Planlegge et kommunikasjons område for SharePoint

Forstå publikum

Tenk på hvert kommunikasjons nettsted som en mulighet til å fortelle en historie til leserne. Et flott kommunikasjons nettsted begynner med å forstå leseren. Tenk på disse spørsmålene etter hvert som du planlegger området:

• Hvem er dine besøkende? Hva ser de etter?

• Hva vil du lære eller gjøre? Hva er de viktigste oppgavene de trenger for å utføre, basert på tjenestene du oppgir? (Tenk på de viktigste oppgavene deres, ikke bare det du vil de skal se. Tenk på de viktigste spørsmålene eller telefon samtalene du får – spørsmålene du får, kan gi noen innsikt om hva leserne trenger eller ikke kan finne enkelt på ditt nå værende intranett.)

• Hvilke termer er fornuftige for dem? Husk at leserne ikke vet så mye du trenger til å gjøre dette, slik at du må tenke på «språk» og vilkår som betyr noe for dem.

• Hvilke resultater vil du oppnå? Hvordan vil du vite om nettstedet er vellykket?

• Har du en global mål gruppe? Må nettstedet presenteres på mer enn ett språk? Hvis det er tilfelle, må du passe på å se gjennom hvordan du oppretter flerspråklige kommunikasjons nett steder, sider og nyheter.

Tips: Kommunikasjons området er nyttig for besøkende på nettstedet når det bidrar til å redusere tiden som trengs for å fullføre oppgaver og koble dem til ofte nødvendige ressurser. Nettstedet vil være verdifull for organisasjonen din når det reduserer kunde støtte billetter eller automatiserer aktiviteter som kontrakt behandling eller hjelper personer med å oppdage og delta i utviklings kurs for ledelse. Planlegging av området fra perspektivet til besøkende på nettstedet og løse problemer med viktige virksomheter bidrar til å sikre at kommunikasjons området gir meningsfulle resultater.

Når du har definert de primære bruker målene, kan du gå til Lookbook for å se noen eksempler på hvordan du representerer bruker utfalls målene på området.

Sann tids eksempel: definere forretnings resultater

Det er nyttig å tenke på de viktigste typene av besøkende som kommer til nettstedet og dokumentere målene deres i følgende format: som a..., jeg trenger til..., slik at...

Se gjennom eksemplet nedenfor fra et kommunikasjons område for et talent & organisasjons utvikling (T&OD)-teamet der det primære forretnings målet skulle forbedre leder ferdigheter for organisasjonen. For en vellykket metrikkverdi har de identifisert en proxy for å forbedre lederskaps ferdigheter, noe som øker hvor mange personer som deltar i utviklings opplærings kurset for ledelse.

For deres bruker medfalls mål, definerte de følgende:

I dette virkelige eksemplet er organisasjonen overført fra et klassisk SharePoint-område til et nytt SharePoint-nettsted som er fokusert på å løse disse målene. I stedet for å opprette kurs listen som et statisk dokument, som de hadde tidligere, opprettet teamet en kurs liste for å beskrive hvert kurs og en kurs kalender liste for å planlegge hvert kurs. I de første 90-dagene har det oppstått en 400% økning i deltakelsen i utviklings kurs for lederskap i løpet av den samme perioden på tre måneder fra fjor året!

Planlegge innholdet på området

Kommunikasjons området forteller en historie for leserne. Historien din blir primært med på sider, men du kan også ha andre ressurser på området, inkludert lister og dokument biblioteker.

Ting du bør huske på når du planlegger innholdet på området:

• Redusere tiden (ikke klikk) det tar for leserne å få tilgang til innholdet de trenger

• Bygg opp kommunikasjons nett steder med flere sider enn dokumenter for å gjøre det enklere å bruke dem

• Opprett hjemme siden sist, selv om du planlegger denne siden først. Når du oppretter navigerings elementer på hjemme siden, for eksempel Hero eller hurtig koblinger , kan du automatisk dra i bildet fra hver side for å opprette en visuell konsekvens når leseren klikker en kobling.

