Denne artikkelen handler om den grunnleggende prosessen med å Access opprette en database som skal brukes på stasjonære maskiner, ikke på nettet. Den forklarer hvordan du oppretter en skrivebordsdatabase ved hjelp av en mal, og hvordan du bygger en database fra grunnen av ved å opprette dine egne tabeller, skjemaer, rapporter og andre databaseobjekter. Den forklarer også noen teknikker du kan bruke til å få eksisterende data inn i den nye databasen.

I denne artikkelen

Oversikt

Første gang du starter Access, eller hvis du lukker en database uten å lukke Access, vises Microsoft Office Backstage-visningen.

Backstage-visningen er et utgangspunkt der du kan opprette en ny database, åpne en eksisterende database, vise fremhevet innhold fra Office.com – alt du kan bruke Access til å gjøre i en databasefil eller utenfor en database, i motsetning til i en database.

Opprette en database

Når du åpner Access, viser Backstage-visningen Ny-fanen.Ny-fanen inneholder flere måter du kan opprette en ny database på:

  • En tom database    Hvis du vil, kan du starte fra bunnen av. Dette er et godt alternativ hvis du har svært spesifikke utformingskrav eller har eksisterende data som du må ta hensyn til eller integrere.

  • En mal som er installert med Access    Vurder å bruke en mal hvis du starter et nytt prosjekt og ønsker et forsprang. Access leveres med flere maler installert som standard.

  • En mal fra Office.com    I tillegg til malene som følger med Access, kan du finne mange flere maler på Office.com. Du trenger ikke engang å åpne en nettleser, malene er tilgjengelige fra Ny-fanen.

Legge til i en database

Når du arbeider i en database, kan du legge til felter, tabeller eller programdeler.

Programdeler er en funksjon som lar deg bruke flere relaterte databaseobjekter sammen som om de var ett. En programdel kan for eksempel bestå av en tabell og et skjema som er basert på tabellen. Du kan legge til tabellen og skjemaet samtidig ved å bruke programdelen.

Du kan også opprette spørringer, skjemaer, rapporter, makroer – alle databaseobjektene du er vant til å arbeide med.

Opprette en database ved hjelp av en mal

Access leveres med en rekke maler som du kan bruke som de er, eller som et utgangspunkt. En mal er en database som er klar til bruk, og som inneholder alle tabellene, spørringene, skjemaene, makroene og rapportene som er nødvendige for å utføre en bestemt oppgave. Det finnes for eksempel maler som du kan bruke til å spore problemer, behandle kontakter eller holde oversikt over utgifter. Noen maler inneholder noen eksempelposter som viser hvordan de brukes.

Hvis en av disse malene passer til behovene dine, er det vanligvis den raskeste måten å få en database i gang på. Hvis du har data i et annet program som du vil importere til Access, kan det imidlertid være bedre å opprette en database uten å bruke en mal. Maler har en datastruktur som allerede er definert, og det kan kreve mye arbeid å tilpasse de eksisterende dataene til malens struktur.

  1. Hvis du har en database åpen, klikker du Lukk Fil-fanen. Backstage-visningen viser Ny-fanen.

  2. Flere sett med maler er tilgjengelige i Ny-fanen, og noen er innebygd i Access. Du kan laste ned flere maler fra Office.com. Se neste del i denne artikkelen hvis du vil ha mer informasjon.

  3. Velg malen du vil bruke.

  4. Access foreslår et filnavn for databasen i Filnavn-boksen – du kan endre filnavnet hvis du vil. Hvis du vil lagre databasen i en annen mappe enn den som vises under filnavnboksen, klikker du alternativ tekst, blar til mappen der du vil lagre den, og klikker deretter OK. Du kan også opprette og koble databasen til et SharePoint-område.

  5. Klikk på Opprett.

    Access oppretter en database fra malen du valgte, og åpner deretter databasen. For mange maler vises et skjema der du kan begynne å legge inn data. Hvis malen inneholder eksempeldata, kan du slette hver post ved å klikke postvelgeren (den skyggelagte boksen eller linjen like til venstre for posten) og deretter gjøre følgende:

    Klikk på Slett i Poster-gruppen under Hjem-fanen. Knapp

  6. Når du vil begynne å skrive inn data, klikker du i den første tomme cellen i skjemaet og begynner å skrive. Bruk følgende Navigasjonsrute til å søke etter andre skjemaer eller rapporter som du kanskje vil bruke. Noen maler inkluderer et navigeringsskjema som lar deg flytte mellom de ulike databaseobjektene.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du arbeider med maler, kan du se artikkelen Bruke en mal til å opprette en Access-skrivebordsdatabase.

