Lage en disposisjon for (gruppere) data i et regneark

1. Kontroller at hver kolonne med dataene du vil disponere, har en etikett i den første raden (for eksempel Område), inneholder lignende fakta i hver kolonne, og at området du vil disponere, ikke har noen tomme rader eller kolonner.

2. Hvis du vil, kan de grupperte detaljradene ha en tilsvarende sammendragsrad – en delsum. Gjør ett av følgende for å opprette disse:

   • Sette inn sammendragsrader ved hjelp av kommandoen Delsum    

     Bruk Delsum-kommandoen, som setter inn funksjonen DELSUM rett under eller over hver gruppe med detaljrader, og automatisk oppretter disposisjonen for deg. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker delsum-funksjonen, kan du se DELSUM-funksjonen.

   • Sette inn dine egne sammendragsrader    

     Sett inn dine egne sammendragsrader, med formler, rett under eller over hver gruppe med detaljrader. Under (eller over) for eksempel radene med salgsdata for mars og april bruker du SUMMER-funksjonen til å summere salget for disse månedene. Tabellen senere i dette emnet viser deg et eksempel på dette.

3. Excel ser som standard etter sammendragsrader under detaljene de oppsummerer, men det er mulig å opprette dem over detaljradene. Hvis du opprettet sammendragsradene under detaljene, går du til neste trinn (trinn 4). Hvis du opprettet sammendragsradene over detaljradene, går du til Data > Disposisjon og velger dialogboksvelgeren.

   

   Dialogboksen Innstillinger åpnes.

   

   Fjern merket for Sammendragsrader under detalj i dialogboksen Innstillinger, og velg deretter OK.

4. Disponer dataene. Gjør ett av følgende:

   Disponere data automatisk

   1. Merk en celle i celleområdet du vil omrisse.

   2. Gå til Data > disposisjon > grupper > gruppe, og velg deretter Automatisk disposisjon.

      

   Disponere data manuelt

   Viktig!: Når du grupperer disposisjonsnivåer manuelt, er det best at alle dataene vises for å unngå at radene grupperes feil.

   1. Hvis du vil disponere den ytre gruppen (nivå 1), merker du alle radene den ytre gruppen inneholder (det vil si detaljradene, og hvis du har lagt dem til, sammendragsradene).

      1. Den første raden inneholder etiketter, og er ikke valgt. 2. Siden dette er den ytre gruppen, merker du alle radene med delsummer og detaljer. 3. Ikke velg totalsummen.

   2. Gå til >disposisjon > gruppe > gruppe. Velg Rader i dialogboksen Gruppe, og velg deretter OK.

      Tips!: Hvis du merker hele rader i stedet for bare cellene, grupperes automatisk etter rad i Excel – dialogboksen Grupper åpnes ikke engang.

      

      Disposisjonssymbolene vises ved siden av gruppen på skjermen.

   3. Eventuelt kan du skissere en indre, nestet gruppe – detaljradene for en gitt del av dataene.

      Obs!: Hvis du ikke trenger å opprette noen indre grupper, går du til trinn f nedenfor.

      For hver indre, nestede gruppe, merker du detaljradene ved siden av raden som inneholder sammendragsraden.

      1. Du kan opprette flere grupper på hvert indre nivå. Her er to inndelinger allerede gruppert på nivå 2. 2. Denne inndelingen er valgt og klar til å grupperes. 3. Ikke merk sammendragsraden for dataene du grupperer.

   4. Gå til >disposisjon > gruppe > gruppe.

      

      Velg Rader i dialogboksen Gruppe, og velg deretter OK. Disposisjonssymbolene vises ved siden av gruppen på skjermen.

      Tips!: Hvis du merker hele rader i stedet for bare cellene, grupperes automatisk etter rad i Excel – dialogboksen Grupper åpnes ikke engang.

   5. Fortsett å merke og gruppere indre rader til du har laget alle nivåene du vil bruke i disposisjonen.

   6. Hvis du vil dele opp grupper med rader, merker du radene og går deretter til Data > Disposisjon > Del opp gruppe > Del opp gruppe.

      Du kan også dele opp grupper av inndelinger i disposisjonen uten å fjerne hele nivået. Hold nede SKIFT mens du velger eller for gruppen, og gå deretter til Data > Disposisjon > Del opp gruppe > Del opp gruppe.