Sider

Området vil vanligvis bestå av to typer sider:

Navigasjons sider inneholder kategorier med informasjon for leseren. Navigasjons sider gir ofte noe høyt nivå innhold, men det er mest informasjon om hvordan du presenterer informasjons kategorier for å lede leserne på reisene på området. Derfor er etikettene du bruker til å presentere disse kategoriene, spesielt viktige, og de bør planlegges nøye. Hjemme siden for området er en spesiell type navigerings side og inneholder en "foran døren" for området.

Eksempel på en navigasjons side:

Måls IDer angir slutten på en bane i leser turen og presenterer informasjon for å lese, laste ned eller skrive ut. Målet med måls IDer er å holde dem korte og emne spesifikke, fordi personer ikke leser alle ord på Netts IDer – de som skanner og viser, vil få en mye bedre opplevelse med søk.

Eksempel på en målside:

Tenk på de viktigste inndelingene eller kategoriene med informasjon for området, og hvordan du bruker en kombinasjon av navigasjon og målsider for å lede Viewer og hjelpe dem med å få informasjonen de trenger så effektivt som mulig.

For hver side, inkludert hjemme siden, må du sørge for at du oppgir visnings programmet med følgende informasjon:

• Hvor er jeg?

• Hva kan jeg gjøre her?

• Hva er neste trinn?

Lister og biblioteker

Bruk lister på nettstedet til å vise innhold dynamisk i et tabell format. Lister kan brukes til å vise innhold til eller samle inn informasjon fra besøkende på nettstedet.

Eksempel på en liste-nettdel:

Tips: Selv om besøkende på nettstedet ikke kan redigere innhold på kommunikasjons området ditt som standard, har du muligheten til å administrere tillatelser på en av listene på området , slik at besøkende kan få tilgang til bare en bestemt liste og ikke hele området. Du kan bruke liste nett delen til å vise liste informasjon på sidene.

Bruk dokument biblioteker til å lagre og vise innhold, for eksempel dokumenter og filer. Kommunikasjons området har ett standard dokument bibliotek , men du kan legge til flere biblioteker for ulike typer dokumenter. Du kan bruke nett delen for dokument bibliotek til å vise innholdet i dokument bibliotekene. Du kan imidlertid bruke nett deler, for eksempel nett delen for hurtig koblinger eller hyperkoblinger i tekst nett delen til å vise koblinger til enkelt dokumenter. Individuelle dokument koblinger gjør det enklere å legge til kontekst for leserne og kan være mer nyttige enn å vise et helt bibliotek. Hvis du vil vise innholdet i et dokument bibliotek, kan du vurdere å opprette egen definerte visninger for å filtrere innholdet som er mest relevant på hver side, og bruke denne visningen i webdelen dokument bibliotek. Lær mer om hvordan du oppretter egen definerte visninger i et dokument bibliotek.

Tips: Prøv ikke å bruke mer enn ett eller to nivåer med mapper i bibliotekene. I stedet kan du opprette et nytt bibliotek for å holde fil strukturene flatter og innholdet lettere å oppdage. Vurder å bruke kolonner til å organisere innholdet i bibliotekene. Du bør bruke nettsteds Kol onner i stedet for liste Kol onner, fordi område Kol onner kan brukes på nytt i alle biblioteker eller liste-og liste Kol onner kan bare brukes i én liste eller et bibliotek. Lær mer om hvordan du bruker kolonner til å organisere lister og biblioteker.

Bestemme hvordan du vil organisere sider

Når du planlegger innholdet for området, bør du tenke på hvordan du vil gruppere og organisere sider:

• Vil du ha muligheten til å "fremheve" alle nyhets artikler om et bestemt emne eller av en bestemt type (for eksempel person rampelyset)? Hvis det er tilfelle, kan du legge til kolonner på sider som du deretter kan bruke til å gruppere og organisere sidene akkurat som filene i et dokument bibliotek.

