when and if they need them.

  

• Determine data needs    Before you convert your paper form, you should decide what ultimately needs to happen to the data that users will enter into the electronic form. By thinking through your data needs up-front, before you convert your paper form, you can determine whether you possess the infrastructure necessary to create your form template. For example, if users need to be able to quickly send form data back and forth, and you don't need to reuse the data, then you may want to publish your form template as an e-mail message. You can then store user forms in an InfoPath Forms-mappe in your Inbox. If other people need to access and share the form data, then you may want to store collections of related InfoPath forms in libraries on a server running Microsoft Windows SharePoint Services. If users need to access the form data in other business applications or systems, such as expense reporting or accounting applications, then you may want to store the data in corporate databases. This is often accomplished by connecting the form template to a Web service, which serves as an intermediary between the form template and the database or business system.

• Finne ut hvor mange visninger du trenger    Du kan opprette forskjellige visninger av de samme skjemamal i InfoPath. En visning er en annen måte å presentere data i en skjemamal. Hvis du utformer en skjemamal for Tillat programmet, kan du bruke én visning for den til å fylle ut en annen visning for mottak agenten, og en tredje visning for Gjenta som godkjenner eller avviser programmet. Ved hjelp av visninger, gjør du slipper å utforme og vedlikeholde flere skjemaer for samme forretningsprosess.

• Determine what type of controls that you need    If you created a paper form in a program such as Word, which really isn't intended for designing forms, you probably used text boxes, check boxes, buttons, and perhaps a few other controls. InfoPath offers more than 30 different controls that you can add to your form template. In addition to standard controls, such as text boxes and list boxes, InfoPath includes a number of new controls, such as repeating tables, choice groups, and optional sections. These types of controls let you design a flexible form template that accommodates your users. For example, in an expense report form template, you can use a repeating table to allow users to enter only as many expense items as they need.

• Consider using template parts for common sets of controls    If you have large numbers of paper forms to convert, you can look for common sections and sets of fields that can be turned into InfoPath template parts. A template part is a portion of a form template that can be saved for reuse in multiple form templates. A typical template part consists of controls and a datakilde, and can also include features such as data connections, data validation, and rules. By creating and using template parts, you can help ensure that the form templates in your organization are consistent in tone, structure, and behavior. For example, a human resources department can use a single Contact Information template part in all of its form templates.

  

• Enable digital signatures    In InfoPath, you can configure your form template so that users can sign certain parts of a form or the entire form. Signing a form helps authenticate a user as the person who filled out the form and also helps ensure that the contents of the form were not altered.

• Use features that help users fill out forms    In InfoPath, you can assign default values to controls in order to help users fill out your forms faster. For example, in an expense report, you can assign today's date as the default value for a date picker control. You can assign formulas to Subtotal and Total fields so that expenses are automatically calculated as the user enters expense items. You can also enable spell checking so that users can check the text that they enter for spelling problems, just as they would in any other Microsoft Office document. And if you want to provide form-specific commands or Help content, you can create a egendefinert oppgaverute that displays next to the form.

Top of Page