Fellesmapper i Outlook gir deg et flott sted å samle inn, organisere og dele informasjon om bestemte emner eller prosjekter i en organisasjon. «Offentlig» i dette tilfellet betyr synlig for alle i organisasjonen, ikke hele verden. Når du legger inn en melding i en fellesmappe, sender du den ikke til noen, slik at ingens innboks blir rotete. I stedet kan personer sjekke mappen når de vil se etter interessante innlegg.
Viktig!: Du må ha en Microsoft Exchange Server og en e-postkonto i Exchange for å bruke fellesmappene med Outlook. De fleste private og personlige e-postkontoer bruker ikke Exchange.
Trinn 1: Ta kontakt med Exchange administrator
Organisasjonen tillater kanskje ikke fellesmapper eller har kanskje policyer for hvordan du bruker dem. Ta kontakt med administratoren, slik at du er på riktig spor. Hvis organisasjonen tillater og støtter bruk av fellesmapper, men en fellesmappe på øverste nivå ikke finnes ennå, kan du be Exchange administratoren om å opprette en.
Når mappen på øverste nivå er tilgjengelig, trykker du ganske enkelt CTRL +6 for å vise den og innholdet i Outlook mapperuten.
Trinn 2: Opprette og gi navn til mappen
-
Trykk CTRL+6 for å se Fellesmapper i mapperuten.
Viktig!: Hvis du ikke ser en fellesmappedel i mapperuten, kan du se den lokale Exchange e-postadministratoren. De må konfigurere det for deg.
-
Høyreklikk Fellesmapper, og klikk Ny mappe.
-
Gi mappen et navn, og klikk OK.
Tips!:
-
Du kan legge til en fellesmappe i Favoritter-mappene. I Outlook Web App kan du utføre bestemte funksjoner i de samme fellesmappene, for eksempel opprette, oppdatere eller slette elementer. Disse handlingene kan gjøres i fellesmappene Kalender, Kontakt, E-post og Legg ut.
-
Hvis du vil legge til en fellesmappe i Favoritter,høyreklikker du mappen, og velger deretter Legg til i Favoritter....
-
Hvis du vil ha informasjon om hvordan du bruker favorittmapper i Outlook Web App, kan du se Arbeide med meldingsmapper i Outlook Web App.
Trinn 3: Angi mappetillatelser for brukere og grupper
Som standard gir Outlook tillatelser bare til deg, som oppretteren av fellesmappen, slik at du må gi tillatelser til personer, slik at de kan lese og publisere innhold i mappen. Lær hvordan du endrer tillatelser for en fellesmappe.
Komme i gang med å bruke fellesmapper
Her er noen vanlige måter å bruke fellesmapper på i en organisasjon:
Nettdiskusjoner
Store hvert diskusjonsemne i sin egen undermappe. Angi tillatelser for hver undermappe etter behov (du vil kanskje begrense tilgangen til mapper som inneholder konfidensiell eller sensitiv informasjon). Et emne kan ha en egen sensuransvarlig for å kontrollere om et element publiseres, og slette innlegg som ikke oppfyller organisasjonsstandarder eller bryter policyen.
Dele kalendere, kontaktlister og oppgavelister
Legg ved kalendere, kontakter og oppgaver eller oppgavelister i innlegg for å dele informasjon med personer som har tilgang til mappen. Denne typen sentralisert plassering forenkler kommunikasjon og samarbeid på gruppeprosjekter.
Forskjeller mellom e-postmapper og fellesmapper
-
Når du bytter fra en e-postmappe til en fellesmappe, endres Nytt innlegg-knappen over mapperuten til Ny e-post, fordi du vanligvis legger inn elementer i stedet for å sende e-postmeldinger i en fellesmappe.
-
Når du svarer på et innlegg i en fellesmappe, er det ingen Svar alle-knapp. Alle som viser innholdet i mappen, kan se innlegget ditt.
Mer om Outlook mapper
Opprette en fellesmappe og angi tillatelser, visninger, skjemaer og regler
Hvis du vil opprette en fellesmappe, må du ha tillatelse til å opprette mapper i en eksisterende fellesmappe. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du får tillatelse, kan du kontakte administratoren.
-
Pek på Ny på Fil-menyen,og klikk deretter Mappe.
-
Skriv inn et navn på mappen i Navn-boksen.
