Informasjon Lær hvordan du integrerer innholds typer og arbeids flyter i dokument behandlings løsningen for SharePoint 2013.
Denne artikkelen beskriver innholds typer og arbeids flyter og gir veiledning om hvordan du planlegger å integrere dem i SharePoint Server 2016 dokument behandlings løsningen. En innholds type er en gjenbrukbart samling av metadata (kolonner), arbeids flyt, virke måte og andre innstillinger for en kategori av elementer eller dokumenter i en SharePoint Server 2016 liste eller et dokument bibliotek. Med innholds typer kan du administrere innstillingene for en kategori med informasjon på en sentralisert, gjenbrukbar måte. En arbeids flyt lar deg legge ved en forretnings prosess til elementer i SharePoint Server 2016.
I denne artikkelen:
Før du bruker https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878-regne arket innholds type og arbeids flyt planlegging i denne artikkelen til å planlegge innholds typer og arbeids flyter, må du sørge for at du har lese identifisere brukere og analysere dokument bruk i SharePoint 2013 , og Fullfør regne arkene «analyser dokument bruk» og dokument deltakere som er tilknyttet denne artikkelen.
Innholds type oversikt
En innholds type definerer attributtene til et liste element, et dokument eller en mappe. Hver innholds type kan angi følgende:
-
Egenskaper som skal knyttes til elementer av typen.
-
Metadata som skal knyttes til elementer av typen.
-
Arbeids flyter som kan startes fra elementer av typen.
-
Policyer for informasjons behandling som skal knyttes til elementer av typen.
-
Dokument maler (for innholds typer for dokument).
-
Egen definerte funksjoner.
Du kan knytte en innholds type til en liste eller et bibliotek. Når du gjør dette, angir du at listen eller biblioteket kan inneholde elementer med denne innholds typen, og at den nye kommandoen i listen eller biblioteket lar brukere opprette nye elementer av denne typen.
Obs!: Du kan også knytte egenskaper, arbeids flyter, policyer og maler direkte til en liste eller et bibliotek. Hvis du gjør dette, kan du imidlertid begrense disse tilordningene til listen eller biblioteket og kan ikke brukes på nytt på tvers av løsningen. Arbeids flyter på område nivå kan knyttes til flere lister eller biblioteker i SharePoint Server 2016.
Dokument biblioteker og lister kan inneholde flere innholds typer. Et bibliotek kan for eksempel inneholde både dokumenter og grafikk som er relatert til et prosjekt. Når en liste eller et bibliotek inneholder flere innholds typer, gjelder følgende:
-
Som standard lar kommandoen ny i listen eller biblioteket brukere velge fra alle tilgjengelige innholds typer når de oppretter et nytt element. Eiere av innholds typer kan konfigurere kommandoen ny for å vise bare bestemte innholds typer.
-
Kol onnene som er tilknyttet alle tilgjengelige innholds typer, vises.
Du kan definere egen definerte innholds typer i galleriet for innholds type for området. En egen definert innholds type må være avledet direkte eller indirekte fra en kjerne innholds type, for eksempel et dokument eller element. Når den er definert på et nettsted, er en egen definert innholds type tilgjengelig på nettstedet og på alle områder under dette området. Hvis du vil gjøre en innholds type mest tilgjengelig gjennom hele en område samling, kan du definere den i innholds type galleriet på det overordnede nettstedet. I SharePoint Server 2016 kan du også opprette en egen definert innholds type i en hub for innholds type som er definert i en tjeneste forekomst for forvaltede metadata. Når den opprettes i en hub for innholds type, vil innholds typen være tilgjengelig for andre nettsteds samlinger som er en del av nett programmer som er knyttet til den tjeneste forekomsten for forvaltede metadata.
Obs!: Tjenesten forvaltede metadata og hub for innholds type er ikke tilgjengelig i SharePoint Foundation 2013.
