Planlegge dokument sett i SharePoint Server

Om dokument sett

Dokument sett er en funksjon i SharePoint Server 2016 som gjør det mulig for en organisasjon å administrere ett enkelt leverings-eller arbeids produkt, som kan inneholde flere dokumenter eller filer. Et dokument sett er en spesiell type mappe som kombinerer unike attributter for dokument sett, attributter og virke måte for mapper og dokumenter, og gir et bruker grensesnitt (UI), metadata og objekt modell elementer for å bidra til å administrere alle aspekter av arbeids produktet.

For Teams og brukere i mange organisasjoner er det et sett med dokumenter eller et arbeids produkt, som er nødvendig for å administrere et prosjekt eller leveranser bedre. Et juridisk team må for eksempel kanskje samle inn, opprette og administrere ulike dokumenter, bilder og lyd filer som er relatert til en bestemt sak. Det kan også hende at et salgs team må kompilere dokumenter fra ulike kilder for å opprette og administrere en forespørsel om forslag (RFP) for en potensiell klient. Dokument sett gir gruppene og brukerne muligheten til å administrere disse settene av dokumenter som én enkelt samling, leverings-eller arbeids produkt. Eiere av dokument settet kan deretter opprette en egen definert velkomstside som kan vise de inkluderte elementene og viktig informasjon om arbeids produktet.

I SharePoint Server 2016 kan organisasjoner som vil opprette og administrere dokument sett konsekvent, konfigurere en innholds type for dokument settet for hvert arbeids produkt de vanligvis oppretter. En innholds type for dokument sett kan deretter definere godkjente innholds typer, attributter, standard elementer, kolonner, arbeids flyter og policyer. Flere egen definerte innholds typer for dokument settet kan deretter opprettes fra den overordnede innholds typen, som hver arver egenskaper og innstillinger fra innholds typen for overordnet dokument sett. Når innholds typen er lagt til i et bibliotek, kan brukere opprette et dokument sett som arver attributtene til innholds typen for dokument settet ved å bruke kommandoen ny . En innholds type for dokument sett gir flere innstillinger som lar deg angi tillatte innholds typer, standard innhold, delte kolonner, kolonner for velkomstside og standard visning for velkomstside.

Hvis du vil ha mer informasjon om innholds typer, kan du se planlegge innholds typer og arbeids flyter (SharePoint Server 2010).

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter og administrerer dokument sett i SharePoint Server 2016, kan du se opprette og konfigurere en ny innholds type for dokument sett i SharePoint Server 2016 hjelp.

Administrere dokument sett

Dokument sett i SharePoint Server 2016 deler mange av de samme attributtene og egenskapene som mapper. Det finnes imidlertid noen viktige hensyn du bør være oppmerksom på når du planlegger en løsning for dokument sett.

• Det er ingen begrensning på antall dokumenter som kan eksistere i et dokument sett. Vis belastnings tider kan imidlertid begrenses av terskelen for liste visning som standard er satt til 5 000 elementer. Mapper er tillatt i dokument sett, men metadatabufferen kan ikke brukes i et dokument sett. Det er derfor viktig å vurdere muligheten til å overstige liste visnings terskler og navigerings utformings problemer når du bestemmer hvor mange elementer som skal finnes i et dokument sett. Når du bruker Send til -funksjonen med et dokument sett, kan for eksempel summen for alle dokumenter i et dokument sett ikke være større enn 50 MB. En mappe struktur i et dokument bibliotek kan være en bedre løsning for et samlings-eller arbeids produkt med et stort antall elementer.

• Det er ingen begrensning på antall dokument sett som kan eksistere i et dokument bibliotek. Antallet dokument sett som kan vises i lister, begrenses imidlertid av terskelen for liste visning.

• Hvis det er mer enn ti elementer som bruker delte metadata i et dokument sett, vil oppdateringer for metadata kjøres av en tid taker jobb hvert 15. Hvis du for eksempel har 10 dokumenter på det øverste nivået i biblioteket og et enkelt dokument i et dokument sett med delte metadata, vil ikke tid-jobben kjøre. Hvis du legger til et annet dokument sett med 9 flere dokumenter, vil tid taker jobben kjøre.

• Når du bruker dokument sett ruting, forblir dokument sett som sendes til en innholds arrangør, i leverings biblioteket og flyttes til riktig sted av tid taker jobben for behandling av innholds arrangør, som som standard kjøres daglig.

Funksjonen dokument sett må være aktivert for å bruke dokument sett i en område samling.

Slik aktiverer du funksjonen dokument sett for en område samling

1. Klikk funksjoner i område samlingunder administrasjon av områdesamling på siden Innstillinger for område .

2. Klikk Aktiverpå funksjoner -siden for dokument sett.

Når funksjonen dokument sett er aktivert, kan du opprette innholds typer for dokument sett.

Planlegge innholds typer for dokument settet

Du kan planlegge innholds typer for dokument settet for løsningen ved å bruke regne arket analyser dokument bruk, som du kan fullføre ved hjelp av artikkelen identifisere brukere og analysere dokument bruk i SharePoint 2013. Du kan deretter bruke innholds type regne arket (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409) til å registrere avgjørelsene dine om hver ny innholds type for dokument sett som du skal bruke i løsningen.