      Viktig!: Hvis du deler opp en disposisjon mens detaljdataene er skjult, kan detaljradene forbli skjult. Hvis du vil vise dataene, drar du over de synlige radnumrene ved siden av de skjulte radene. Gå deretter til Hjem > Celler > Format, og pek på Skjul & Vis, og velg deretter Vis rader.

1. Kontroller at hver rad av dataene du vil disponere, har en etikett i den første kolonnen, inneholder lignende fakta i hver rad, og at området ikke har noen tomme rader eller kolonner.

2. Sett inn dine egne sammendragskolonner med formler rett til høyre eller venstre for hver gruppe med detaljkolonner. Tabellen som er oppført i trinn 4 nedenfor, viser et eksempel.

   Obs!: Hvis du vil disponere data etter kolonner, må du ha sammendragskolonner som inneholder formler som refererer celler i hver detaljkolonne for denne gruppen.

3. Hvis sammendragskolonnen er til venstre for detaljkolonnene, går du til Data > Disposisjon og velger dialogboksvelgeren.

   

   Dialogboksen Innstillinger åpnes.

   

   Fjern merket for Sammendragskolonner til høyre for detaljer i dialogboksen Innstillinger, og velg deretter OK.

4. Gjør ett av følgende for å disponere dataene:

   Disponere data automatisk

   1. Merk en celle i området.

   2. Gå til data > disposisjon > gruppe > gruppe, og velg deretter Automatisk disposisjon.

   Disponere data manuelt

   Viktig!: Når du grupperer disposisjonsnivåer manuelt, er det best at alle dataene vises for å unngå feil gruppering av kolonner.

   1. Hvis du vil disponere den ytre gruppen (nivå 1), merker du alle de underordnede sammendragskolonnene samt tilhørende detaljdata.

      1. Kolonne A inneholder etiketter. 2. Merk alle kolonnene for detaljsum og delsum. Vær oppmerksom på at hvis du ikke merker hele kolonner, åpnes dialogboksen Grupper når du velger Grupper (data > disposisjon > gruppe) og ber deg om å velge rader eller kolonner. 3. Ikke velg totalsumkolonnen.

   2. Gå til > disposisjon > gruppe > gruppe.

      

      Disposisjonssymbolet vises over gruppen.

   3. Hvis du vil disponere en indre, nestet gruppe med detaljkolonner (nivå 2 eller høyere), merker du detaljkolonnene ved siden av kolonnen som inneholder sammendragskolonnen.

      1. Du kan opprette flere grupper på hvert indre nivå. Her er to inndelinger allerede gruppert på nivå 2. 2. Disse kolonnene er merket og klare til å grupperes. Vær oppmerksom på at hvis du ikke merker hele kolonner, åpnes dialogboksen Grupper når du velger Grupper (data > disposisjon > gruppe) og du blir bedt om å velge Rader eller kolonner. 3. Ikke velg sammendragskolonnen for dataene du grupperer.

   4. Gå til data > disposisjon > gruppe.

      

      Disposisjonssymbolene vises ved siden av gruppen på skjermen.

5. Fortsett å merke og gruppere indre kolonner til du har laget alle nivåene du vil bruke i disposisjonen.

6. Hvis du vil dele opp grupper med kolonner, merker du kolonnene og går deretter til Data > Disposisjon > Del opp gruppe.

Du kan også dele opp grupper av inndelinger i disposisjonen uten å fjerne hele nivået. Hold nede SKIFT mens du velger eller for gruppen, og gå deretter til Data > Disposisjon > Del opp gruppe.

Hvis du deler opp en disposisjon mens detaljdataene skjules, kan detaljkolonnene forbli skjult. Hvis du vil vise dataene, drar du over de synlige kolonnebokstavene ved siden av de skjulte kolonnene. Gå til Hjem > celler > Format, pek på Skjul & Vis, og velg deretter Vis kolonner.

1. Hvis du ikke ser disposisjonssymbolene , og , går du til Fil > Alternativer > Avansert, og merker av for Vis disposisjonssymboler under Visningsalternativerfor dette regnearket, og deretter velger du OK.

2. Gjør ett eller flere av følgende:

   • Vise eller skjule detaljdata for en gruppe    

     Hvis du vil vise detaljdataene i en gruppe, velger du -knappen for gruppen, eller trykker ALT+SKIFT+=.

   • Hvis du vil skjule detaljdataene for en gruppe, velger du -knappen for gruppen, eller trykker ALT+SKIFT+-.

   • Vise eller skjule hele disposisjonen opp til et bestemt nivå    

     Velg nummeret på ønsket nivå i disposisjonssymboler. Detaljdata på lavere nivåer blir da skjult.