Hvis organisasjonen for eksempel bruker en bestemt kontrakt mal i innholds type galleriet for området på øverste nivå i en nettsteds samling, kan du opprette en innholds type som definerer metadataene for denne kontrakten, kontraktens mal og arbeids flyter som kreves for å se gjennom og fullføre kontrakten. Et hvilket som helst dokument bibliotek i område samlingen som du knytter kontrakts innholds typen til, inkluderer alle disse funksjonene og gjør det mulig for forfattere å opprette nye kontrakter basert på malen.
I områder som er basert på SharePoint Server 2016, har hvert standard liste element eller bibliotek element, for eksempel kontakt, oppgave eller dokument, en tilsvarende kjerne innholds type i områdets innholds type galleri. Når du planlegger innholds typer, kan du bruke disse kjerne innholds type definisjonene som start punkter og baser nye innholds typer på eksisterende, etter behov.
Innholds typer er organisert i et hierarki som lar én innholds type arve egenskapene fra en annen innholds type. Denne arvingen gjør det mulig for klasser av dokumenter å dele egenskaper på tvers av en organisasjon, og det gjør det mulig for team å tilpasse disse egenskapene for bestemte nett steder eller lister.
For eksempel kan alle bruker leverings dokumenter i en virksomhet kreve et sett med metadata, som konto nummer, prosjekt nummer og prosjekt leder. Ved å opprette en innholds type med kunde leveranse på øverste nivå, som alle andre typer kunde leveranse dokumenter arver fra, må du sørge for at nødvendig informasjon, for eksempel konto numre og prosjekt numre, skal knyttes til alle varianter av kunde leveranse dokumenter i organisasjonen. Vær oppmerksom på at hvis innholds type eieren legger til en annen Obligatorisk kolonne i innholds typen kunde levering på øverste nivå, kan eieren av innholds typen overføre endringene til alle innholds typer som arver fra den, noe som vil legge til den nye kolonnen i alle kunde leveranse dokumenter.
Integrering av egenskaper med Office 2016
I Microsoft Office-systemet, når en bruker redigerer et dokument fra en SharePoint Server 2016 dokumentbehandlingsserver, vises et dokument informasjons panel øverst i dokumentet. Dokument informasjons panelet viser en redigerbar form av dokument egenskapene på serveren.
SharePoint Server 2016 gjør det enkelt å tilpasse egenskaps skjemaet for en innholds type. Når du konfigurerer en innholds type, kan du starte InfoPath 2016, som genererer et standard egenskaps skjema som er basert på egenskapene til innholds typen. Standard skjemaet inneholder de samme kontrollene, oppsettet og XML-skjemaet som InfoPath 2016 ville brukt hvis det ikke er definert noe egen definert skjema. Du kan deretter tilpasse og distribuere skjemaet på samme måte som andre InfoPath 2016 skjemaer. Du kan for eksempel legge til firma logoen, skrifter og farge valg i et skjema. koble den til en egen definert data kilde; legge til betinget logikk; og utforme skjema funksjoner som er tilgjengelige for brukere basert på rollene deres.
I tillegg til redigerings egenskaper i dokument informasjons panelet, kan forfattere som bruker Word 2016, sette inn egenskaper som er definert på serveren, i dokumentene deres. Hvis dokument egenskapene for eksempel inkluderer et prosjekt leder navn, kan dette navnet settes inn på tittels IDen, bunn teksten eller andre steder i dokumentet. Hvis en ny prosjekt leder er tilordnet til et prosjekt, kan Project Manager-egenskapen oppdateres på dokumentbehandlingsserver. Dette oppdaterte prosjekt leder navnet vil bli gjen speilet i alle forekomster av denne egenskapen som ble satt inn i et dokument.
