Med Microsoft Office InfoPath kan du opprette skjema maler for data registrering og-samlinger. Microsoft Office Excel 2007 gjør det mulig for brukere å beregne, lage diagram og analysere data. Ved å bruke begge disse programmene og XML-en, kan du enkelt opprette en enkel og effektiv forretnings løsning uten kode for å spore aktiva i et firma.
I denne artikkelen
Innføring i oppretting av løsning for ressurs sporing
Du kan utveksle XML-data mellom InfoPath og Excel. Selv om eksport -kommandoen i InfoPath er en enkel, enkelt måte å sende skjema data til Excel på, er det en annen måte du kan utføre, som gir deg mye mer fleksibilitet. Ved å eksplisitt tilordne InfoPath XML-skjemafilen (XSD) i Excel, og deretter importere InfoPath-skjemamaler (. XML) til Excel, kan du tilpasse oppsettet av dataene dine og bedre å bruke funksjonene i Excel for å hjelpe deg med å administrere og analysere dataene mer effektivt.
I denne artikkelen skal vi bruke eksempel skjema malen for å legge inn en InfoPath-gjenstand for å illustrere hvordan du kan få InfoPath, XML og Excel til å samarbeide. Forestill deg at hvert år er organisasjonen ditt lager anleggs midler i hver ansatts Office. Deretter kjøres en Excel-rapport for å hjelpe å bestemme hvordan utstyrs budsjettet skal tilordnes neste år. Diagrammet nedenfor er en oversikt over hvordan du kan samle inn, spore og rapportere anleggs middel data i avdelingen.
1. skjema malen for sporing av aktiva opprettes.
2. skjema filen er tilordnet til en Excel-tabell, og tabell oppsettet er tilpasset.
3. det opprettes en tom pivottabell-og pivotdiagramrapport-rapport.
4. skjemaet for ressurs sporing brukes til å samle inn data fra brukere.
5. alle skjema data eksporteres til Excel-tabellen, og pivottabellrapportene og pivotdiagramrapporter oppdateres.
Denne løsningen omfatter følgende bruker roller og-produkter:
|
Program vare krav |
|||
|
Roller |
Office InfoPath 2007 |
Office Outlook 2007 |
Office Excel 2007 |
|
Løsnings designer |
|
|
|
|
Beslutnings produsent |
|
|
|
|
Ansatte |
|
|
|
Trinn 1: tilpasse skjema malen for ressurs sporing
Skjema malen for sporing av aktiva, som er inkludert i InfoPath, gjør at du kan samle informasjon om hvert enkelt aktiva i en ansatts kontor, avdelingen som den ansatte tilhører, kategorier for aktiva og detaljer om hvert aktiva. I denne løsningen sender en skjemautformer skjema malen til e-postkontoen for beslutnings produsenten ved hjelp Office Outlook 2007.
Oppgave 1: åpne og tilpasse skjema malen for ressurs sporing
Fordi du ikke kan publisere en skjema mal til en liste over e-postmottakere hvis den har en boks kontroll for rik tekst som inneholder koblede bilder, må du gjøre en liten endring i eksempel mal skjemaet for ressurs sporing.
-
Klikk Utform en skjema malpå fil -menyen.
-
Klikk Tilpass et utvalgunder åpne en skjemamal i dialog boksen Utform en skjema mal .
-
I dialog boksen komme i gang klikker du på eksempel på utvalgs ressurs sporing, og deretter klikker du Utform dette skjemaetunder skjema oppgaver.
-
Høyre klikk assetNotes -kontrollen, pek på egenskaper for rik tekst boks , klikk kategorien visning , og fjern deretter merket for koblede bilder under tilgjengelig formatering.
Oppgave 2: definere sende alternativer
Den neste oppgaven er å definere sende alternativene, slik at de ansatte kan sende en unik navngitt skjema fil (. XML) til e-postkontoen for beslutnings produsenten som en vedlagt fil.
-
Klikk sendings alternativerpå verktøy -menyen.
-
Velg avmerkings boksen Tillat brukere å sende dette skjemaet i dialog boksen sende alternativer .
-
Klikk Send skjema data til ett enkelt mål, og klikk deretter e-posti listen.
-
Klikk på Legg til.
Vei viseren for data tilkobling vises.
-
I til -boksen skriver du inn aliaset for beslutnings produsenten som skal motta alle de innsendte skjemaene.
-
Hvis du vil angi en unik Emne linje, kan du i Emne -boksen:
-
Klikk Sett inn formel
-
Skriv inn følgende formel:
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
Klikk Bekreft formel, og klikk deretter OK to ganger.
-
Skriv inn en passende melding eller Legg til viktige instruksjoner for denne løsningen i innføring -boksen.