Til toppen av siden

Opprette en database uten å bruke en mal

Hvis du ikke er interessert i å bruke en mal, kan du opprette en database ved å bygge dine egne tabeller, skjemaer, rapporter og andre databaseobjekter. I de fleste tilfeller omfatter dette ett eller begge av følgende:

  • Angi, lime inn eller importere data i tabellen som opprettes når du oppretter en ny database, og deretter gjenta prosessen med nye tabeller som du oppretter ved hjelp av Tabell-kommandoen i kategorien Opprett.

  • Importere data fra andre kilder og opprette nye tabeller i prosessen.

Opprette en tom database

  1. Klikk Ny Fil-fanen,og klikk deretter Tom database.

  2. Skriv inn et filnavn i Filnavn-boksen. Hvis du vil endre plasseringen til filen fra standardplasseringen, klikker du Bla gjennom etter en plassering for å plassere alternativ tekst (ved siden av Filnavn-boksen), blar til den nye plasseringen, og klikker deretter OK.

  3. Klikk på Opprett.

    Access oppretter databasen med en tom tabell kalt Tabell1, og åpner deretter Tabell1 i dataarkvisning. Markøren er plassert i den første tomme cellen i Klikk for å legge til-kolonnen.

  4. Begynn å skrive for å legge til data, eller du kan lime inn data fra en annen kilde, som beskrevet i delen Kopiere data fra en annen kilde til en Access-tabell.

Angivelse av data i dataarkvisning er utformet for å være svært lik arbeid i et Excel-regneark. Tabellstrukturen opprettes mens du skriver inn data. Når du legger til en ny kolonne i dataarket, defineres et nytt felt i tabellen. Access angir automatisk datatypen for hvert felt basert på dataene du skriver inn.

Hvis du ikke vil skrive inn data i Tabell1 på dette tidspunktet, klikker du Lukk Knapp. Hvis du har gjort endringer i tabellen, blir du bedt om å lagre endringene i Access. Klikk Ja for å lagre endringene, klikk Nei for å forkaste dem, eller klikk Avbryt for å la tabellen være åpen.

Tips!:  Access søker etter en fil med navnet Blank.accdb i mappen på [install drive]:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Hvis den finnes, er Blank.accdb malen for alle nye, tomme databaser. Alt innhold den inneholder, arves av alle nye, tomme databaser. Dette er en god måte å distribuere standardinnhold på, for eksempel delnumre eller fraskrivelser og policyer for firmaet.

Viktig!: Hvis du lukker Tabell1 uten å lagre den minst én gang, sletter Access hele tabellen, selv om du har skrevet inn data i den.

Legge til en tabell

Du kan legge til nye tabeller i en eksisterende database ved hjelp av kommandoene i Tabeller-gruppenOpprett-fanen.

Båndet i Access

Opprette en tabell, fra og med dataarkvisning    I dataarkvisning kan du skrive inn data umiddelbart og la Access bygge tabellstrukturen i bakgrunnen. Feltnavn tilordnes numerisk (Felt1, Felt2 og så videre), og datatypen for hvert felt angis automatisk basert på dataene du angir.

  1. Klikk på Tabell i Tabeller-gruppen på Opprett-fanen. Knapp

    Access oppretter tabellen og velger den første tomme cellen i kolonnen Klikk for å legge til.

  2. Klikk felttypen du vil legge til, i & Slett-gruppen på Felt-fanen. Hvis du ikke ser typen du vil bruke, klikker du Flere felt-Knapp.

  3. Access viser en liste over vanlige felttyper. Klikk felttypen du vil bruke, og det nye feltet legges til i dataarket ved innsettingspunktet i Access.

    Du kan flytte feltet ved å dra det. Når du drar et felt i et dataark, vises en loddrett innsettingslinje der feltet plasseres.

  4. Hvis du vil legge til data, begynner du å skrive i den første tomme cellen, eller limer inn data fra en annen kilde, som beskrevet i delen Kopiere data fra en annen kilde til en Access-tabell.

  5. Hvis du vil gi nytt navn til en kolonne (felt), dobbeltklikker du kolonneoverskriften og skriver deretter inn det nye navnet.

    Du bør gi hvert felt et meningsfullt navn, slik at du kan se hva det inneholder når du ser det i Feltliste-ruten.

