Sortering og filtrering av data etter farge er en god måte å gjøre dataanalyse enklere på og hjelpe brukere av regnearket å se uthevede data og datatrender raskt.
I denne artikkelen
Oversikt over sortering og filtrering av data etter farge og ikonsett
Sortering og filtrering av data, i tillegg til betinget formatering av data, er integrerte deler av dataanalyse, og kan hjelpe deg å svare på spørsmål, som for eksempel følgende:
-
Hvem har solgt tjenester for mer enn 500 000 kroner denne måneden?
-
Hvilke produkter har større enn 10 % inntektsøkning fra år til år?
-
Hvilke studenter er de beste og dårligste i førsteårskullet?
-
Hva er unntakene i et sammendrag over inntjeningen over de siste fem årene?
-
Hva er den helhetlige aldersfordelingen for ansattes?
Du sorterer data for raskt å ordne dataene og finne dataene du ønsker. Du filtrerer dataene for å vise bare de radene som oppfyller vilkårene du angir, og skjule rader du ikke vil at skal vises, for én eller flere kolonner med data. Du utfører betinget formatering av data for å hjelpe deg å utforske og analysere data visuelt, oppdage kritiske problemer, og identifisere mønstre og trender. Kombinasjonen av sortering, filtrering og betinget formatering av data kan gjøre det lettere for deg og andre personer som bruker regnearket, å ta mer effektive avgjørelser basert på dataene.
Du kan sortere og filtrere etter format, inkludert celle- og skriftfarge, uansett om du har formatert cellene manuelt eller betinget.
Dette bildet viser filtrering og sortering basert på farge eller ikon i kolonnene Kategori, M/M Δ% og Markering.
Du kan også sortere og filtrere ved å bruke et ikonsett du opprettet via et betinget format. Bruk et ikonsett til å sette inn merknader og klassifisere data i tre til fem kategorier, som skilles med en terskelverdi. Hvert ikon representerer et verdiområde. I den følgende tabellen med ikonsett, representerer for eksempel ikonsettet med 3 piler den grønne pilen, som peker oppover, høyere verdier, den gule pilen, som peker til siden, midtverdier, og den røde pilen, som peker nedover, lavere verdier.
Tabell over ikonsett
Du kan gjøre følgende: Formatere celler ved hjelp av en tofarget skala, trefarget skala, datastolper og ikonsett, formatere celler som inneholder bestemte tekst-, tall-, dato- eller klokkeslettverdier, verdier som er rangert øverst eller nederst, verdier som er rangert over eller under gjennomsnittet, unike eller like verdier, og opprette mange regler og behandle regler på en enklere måte.
Bruke farger effektivt under analysering av data
Nesten alle liker farger. Effektiv bruk av farger i et hvilket som helst dokument kan gjøre dokumentet betraktelig mye flottere og øke lesbarheten betydelig. God bruk av farger og ikoner i Excel-rapportene forbedrer beslutningstakingen ved å bidra til å fokusere brukernes oppmerksomhet på viktig informasjon, og ved å hjelpe brukerne å forstå resultatene visuelt. God bruk av farger kan gi en positiv emosjonell følelse helt fra begynnelsen. På den andre siden kan uheldig bruk av farger distrahere brukerne, og til og med forårsake trøtthet hvis fargebruken overdrives. Nedenfor finner du retningslinjer som kan hjelpe deg å bruke farger på en god måte, og unngå feil bruk av farger.
Mer om dokumenttemaer Med Excel er det enkelt å opprette konsekvente temaer og legge til egendefinerte stiler og effekter. Mye av tankevirksomheten som kreves for å kombinere farger på en effektiv måte, er allerede utført for deg ved å bruke forhåndsdefinerte dokumenttemaer, som bruker flotte fargevalg. Du kan raskt og enkelt formatere et helt dokument for å gi det et profesjonelt og moderne utseende ved å bruke et dokumenttema. Et dokumenttema er et sett med formateringsvalg som inneholder et sett med temafarger, et sett med temaskrifter (inkludert skrifter for overskrift og brødtekst), og et sett med temaeffekter (inkludert linjer og fylleffekter).