-
Klikk mappetypen du vil opprette, i Mappe inneholder-boksen.
-
Klikk plasseringen for mappen i listen Velg hvor mappen skal plasseres.
Slik starter du en fellesmappe raskt med eksisterende elementer:
-
Klikk mappen du vil kopiere, i navigasjonsruten i mappelisten.
-
Pek på Mappe på Fil-menyen, og klikk deretter Kopier mappenavn.
-
Klikk plasseringen du vil kopiere mappen til, i listen.
-
-
Høyreklikk navigasjonsrute fellesmappen du vil dele, i #x1, i Mappeliste, og klikk deretter Egenskaper på hurtigmenyen.
Du må ha eiertillatelse for en fellesmappe for å angi delingstillatelser for mappen. Du kan angi tillatelser for bare én mappe om gangen.
-
Klikk Tillatelser-fanen.
-
Klikk på Legg til.
-
Skriv inn navnet på personen du vil gi delingstillatelser til, i Søk-boksen.
-
Klikk Legg til, og klikk deretter OK.
-
Klikk navnet på personen du nettopp la til, i Navn-listen.
-
Velg innstillingenedu vil bruke, under Tillatelser.
Obs!: Du kan tilordne alle som har tilgang til mappen, de samme tillatelsene ved å klikke Standard i Navn-listen.
Gjør ett av følgende:
-
Opprette en visning fra grunnen av
-
Gå til Visning-menyen, pek på Gjeldende visning og klikk deretter på Definer visninger.
-
Klikk på Ny.
-
Skriv inn et navn i boksen Navn på ny visning.
-
I Type visning-boksen velger du visningstype du vil bruke.
-
Hvis du vil endre hvor visning skal være tilgjengelig, klikker du et alternativ under Kan brukes på.
-
Klikk OK.
-
Hvis du vil tilpasse visningen ytterligere, klikkerdu en knapp under Beskrivelse, og deretter velger du alternativene du vil bruke.
-
Klikk på OK når du er ferdig med å velge alternativer.
-
Hvis du vil bruke visningen umiddelbart, klikker du på Bruk visning.
-
-
Opprette en visning basert på en standardvisning
-
Bytt til visning du vil basere den nye visningen på.
-
Pek på Gjeldende visning, og klikk deretter på Tilpass gjeldende visning i Vis-menyen.
-
Klikk en knapp under Beskrivelse for hver endringstype du vil gjøre, og velg deretter alternativene du vil bruke.
-
Når du er ferdig med å gjøre endringer, lukker du dialogboksen Tilpass visning.
-
Gå til Visning-menyen, pek på Gjeldende visning og klikk deretter på Definer visninger.
-
Klikk Gjeldende visningsinnstillinger i boksen Visninger for mappemappenavn.
-
Klikk på Kopier.
-
Skriv inn et navn i boksen Navn på ny visning.
-
Hvis du vil endre på hvor visningen skal være tilgjengelig, klikker du på et alternativ under Kan brukes på.
Obs!: Nye visninger legges til i Gjeldende visning- undermeny (pek på Ordne etter på Vis-menyen).
-
Hvis du vil endre standardvisningen for en fellesmappe, må du ha eiertillatelse for mappen, og det må være definert minst én egendefinert visning for mappen som er synlig for alle.
-
Høyreklikk Mappeliste fellesmappen i navigasjonsrute, og klikk deretter Egenskaper på hurtigmenyen.
-
Klikk administrasjonsfanen.
Hvis Administrasjon-fanen ikke vises, har du ikke eiertillatelse.
-
Klikk visningen du vil skal vises hver gang mappen åpnes, i listen Innledende visning på mappe.
Normal-visningen viser standard Microsoft Outlook-visning for elementtypen i mappen.
Du må ha redigerings-, publiseringsredigerings- eller eiertillatelse for å legge til skjemaer i en privat delt mappe eller i en fellesmappe. Hvis mappen er en fellesmappe og du har eiertillatelse, kan du begrense skjemaene som er tilgjengelige for andre personer som bruker mappen.
-
Høyreklikk navigasjonsrute i Mappeliste, og klikk deretter Egenskaper på hurtigmenyen.
-
Klikk Skjemaer-fanen.
-
Hvis du vil legge til et skjema i skjemaene som er knyttet til denne mappelisten, klikker du Behandle, og deretter angir du skjemaet.
