Regler er enten serversideregler eller rene klientregler basert på betingelsene og handlingene du bruker på dem.
Serversideregler bruker betingelser og handlinger som håndteres av Exchange-serveren, og disse reglene kjører uansett om du logger på Outlook på datamaskinen eller ikke. Her er et eksempel på en serversideregel:
Fra <personer eller distribusjonsliste i GAL eller kontaktlisten>, flytt det til <angitt> mappe
Denne regelen bruker all Exchange-serverinformasjon, for eksempel flytting av en melding fra en avsender som er i den globale adresselisten (GAL), til en bestemt mappe som er i Exchange-postboksen. Men hvis mappen du flytter meldingen til bare finnes på PC-en din, blir den en ren klientregel.
Rene klientregler har minst én betingelse eller handling som bruker en Outlook-funksjon, og de kjøres ikke før du logger på Outlook med kontoen som du brukte til å opprette regelen. Dette er for eksempel en ren klientregel:
Fra <personer eller distribusjonsliste>, flagg melding til <spill av en lyd>
I dette eksemplet ber du regelen spille av en lyd når du mottar en melding. Denne betingelsen kan bare utføres av Outlook, og det gjør den til en ren klientregel.
Eksempler på vanlige betingelser i en regel som gjør den til en ren klientregel:
-
Med bestemte ord i emnet
-
Merket som viktighet
-
Merket som følsomhet
-
Flagget for handling
-
Med bestemte ord i brødteksten
-
Med bestemte ord i meldingshodet
-
Med bestemte ord i mottakerens adresse
-
Med bestemte ord i avsenderens adresse
-
Tilordnet til kategori
Eksempler på vanlige handlinger i en regel som gjør den til en ren klientregel:
-
Tilordne den til kategorien
-
Slett den permanent
-
Flagg meldingen for oppfølging på dette tidspunktet
-
Fjern meldingsflagget
-
Skriv ut
-
Spill av en lyd
-
Marker som lest
-
Vis en bestemt melding i vinduet Varsel om nytt element
-
Vis et skrivebordsvarsel