  6. Hvis du vil flytte en kolonne, klikker du overskriften for å merke kolonnen, og deretter drar du kolonnen til ønsket plassering. Du kan også merke flere sammenhengende kolonner og deretter dra dem til en ny plassering samtidig. Hvis du vil merke flere tilstøtende kolonner, klikker du kolonneoverskriften i den første kolonnen, og deretter klikker du kolonneoverskriften for den siste kolonnen mens du holder nede SKIFT.

Opprette en tabell fra og med utformingsvisning    I utformingsvisning oppretter du først tabellstrukturen. Deretter bytter du til dataarkvisning for å skrive inn data, eller skriver inn data ved hjelp av en annen metode, for eksempel ved å lime inn eller importere.

  1. Klikk Tabellutforming i Tabeller-gruppen på Opprett-fanen. Knapp

  2. Skriv inn et navn i Feltnavn-kolonnen for hvert felt i tabellen, og velg deretter en datatype fra Datatype-listen.

  3. Hvis du vil, kan du skrive inn en beskrivelse for hvert felt i Beskrivelse-kolonnen. Beskrivelsen vises deretter på statuslinjen når markøren er plassert i feltet i dataarkvisning. Beskrivelsen brukes også som statuslinjetekst for alle kontroller i et skjema eller en rapport som du oppretter ved å dra feltet fra Feltliste-ruten og for eventuelle kontroller som er opprettet for dette feltet når du bruker skjemaveiviseren eller rapportveiviseren.

  4. Når du har lagt til alle feltene, lagrer du tabellen:

    • Klikk LagreFil-fanen.

  5. Du kan begynne å skrive inn data i tabellen når som helst ved å bytte til dataarkvisning og klikke i den første tomme cellen. Du kan også lime inn data fra en annen kilde, som beskrevet i delen Kopiere data fra en annen kilde til en Access-tabell.

Angi feltegenskaper i utformingsvisning    Uavhengig av hvordan du opprettet tabellen, er det lurt å undersøke og angi feltegenskaper. Selv om enkelte egenskaper er tilgjengelige i dataarkvisning, kan noen egenskaper bare angis i utformingsvisning. Hvis du vil bytte til utformingsvisning, høyreklikker du tabellen i navigasjonsruten og klikker deretter Utformingsvisning. Hvis du vil se egenskapene for et felt, klikker du feltet i utformingsrutenettet. Egenskapene vises under utformingsrutenettet under Feltegenskaper.

Hvis du vil se en beskrivelse av hver feltegenskap, klikker du egenskapen og leser beskrivelsen i boksen ved siden av egenskapslisten under Feltegenskaper. Du kan få mer detaljert informasjon ved å klikke Hjelp-knappen.

Tabellen nedenfor beskriver noen av feltegenskapene som vanligvis justeres.

Egenskap

Beskrivelse

Feltstørrelse

For tekstfelt angir denne egenskapen maksimalt antall tegn som kan lagres i feltet. Maksimumsgrensen er 255. For tallfelt angir denne egenskapen talltypen som skal lagres (langt heltall, langt heltall, langt heltall og så videre). For den mest effektive datalagringsplassen anbefales det at du tildeler minst mulig plass som du tror du trenger for dataene. Du kan justere verdien oppover senere hvis behovene dine endres.

Format

Denne egenskapen angir hvordan dataene skal vises. Den påvirker ikke de faktiske dataene da de er lagret i feltet. Du kan velge et forhåndsdefinert format eller angi et egendefinert format.

Inndatamaske

Bruk denne egenskapen til å angi et mønster for alle data som skal legges inn i dette feltet. Dette sikrer at alle dataene skrives inn riktig, og at de inneholder det nødvendige antallet tegn. Hvis du trenger hjelp til å bygge en inndatamaske, Verktøy-knappenpå høyre side av egenskapsboksen.

Standardverdi

Bruk denne egenskapen til å angi standardverdien som skal vises i dette feltet hver gang en ny post legges til. Hvis du for eksempel har et dato/klokkeslett-felt der du alltid vil registrere datoen da posten ble lagt til, kan du angi «Dato()» (uten anførselstegn) som standardverdi.

Obligatorisk

Denne egenskapen angir om en verdi kreves i dette feltet. Hvis du angir denne egenskapen til Ja,tillates det ikke at du legger til en ny post med mindre det angis en verdi for dette feltet.

Til toppen av siden

Kopiere data fra en annen kilde til en Access-tabell

Hvis dataene er lagret i et annet program, for eksempel Excel, kan du kopiere og lime dem inn i en Access-tabell. Generelt fungerer dette best hvis dataene allerede er delt inn i kolonner, slik de er i et Excel-regneark. Hvis dataene er i et tekstbehandlingsprogram, er det best å skille kolonnene med data ved hjelp av faner eller konvertere dataene til en tabell i tekstbehandlingsprogrammet før du kopierer dataene. Hvis dataene krever redigering eller manipulering (for eksempel å skille fullstendige navn inn i fornavn og etternavn), bør du gjøre dette før du kopierer dataene, spesielt hvis du ikke er kjent med Access.

