Microsoft Office Excel har en rekke funksjoner som gjør det enkelt å administrere og analysere data. Hvis du vil dra full nytte av disse funksjonene, er det viktig at du organiserer og formaterer data i en regneark i henhold til følgende retningslinjer.
I denne artikkelen
Retningslinjer for dataorganisasjonen
Plassere lignende elementer i samme kolonne Utforme dataene slik at alle rader har lignende elementer i samme kolonne.
Hold et dataområde atskilt La minst én tom kolonne og én tom rad være mellom et relatert dataområde og andre data i regnearket. Excel kan deretter lettere oppdage og merke området når du sorterer, filtrerer eller setter inn automatiske delsummer.
Plassere kritiske data over eller under området Unngå å plassere kritiske data til venstre eller høyre for området fordi dataene kan være skjult når du filtrerer området.
Unngå tomme rader og kolonner i et område Unngå å plassere tomme rader og kolonner innenfor et dataområde. Gjør dette for å sikre at Excel enklere kan oppdage og velge det relaterte dataområdet.
Vise alle rader og kolonner i et område Kontroller at skjulte rader eller kolonner vises før du gjør endringer i et dataområde. Når rader og kolonner i et område ikke vises, kan data slettes utilsiktet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Skjule eller vise rader og kolonner.
Retningslinjer for dataformat
Bruke kolonneetiketter til å identifisere data Opprett kolonneetiketter i den første raden i dataområdet ved å bruke et annet format på dataene. Excel kan deretter bruke disse etikettene til å opprette rapporter og finne og organisere data. Bruk en skrift- eller justerings-, format-, mønster-, kantlinje- eller bruksstil for kolonneetiketter som er forskjellig fra formatet du tilordner til dataene i området. Formater cellene som tekst før du skriver inn kolonneetikettene. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Måter å formatere et regneark på.
Bruke cellekantlinjer til å skille mellom data Når du vil skille etiketter fra data, kan du bruke cellekantlinjer, ikke tomme rader eller stiplede linjer, til å sette inn linjer under etikettene. Hvis du vil ha mer informasjon, se Bruke eller fjerne cellekantlinjer i et regneark.
Unngå innledende eller etterfølgende mellomrom for å unngå feil Unngå å sette inn mellomrom i begynnelsen eller slutten av en celle for å rykke inn data. Disse ekstra mellomrommene kan påvirke sortering, søking og formatet som brukes på en celle. I stedet for å skrive inn mellomrom for å rykke inn data, kan du bruke kommandoen Øk innrykk i cellen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Omplassere dataene i en celle.
Utvide dataformater og formler Når du legger til nye rader med data på slutten av et dataområde, utvider Excel konsekvent formatering og formler. Tre av de fem foregående cellene må bruke samme format for at formatet skal utvides. Alle de foregående formlene må være konsekvente for at en formel skal utvides. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Fylle ut data automatisk i regnearkceller.
Bruke et Excel-tabellformat til å arbeide med relaterte data Du kan gjøre om et sammenhengende celleområde i regnearket til en Excel-tabell. Data som er definert av tabellen, kan manipuleres uavhengig av data utenfor tabellen, og du kan bruke bestemte tabellfunksjoner til raskt å sortere, filtrere, summere eller beregne dataene i tabellen. Du kan også bruke tabellfunksjonen til å kumulere sett med relaterte data ved å organisere dataene i flere tabeller i ett enkelt regneark. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Oversikt over Excel-tabeller.