-
Klikk Neste.
-
Klikk Send skjema dataene som vedleggpå den neste siden i vei viseren, og velg deretter Legg ved skjema malen for å sikre at brukerne kan åpne skjemaet .
Dette sikrer at ansatte har tilgang til skjema mal filen (XSN) i tilfelle de ikke får tilgang til den fra nettverks plasseringen.
-
Hvis du vil angi et unikt fil navn for hver skjema fil (. XML) i boksen Vedleggs navn :
-
Klikk Sett inn formel
-
Skriv inn den samme formelen som den som vises på Emne linjen:
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
Klikk Bekreft formel, og klikk deretter OK to ganger.
-
Klikk Neste.
-
På den neste siden i vei viseren skriver du inn et beskrivende navn for denne data tilkoblingen for sending i boksen Skriv inn et navn for denne data tilkoblingen .
-
Kontroller at informasjonen er riktig i sammendrags delen, og klikk deretter Fullfør.
-
Lagre skjemaet i en offentlig nettverks mappe som er tilgjengelig for beslutnings produsenten og alle ansatte.
Trinn 2: tilordne skjema filen og Tilpass tabell oppsettet i Excel
Konfigurere tilkoblingen mellom InfoPath og Excel krever tre oppgaver: trekke ut skjema filen for skjema malen for sporing av aktiva, tilordne denne skjema filen i Excel og tilpasse standard oppsettet for Excel-tabellen som skal inneholde alle importerte XML-er skjema data filer.
Oppgave 1: pakke ut skjema filen fra InfoPath
-
Åpne skjema mal filen for fil sporing i InfoPath.
-
Klikk Utform dette skjemaetpå verktøy -menyen.
-
Klikk Lagre som kilde filerpå fil -menyen.
-
Velg en mappe i dialog boksen Bla gjennom etter mappe , eller Opprett en ny mappe der du vil lagre skjema filen.
Legg merke til plasseringen til mappen der alle kilde filene er lagret, og navnet på skjema filen, i dette tilfellet myschema. XSD, som inneholder skjema DEFINISJONEN til XML-dataene for skjemaet.
Oppgave 2: tilordne InfoPath Schema-filen i Excel
-
Opprett en ny Excel-fil, og lagre den deretter på en plassering som er tilgjengelig for beslutnings produsenten.
-
Hvis kategorien utvikler ikke er synlig i Excel, gjør du følgende:
-
Klikk på Microsoft Office-knappen
-
Merk av for Vis utvikler-fanen på båndet under beste alternativer for å arbeide med Exceli den populære kategorien, og klikk deretter OK.
Obs!: Båndet er en komponent i Brukergrensesnittet Microsoft Office Fluent.
-
-
Klikk Kilde i XML-gruppen på Utvikler-fanen.
Oppgave ruten XML-kilde vises.
-
Klikk XML-tilordninger, og klikk deretter Legg tili dialog boksen XML-tilordninger .
-
På en data maskin som kjører Windows Vista
-
Klikk stasjonen eller mappen som inneholder myschema. XSD -filen som du opprettet i trinn 2 i delen, oppgave 1: pakke ut skjema filen fra InfoPathi adresse linjen.
På en data maskin som kjører Microsoft Windows XP
-
I Søk i -listen klikker du stasjonen eller mappen som inneholder myschema. XSD -filen som du opprettet i trinn 2 i delen, oppgave 1: pakke ut skjema filen fra InfoPath.
-
-
Klikk filen, og klikk deretter Åpne.
-
Når dialog boksen flere røtter vises, klikker du assetTracking -rotnoden som er definert i myschema. XSD-filen, og deretter klikker du OK.
XML-tilordningen vises i oppgave ruten XML-kilde .
-
Dra ns1: element for aktivakort, som er et gjentakende XML-element, til regne ark plasseringen der du vil at Excel-tabellen skal vises.
Oppgave 3: tilpasse oppsettet i Excel-tabellen
Som standard bruker Excel XML-element navnene som Kol onne overskrifter for tabellen. Du kan imidlertid endre Kol onne overskriftene ved å redigere cellene i Kol onne overskriftene.
-
Hvis du vil endre standard Kol onne overskrifter, må du holde Excel-tabellen valgt, finne følgende streng prefiks, ns1: aktivaog fjerne det. Du kan for eksempel endre ns1: assetID til ID.
-
Hvis du vil justere Kol onne bredden, klikker du Merk alt -knappen, og deretter dobbelt klikker du en grense linje for Kol onne overskrifter.