Når du limer inn data i en tom tabell, angir Access datatypen for hvert felt i henhold til hva slags data det finner der. Hvis for eksempel et innlimt felt inneholder bare datoverdier, bruker Access datatypen Dato/klokkeslett på dette feltet. Hvis det innlimte feltet bare inneholder ordene «ja» og «nei», bruker Access datatypen Ja/nei på feltet.

Feltene får navn avhengig av hva de finner i den første raden med innlimte data. Hvis den første raden med innlimede data ligner på radene under, bestemmer Access at den første raden er en del av dataene og tilordner de generiske navnene på feltene (F1, F2 og så videre). Hvis den første raden med innlimede data ikke ligner på radene under, bestemmer Access at den første raden består av feltnavn. Access navnler feltene tilsvarende, og inkluderer ikke den første raden i dataene.

Hvis generiske feltnavn tilordnes i Access, bør du gi nytt navn til feltene så snart som mulig for å unngå forvirring. Bruk følgende fremgangsmåte:

  1. Trykk CTRL+S for å lagre tabellen.

  2. Dobbeltklikk hver kolonneoverskrift i dataarkvisning, og skriv deretter inn et beskrivende feltnavn for hver kolonne.

  3. Lagre tabellen på nytt.

Obs!: Du kan også gi nytt navn til feltene ved å bytte til Utformingsvisning og redigere feltnavnene der. Hvis du vil bytte til utformingsvisning, høyreklikker du tabellen i navigasjonsruten og klikker Utformingsvisning. Hvis du vil bytte tilbake til dataarkvisning, dobbeltklikker du på tabellen i navigasjonsruten.

Til toppen av siden

Importere, tilføye eller koble til data fra en annen kilde

Du kan ha data som er lagret i et annet program, og du vil importere disse dataene til en ny tabell eller tilføye dem til en eksisterende tabell i Access. Du kan også arbeide med personer som har dataene sine i andre programmer, og du vil arbeide med dem i Access ved å koble til dem. Uansett gjør Access det enkelt å arbeide med data fra andre kilder. Du kan importere data fra et Excel-regneark, fra en tabell i en annen Access-database, fra en SharePoint-liste eller fra en rekke andre kilder. Prosessen du bruker, varierer noe avhengig av kilden, men følgende fremgangsmåte vil hjelpe deg med å komme i gang.

  1. Klikk kommandoen for filtypen du importerer, i gruppen & kobling i Kategorien Eksterne data i Access.

    Gruppen Importer og koble i kategorien Data

    Hvis du for eksempel importerer data fra et Excel-regneark, klikker du Excel. Hvis programtypen du trenger, ikke vises, klikker du Mer.

    Obs!: Hvis du ikke finner riktig formattype i gruppen Importer &-kobling, må du kanskje starte programmet der du opprinnelig opprettet dataene, og deretter bruke dette programmet til å lagre dataene i et vanlig filformat (for eksempel en tekstfil med skilletegn ) før du kan importere dataene til Access.

  2. Klikk Bla gjennom i dialogboksen Hent eksterne data for å finne kildedatafilen, eller skriv inn den fullstendige banen til kildedatafilen i Filnavn-boksen.

  3. Klikk ønsket alternativ (alle programmer lar deg importere, og noen lar deg tilføye eller koble) under Angi hvordan og hvor du vil lagre dataene i den gjeldende databasen. Du kan opprette en ny tabell som bruker de importerte dataene, eller (med enkelte programmer) kan du tilføye dataene i en eksisterende tabell eller opprette en koblet tabell som beholder en kobling til dataene i kildeprogrammet.

  4. Hvis en veiviser starter, følger du instruksjonene på de neste par sidene i veiviseren. Klikk Slutt på den siste siden i veiviseren.

    Hvis du importerer objekter eller kobler tabeller fra en Access-database, vises dialogboksen Importer objekter eller Koble tabeller. Velg elementene du vil bruke, og klikk deretter OK.

    Den nøyaktige prosessen avhenger av om du velger å importere, tilføye eller koble data.

