Sammendrag: Lær om elementene i en dokumentbehandlingsløsning og planleggingsprosessen for dokumentbehandling i SharePoint 2013.
Denne artikkelen inneholder en beskrivelse på høyt nivå av de ulike elementene i en dokumentbehandlingsløsning som er basert på SharePoint Server 2016.
Dokumentbehandling styrer livssyklusen til dokumenter i organisasjonen – hvordan de opprettes, gjennomgås og publiseres, og hvordan de til slutt avhendes eller beholdes. Selv om begrepet «administrasjon» betyr at informasjon kontrolleres fra toppen av organisasjonen, bør et effektivt system for dokumentbehandling gjenspeile kulturen i organisasjonen som bruker den. Verktøyene du bruker for dokumentbehandling, bør være fleksible nok til at du kan kontrollere livssyklusen til et dokument tett, hvis dette passer til bedriftens kultur og mål, men også for å la deg implementere et mer løst strukturert system, hvis det passer bedre til virksomheten.
Elementene i et dokumentbehandlingssystem
En effektiv løsning for dokumentbehandling angir følgende:
-
Hvilke typer dokumenter og annet innhold som kan opprettes i en organisasjon.
-
Hvilken mal som skal brukes for hver type dokument.
-
Hvilke metadata som skal oppgis for hver type dokument.
-
Her kan du lagre et dokument i hvert trinn i livssyklusen.
-
Slik kontrollerer du tilgangen til et dokument i hvert trinn i livssyklusen.
-
Slik flytter du dokumenter i organisasjonen som gruppemedlemmer bidrar til dokumentenes opprettelse, gjennomgang, godkjenning, publisering og fjerning.
SharePoint Foundation 2013 inneholder funksjoner som implementerer alle disse aspektene ved dokumentbehandling. SharePoint Server 2016 inneholder de samme funksjonene og legger også til følgende:
-
Hvilke policyer som skal gjelde for dokumenter, slik at dokumentrelaterte handlinger overvåkes, dokumenter beholdes eller avhendes på riktig måte, og innhold som er viktig for organisasjonen, er beskyttet.
-
Slik håndterer du dokumenter som firmaposter, som må beholdes i henhold til juridiske krav og bedriftens retningslinjer.
For å sikre at informasjonsmedarbeidere enkelt kan dra nytte av disse funksjonene uten å måtte forlate de daglige operasjonene og kjente verktøy, kan programmer i Microsoft Office-systemet, for eksempel Microsoft Outlook og Word, også inkludere funksjoner som støtter hvert trinn i livssyklusen til et dokument.
Planleggingsprosessen
Planleggingsprosessen for dokumentbehandling består av følgende hovedtrinn:
-
Identifisere dokumentbehandlingsroller Sørg for at planene inkluderer tilbakemelding fra organisasjonens viktigste interessenter, at du har det beste teamet for å implementere løsningen, og du vet hvem som skal delta i dokumentbehandlingsprosesser.
-
Analysere dokumentbruk Når du har identifisert hvem som arbeider på dokumenter, kan du bestemme hvilke typer dokumenter de arbeider med, og hvordan de bruker dem. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Identifisere brukere og analysere dokumentbruk (SharePoint Server 2010).
-
Planlegge organiseringen av dokumenter Du kan organisere dokumenter i nettstedssamlinger, nettsteder og biblioteker. SharePoint Server 2016 tilbyr en rekke funksjoner for å organisere og lagre dokumenter, fra spesialiserte nettsteder til løst strukturerte dokumentbiblioteker for rask dokumentoppretting og samarbeid. I et bibliotek kan du i tillegg organisere innhold i mapper og undermapper. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Dokumentbibliotekplanlegging (SharePoint Server 2010).
-
Planlegge hvordan innhold flyttes mellom plasseringer Det kan være nødvendig å flytte eller kopiere et dokument fra ett nettsted eller bibliotek til et annet på forskjellige stadier av livssyklusen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Planleggeflytenav innhold i dokumentbibliotekplanlegging (SharePoint Server 2010).
-
Planlegge innholdstyper Bruk innholdstyper til å organisere informasjon om dokumenter, for eksempel metadata, dokumentmaler og arbeidsflytprosesser. Dette er et viktig trinn for å hjelpe deg med å organisere dokumenter og håndheve konsekvens på tvers av organisasjonen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Innholdstype og arbeidsflytplanlegging (SharePoint Server 2010).
-
Planlegge arbeidsflyter Når du planlegger arbeidsflyter for organisasjonen, kan du kontrollere og spore hvordan dokumenter flyttes fra ett gruppemedlem til et annet etter hvert som hver deltaker samarbeider i et dokuments livssyklus. SharePoint Server 2016 inneholder arbeidsflyter for vanlige gruppeoppgaver, for eksempel gjennomgang og godkjenning av dokumenter. SharePoint Server 2016 støtter også oppretting og installasjon av egendefinerte arbeidsflyter. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Innholdstype og arbeidsflytplanlegging (SharePoint Server 2010).
-
Planlegge innholdsstyring Du kan planlegge riktig grad av kontroll som er basert på innholdstype eller lagringsplassering. Du kan for eksempel kreve at dokumenter i et bestemt bibliotek sjekkes ut før de kan redigeres. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Versjonskontroll, innholdsgodkjenning og utsjekkingsplanlegging (SharePoint Server 2010).
-
Planlegge policyer Planlegg policyer for informasjonsbehandling for hver innholdstype for å sikre at dokumenter overvåkes, beholdes og håndteres på annen måte i henhold til organisasjonens institusjonelle og juridiske krav. SharePoint Server 2016 policyer som implementerer overvåking, dokumentoppbevaring og strekkoder (for å sikre at trykt innhold kan være i samsvar med tilsvarende elektroniske versjoner). Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Planlegging av policyer for informasjonsbehandling (SharePoint Server 2010).
Obs!: Policyer er ikke tilgjengelige i SharePoint Foundation 2013.