-
Klikk Lukk.
-
Hvis du vil begrense skjemaene du vil skal være tilgjengelige for andre som bruker mappen, klikker du et alternativ under Tillat disse skjemaene i denne mappen.
Du må ha eiertillatelse for en fellesmappe for å opprette eller endre regler for den.
-
Høyreklikk Mappelistenavigasjonsrute fellesmappen du vil opprette eller endre regler for, i navigasjonsrute i kategorien , og klikk deretter Egenskaper på hurtigmenyen.
-
Klikk administrasjonsfanen.
-
Klikk Mappeassistent.
-
Gjør et av følgende:
-
Hvis du vil opprette en regel, klikker du Legg til regel.
-
Hvis du vil endre en eksisterende regel, klikker du en regel i listen, og deretter klikker du Rediger regel.
-
-
Angi betingelsene som elementet må oppfylle for at handlingen skal utføres. Hvis du vil ha flere betingelser, klikker du Avansert.
-
Velg alternativene duvil bruke, under Utføre disse handlingene.
Obs!: Når du oppretter en regel, er den aktiv som standard.
Gjør ett av følgende:
-
Dele en kalender
-
Opprett en ny mappe, og velg Kalenderelementer i listen Mappe inneholder.
-
Klikk Kalender i listen Velg hvor du vil plassere mappen, og klikk deretter OK.
-
Legg til møter og hendelser i mappen.
-
-
Dele en kontaktliste
-
Opprett en ny mappe, og velg Kontaktelementer i listen Mappe inneholder.
-
Klikk Kontakter i listen Velg hvor du vil plassere mappen, og klikk deretter OK.
-
Legg til kontakter i mappen.
Obs!: Den delte kontaktlisten vises i Outlook adresseboken/kontaktene.
-
-
Dele en oppgaveliste
-
Opprett en ny mappe, og velg Oppgaveelementer i listen Mappe inneholder.
-
Klikk Oppgaver i listen Velg hvor du vil plassere mappen, og klikk deretter OK.
-
Legg til oppgaver i mappen.
Obs!: Du kan kopiere en oppgaveliste til en fellesmappe, men du kan ikke kopiere en oppgaveforespørsel til en fellesmappe eller opprette en oppgaveforespørsel fra en fellesmappe.
-
-
Legge inn informasjon i en fellesmappe
-
Åpne fellesmappen du vil legge inn informasjon i.
-
Hvis du vil bruke standardskjemaet for å legge inn informasjon, klikker du Fil-menyen, peker på Ny, og deretter klikker du Legg inn i denne mappen.
-
Skriv inn informasjonen du vil legge inn, i skjemaet.
-
Klikk Legg inn.
-
Opprette en moderert fellesmappe
Du må ha eiertillatelse for en fellesmappe for å kunne angi den som en moderert mappe.
-
Høyreklikk Mappeliste fellesmappen i navigasjonsrute, og klikk deretter Egenskaper på hurtigmenyen.
-
Klikk Moderert mappe på Administrasjon-fanen.
-
Merk av for Konfigurer mappen som en moderert mappe.
-
Skriv inn navnet på personen som mottar innkommende meldinger, eller navnet på en alternativ fellesmappe der meldingene er lagret for gjennomgang, i boksen Videresend nye elementer til. Moderatoren som gjør gjennomgangen, er angitt i trinn 6.
-
Valgfritt: Hvis du vil sende et svar automatisk når en ny melding mottas av sensuransvarlig, velger du et alternativ under Svar på nye elementer med.
Gjør ett av følgende:
-
Standard svar
«Takk for innsendingen. Vær oppmerksom på at innsendinger til enkelte mapper eller diskusjonsgrupper gjennomgås for å avgjøre om de skal gjøres offentlig tilgjengelige. I slike tilfeller vil det være en forsinkelse før godkjente innsendinger kan vises av andre.»
-
Egendefinert svar
Klikk Egendefinert svar, og klikk deretter Mal. Skriv inn teksten i det egendefinerte svaret.
Sensuransvarlige mottar ikke noen av disse svarene når de publiserer meldinger.
-
-
Hvis du vil legge til eller fjerne navn på personer som er sensuransvarlige, klikker du Legg til eller fjern.
-
Valgfritt: Hvis du vil vise egenskapene for en valgt sensuransvarlig, klikker du Egenskaper.