Bruke standardfarger og begrense antallet farger
Når du sorterer og filtrerer etter farge, velger du sannsynligvis farger du foretrekker, og resultatene kan se bra ut for deg. Et viktig spørsmål du imidlertid må stille deg selv, er: "Foretrekker og ser brukerne de samme fargene?". Datamaskinen kan vise 16 777 216 farger i 24-biters fargemodus. De fleste brukere kan imidlertid skille bare en liten del av disse fargene. Dessuten kan fargekvalitet variere på datamaskiner. Belysning, papirkvalitet, skjerm- og skriveroppløsning samt leserinnstillinger kan variere svært mye. Opptil ti prosent av befolkningen har i mer eller mindre grad problemer med å skille og se enkelte farger. Dette er viktige variabler du sannsynligvis ikke har kontroll over.
Du har imidlertid kontroll over slike variabler som fargevalg, antall farger og bakgrunnen for regneark eller celle. Ved å gjøre gode valg basert på grunnleggende undersøkelser kan du få fargene til å formidle riktig budskap og tolkning av dataene. Du kan også supplere farger med ikoner og forklaringer for å sikre at brukerne skjønner det tiltenkte budskapet.
Vurdere fargekontrast og bakgrunn
Generelt sett bør du bruke farger med høy fargemetning, for eksempel lys grønt, mellomgrønt eller mørk rødt. Kontroller at kontrasten er høy mellom bakgrunnen og forgrunnen. Bruk for eksempel en hvit eller grå bakgrunn for regnearket, med cellefarger, eller en hvit eller grå cellefarge med en skriftfarge. Hvis du må bruke en bakgrunnsfarge eller et bakgrunnsbilde, bør du gjøre fargen eller bildet så lyst som mulig, slik at celle- eller skriftfargen ikke blir bleket. Hvis du bare baserer deg på skriftfarge, bør du vurdere å øke størrelsen på skriften eller bruke fet skrift. Jo større skriften er, jo enklere er det for en bruker å se eller skille fargen. Hvis det er nødvendig, justerer eller fjerner du stripene i radene eller kolonnene, fordi fargen på stripene kan komme i konflikt med celle- eller skriftfargen. Alle disse vurderingene bidrar til å hjelpe alle brukere å forstå og tolke farger på riktig måte.
Unngå å bruke fargekombinasjoner som kan redusere synligheten for fargen eller forvirre brukeren. Du ønsker jo ikke å skape skrikende grafikk eller en optisk illusjon ved et uhell. Vurder å bruke en cellekantlinje for å skille problematiske farger, for eksempel rødt eller grønt, hvis det ikke er mulig å hindre at fargene plasseres ved siden av hverandre. Bruk komplementærfarger og kontrastfarger for å forbedre kontrasten, og unngå å bruke lignende farger. Det lønner seg å kjenne til det grunnleggende fargehjulet, og hvordan du fastslår lignende farger, kontrastfarger og komplementærfarger.
1. En lignende farge er en farge ved siden av en annen farge på fargehjulet (for eksempel ligner fargene fiolett og oransje på rødt).
2. En kontrastfarge er tre farger unna en farge (for eksempel er blått og grønt kontrastfarger til rødt).
3. Komplementærfarger er overfor hverandre på fargehjulet (for eksempel er blå-grønt komplementærfargen til rødt).
Hvis du har tid, bør du teste ut fargene, vise dem til noen kolleger, teste dem under ulike lysforhold, og eksperimentere med forskjellige innstillinger for dataskjerm og skriver.
Tips!: Hvis du skriver ut dokumentet i farger, må du dobbeltsjekke at cellefargen og celleskriften er lesbar. Hvis cellefargen er for mørk, bør du vurdere å bruke en hvit skrift for å øke lesbarheten.
Velge farger som dekker dine behov
Trenger du et raskt sammendrag? Bruk rødt, gult, grønt eller blått med en hvit eller grå bakgrunn.