  5. Access spør om du vil lagre detaljene for importoperasjonen som du nettopp fullførte. Hvis du tror at du skal utføre den samme importoperasjonen på nytt senere, klikker du Lagre importtrinn,og deretter skriver du inn detaljene. Du kan deretter enkelt gjenta operasjonen senere ved å klikke på Lagrede importer Knappi gruppen Importer & kobling i kategorien Eksterne data. Hvis du ikke vil lagre detaljene for operasjonen, klikker du Lukk.

Hvis du velger å importere en tabell, importeres dataene til en ny tabell i Access, og tabellen vises under Tabeller-gruppen i navigasjonsruten. Hvis du velger å tilføye data til en eksisterende tabell, legges dataene til i denne tabellen. Hvis du velger å koble til data, oppretter Access en koblet tabell under Tabeller-gruppen i navigasjonsruten.

Til toppen av siden

Legge til en programdel

Du kan bruke en programdel til å legge til funksjonalitet i en eksisterende database. En programdel kan være så enkel som én enkelt tabell, eller den kan bestå av flere relaterte objekter, for eksempel en tabell og et bundet skjema.

Merknadsprogramdelen består for eksempel av en tabell med et Autonummer-ID-felt, et datofelt og et notatfelt. Du kan legge den til i en hvilken som helst database og bruke den som den er, eller med minimal tilpasning.

  1. Åpne databasen du vil legge til en programdel i.

  2. Klikk fanen Opprett.

  3. Klikk Programdeler iMaler-gruppen. En liste over tilgjengelige deler åpnes.

  4. Klikk programdelen du vil legge til.

Til toppen av siden

Åpne en eksisterende Access-database

  1. Klikk Åpne i kategorien Fil.

  2. Bla til databasen du vil åpne, i dialogboksen Åpne.

  3. Gjør et av følgende:

    • Dobbeltklikk databasen for å åpne den i standardmodus som er angitt i dialogboksen Alternativer for Access eller i modusen som ble angitt av en administrativ policy.

    • Klikk Åpne for å åpne databasen for delt tilgang i et miljø med flere brukere, slik at du og andre brukere kan lese og skrive til databasen.

    • Klikk pilen ved siden av Åpne-knappen, og klikk deretter Åpne skrivebeskyttet for å åpne databasen for skrivebeskyttet tilgang, slik at du kan vise, men ikke redigere den. Andre brukere kan fortsatt lese og skrive til databasen.

    • Klikk pilen ved siden av Åpne-knappen, og klikk deretter Åpne i alenemodus for å åpne databasen ved hjelp av eksklusiv tilgang. Når du har en database åpen med eksklusiv tilgang, får alle andre som prøver å åpne databasen, meldingen «filen er allerede i bruk».

    • Klikk pilen ved siden av Åpne-knappen, og klikk deretter Åpne i alenemodus skrivebeskyttet for å åpne databasen for skrivebeskyttet tilgang. Andre brukere kan fortsatt åpne databasen, men de er begrenset til skrivebeskyttet modus.

Obs!: Du kan åpne en datafil direkte i et eksternt filformat, for eksempel dBASE, Microsoft Exchange eller Excel. Du kan også åpne alle ODBC-datakilde direkte, for eksempel Microsoft SQL Server. Access oppretter automatisk en ny Access-database i samme mappe som datafilen, og legger til koblinger til hver tabell i den eksterne databasen.

Tips

  • Hvis du vil åpne en av de sist åpnede databasene, klikker du Siste på Fil-fanen, og deretter klikker du filnavnet for databasen. Access åpner databasen ved hjelp av de samme alternativinnstillingene som den hadde sist gang du åpnet den. Hvis listen over nylig brukte filer ikke vises, klikker du Alternativer på Fil-fanen. Klikk Klientinnstillinger i dialogboksen Alternativer for Access. Angi hvormange dokumenter som skal vises i listen nylig brukte dokumenter, maksimalt 50 under Visning.

    Du kan også vise nylige databaser i navigasjonsfeltet i Backstage-visningen for toklikkstilgang: 1) Fil-fanen, 2) den nyligste databasen du vil åpne. Merk av for Hurtig tilgang til dette antallet nylig brukte databaser nederst på Siste-fanen, og juster deretter antall databaser for å vise.

  • Hvis du åpner en database ved å klikke kommandoen Åpne på Fil-fanen, kan du vise en liste over snarveier til databaser som du tidligere har åpnet, ved å klikke Mine nylig brukte dokumenter i dialogboksen Åpne.

Til toppen av siden

Trenger du mer hjelp?

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Microsoft Office Insider-deltakere

Var denne informasjonen nyttig?

Hvor fornøyd er du med språkkvaliteten?
Hva påvirket opplevelsen din?

Takk for tilbakemeldingen!

×