Bruke metadata med innholds typer
Metadata er informasjon om et dokument som brukes til å kategorisere og klassifisere innholdet. Metadata er knyttet til en innholds type som en kolonne. Metadata kan gi kontekst avhengig informasjon om dokumentet ved å knytte det til en forfatter, et emne, en mål gruppe, et språk og så videre. I motsetning til egenskaper lagres metadata som kolonner, og de kan indekseres og søkes etter av SharePoint-søke motoren.
Metadata som er lagt til på område samlings nivå, kan knyttes til innholds typer. Ved å bruke metadata med innholds typer kan alle nyere innholds typer arve noen eller alle metadata fra den overordnede innholds typen på område samlings nivå. Flere metadata kan deretter legges til på et lavere nivå, for eksempel et enkelt dokument.
Kol onne maler
Hvert element med metadata som er knyttet til en innholds type, er en kolonne, som er en plassering i en liste for å lagre informasjon. Lister eller biblioteker vises ofte grafisk som kolonner med informasjon. Avhengig av visningen som er knyttet til listen, kan imidlertid Kol onnene vises i andre skjemaer, for eksempel dager i en kalender visning. I skjemaer som er tilknyttet en liste eller et bibliotek, vises kolonner som felt.
Du kan definere kolonner for bruk i flere innholds typer. Hvis du vil gjøre dette, oppretter du dem i et galleri for Kol onne maler. Det finnes et galleri for Kol onne maler på hvert område i en område samling. I tillegg til innholds typer er kolonner som er definert i galleriet for Kol onne maler på et nettsted, tilgjengelige på området og på alle nett steder.
Innholds typer for mappe
Innholds typer for mappe definerer metadataene som er knyttet til en mappe i en liste eller et bibliotek. Når du bruker en mappe innholds type på en liste eller et bibliotek, vil den nye kommandoen i listen eller biblioteket inneholde mappe innholds typen, noe som gjør det mulig for brukere å opprette mapper av denne typen.
Du kan definere visninger i en liste eller et bibliotek som bare er tilgjengelige i mapper av en bestemt innholds type. Dette er nyttig når du vil at en mappe skal inneholde en bestemt type dokument, og du vil at visninger i denne mappen bare skal vise kolonner som er relevante for dokument typen som finnes i denne mappen.
Ved å bruke SharePoint-produkter-objektmodellen kan du tilpasse den nye kommandoen for en mappe innholds type, slik at når en bruker oppretter en ny mappe av denne typen, blir mappen fylt ut med flere filer og dokumenter basert på maler som er lagret på serveren. Dette er nyttig hvis du for eksempel vil implementere en sammensatt dokument type som krever flere filer for å bidra til et enkelt leverings dokument.
Dokument sett er en funksjon i SharePoint Server 2016 som lar deg bruke Office 2016 til å administrere leveranser som spenner over flere dokumenter. Dokument sett er spesielle typer mapper som brukes til å administrere ett enkelt leverings-eller arbeids produkt, som kan inneholde flere dokumenter på flere steder. Du oppretter dokument sett ved hjelp av utvidbare maler som følger med SharePoint Server 2016. Du kan også tilpasse dokument sett maler som representerer arbeids produktene som er relevante for organisasjonen. Dokument sett inkluderer også versjons kontroll, som lar deg registrere statusen for det fullstendige dokument settet på ulike punkter i livs syklusen. Hvis du vil ha mer informasjon om dokument sett, kan du se dokument sett planlegging (SharePoint Server 2010).
Planlegge innholds typer for dokument
Første stadium i planlegging av dokument innholds typer er å se gjennom hver dokument type som er oppført i regne arket analyser dokument Bruk (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) for å finne ut om en eksisterende innholds type vil fungere for den typen dokument. Hver dokument innholds type skal arve innstillingene direkte fra kjerne dokument innholds typen eller fra en innholds type som er nedad gående fra innholds typen for dokument. Dette sikrer at de grunnleggende Kol onnene for dokument typene, for eksempel tittel og opprettet av, finnes og at du kan knytte en mal til innholds typen. Hvis en kjerne innholds type (for eksempel dokument) er tilstrekkelig, skriver du inn innholds type navnet i innholdstype-kolonnen i regne arket analyser dokument bruk.
