Du kan synkronisere et SharePoint-bibliotek, en kontaktliste, en oppgaveliste, en Project-aktivitetsliste og en bestemt type ekstern SharePoint-liste med Microsoft Outlook 2010. Fordi mange SharePoint 2010-brukere også bruker Outlook 2010 for å samarbeide og koordinere aktiviteter og prosjekter, kan det være mer effektivt å synkronisere disse bibliotekene og listene, spesielt hvis du arbeider frakoblet eller ikke har tilgang til SharePoint-nettsted hele tiden.
I denne artikkelen
Innføring i synkronisering av SharePoint 2010-innhold med Outlook 2010
Du kan synkronisere et SharePoint-bibliotek, en kontaktliste, en oppgaveliste, en Project-aktivitetsliste og en bestemt type ekstern SharePoint-liste med Outlook 2010. Fordi mange SharePoint 2010-brukere også bruker Outlook 2010 for å samarbeide og koordinere aktiviteter og prosjekter, kan det være mer effektivt å synkronisere disse bibliotekene og listene, spesielt hvis du arbeider frakoblet og ikke har tilgang til SharePoint-nettstedene hele tiden.
Hvis du vil synkronisere disse bibliotekene og listene, må du ha Outlook 2010 installert på klientdatamaskinen, og du må ha tillatelsen Samarbeid til biblioteket eller listen.
Du finner mer informasjon om bruk av SharePoint 2010 med Outlook 2010 under Se også og i Hjelp for Outlook 2010.
Arbeide med et synkronisert dokumentbibliotek
Du kan synkronisere et SharePoint-bibliotek mellom Outlook 2010 og SharePoint 2010. Når du synkroniserer et bibliotek, vises biblioteket som en mappe i Outlook-navigasjonsruten under SharePoint-lister.
Når du bruker direktesøk, søker Outlook etter alle synkroniserte SharePoint-dokumenter. Med forhåndsvisninger av dokumenter i leseruten i Outlook kan du enkelt se gjennom søkeresultatene. Det er som regel raskere og mer praktisk å åpne og lagre endringer i SharePoint-dokumenter i Outlook. Deretter kan du forhåndsvise, redigere og håndtere dokumenter i SharePoint-biblioteket i Outlook. Du kan også koble bibliotekene fra nettet, jobbe med Office-filene i biblioteket, koble dem til nettet, og deretter synkronisere endringene.
Denne synkroniseringen er enveis for Office-filer. Endringer i filer i SharePoint-biblioteket kan lastes ned til Outlook, men du kan ikke endre ikke-Office-filer i Outlook og laste dem opp igjen til SharePoint-biblioteket. Hvis du arbeider med Outlook frakoblet, kan du redigere Office-filer, for eksempel Word-dokumenter, Excel-regneark og PowerPoint-presentasjoner. Når du kobler deg til nettet igjen, kan du laste opp endringene til SharePoint-biblioteket. Outlook sporer imidlertid ikke endringer som gjøres i disse Office-filene i SharePoint-biblioteket. Det er best å sjekke ut filene først hvis du har tenkt å gjøre endringer i dem i frakoblet modus i Outlook.
Arbeide med en synkronisert kontaktliste
Du kan synkronisere en SharePoint-kontaktliste mellom Outlook 2010 og SharePoint 2010. På denne måten kan du lagre, dele og administrere SharePoint-kontakter mer effektivt i Outlook. Du kan også koble kontaktlisten fra nettet, jobbe med kontaktene, koble dem til nettet igjen og synkronisere dem enten i Outlook 2010 eller SharePoint 2010.
I Outlook 2010 fungerer den synkroniserte SharePoint-kontaktlisten akkurat som andre Outlook-kontaktmapper. Du kan vise, redigere, skrive ut og til og med ringe til disse kontaktene ved hjelp av Microsoft Office Communicator. Du kan sende dem e-postmeldinger og møteinnkallelser, bruke fargekategorier, lagre flere telefonnumre og e-postadresser og inkludere kontaktfotografier, elektroniske visittkort samt informasjon om fødselsdager og andre merkedager.
Denne kontaktlistesynkroniseringen er toveis. Endringer som gjøres i Outlook i disse kontaktene, synkroniseres automatisk med SharePoint-kontaktlisten. Endringer som gjøres i SharePoint-kontaktlisten, synkroniseres automatisk med kontaktene i Outlook.
