Planlegge dokument versjons kontroll, innholds godkjenning og utsjekkings kontroller i SharePoint

Om versjons kontroll, innholds godkjenning og utsjekking

SharePoint Server 2016 inneholder følgende funksjoner som kan hjelpe deg med å kontrollere dokumenter i et dokument bibliotek:

• Versjons kontroll er metoden som etterfølgende gjentakelser av et dokument er nummerert og lagret i.

• Innholds godkjenning er metoden som nettsteds medlemmer som har godkjenner-tillatelser, styrer publikasjonen med innhold på.

• Utsjekking og innsjekking er metodene som brukere kan bruke til å kontrollere når en ny versjon av dokumentet opprettes, og også kommentere endringene de gjorde når de sjekker inn et dokument i.

Du konfigurerer innstillinger for innholds Styrings funksjonene som beskrives i denne artikkelen i dokument biblioteker. Hvis du vil dele disse innstillingene på tvers av biblioteker i løsningen, kan du opprette maler for dokument bibliotek som inkluderer innstillingene for innholds styring. Dette sikrer at nye biblioteker gjenspeiler avgjørelsene for innholds styring.

Hvis du vil ha mer informasjon om versjons kontroll, kan du se aktivere og konfigurere versjons kontroll for en liste eller et bibliotek.

Planlegge versjons kontroll

Standard versjons kontroll for et dokument bibliotek avhenger av malen for nettsteds samlingen. Du kan imidlertid konfigurere versjons kontroll for et dokument bibliotek, avhengig av dine bestemte krav. Hvert dokument bibliotek kan ha en annen versjons kontroll som passer best til den typen dokumenter i biblioteket. SharePoint Server 2016 har tre alternativer for versjon:

• Ingen versjons kontroll      Angir at ingen tidligere versjoner av dokumenter lagres. Når versjons kontroll ikke brukes, kan ikke tidligere versjoner av dokumenter hentes, og dokument loggen beholdes heller ikke fordi kommentarer som følger hver gjentakelse av et dokument, ikke lagres. Bruk dette alternativet i dokument biblioteker som inneholder uviktig innhold eller innhold som aldri vil bli endret.

• Opprette overordnede versjoner      Angir at nummererte versjoner av dokumenter beholdes ved hjelp av et enkelt versjons valg (for eksempel 1, 2, 3). Hvis du vil kontrollere virkningen på lagrings plass, kan du angi hvor mange tidligere versjoner du vil beholde, ved å telle tilbake fra gjeldende versjon.

  Hver gang en ny versjon av dokumentet lagres, kan alle brukere som har tillatelser til dokument biblioteket, vise innholdet i hovedversjons kontroll. Bruk dette alternativet når du ikke vil skille mellom kladde versjoner av dokumenter og publiserte versjoner. I et dokument bibliotek som brukes av en arbeids gruppe i en organisasjon, er for eksempel hovedversjons kontroll et godt valg hvis alle i teamet må kunne vise alle gjentakelsene av hvert dokument.

• Opprette hovedversjoner og underordnede versjoner (kladder)      Angir at nummererte versjoner av dokumenter beholdes ved hjelp av et versjons valg av typen overordnet og underordnet (som 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). Versjoner som slutter på .0 , er overordnede versjoner og versjoner som slutter med ikke-null-utvidelser, er underordnede versjoner. Tidligere store og små versjoner av dokumenter lagres sammen med gjeldende versjoner. Hvis du vil kontrollere virkningen på lagrings plass, kan du angi hvor mange tidligere overordnede versjoner du vil beholde, ved å telle tilbake fra gjeldende versjon. Du kan også angi hvor mange overordnede versjoner som skal beholdes, inkludert de respektive underordnede versjonene. Hvis du for eksempel angir at underordnede versjoner skal beholdes for to overordnede versjoner og den gjeldende hovedversjonen er 4,0, beholdes alle underordnede versjoner som starter på 3,1.

  I hoved-og under versjons kontroll kan alle brukere som har lese tillatelse, vise overordnede versjoner av dokumenter. Du kan angi hvilke brukere som også kan vise underordnede versjoner. Vi anbefaler vanligvis at du gir tillatelse til å vise og arbeide med underordnede versjoner til brukerne som kan redigere elementer, og begrense brukere som har lese tillatelse til å vise bare hovedversjoner.

  Bruk overordnet og underordnet versjons kontroll når du vil skille mellom publisert innhold som kan vises av en mål gruppe og kladde innhold som ikke er klart for publisering ennå. På et Web område for personale som beskriver organisasjonens fordeler, kan du for eksempel bruke hovedversjoner og underordnede versjoner til å begrense de ansattes tilgang til fordels beskrivelser mens beskrivelsene blir revidert.