• Vil du ha flere sider om et bestemt emne som du vil enkelt kunne koble til hverandre? Du kan bruke side egenskaper (hvordan vi refererer til kolonner i område side biblioteket) for dette også.

• Opprett side egenskaper som nettsteds Kol onner, ikke liste Kol onner. Dette gjør at du kan dele samme egenskap for både dokumenter og sider.

Lær hvordan du oppretter og redigerer side egenskaper. Lær hvordan du bruker side egenskaper i det uthevede innholdet («opprullet») nett delen. Hvis du vil bruke en side egenskap i den uthevede innholds nett delen, velger du side biblioteket på dette nettstedet som kilde.

Forstå organisasjonens styring og retnings linjer for tilgjengelighet

I den moderne SharePoint-opplevelsen kan du enkelt endre utseendet og funksjonaliteten slik at det Sams varer med firmaet eller organisasjons merket, men organisasjonen kan ha etablert standarder som området må justeres etter. Hvis disse retnings linjene ikke er en del av nettsteds utformingen som brukes til å opprette området, må du sørge for at du forstår hva de er, slik at området er justert etter utformings mønstrene i organisasjonen. I tillegg må du kontrollere at du forstår organisasjonens tilgjengelighets standarder. Se gjennom disse ressursene for å opprette tilgjengelige nett steder i SharePoint Online.

Når du samler innhold, spesielt bilder, for området, kan du se etter bilder og video gjenstander med høy kvalitet. Hvis planleggings planen krever at du bruker varemerke kompatible bilder, må du passe på at du velger bilder fra organisasjons ressurs biblioteker (som du finner i koblingen «organisasjonen» i bilde velgeren). Kontroller at du ikke har brudd på regler for opphavs rett når du legger til bilder på SharePoint-sidene. Dra nytte av de royalty-gratis aksje bildene som leveres av Microsoft som er tilgjengelige i bilde velgeren.

Unngå å overbelaste siden med for mye informasjon

• Hvis en nyhets artikkel eller en innholds side bare er relevant for en bestemt gruppe personer, kan du målrette innholdet til den gruppen av personer som bruker mål gruppe angivelse. Mål gruppe angivelse gjør at bestemt innhold kan prioriteres til bestemte mål grupper på Starts IDen for SharePoint, nyheter på mobilappen og i nyhets-og uthevede innholds deler når mål gruppe angivelse er aktivert.

• Seere prøver å få jobben gjort.For mye innhold blir overveldende og det tar for lang tid å finne informasjon.

• Øvelses informasjon.La deltakerne dine konsentrere seg om høy prioritets innhold først og avsløre sekundær innhold bare hvis en Viewer-opts er i mer informasjon

• Gruppere detaljert informasjon i naturlige kategorier. Gjør det enkelt å søke raskt gjennom kategoriene for å finne ut mer om en bestemt kategori.

• Dele opp innholdet i seksjoner. Inndelinger bidrar til å forbedre lesbarheten både på store og små skjermer.

• Bruke innebygde overskrifts stiler til å skille tekst inndelinger visuelt. Overskrifts stiler støtter anker koder for lange sider, og de kan også gi personer som bruker en skjerm leser til å hoppe fra inndeling til inndeling uten å ha hele skjermen lest.

Lag sider «scannable»

• Én idé per avsnitt med tekst. Den første setningen skal gi sammendraget eller konklusjonen.

• Bruke punkt lister. 

• Mindre er mer.Bruk så få ord som mulig.

• Ikke understrek ord.Understreking på Netts IDer signaliserer hyperkoblinger, og du skal forvirre leserne hvis du har understreket tekst som ikke er en hyperkobling.

• Aldri Legg inn en lang URL-adresse. Bruk ord med hyperkoblinger i stedet.

• Bruk bilder til å opprette engasjerende innhold. Bruk nett deler til å legge til bilder og sørge for at bildene er relatert til emnet, og at de er kompatible med organisasjons merke stilen.