Gi fargene du velger, betydning basert på målgruppen og formålet. Hvis det er nødvendig, angir du en forklaring for å avklare betydningen av hver farge. De fleste personer kan enkelt skille sju til ti farger i det samme regnearket. Det er mulig å skille opptil 50 farger, men det forutsetter spesialopplæring, og er utenfor omfanget av denne artikkelen.
De ti beste fargene å bruke
Når du sorterer og filtrerer data etter farge, bruker du tabellen nedenfor til å hjelpe deg å avgjøre hvilke farger du skal velge. Disse fargene gir den mest dramatiske kontrasten, og er generelt sett de enkleste fargene å skille for folk flest.
Du kan enkelt bruke disse fargene på celler og skrifter ved å bruke knappene Fyllfarge eller Skriftfarge i Skrift-gruppen i kategorien Hjem.
Bruke farger som formidler betydningen på en naturlig måte
Når du leser økonomiske data, er tall enten i rødt (negative tall) eller i svart (positive tall). En rød farge formidler betydning fordi den er en akseptert konvensjon. Hvis du vil fremheve negative tall, er rødt det beste fargevalget. Avhengig av hvilken type data du har, vil du kanskje kunne bruke bestemte farger fordi de formidler betydning for målgruppen, eller kanskje det er en akseptert standard for tallenes betydning. Eksempler:
-
Hvis dataene gjelder temperaturavlesinger, kan vi bruke de varme fargene (rødt, gult og oransje) til å angi en varm temperatur, og de kalde fargene (grønt, blått og fiolett) til å angi kalde temperaturer.
-
Hvis dataene gjelder topografiske data, kan vi bruke blått for vann, grønt for vegetasjon, brunt for ørken og fjell, og hvitt for is og snø.
-
Hvis dataene gjelder trafikk og sikkerhet, kan vi bruke rødt for trafikkstans, oransje for utstyrsfare, gult for forsiktighetsadvarsel, grønt for sikkerhet og blått for generell informasjon.
-
Hvis dataene gjelder elektrisk motstand, kan du bruke standardkodefargene svart, brunt, rødt, oransje, gult, grønt, blått, fiolett, grått og hvitt.
Gjennomgang av noen eksempler
Anta at du klargjør noen rapporter om produktbeskrivelser, priser og lagerbeholdning. Følgende avsnitt illustrerer spørsmål som vanligvis stilles om disse dataene, og hvordan du kan svare på hvert spørsmål ved hjelp av farge- og ikonsett.
Eksempeldata
Følgende eksempeldata brukes i eksemplene.
For å kopiere dataene til en tom arbeidsbok gjør du følgende:
Hvordan lagre eksempeldataene som en .xlsx-fil
-
Start Microsoft Notisblokk.
-
Merk eksempelteksten, og kopier og lim inn eksempelteksten i Notisblokk.
-
Lagre filen med et filnavn og filtype, for eksempel Products.csv.
-
Avslutt Notisblokk.
-
Åpne Excel.
-
Åpne filen du har lagret fra Notisblokk.
-
Lagre filen som en XLSX-fil.
Eksempeldata
Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"
Hva er de forskjellige typene produktemballasje?
Problem
Du vil finne ut hva de forskjellige typene beholdere for produktene er, men det finnes ingen beholderkolonne. Vi kan bruke kolonnen Antall per enhet til å farge hver celle manuelt, og deretter sorterere etter farge. Vi kan også legge til en forklaring for å klargjøre hva hver farge betyr.
Resultater
Løsning
-
For å manuelt farge hver celle i henhold til fargevalget i den foregående tabellen kan du klikke på hver celle og deretter velge hver farge ved hjelp av Fyllfarge-knappen i Skrift-gruppen på Hjem-fanen.
Tips!: Bruk Kopier format-knappen i Utklippstavle-gruppen på Hjem-fanen til raskt å bruke en valgt farge på en annen celle.