Planlegge innholds godkjenning

Bruk innholds godkjenning til å formalize og kontrollere gjør innhold tilgjengelig for en mål gruppe. En virksomhet som for eksempel publiserer innhold som et av produktene eller tjenestene, kan kreve juridisk kontroll og godkjenning før innholdet publiseres.

En dokument kladd som venter på at innholds godkjenning er i vente status. Når en godkjenner ser gjennom dokumentet og godkjenner innholdet, blir det tilgjengelig for visning av brukere som har lese tillatelse. En eieren av dokument biblioteket kan aktivere innholds godkjenning for et dokument bibliotek, og du kan eventuelt knytte en arbeids flyt til biblioteket for å kjøre godkjennings prosessen.

Måten dokumenter sendes til godkjenning på, varierer avhengig av innstillingene for versjons kontroll i dokument biblioteket:

• Ingen versjons kontroll      Hvis versjons kontroll ikke brukes og endringer i et dokument er lagret, blir dokument statusen i vente. SharePoint Server 2016 beholder den tidligere versjonen av dokumentet, slik at brukere som har lese tillatelse, fremdeles kan vise den. Når de ventende endringene er godkjent, gjøres den nye versjonen av dokumentet tilgjengelig for visning av brukere som har lese tillatelse, og den tidligere versjonen beholdes ikke.

  Hvis versjons kontroll ikke brukes og et nytt dokument lastes opp til dokument biblioteket, legges det til i biblioteket i statusen venter og kan ikke vises av brukere som har lese tillatelse før den er godkjent.

• Opprette overordnede versjoner      Hvis hovedversjons kontroll brukes og endringer i et dokument er lagret, blir dokument statusen venter, og den forrige hovedversjonen av dokumentet gjøres tilgjengelig for visning av brukere som har lese tillatelse. Når endringer i dokumentet er godkjent, opprettes en ny hovedversjon av dokumentet og gjøres tilgjengelig for brukere som har lese tillatelse, og den forrige hovedversjonen lagres i dokumentets Logg liste.

  Hvis det brukes hovedversjons kontroll og et nytt dokument lastes opp til dokument biblioteket, blir det lagt til i biblioteket i vente status, og kan ikke vises av brukere som har lese tillatelse før den er godkjent som versjon 1.

• Opprette hovedversjoner og underordnede versjoner (kladder)      Hvis versjons kontroll for overordnet og underordnet brukes og endringer i et dokument er lagret, har forfatteren valget mellom å lagre en ny underordnet versjon av dokumentet som et utkast eller opprette en ny hovedversjon, noe som endrer dokument statusen til venter. Når endringene i dokumentet er godkjent, opprettes en ny hovedversjon av dokumentet og gjøres tilgjengelig for brukere som har lese tillatelse. Både hovedversjoner og underordnede versjoner av dokumenter beholdes i et dokuments Logg liste.

  Hvis hoved-og underordnet versjons kontroll brukes og et nytt dokument lastes opp til dokument biblioteket, kan det legges til i biblioteket i kladde status som versjon 0,1, eller forfatteren kan umiddelbart be om godkjenning. I dette tilfellet blir dokument statusen i vente.

Planlegge utsjekking og innsjekking

Du kan kreve at brukere sjekker ut dokumenter fra et dokument bibliotek før de redigerer dokumentene. Fordelene ved å kreve utsjekking og innsjekking omfatter følgende:

• Bedre kontroll over når dokument versjoner opprettes. Når et dokument er sjekket ut, kan forfatteren lagre dokumentet uten å sjekke det inn. Andre brukere av dokument biblioteket vil ikke kunne se disse endringene, og en ny versjon blir ikke opprettet. En ny versjon (vises for andre brukere) blir bare opprettet når en forfatter sjekker inn et dokument. Dette gir forfatteren mer fleksibilitet og kontroll.

• Bedre registrering av metadata. Når et dokument er sjekket inn, kan forfatteren skrive kommentarer som beskriver endringene som ble gjort i dokumentet. Dette oppretter en pågående, historisk oversikt over endringene som ble gjort i dokumentet.

Hvis løsningen krever at brukere sjekker inn og ser etter dokumenter for å redigere dem, kan du bruke funksjoner i Office 2016 klient programmer som støtter disse handlingene. Brukere kan sjekke ut dokumenter, angre utsjekking og sjekke inn dokumenter fra Office 2016 klient programmer.

Når et dokument er sjekket ut, er det låst for eksklusiv redigering av brukeren. Når brukeren lagrer redigeringer i denne filen, blir endringene lastet opp og lagret på serveren. Endringene er private for brukeren og vises ikke for andre. Når brukeren er klar til å sjekke inn dokumentet, gjøres de siste endringene synlige for andre og publisert.

Brukere kan også velge å forlate utsjekkede dokumenter på serveren ved å endre alternativer for innholds redigering fra Office 2016 klient programmer.