En oppføring er et dokument eller en annen elektronisk eller fysisk enhet i en organisasjon som fungerer som bevis på en aktivitet eller transaksjon som er utført av organisasjonen, og som krever oppbevaring i en tidsperiode. Postbehandling er prosessen en organisasjon bruker til å:
-
Bestemmer hvilke typer informasjon som skal betraktes som poster.
-
Bestemmer hvordan aktive dokumenter som skal bli poster, skal håndteres mens de brukes, og bestemmer hvordan de skal samles inn etter at de er deklarert som poster.
-
Bestemmer på hvilken måte og hvor lenge hver oppføringstype skal beholdes for å oppfylle juridiske, forretningsmessige eller forskriftsmessige krav.
-
Undersøker og implementerer teknologiske løsninger og forretningsprosesser for å sikre at organisasjonen overholder sine forpliktelser for postbehandling på en kostnadseffektiv og ikke-påtrengende måte.
-
Utfører postrelaterte oppgaver som å fjerne utløpte poster eller finne og beskytte poster som er relatert til eksterne hendelser, for eksempel søksmål.
Det å avgjøre hvilke dokumenter og andre fysiske eller elektroniske elementer i organisasjonen som er poster, er ansvaret til ansvarlige for bedriftens samsvarsansvarlige, arkivansvarlige og advokater. Ved å kategorisere alt virksomhetsinnhold i organisasjonen nøye, kan disse personene hjelpe deg med å sikre at dokumenter beholdes i den aktuelle tidsperioden. Et godt utformet system for postbehandling bidrar til å beskytte en organisasjon lovlig, hjelper organisasjonen med å demonstrere samsvar med forskriftsmessige forpliktelser og øker effektiviteten i organisasjonen ved å fremme fjerning av utdaterte elementer som ikke er poster.
Et system for postbehandling inneholder følgende elementer:
-
En innholdsanalyse som beskriver og kategoriserer innhold i virksomheten som kan bli poster, som gir kildeplasseringer, og som beskriver hvordan innholdet flyttes til postbehandlingsprogrammet.
-
En filplan som angir, for hver type oppføring i virksomheten, hvor de skal beholdes som poster, policyene som gjelder for dem, hvor lenge de må beholdes, hvordan de skal avhendes og hvem som er ansvarlig for å administrere dem.
-
Et dokument for samsvarskrav som definerer reglene som organisasjonens IT-systemer må følge for å sikre samsvar og metodene som brukes til å sikre deltakelse fra medlemmer av bedriftsteamet.
-
En metode for å samle inn poster som ikke lenger er aktive fra alle postkilder, for eksempel samarbeidsservere, filservere og e-postsystemer.
-
En metode for overvåking av poster mens de er aktive.
-
En metode for å fange opp postenes metadata og overvåkingslogger og vedlikeholde dem.
-
En prosess for å holde poster (suspendere fjerningen) når hendelser som for eksempel søksmål forekommer.
-
Et system for overvåking og rapportering av håndtering av poster for å sikre at ansatte arkiverer, åpner og administrerer dem i henhold til definerte policyer og prosesser.
SharePoint inneholder funksjoner som kan hjelpe organisasjoner med å implementere integrerte postbehandlingssystemer og -prosesser.
Oversikt over planlegging av postbehandling
Dette emnet beskriver planleggingstrinnene du bør utføre for å sikre at postbehandlingssystemet du implementerer basert på SharePoint, vil oppnå organisasjonens mål for postbehandling. Følgende er en forhåndsvisning av planleggingsprosessen for postbehandling:
-
Identifisere oppføringsbehandlingsroller Vellykket postbehandling krever spesialiserte roller, for eksempel følgende:
-
Postadministratorer og samsvarsansvarlige for å kategorisere postene i organisasjonen og kjøre postbehandlingsprosessen.
-
IT-personale for å implementere systemene som effektivt støtter postbehandling.
-
Innholdsansvarlige for å finne ut hvor organisasjonsinformasjon oppbevares, og for å sikre at teamene følger praksis for postbehandling.
-
-
Analysere organisasjonsinnhold Før du oppretter en filplan, undersøker postledere og innholdsansvarlige dokumentbruk i organisasjonen for å avgjøre hvilke dokumenter og andre elementer som kan bli poster.
-
Utvikle en filplan Når du har analysert organisasjonsinnholdet og bestemt tidsplaner for oppbevaring, fyller du ut resten av filplanen. Filplaner er forskjellige fra organisasjon til organisasjon, men de beskriver vanligvis hvilke typer elementer virksomheten bekrefter å være poster, angir hvor de er lagret, beskriver oppbevaringsperiodene og gir annen informasjon, for eksempel hvem som er ansvarlig for å administrere dem og hvilken bredere kategori med oppføringer de tilhører.
-
Utvikle tidsplaner for oppbevaring For hver oppføringstype må du bestemme når den ikke lenger er aktiv (brukes), hvor lenge den skal beholdes etter dette, og hvordan den til slutt skal avhendes.
-
Evaluere og forbedre fremgangsmåter for dokumentbehandling Kontroller at nødvendige policyer brukes i dokumentrepositorier. Kontroller for eksempel at innholdet overvåkes på riktig måte, slik at egnede revisjoner beholdes sammen med poster.
-
Utforme postbehandlingsløsningen Bestem om du vil opprette et arkiv, behandle poster på stedet eller bruke en kombinasjon av de to fremgangsmåtene. Utform postarkivet basert på filplanen, eller bestem hvordan du bruker eksisterende nettsteder til å inneholde poster. Definer innholdstyper, biblioteker, policyer og metadata som bestemmer hvor et dokument skal rutes til, når det er nødvendig.
-
Planlegge hvordan innhold blir poster Hvis du bruker SharePoint for både aktiv dokumentbehandling og postbehandling, kan du opprette egendefinerte arbeidsflyter for å flytte dokumenter til et arkivarkiv. Hvis du bruker enten SharePoint eller et eksternt dokumentbehandlingssystem, kan du planlegge og utvikle grensesnitt som flytter innhold fra disse systemene til arkivarkivet, eller som deklarerer et dokument som en post, men ikke flytter dokumentet. Du kan også opprette en opplæringsplan for å lære brukerne hvordan de oppretter og arbeider med oppføringer.
-
Planlegge e-postintegrering Finn ut om du vil administrere e-postoppføringer i SharePoint, eller om du vil administrere e-postoppføringer i selve e-postprogrammet.
-
Planlegge samsvar for sosialt innhold Hvis organisasjonen bruker sosiale medier, for eksempel blogger eller wikier, må du bestemme hvordan dette innholdet skal bli poster.
-
Planlegge samsvarsrapportering og dokumentasjon Hvis du vil kontrollere at organisasjonen utfører de nødvendige praksisene for postbehandling og formidle disse praksisene, bør du dokumentere planene og prosessene for postbehandling. Hvis bedriften blir engasjert i postrelaterte rettsforfalsninger, må du kanskje produsere disse retningslinjene for postbehandling, implementeringsplaner og målinger for effektiviteten.