• Du må aldri knytte en hyperkobling til ordet «her».Flere klikk på «her» koblinger på siden krever at leseren stopper, Les teksten før og etter ordet «her», og Finn ut hvor målet for koblingen din pågår. I stedet skal hyperkoblinger alltid være knyttet til mål etiketten, slik som dette:

  • Do not use: Klikk her for program skjemaet

  • Bedre: Last ned program skjemaet

  • Best: program skjema

Sikre at sider er tilgjengelige

• Kontroller at bildene har teksten «alt».Når en skjerm leser støter på et bilde, vil det prøve å lese et tekst alternativ. Se gjennom automatisk generert alternativ tekst for bilder du laster opp, og endre beskrivelsen hvis den ikke Sams varer med bildet.

• Nett lesere viser «alt»-tekst når bilder ikke lastes inn.Tekst alternativer er også viktig når bilder ikke lastes inn for vanlige årsaker, for eksempel dårlig nettverks tilkobling.

• Vær forsiktig når du bruker animerte bilder.Brukere med kognitive hemninger, bevegelses følsomhet eller utsatt-og skrivevansker kan ikke godta å flytte, blinke eller automatisk animere bilder (inkludert GIF-problemer).

• Se gjennom disse ressursene for å opprette tilgjengelige nett steder i SharePoint Online.

Plasser innhold med høy verdi øverst på siden

Siden dette er døren til nettstedet, er det spesielt viktig at du inkluderer koblinger til det mest nødvendige innholdet for leserne øverst på siden. Du identifiserte det mest nødvendige innholdet når du samler inn informasjonen for å planlegge området. Hjemme siden (og den øverste navigasjonen) er det beste stedet å plassere denne informasjonen i for å gjøre noe! Webdelen for hurtig koblinger inneholder flere forskjellige oppsett alternativer for å presentere koblinger til de oftest nødvendige innholdet eller emnene, og du kan også bruke Hero -nettdelen for dette formålet.

Vise kontakt informasjon for område eier for nettsteds visninger

Det kan være veldig nyttig å legge til navnet på nettsteds eieren på Starts IDen. Det beste stedet for denne informasjonen er nederst på siden. Selv om det er viktig, er det ikke nødvendig med hele tiden. Hvis alle kommunikasjons nett stedene har område eier (eller nettsteds kontakt) nederst på hjemme siden, vil besøkende gjenkjenne dette mønsteret og vite for å rulle til bunnen hvis de må finne en kontakt for nettstedet. Bruk personer-nettdelen til å legge til navnet på nettsteds eieren.

Bruke nyheter til å fremme aktiviteter, Mile pæler og innhold

Bruk nyheter til å forfremme innhold, Mile pæler eller aktiviteter som er relatert til emnet eller avdelingen som er representert av området. Du kan raskt opprette iøynefallende inn Legg som kan inneholde grafikk og rik formatering. Hvis du vil gjøre det enklere å opprette nyhets artikler, kan du vurdere å opprette en sidemal for nyhets inn Legg.

Nyheter vises vanligvis basert på den første Utgivelses datoen i artikkelen, med den nyeste artikkelen oppført først. Du kan imidlertid også "feste" nyhets artikler i en bestemt rekkefølge i nyhets nett delen.

Bruke nyhets nett delen

Nyhets nett delen inneholder flere oppsett og ulike opplevelser basert på størrelsen på kolonnen der du plasserer nett delen. I god praksis bruker du nyhets nett delen øverst på siden og utfører oppdateringer. Eventuelle nyhets inn Legg du oppretter, vises automatisk i nyhets nett delen.

Oppmuntre brukere til å følge "nettstedet ditt. Dette vil forfremme de nye nyhets innleggene til SharePoint-startsiden og nyheter-fanen i mobilappen for dine tilhengere.