Når du åpner en SharePoint-kontakt i Outlook, eller åpner kontaktlisten i SharePoint 2010, ser du de siste endringene. Hvis du endrer kontakten i Outlook mens SharePoint-kontaktlisten er åpen, må du oppdatere nettleseren for å se de siste endringene i SharePoint-listen. Hvis du endrer SharePoint-kontaktlisten mens kontakten er åpen i Outlook, må du bruke kommandoen Send/motta for å se de siste endringene i Outlook-kontakten.
Arbeide med en synkronisert oppgaveliste
Du kan synkronisere en SharePoint-oppgaveliste mellom Outlook 2010 og SharePoint 2010. Du kan arbeide med både en standard oppgaveliste og en prosjektaktivitetsliste, som ligner på en standard oppgaveliste bortsett fra at en prosjektaktivitetsliste gir en grafisk visning av oppgaveelementene, en såkalt Gantt-visning. Du kan også koble en oppgaveliste fra nettet, arbeide med oppgavene på listen, koble dem til nettet igjen og synkronisere dem i Outlook.
Innholdet i den synkroniserte oppgavelisten vises under Andre oppgaver i navigasjonsruten, og konsolideres i gjøremålsfeltet. Hvis du vil spore status, fremdrift og logg for prosjektene, kan du og gruppemedlemmene opprette, tildele, oppdatere, svare på og slette oppgaver når dere arbeider i de respektive Outlook-mappene.
Du kan også bruke flagg og kategorier på de synkroniserte oppgavene på samme måte som med Outlook-oppgaver. Flaggene og kategoriene vises ikke på SharePoint-nettstedet, men de er tilgjengelige når du arbeider med de synkroniserte oppgavene i Outlook. SharePoint-oppgavevarsler er også fullt integrert med oppgaver og kalendere, og du kan velge innstillinger for å generere varslings-e-postmeldinger og påminnelser automatisk.
Denne oppgavelistesynkroniseringen er toveis. Endringer som gjøres i Outlook i disse oppgavene, synkroniseres automatisk med oppgavelisten i SharePoint eller Project. Endringer du gjør i oppgavelisten i SharePoint eller Project, synkroniseres automatisk med oppgavene i Outlook. Når du åpner oppgaven i Outlook eller åpner SharePoint-oppgavelisten eller prosjektaktivitetslisten i SharePoint 2010, ser du de siste endringene.
Hvis du endrer oppgaven i Outlook mens SharePoint-oppgavelisten er åpen, må du oppdatere nettleseren for å se de siste endringene i listen. Hvis du endrer SharePoint-oppgavelisten mens oppgaven er åpen i Outlook, må du bruke kommandoen Send/motta for å se de siste endringene i Outlook-oppgaven.
Arbeide med en synkronisert, ekstern liste
Du kan synkronisere en ekstern SharePoint-liste mellom Outlook 2010 og SharePoint 2010. En ekstern SharePoint-liste opprettes ved hjelp av Forretningsdatatilkoblingstjenester (BCS) i SharePoint Designer 2010 og kan inneholde lese- /skrivetilgang til bransjedata (LOB-data) fra datakilder, for eksempel SQL Server eller SAP.
Når du oppretter en ekstern innholdstype i SharePoint Designer 2010, kan du tilordne den til en innebygd Office-elementtype som en kontakt eller en aktivitet, slik at de eksterne dataene ser ut og fungerer akkurat som et kontakt- eller aktivitetselement i Outlook. Anta for eksempel at de eksterne dataene er en kundeliste, og at du vil vise de eksterne dataene i Outlook. Fordi kundedataene er svært like kontakter i Outlook, kan du tilordne den eksterne innholdstypen til kontaktelementet i Outlook. Når du har koblet den eksterne listen til Outlook med kommandoen Koble til Outlook, kan du opprette, oppdatere og slette de eksterne dataene direkte fra Outlook, akkurat som du ville opprette og oppdatere kontakter og oppgaver i Outlook.
Flere integreringspunkt
Outlook 2010 har ytterligere integrasjonspunkt med SharePoint 2010, blant annet følgende:
-
Delta i diskusjoner på nettet ved å bruke e-postmeldinger
-
Visning av SharePoint 2010- og Outlook 2010-kalenderne ved siden av hverandre
-
Administrasjon av SharePoint-varsler og RSS-feeder
-
Oppretting av et arbeidsområde for møte
-
Bruk av Outlook-nettdeler i SharePoint 2010 for å vise Outlook-meldinger for eksempel
-
Bruk av Outlook Social Connector-tillegget for å administrere sosiale feeder fra dine kolleger.