-
Klikk på en celle i kolonnen Antall per enhet, og klikk på Sorter og filter på Hjem-fanen i Redigering-gruppen. Klikk deretter på Egendefinert sortering.
-
Velg Antall per enhet under Kolonne dialogboksen Sorter. Velg Cellefarge under Sorter etter, og klikk så på Kopier nivå to ganger.
-
Velg den røde fargen i den første raden under Rekkefølge, velg deretter den blå fargen i den andre raden, og velg den gule fargen i den tredje raden.
Hvis en celle ikke inneholder noen av fargene, for eksempel cellene som er farget hvite, blir disse radene værende på samme sted.
Obs!: Fargene som vises, er fargene som er tilgjengelige i kolonnen. Det er ingen sorteringsrekkefølge for standardfarge, og du kan ikke opprette en egendefinert sorteringsrekkefølge ved hjelp av en egendefinert liste.
-
Legg til en forklaring ved hjelp av celler på siden av rapporten ved å bruke tabellen nedenfor som veiledning.
|
Forklaring: |
|
|
Rød |
Pakker og bokser |
|
Blå |
Spann og bokser |
|
Grønn |
Glass og flasker |
|
Hvit |
(Ikke sikker) |
Hvilke produkter har et påslag på over 67 prosent eller under 34 prosent?
Problem
Vi vil raskt vise de høyeste og laveste påslagsverdiene øverst i rapporten.
Resultater
Løsning
-
Merk cellene E2:E26, klikk pilen ved siden av Betinget formatering i Stil-gruppen i kategorien Hjem, klikk Ikonsett, og velg deretter ikonsettet 3 piler (fargede).
-
Høyreklikk en celle i kolonnen Avanse, velg Sorter, og klikk deretter Egendefinert sortering.
-
Velg Avanse under Kolonne i dialogboksen Sorter, velg Celleikon under Sorter etter, og klikk deretter Kopier nivå .
-
Velg den grønne pilen som peker oppover, i den første raden under Rekkefølge , og velg den røde pilen som peker oppover, i den andre raden.
Hvilke produkter må bestilles umiddelbart?
Problem
Du vil raskt generere en rapport over produkter som må bestilles umiddelbart, og deretter sende rapporten per e-post til dine ansatte.
Resultater
Løsning
-
Merk cellene I2:I26, klikk pilen ved siden av Betinget formatering i Stil-gruppen på Hjem-fanen. Velg Merk celler-regler, og klikk deretter på Lik.
-
Angi Ja i den første boksen, og velg deretter Lyserødt fyll med mørk rød tekst i den andre boksen.
-
Høyreklikk en formatert celle i kolonnen, velg Filtrer, og velg deretter Filtrer etter farge i valgt celle.
Tips!: Hold markøren over Filtrer-knappen i kolonneoverskriften for å se hvordan kolonnen er filtrert.
Hvilke produkter har de høyeste og laveste prisene og kostnadene?
Problem
Du vil se de høyeste og laveste prisene og kostnadene gruppert sammen øverst i rapporten.
Resultater
Løsning
-
Gjør følgende for cellene C2:C26 og D2:D26:
-
Klikk pilen ved siden av Betinget formatering i Stil-gruppen i kategorien Hjem, velg Øverste/nederste-regler, og klikk deretter Øverste 10 elementer.
-
Angi 1 i den første boksen, og velg deretter Gult fyll med mørk gul tekst i den andre boksen.
-
Klikk pilen ved siden av Betinget formatering i Stil-gruppen i kategorien Hjem, velg Øverste/nederste-regler, og klikk deretter Nederste 10 elementer.
-
Angi 1 i den første boksen, og velg deretter Grønt fyll med mørk grønn tekst i den andre boksen.
-
-
For kolonnene for Kostnad og Pris, gjør følgende:
-
Høyreklikk den laveste verdien, velg Sorter, og velg deretter Sorter etter farge i valgt celle.
-
Høyreklikk den høyeste verdien, velg Sorter, og velg deretter Sorter etter farge i valgt celle.
-