Trinn 3: opprette en sammendrags rapport for pivottabell og pivotdiagram
Beslutningstakere bruker pivottabell-og pivotdiagramrapporter til å analysere, utforske og visualisere sammendrags data. Ved å konfigurere pivottabell-og pivotdiagramrapporter som du vil bruke i dette scenarioet, vil det være en enkel operasjon for en beslutnings overføring for å kjøre rapporten med de ferdige dataene senere.
-
Merk en celle i Excel-tabellen.
-
Klikk pivottabelli tabeller -gruppen i kategorien Sett inn , og klikk deretter pivottabell.
Dialogboksen Opprett pivottabell vises i Excel.
-
Hvis du vil plassere pivottabellrapporten i et nytt regne ark som begynner i celle a1, klikker du nytt regne ark, og deretter klikker du OK.
Excel legger til en tom pivottabellrapport på den angitte plasseringen og viser felt listen for pivottabell, slik at du kan legge til felt, opprette et oppsett og tilpasse pivottabellrapporten.
-
Hvis du vil opprette en rapport med flere tabeller, drar du ID- feltet til verdier-området, avdelings feltet til Kol onne etikett området, Kategori feltet til rad etikett området og TilordnetTil -feltet til rapport filter området.
-
Klikk pivottabellrapporten.
-
Klikk stolpe type i diagrammer -gruppen på Sett inn -fanen.
-
Velg gruppert stolpeunder 2D-stolpe.
-
Juster størrelsen på og plasseringen av pivotdiagramrapporten til ønsket innstilling.
Trinn 4: samle inn informasjon om aktiva fra brukere
Nå som skjema malen er klar til å fylles ut av alle de ansatte, må du publisere skjemaet og sende det til hver ansatt. Når hver ansatt sender inn det utfylte skjemaet, sendes det som en XML-datafil (. XML) som er lagt ved i en e-postmelding, til beslutnings produsentens e-postkonto. Beslutnings produsent kan deretter flytte alle meldingene til en dedikert InfoPath-mappe i Outlook. I dette scenarioet anbefales det at du tilordner en bestemt tids periode for alle brukere for å fullføre skjemaene, slik at beslutnings produsent kan kjøre rapporten med alle de utfylte skjemaene når tids fristen for data innsamling er nådd.
-
I InfoPath åpner du skjema malen (XSN) som du lagret i trinn 1: utforme eksempel skjema malen for ressurs sporing
-
Klikk Utform dette skjemaetpå verktøy -menyen.
-
Klikk Publiserpå fil -menyen.
-
Klikk på en liste over e-postmottakerei publiserings vei viseren, og klikk deretter på neste.
-
Skriv inn et navn på skjema malen i boksen navn på skjema mal på den neste siden i vei viseren, og klikk deretter neste. Navnet på skjema malen vises i emne overskriften for meldingen som sendes til mottakerne av e-postmeldingen.
-
På den neste siden i vei viseren kan du også opprette kolonner som skal vises i Outlook-mappene, for å organisere e-postmeldingene dine.
-
Klikk Neste.
-
Klikk på Publiser.
-
Når publiserings vei viseren er ferdig med å publisere skjema malen, åpnes en e-postmelding med skjemaet.
-
Fyll ut meldingen, Skriv inn navnene på ansatte eller bruk en distribusjons liste, og send deretter meldingen.
I Outlook kan en beslutnings produsent organisere alle de innsendte XML-skjemaene på én av to måter:
-
Hvis meldings boksen for skjema mapper i InfoPath vises første gang meldingen åpnes, klikker du Opprett skjema mappe.
-
Opprett en regel i Outlook for å flytte alle de relaterte InfoPath-skjemaene til en InfoPath-mappe.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se administrere meldinger ved hjelp av regler.
Trinn 5: importere skjemaer til Excel
Siden du allerede har opprettet Excel-arbeidsboken trinn 2 og 3, er det enkelt å ta i mot beslutningstakeren for å eksportere og se gjennom skjema dataene. Beslutningstake Maker trenger bare å eksportere XML-filene (XML) fra Outlook, importere alle skjema filene (XML) til Excel-arbeidsboken og deretter oppdatere dataene.
Oppgave 1: eksportere skjemaene fra Outlook til en Windows-mappe
-
I Outlook velger du mappen som inneholder alle skjemaene du har mottatt fra ansatte, og deretter trykker du CTRL + A for å velge alle e-postmeldingene for skjemaet.
-
Høyre klikk utvalget, pek på InfoPath-handlinger, og klikk deretter Eksporter skjemaer.
-
Velg en mappe i dialog boksen Eksporter skjemaer , og trykk OK.
Oppgave 2: importere skjemaene til Excel
-
I Excel-arbeidsboken du opprettet i trinn 2: tilordne skjema filen og tilpasse tabell oppsettet i Excel, velger du en av de tilordnede cellene i Excel-tabellen.