     Hvis en disposisjon for eksempel har fire nivåer, kan du skjule det fjerde nivået mens du viser resten av nivåene ved å velge .

   • Vise eller skjule alle disposisjonsdetaljdataene    

     Hvis du vil vise alle detaljdataene, velger du det laveste nivået i disposisjonssymboler. Hvis det for eksempel er tre nivåer, velger du .

   • Hvis du vil skjule alle detaljdataene, velger du .

For disponerte rader bruker Microsoft Excel stiler som RowLevel_1 og RowLevel_2 . I disponerte kolonner bruker Excel stiler, for eksempel Kolonnenivå_1 og Kolonnenivå_2. Disse stilene bruker fet og kursiv formatering og andre tekstformater til å skille mellom sammendragsradene eller -kolonnene i dataene. Ved å endre definisjonen for stilene kan du bruke forskjellige tekst- og celleformater til å tilpasse utseendet til disposisjonen. Du kan bruke en stil i en disposisjon når du oppretter disposisjonen eller etter at du har opprettet den.

Gjør ett eller flere av følgende:

Bruke en stil automatisk på nye sammendragsrader eller -kolonner    

1. Gå til Data > Disposisjon, og velg deretter dialogboksvelgeren.

   

   Dialogboksen Innstillinger åpnes.

   

2. Merk av for Automatiske stiler.

Bruke en stil på en eksisterende sammendragsrad eller -kolonne    

1. Merk cellene der du vil bruke en stil.

2. Gå til Data > Disposisjon, og velg deretter dialogboksvelgeren.

   

   Dialogboksen Innstillinger åpnes.

   

3. Merk av for Automatiske stiler , og velg deretter Bruk stiler.

   

Du kan også bruke autoformater til å formatere disponerte data.

1. Hvis du ikke ser disposisjonssymbolene , og , går du til Fil > Alternativer > Avansert, og deretter merker du av for Vis disposisjonssymboler under Visningsalternativerfor dette regnearket hvis en disposisjon brukes.

2. Bruk disposisjonssymbolene , og til å skjule detaljdataene du ikke vil kopiere.

   Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Vise eller skjule disponerte data.

3. Merk området med sammendragsrader.

4. Gå til Hjem > Redigering > Finn & Velg, og velg deretter Gå til Utvalg.

   

5. Merk bare synlige celler.

6. Velg OK, og kopier deretter dataene.

Skjule en disposisjon

• Gå til Fil > Alternativer > Avansert, og fjern deretter merket for Vis disposisjonssymboler under Visningsalternativerfor dette regnearket hvis en disposisjon brukes.

Fjerne en disposisjon

1. Klikk i regnearket.

2. Gå til Data > Disposisjon > Del opp gruppe, og velg deretter Fjern disposisjon.

   

   Viktig!: Hvis du fjerner en disposisjon mens detaljdataene er skjult, kan detaljradene eller kolonnene forbli skjult. Hvis du vil vise dataene, drar du over de synlige radnumrene eller kolonnebokstavene ved siden av de skjulte radene og kolonnene. Gå til Hjem > celler > Format, pek på Skjul & Vis, og velg deretter Vis rader eller Vis kolonner.

Tenk deg at du vil opprette en sammendragsrapport over dataene som bare viser totalsummer sammen med et diagram over disse totalsummene. Generelt kan du gjøre følgende:

1. Opprette en sammendragsrapport

   1. Disponer dataene.

      Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette en disposisjon med rader eller Opprette en disposisjon med kolonner.

   2. Skjul detaljene ved å velge disposisjonssymbolene , og for å vise bare totalsummene som vist i følgende eksempel på en radomriss:

      

   3. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Vise eller skjule disponerte data.

2. Diagram over sammendragsrapporten

   1. Merk sammendragsdataene du vil lage et diagram av.

      Hvis du for eksempel bare vil lage diagram over totalsummene Buchanan og Davolio, men ikke totalsummene, merker du cellene A1 til C19 som vist i eksemplet ovenfor.

   2. Velg Sett inn > diagrammer > Anbefalte diagrammer, velg deretter Alle diagrammer-fanen og deretter diagramtypen.

      

      Hvis du for eksempel velger alternativet Gruppert stolpediagram, vil diagrammet se slik ut:

      

      Hvis du viser eller skjuler detaljer i den disponerte listen med data, oppdateres også diagrammet slik at det viser eller skjuler dataene.