Kom i gang med å opprette, behandle og dele filer i OneDrive og SharePoint

Se: Når du bør bruke OneDrive kontra SharePoint

OneDrive er en skylagringsplattform der du kan lagre individuelle eller personlige filer. OneDrive er tett integrert med apper som Word, Excel og PowerPoint, noe som gjør det til et praktisk sted å lagre og få sikker tilgang til sensitive dokumenter.

Bruk OneDrive når du vil opprette et dokument som bare er ditt, for eksempel når du arbeider med svært sensitiv eller privat informasjon.

For å komme i gang med One Drive logger du på Microsoft-kontoen eller registrerer deg for en, laster ned og installerer OneDrive-skrivebordsprogrammet, følger deretter instruksjonene for å logge på og velger mappene du vil synkronisere til skyen. 

• Hvis du vil opprette en ny fil i OneDrive, klikker du bare ny-knappen og velger filtypen du vil opprette, for eksempel et Word dokument eller Excel-regneark.

• Hvis du vil behandle filer i OneDrive, høyreklikker du på en fil og velger Gi nytt navn for å gi den et mer beskrivende navn, eller dra og slipp filer til forskjellige mapper for bedre organisering.

• Hvis du vil dele filer med OneDrive , klikker du på Del-knappen og skriver inn e-postadressene til personene du vil dele filen med. Mer informasjon om hvordan du administrerer filer i OneDrive.

SharePoint er et samarbeidsverktøy som brukes til å behandle og dele filer og informasjon på tvers av en organisasjon. Med SharePoint kan flere brukere samarbeide på ett sentralt sted.

Bruk SharePoint når du trenger å opprette et dokument som skal skrives og administreres av en gruppe personer, eller når det må deles bredt. Du kan for eksempel bruke den som en sentralisert plassering for gruppemedlemmer for å vise tidslinjer, oppgaver og milepæler for prosjektet. Dette gjør det mulig for team å spore fremdrift, holde tidsplanen og samarbeide mer effektivt.

• Hvis du vil opprette en ny fil i SharePoint, går du til dokumentbiblioteket der du vil opprette filen, og klikker ny-knappen .

• Hvis du vil behandle filer, sjekker du ut en fil for å gjøre endringer i den, og deretter sjekker du filen inn igjen når du er ferdig.

• Hvis du vil dele filer, klikker du på filen og velger Del. Du kan også samarbeide i sanntid ved å åpne filen i riktig program, for eksempel Word eller Excel, og aktivere samtidig redigering. Hvis du vil vise tidligere versjoner av en fil, klikker du på filen og velger Versjonslogg. Mer informasjon om hvordan du behandler filer i SharePoint.

Regulere tilgangen til interne leverandører, leverandører og eksterne parter  

Slik sikrer du at bare autoriserte brukere har tilgang til sensitive filer og data i OneDrive og SharePoint:

• Definer tilgangspolicyer for ulike typer brukere, for eksempel interne leverandører, leverandører og eksterne parter. Du kan for eksempel opprette en tilgangspolicy som bare gir bestemte ansatte tilgang til konfidensiell informasjon, for eksempel økonomiske data eller kundeinformasjon. Du kan også angi hvilken type data de har tilgang til, hvordan de får tilgang til dem, og hvor lenge. Dette sikrer at bare autoriserte brukere har tilgang til sensitive filer og data.

• Bruk tillatelser og roller til å kontrollere tilgangen til bestemte filer eller mapper. Gi for eksempel skrivebeskyttet tilgang til et gruppemedlem som trenger å vise filer, men ikke gjøre endringer, for eksempel noen som ikke er direkte involvert i prosjektet, men som trenger å holde seg informert. Ved å definere disse tillatelsene og rollene kan du sikre at bare autoriserte brukere har tilgang til sensitiv informasjon, og at de bare kan vise og redigere filer de har fått tilgang til.

• Bruk godkjenning med flere faktorer for å sikre at bare autoriserte brukere får tilgang til sensitive data. Dette kan omfatte å kreve at brukere oppgir et passord og en kode som sendes til mobilenheten eller e-posten.

• Overvåk tilgang og bruk av OneDrive- og SharePoint-miljøet for å oppdage og forhindre uautorisert tilgang eller bruk. Ved å se gjennom brukeraktivitetslogger kan du for eksempel identifisere uvanlig aktivitet, for eksempel uautoriserte tilgangsforsøk, og iverksette tiltak for å forhindre databrudd.

• Implementer kryptering for sensitive data for å sikre at selv om noen får uautorisert tilgang til dataene, kan de ikke lese dem uten dekrypteringsnøkkelen. Dette kan bidra til å forhindre databrudd, beskytte kundedata og sikre samsvar med personvernforskrifter.

• Angi utløpsdatoer for delte koblinger for å sikre at tilgangen tilbakekalles automatisk etter en bestemt periode. Hvis du for eksempel deler en kontrakt med en leverandør eller entreprenør og ønsker å sikre at leverandøren eller entreprenøren bare har tilgang til dokumentet i en begrenset periode, kan du angi en utløpsdato og tilgang til dokumentet tilbakekalles automatisk etter den angitte perioden. Dette reduserer risikoen for at dokumentet åpnes av uautoriserte parter.

Ved å implementere disse tiltakene kan du regulere tilgangen til interne leverandører, leverandører og eksterne parter i OneDrive og SharePoint og holde dataene dine sikre. Mer informasjon om hvordan du beskytter dataene dine.

Redusere sikkerhetsproblemer i OneDrive og SharePoint  

Selv om OneDrive og SharePoint tilbyr mange sikkerhetsfunksjoner for å beskytte mot databrudd, er det fortsatt flere viktige sårbarheter som kan påvirke sikkerheten til disse enhetene:

• Phishing-angrep kan lure brukere til å gi bort påloggingslegitimasjonen, som deretter kan brukes til å få tilgang til OneDrive eller SharePoint.

• Svake passord kan også enkelt gjettes eller knekkes, noe som fører til uautorisert tilgang.

• Skadelig programvare kan brukes til å stjele påloggingslegitimasjon, registrere sensitive data eller ta kontroll over en brukers enhet, noe som kan kompromittere OneDrive eller SharePoint.

• Insider-trusler, for eksempel ansatte med hensikt eller utilsiktet deling av sensitive data med uautoriserte parter, kan også utgjøre en risiko for OneDrive eller SharePoint. Mer informasjon om hvordan man håndterer insider-risiko.

For å redusere disse sikkerhetsproblemene er det viktig å implementere anbefalte fremgangsmåter for sikkerhet, lære opp brukere og regelmessig se gjennom og overvåke brukertillatelser. Det er også avgjørende å ha en omfattende plan for hendelsesrespons på plass for raskt å svare på eventuelle sikkerhetshendelser som kan oppstå.