-
Klikk Importeri XML -gruppen i kategorien utvikler .
Dialog boksen IMPORTER XML vises.
-
På en data maskin som kjører Windows Vista
-
Klikk mappen som inneholder XML-datafilen (. XML) som ble opprettet i oppgave 1, i adresse linjen: Eksporter skjemaene fra Outlook til en Windows-mappe.
På en data maskin som kjører Microsoft Windows XP
-
I Søk i -listen klikker du mappe som inneholder XML-datafilen (. XML) som er opprettet i oppgave 1: eksportere skjemaene fra Outlook til en Windows-mappe.
-
-
Gjør ett av følgende:
-
Hvis filene er sammen hengende, trykker du SKIFT, og deretter klikker du den første og siste filen i listen.
-
Hvis filene ikke er sammen hengende, trykker du på CTRL, og deretter klikker du på hver fil du vil importere, i listen.
-
-
Klikk Importer.
Som standard overskriver Excel eventuelle eksisterende data i de tilordnede cellene, som er det ønskede endelige resultatet for denne forretnings løsningen. En beslutnings produsent kan imidlertid for eksempel importere dataene flere ganger for å måle frem driften før den planlagte tids fristen.
Obs!: I Excel kan du også tilføye dataene ved å bruke alternativet Legg til nye data til eksisterende XML-tabeller (Klikk tilordne egenskaperi XML -gruppen på fanen utvikler ), som kan være passende for andre løsninger.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Koble til en XML-fil.
Oppgave 3: oppdatere pivottabell-og pivotdiagramrapporter
-
Klikk en celle i pivottabellrapporten.
-
Klikk pilen ved siden av Oppdater alti data -gruppen på Alternativer -fanen, og klikk deretter Oppdater.
Excel-arbeidsboken inneholder nå alle dataene og sammendrags rapportene du trenger for å få hjelp til å tildele utstyrs budsjettet for neste år. Du kan selvsagt gjøre ytterligere analyser i Excel-arbeidsboken om nødvendig, for eksempel sortering, filtrering eller betinget formatering av dataene.
Endelige tanker: Vurder å bruke en SharePoint-liste eller Access-database
Som et alternativ bør du vurdere å bruke en SharePoint-liste eller Access-database i stedet for XML, til å overføre data mellom InfoPath og Excel.
Bruke en SharePoint-liste
Fra InfoPath kan du enkelt bruke en SharePoint-liste som en skrivebeskyttet data kilde. Du kan gjøre ett av to ting:
-
Eksporter dataene til Excel fra SharePoint-listen, som automatisk oppretter en data tilkobling i Excel.
-
Fra Excel kan du eksplisitt opprette en data tilkobling til SharePoint-listen.
Når du har opprettet en data tilkobling, kan du oppdatere dataene i Excel for å hente oppdaterte data.
Du kan bruke en SharePoint-liste til å legge til og oppdatere dataene, bruke et InfoPath-skjema til å vise et element fra listen (for eksempel et komplekst eller stort element vises loddrett), og deretter bruke Excel til å analysere dataene ytterligere.
1. vise et enkelt element for enkel gjennomgang i InfoPath.
2. legge til og oppdatere data i en SharePoint-liste.
3. Oppdater og rapporter oppdatert med Excel.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se legge til en data tilkobling i et dokument bibliotek eller en SharePoint-liste
Bruke en Access-database
Fra InfoPath kan du opprette en lese/skrive-tilkobling til en Access-database. Fra Excel kan du eksplisitt opprette en data tilkobling til Access-databasen som du kan oppdatere for å hente oppdaterte data. Du kan til og med definere tilkoblingen til automatisk oppdatering når arbeids boken åpnes, eller jevnlig oppdatere, for eksempel hvert femte minutt.
Du kan bruke en Access-database som et mellom ledd mellom InfoPath og Excel. Når du sender et InfoPath-skjema til Access, oppdaterer du Access-databasen. Når du oppdaterer data tilkoblingen i Excel, henter du oppdaterte data fra Access. I praksis sender du data indirekte fra InfoPath til en Excel-arbeidsbok.
1. vise og sende et skjema til en Access-database.
2. lagre data i en Access-database.
3. Oppdater og rapporter oppdatert med Excel.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se utforme en skjema mal som er basert på en Microsoft Access-database.
Tips!: Visste du at du kan opprette et InfoPath-skjema direkte fra Access? Hvis brukerne har Outlook 2007 eller 2010 og InfoPath 2007 eller 2010 installert på data maskinene, kan du samle inn data fra ulike brukere direkte fra Access ved hjelp av vei viseren samle inn data fra e-postmeldinger . Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se hjelpeemnet for Access, legge til data som samles inn via e-post i Access-databasen.