Obs!: Støttede kjerne innholds typer omfatter ikke PDF-filer.
Hvis du vil ha informasjon om hvordan du endrer kjerne innholds typene, kan du laste ned den tekniskeveiledningen for å redigere forhånds definerte innholds typer og nettsteds Kol onner(https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Innholds typer for plan liste
Elementene i en innholds type for liste inkluderer Kol onnene med metadata som er knyttet til innholds typen og arbeids flyter som kan kjøre på elementer med denne innholds typen. Bruk en innholds type for liste til å definere en type liste element som er unik for løsningen din. I en løsning for kunde telefon senter, der kunde støtte folk undersøker og løser kundenes tekniske problemer, kan en liste innholds type brukes til å standardisere dataene for hver støtte hendelse og spore hendelsen ved hjelp av en arbeids flyt.
Planlegge arbeids flyter
Arbeids flyter implementerer forretnings prosesser for dokumenter, Netts IDer, skjemaer og liste elementer i SharePoint Server 2016. De kan knyttes til biblioteker, lister eller innholds typer.
Bruk arbeids flyter til å rute dokumenter fra person til person i dokument behandling, slik at de kan utføre de fullstendige dokument behandlings oppgavene, for eksempel å se gjennom dokumenter, godkjenne publikasjonen eller administrere deres disposisjon. Du kan også bruke egen definerte arbeids flyter til å flytte dokumenter fra ett område eller bibliotek til et annet. Du kan for eksempel utforme en arbeids flyt for å kopiere et dokument fra ett område til et annet når dokumentet er planlagt arkivert.
SharePoint Server 2016 inkluderer arbeids flyten med tre statuser, som du kan bruke til å administrere forretnings prosesser som sporer statusen til et element gjennom tre statuser eller faser. SharePoint Server 2016 inneholder også følgende arbeids flyter som løser dokument behandlings behov:
-
Samle inn tilbakemelding Sender et dokument til gjennomgang.
-
Godkjenning Sender et dokument til godkjenning, ofte som en forutsetning for å publisere det.
-
Av fjerning Behandler utløp og fjerning av dokumenter.
-
Samle inn signaturer Ruter et dokument for signaturer.
Knytte en arbeids flyt til en innholds type når du vil gjøre denne arbeids flyten tilgjengelig når denne innholds typen brukes. En innholds type for kjøps ordre kan for eksempel kreve godkjenning av en leder før transaksjonen kan full føres. Hvis du vil sikre at godkjennings arbeids flyten alltid er tilgjengelig når en bestilling er startet, oppretter du en innholds type for bestilling og knytter arbeids flyten for godkjenning til den. Legg deretter til innholds typen bestilling i alle dokument biblioteker der bestillingene skal lagres.
Hvis du vil planlegge arbeids flyter for dokument behandlings løsningen, kan du analysere hver innholds type for dokument som du planlegger å implementere, og identifisere forretnings prosessene som må være tilgjengelige for å kjøre på innhold av denne typen. Deretter identifiserer du arbeids flytene du må gjøre tilgjengelig for dette innholdet.
Følgende er en eksempel tabell som analyserer arbeids flyter for en kontrakt innholds type.
|
Kontrakt prosess |
Arbeids flyt for kontrakt |
|---|---|
|
Se gjennom kladder. |
Samle inn tilbake melding |
|
Få godkjenning fra overordnet og juridisk Counsel. |
Godkjenning |
|
Løse problemer med åpning. |
Problem sporing |
|
Få signaturer. |
Samle inn signaturer |
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se arbeids flyt i SharePoint 2013.
Regneark
Bruk følgende regne ark til å registrere informasjonen som beskrives i denne artikkelen:
-
Innholds type og arbeids flyt planleggings regne ark (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
