Opprette et prosjektsamarbeidsområde i SharePoint

SharePoint gjør det mulig for organisasjoner å finne løsninger på vanlige forretningsproblemer ved hjelp av ferdige nettdeler og programmer. De unike forretningsscenarioene bestemmer hvilken type nettsted og nettdeler som skal brukes.

Se gjennom eksempelartikkelen nedenfor for å lære mer om opprettingsprosessen for nettstedet. Bruk historiene til å se hvordan ulike typer roller og avdelinger i en organisasjon kan samarbeide for å dekke behovene til brukerne og forretningsmålene. Forstå fasene for opprettelse av nettsted – planlegge, bygge og administrere – og hvilke typer oppgaver i hvert trinn. Deretter kan du komme i gang med å opprette SharePoint nettstedet.

Vurder å bruke og tilpasse nettstedsmalen Project for å komme raskt i gang.

Flere inspirerende ressurser:

Se hva som er mulig med SharePoint utseendeboken
Få trinnvise instruksjoner for oppretting av nettsted med veiledninger
Les flere SharePoint historier om nettstedsoppretting

Scenario: Et produktteam må opprette en delt og sikker plass for å lagre dokumenter, dele statusoppdateringer og kommunisere

Megan er en prosjektleder som er ansvarlig for å lede et team som arbeider med å lansere et nytt produkt i løpet av de neste seks månedene. Hun vet at hun trenger et sted for å lagre gruppedokumenter, samarbeide på innhold, dele oppdateringer om prosjektnyheter og kommunisere med teamet. For øyeblikket bruker Megans team e-post som den primære kommunikasjonsformen, og noen prosjektdokumenter lagres på et delt sted, men er ikke tilgjengelig på en sikker måte utenfor kontoret eller på en mobil enhet.

Nytt gruppeområde:

Bilde av et gruppenettsted med nedtellingstidtaker, nyhetsartikkel og Planner

Scenariomål:

Etablere ett enhetlig sted for prosjektnyheter, gruppesamarbeid og prosjektkommunikasjon
Aktiver mer effektive måter å kommunisere på ved hjelp av chat og videokonferanser i sanntid
Samle grupperessurser som en gruppekalender, e-postadresse, OneNote og oppgavebehandlingsverktøy
Lagre filer og mapper sikkert på ett sted som du kan få tilgang til eksternt på en hvilken som helst enhet

Fremgangsmåte for å opprette nettstedet:

Planlegge nettstedet – 1/2 dag

Megan starter med idédugnad med en annen prosjektleder som har opprettet et lignende nettsted tidligere. Hun lærer den beste måten å starte prosjektnettstedet på, er å be gruppen om tilbakemelding om hvordan de foretrekker å kommunisere, samarbeide og hvilke typer funksjoner som vil være de mest verdifulle for det nye prosjektnettstedet. Megan identifiserer teamenes viktigste prioriteringer og begynner å samle dokumenter, bilder og annet innhold.

Megan bestemmer at et SharePoint gruppeområde best vil passe behovene til gruppen og prosjektet hennes. Et SharePoint gruppenettsted tillater imidlertid ikke chat i sanntid med mindre du integrerer Microsoft Teams. Megan arbeider sammen med SharePoint leieradministrator for å sikre Microsoft Teams er tilgjengelig. Hun lærer at organisasjonen allerede har tillatelse til å bruke Microsoft Teams, og alt hun trenger å gjøre, er å sørge for at gruppenettstedet er koblet til en Office 365 gruppe.

Nå er Megan klar til å komme i gang med å bygge Office 365 tilkoblet prosjektområde og gruppeområde.

Bygg nettstedet – 1/2 dag

Megan bygger et SharePoint gruppeområde, kobler nettstedet til en Office 365-gruppe og oppretter en tilkoblet Microsoft-gruppe. Ved å koble til gruppen gir hun automatisk gruppen tilgang til delte ressurser, for eksempel en gruppekalender,OneNote, Planner og e-postadresse.

Ved hjelp av Planner-nettdelenkan gruppen spore og dele prosjektfremdriftsdetaljer
Nyheter-nettdelen bidrar til å formidle prosjektoppdateringer og milepæler til organisasjonen
Teamet har enkel tilgang til hverandres tilgjengelighet ved hjelp av gruppekalenderwebdelen
Bruk av nettdelen For hurtigkoblingerer ofte brukte interne koblinger uthevet for enkel tilgang
Integrering av Microsoft-teamgjør det mulig for nye måter å kommunisere og samarbeide på med chat i sanntid, videokonferanser, alternativer for å spille inn møter og lagre delte ressurser på SharePoint gruppenettstedet

Administrere nettstedet – pågående

Ukentlig publiserer Megan prosjektstatusoppdateringer i form av nyhetsinnlegg som kan søkes i, vises i Nyheter-nettdelen og legges automatisk inn i Teams kanalen
Megan går gjennom gruppenettstedet halvårlig for å sikre at tidsfrister og nyheter for prosjektet er oppdatert
Når prosjektet starter, planlegger Megan å revidere deler av nettstedets innhold og nettdeler for å justere til den nye rytmen i virksomheten for å støtte produktet
Månedlig er Megan vert for direkte Q&A-økter som driftes av Microsoft Stream,og synkroniseres automatisk til Stream-fanen i Teams kanalen

Resultater:

Gjør det mulig for teammedlemmer å holde kontakten med viktige oppdateringer og utvide samtaler via fast chat og videokonferanser
Økt teamproduktivitet ved å gjøre det mulig for gruppemedlemmer å samarbeide på innhold i Teams eller SharePoint hvor de kan arbeide
Reduserte antallet møter og e-post før lanseringen av gruppenettstedet ved å øke informasjonsbevisstheten
Aktiverte eksterne gruppemedlemmer til å arbeide mer effektivt