Eksempel på en utfylt nyhets nett del:

De fleste nyhets nett dels oppsett bruker miniatyr bildet for siden. Miniatyr bildet opprettes automatisk fra det første bildet med høy kvalitet på siden. Dette kan være topp tekst bildet for siden, eller hvis siden ikke har et topp tekst bilde, vil SharePoint bruke det første bildet i den første kolonnen i den første inndelingen på siden. Du får best resultat ved å bruke et liggende bilde på primær bildet for hver nyhets artikkel. Lær hvordan du endrer eller velger miniatyr bildet for en side.

Opprette engasjerende innhold

Legg alltid den viktigste informasjonen i nyhets artikkelen på toppen, akkurat som en nyhets artikkel i en avis.

 Bruk følgende tips for nyhets side titler for å fange leserens oppmerksomhet:

• Bruk tall. Det er greit å starte overskriftene med et tall.

• Bruk store for punktum (med mindre organisasjons standardene dikterer ellers). Det første ordet i hodet skal kapitaliseres slik at det skal være alle riktige substantiver. De fleste overskrifts ord skal vises i små bokstaver. Ikke bruk stor for bokstav i hvert ord. I de fleste tilfeller kan du gjøre det første ordet etter et kolon til stor for bokstav. (I noen tilfeller, når bare ett ord følger kolonet, vil ordet ikke være stor. Bruk din beste Judgment.)

• Bruk engasjerende adjektiv. For eksempel: enkelt, moro, gratis, utrolig, uunnværlig, merkelig, utrolig.

• Minimere hype og uttrykk. Bruk av uttrykk eller idioms i nyhets artikkel titlene dine er ofte ikke nok til ikke-opprinnelige engelske høyttalere.

• Bruk unik rasjonell. Personer som «liste»-artikler. Hvis du vil fange opp noens oppmerksomhet med et liste inn Legg, kan du bruke ord som: årsaker, prinsipper, fakta, leksjoner, ideer, metoder, hemmeligheter og triks.

• Bruk hva, hvorfor, hvordan eller når. Dette er spesielt nyttig når du skriver en artikkel som skal overtales.

• Gjør et tøft løfte. Løfte leseren noe verdifull – som en ny ferdighet eller en løsning til en uløst Mystery. Dare leseren til å lese artikkelen din – og deretter levere!

• Skriv i den nå værende vertsby. Bruk Presenter-vertsby for umiddelbar tidligere informasjon, tidligere vertsby for tidligere innhold og fremtidige vertsby for kommende hendelser.

Plan tillatelser

Kommunikasjons områder har vanligvis et lite antall innholds forfattere og et mye større antall lesere. Tillatelser administreres av SharePoint-grupper, og inkludert tre tilgangs nivåer som standard:

• Eiere – full kontroll-tillatelser. Det er en god praksis å ha minst to (2) eiere for hvert kommunikasjons område.

• Medlemmer – Rediger tillatelser. Du kan ha så mange medlemmer du vil, men det er en god idé å holde nummeret relativt liten, slik at du kan gi deg en riktig oversynslse. Alle medlemmer kan redigere innhold som er opprettet av andre medlemmer, og vise sider som er i en kladde tilstand.

• Besøkende – lese tillatelser. Det er mye enklere å administrere gruppen for gjester Hvis du bruker en eksisterende bred gruppe personer til besøkende, for eksempel alle bortsett fra eksterne brukere. Hvis du vil opprette et privat kommunikasjons område, kan du legge til en eksisterende Microsoft 365-gruppe i besøkende-gruppen eller en eksisterende e-postaktivert sikkerhets gruppe.

Innholds forfattere blir lagt til i medlemmer-gruppen. Hoved forskjellen mellom tillatelsene for eiere og medlemmer er muligheten til å tilordne tillatelser for området. I tillegg til de tre tillatelses gruppene som er oppført ovenfor, har hvert område også en nettsteds administrator (tidligere kalt administratoren for nettsteds samlingen). Hvis organisasjonen støtter selv betjent oppretting for kommunikasjons nett steder, vil nettsteds administratoren være personen som opprettet nettstedet.