Slik planlegger du innholds typer for dokument sett ved hjelp av innholds type regne arket

1. Angi dokument settet i innholdstype    -feltet i innholds type regne arket.

2. Skriv inn Netta dressen for nettstedet der den nye innholds typen for dokument settet skal defineres. Vær oppmerksom på at innholds typene er tilgjengelige på området der de er definert, og på alle områder under dette området.

3. Fastslå den overordnede innholds typen    Angi innholds typen for overordnet dokument sett i feltet overordnet innholds type    for innholds type regne arket. Dette er enten en sentral dokument sett innholds type, eller en egen definert innholds type for dokument sett som du allerede har planlagt.

4. Bestemme innstillinger for dokument sett    Finn og angi følgende innstillinger for dokument sett i innholds type regne arket:

   1. Bestemme tillatte innholds typer    Angi standard innholds typer som skal tillates i denne dokument sett innholds typen.

   2. Bestemme standard innhold    Hvis innholds typen dokument sett som du oppretter, konfigureres til automatisk å opprette standard innhold når du oppretter en ny forekomst av et dokument sett, kan du legge til filer i dokument settet manuelt. Bare filer av tillatte innholds typer for dokument settet kan legges til.

   3. Bestemme delte kolonner    Angi om Kol onne verdier for dokument settet skal synkroniseres automatisk til alle dokumenter som finnes i settet.

   4. Bestemme kolonner for velkomstside    Angi hvilke kolonner som skal vises på velkomstsiden for hvert dokument sett.

   5. Bestemme velkomstside-visningen    Angi visningen for å vise innholdet i dokument settet på velkomstsiden.

5. Bestemme Kol onnene og Kol onne rekkefølgen    I tabellen for plan Kol onner    i innholds type regne arket:

   1. Skriv inn hver kolonne som arves fra den overordnede innholds typen. I den nye?    -kolonnen skriver du inn Nei for hver oppføring.

   2. For hver tilleggs Kol onne skriver du inn navnet på en forhånds definert kolonne eller en kolonne som du vil opprette. Skriv inn navnene på de andre Kol onnene, typene, og angi om de er nye.

6. Skriv inn ingeni delen plan mal    i regne arket.

7. Finne arbeids flyter    Hvis det finnes en tilgjengelig arbeids flyt som er relevant for innholds typen dokument sett, kan du velge om du vil knytte den til innholds typen. Arbeids flyten kan deretter startes på alle liste elementer av innholds typen. Hvis du vil ha en fullstendig drøfting av arbeids flyt planlegging, kan du se planlegge arbeid Når du har gått gjennom arbeids flyter og finner ut hvilke arbeids flyter som er tilgjengelige, angir du hver arbeids flyt som skal knyttes til innholds typen i planen arbeids flyter    i innholds typen. Hvis arbeids flyten ikke er arvet fra den overordnede innholds typen, skriver du inn informasjonen i den nye?    -kolonnen.

8. Fastslå policyen    En policy er et sett med regler for en type innhold. policy funksjoner gir informasjon om hver regel, for eksempel om elementer med innholds typen kan skrives ut eller hvilke handlinger på elementet som skal overvåkes. Hvis du vil ha mer informasjon om policy planlegging, kan du se planlegge for policy for informasjons behandling i SharePoint Server 2013. Når du har gått gjennom policyer og bestemmer hvilke policy funksjoner og policy maler som er tilgjengelige, gjør du følgende i delen planlegge en policy    for innholds type:

   1. Hvis den overordnede innholds typen har policy innstillinger, vil de bruke uendret i den nye innholds typen. Dette sikrer at policyer, etter at de er angitt, håndheves i alle relevante innholds typer. Hvis gjeldende innholds type arver policy innstillingene fra dens overordnede type, svarer du Ja på spørsmålet i delen planlegge en policy    i regne arket for innholds type, er policyen definert i den overordnede innholds typen?.

   2. Hvis gjeldende innholds type arver en policy basert på den overordnede innholds typen, skriver du inn navnet på policy malen i feltet Registrer policy navn    i delen planlegge en policy    . På samme måte, hvis gjeldende innholds type ikke arver en policy og du vil bruke en policy mal, skriver du inn navnet på policy malen i feltet Registrer policy navn    i delen planlegge en policy    .

   3. Hvis gjeldende innholds type arver én eller flere individuelle policy funksjoner fra den overordnede innholds typen, skriver du inn hver policy funksjon i funksjons    tabellen i delen planlegge en policy    i regne arket. Hvis den gjeldende innholds typen ikke arver en policy og du vil knytte policy funksjoner til gjeldende innholds type, skriver du inn disse policy funksjonene i funksjons    tabellen. Vær oppmerksom på at du ikke kan knytte både individuelle policy funksjoner og en policy ved navn til en innholds type.

Regneark

Bruk følgende regne ark til å registrere informasjonen som beskrives i denne artikkelen:

• Innholds type regne ark (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409)

• Analyser regne ark for dokument Bruk (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165873&clcid = 0x409)