Opprette et samarbeidsområde for et prosjekt i SharePoint

SharePoint gjør det mulig for organisasjoner å finne løsninger på vanlige forretningsproblemer ved hjelp av ferdige nettdeler og programmer. Dine unike forretningsscenarioer bestemmer hvilken type nettsted og nettdeler som skal brukes.

Se gjennom eksempelartikkelen nedenfor for å finne ut mer om opprettingsprosessen for nettstedet. Bruk historiene til å se hvordan ulike typer roller og avdelinger i enhver organisasjon kan samarbeide for å dekke behovene til brukerne og forretningsmålene. Forstå nettstedsopprettingsfasene – planlegg, bygg og administrer – og aktivitetstypene i hver fase. Kom deretter i gang med å opprette SharePoint-området.

Vurder å bruke og tilpasse områdemalen for prosjektstyring for å komme raskt i gang.

Mer inspirerende ressurser:

Se hva som er mulig med SharePoint-utseendeboken
Få trinnvise instruksjoner for oppretting av nettsteder med veiledede gjennomganger
Les flere historier om oppretting av SharePoint-område

Scenario: Et produktteam må opprette et delt og sikkert område for å lagre dokumenter, dele statusoppdateringer og kommunisere

Megan er en prosjektleder som er ansvarlig for å lede et team som jobber med å lansere et nytt produkt i løpet av de neste seks månedene. Hun vet at hun trenger et sted å lagre gruppedokumenter, samarbeide om innhold, dele oppdateringer om prosjektnyheter og kommunisere med teamet. For øyeblikket bruker Megans team e-post som den primære kommunikasjonsformen, og noen prosjektdokumenter lagres på et delt sted, men kan ikke åpnes sikkert utenfor kontoret eller på en mobil enhet.

Nytt gruppeområde:

Bilde av et gruppenettsted med tidtaker for nedtelling, nyhetsartikkel og Planner

Scenariomål:

Etablere ett enhetlig sted for prosjektnyheter, gruppesamarbeid og prosjektkommunikasjon
Aktiver mer effektive måter å kommunisere på ved hjelp av chat og videokonferanser i sanntid
Samle grupperessurser som en gruppekalender, e-postadresse, OneNote og oppgavebehandlingsverktøy
Lagre filer og mapper på et sikkert sted som kan åpnes eksternt på en hvilken som helst enhet

Fremgangsmåte for å opprette området:

Planlegg området - 1/2 dag

Megan starter med idédugnader med en annen prosjektleder som har opprettet et lignende nettsted tidligere. Hun lærer den beste måten å starte prosjektnettstedet på, er å be gruppen om tilbakemelding om hvordan de foretrekker å kommunisere, samarbeide og hvilke typer funksjoner som vil være mest verdifulle for det nye prosjektnettstedet. Megan identifiserer teamets viktigste prioriteringer og begynner å samle dokumenter, bilder og annet innhold.

Megan bestemmer at et SharePoint-gruppeområde passer best til behovene til gruppen og prosjektet. Et SharePoint-gruppenettsted tillater imidlertid ikke chat i sanntid med mindre du integrerer Microsoft Teams. Megan jobber sammen med leieradministratoren for SharePoint for å sikre at Microsoft Teams er tilgjengelig. Hun lærer at organisasjonen allerede har tillatelse til å bruke Microsoft Teams, og alt hun trenger å gjøre, er å sørge for at gruppenettstedet er koblet til en Office 365-gruppe.

Nå er Megan klar til å komme i gang med å bygge Office 365 tilkoblet prosjektområde og gruppeområde.

Bygg området – 1/2 dag

Megan bygger et SharePoint-gruppeområde, kobler nettstedet til en Office 365 gruppe og oppretter et tilkoblet Microsoft-team. Ved å koble til gruppen gir hun automatisk teamet tilgang til delte ressurser, for eksempel en gruppekalender, OneNote, Planner og e-postadresse.

Ved hjelp av nettdelen Planner kan gruppen spore og dele fremdriftsdetaljer for prosjektet
Nyhetsnettdelen bidrar til å kommunisere prosjektoppdateringer og milepæler til organisasjonen
Teamet har enkel tilgang til hverandres tilgjengelighet ved hjelp av nettdelen for gruppekalenderen
Hvis du bruker nettdelen hurtigkoblinger, utheves ofte brukte interne koblinger for enkel tilgang
Integrering av Microsoft Teams gjør det mulig for nye måter å kommunisere og samarbeide på med chat i sanntid, videokonferanser, alternativer for å spille inn møter og lagre delte ressurser fra SharePoint-gruppeområdet

Behandle området – pågående

Ukentlig legger Megan ut prosjektstatusoppdateringer i form av nyhetsinnlegg som kan søkes i, vises i nyheter-nettdelen og legges automatisk ut i Teams-kanalen
Megan gjennomgår gruppenettstedet halvmånedsområdet for å sikre at tidsfrister og nyheter for prosjektet er oppdatert
Når prosjektet lanseres, planlegger Megan å revidere deler av nettstedets innhold og nettdeler for å tilpasse seg den nye rytmen av virksomheten med å støtte produktet
Månedlig er Megan vert for direktesendte Q-&A-økter som driftes av Microsoft Stream, og synkroniseres automatisk til Stream-fanen i Teams-kanalen

Resultater:

Gir gruppemedlemmer mulighet til å holde kontakten med viktige oppdateringer og utvide samtaler via vedvarende chat og videokonferanser
Økt teamproduktivitet ved å gjøre det mulig for gruppemedlemmer å samarbeide på innhold i Teams eller SharePoint, der de kanskje jobber
Redusert antall møter og e-post før lanseringen av gruppenettstedet ved å øke informasjonsbevisstheten
Aktiverte eksterne gruppemedlemmer til å arbeide mer effektivt