Du finner mer informasjon om disse integrasjonspunktene i Hjelp for Outlook 2010 og SharePoint.
Synkronisere et SharePoint-bibliotek med Outlook 2010
-
Gå til SharePoint-nettstedet som inneholder biblioteket du vil synkronisere, i nettleseren.
-
Klikk navnet på biblioteket på hurtigstartlinjen, eller klikk Nettstedshandlinger, Vis alt nettstedsinnhold, og klikk deretter navnet på biblioteket under den aktuelle bibliotekdelen.
Obs!: SharePoint-nettsteder kan i stor grad endres med hensyn til utseende og navigering. Hvis du ikke finner et alternativ, for eksempel en kommando, knapp eller kobling, kontakter du SharePoint-administratoren.
-
Klikk Koble til Outlook i gruppen Koble til og eksporter på fanen Bibliotek på båndet.
-
Når du får spørsmål om et program kan åpnes på datamaskinen, klikker du Tillat.
-
Hvis du blir bedt om å bekrefte operasjonen, klikker du Ja.
I Outlook legges biblioteket til i navigasjonsruten under SharePoint-lister. Filene i biblioteket oppfører seg på samme måte som e-postmeldinger. For Office-filer klikker du for å forhåndsvise filen i leseruten, eller du dobbeltklikker filen for å åpne den. Høyreklikk filen for å vise flere alternativer.
Obs!:
-
Hvis biblioteket har undermapper og du vil ha tilgang til alle filene i Outlook, viser du biblioteket på øverste nivå, og deretter kobler du det til Outlook. Hvis du er i en undermappe i et bibliotek og deretter kobler biblioteket til Outlook, blir som standard bare innholdet i den aktuelle mappen tilkoblet.
-
Hvis du vil ha tilgang til innholdet i bare en enkelt mappe i Outlook, er det to alternativer. Hvis mappen som inneholder filene du vil ha tilgang til i Outlook, ikke er åpen, velger du mappen, klikker pilen Åpne meny, og klikker deretter Koble til Outlook. Hvis mappen du vil koble til, allerede er åpen, følger du fremgangsmåten for å koble til et bibliotek.
-
Når du har koblet et bibliotek til Outlook, kan du invitere andre gruppemedlemmer til å koble seg til biblioteket. Høyreklikk biblioteknavnet i Outlook, og klikk deretter Del denne mappen.
Synkronisere en SharePoint-kontaktliste med Outlook 2010-kontakter
-
Gå til SharePoint-nettstedet som inneholder kontaktlisten du vil synkronisere, i nettleseren.
-
Klikk navnet på kontaktlisten på hurtigstartlinjen, eller klikk Nettstedshandlinger, klikk Vis alt nettstedsinnhold, og klikk deretter navnet på kontaktlisten i den aktuelle listedelen.
Obs!: SharePoint-nettsteder kan i stor grad endres med hensyn til utseende og navigering. Hvis du ikke finner et alternativ, som for eksempel en kommando, knapp eller kobling, kontakter du SharePoint-administratoren.
-
Klikk Åpne til Outlook i gruppen Koble til og eksporter på fanen Liste på båndet.
-
Når du blir spurt om du vil koble SharePoint-kontaktene til Outlook, klikker du OK.
I Outlook 2010 legges kontaktene til under Kontakter i navigasjonsruten.
Synkronisere en SharePoint-oppgaveliste med Outlook 2010-oppgaver
-
Gå til SharePoint-nettstedet som inneholder oppgavelisten eller prosjektaktivitetslisten du vil synkronisere, i nettleseren.
-
Klikk navnet på oppgaven eller prosjektaktivitetslisten på hurtigstartlinjen, eller klikk Nettstedshandlinger, klikk Vis alt nettstedsinnhold, og klikk deretter navnet på oppgaven eller listen i den aktuelle listedelen.
Obs!: SharePoint-nettsteder kan i stor grad endres med hensyn til utseende og navigering. Kontakt administratoren hvis du ikke finner et alternativ, for eksempel en kommando, knapp eller kobling.
-
Klikk Åpne til Outlook i gruppen Koble til og eksporter på fanen Liste på båndet.
-
Når du blir bedt om å koble SharePoint-kontaktene til Outlook, klikker du OK.
I Outlook 2010 legges disse oppgavene til under Andre oppgaver i navigasjonsruten og i gjøremålsfeltet.
Obs!: Du kan arbeide med oppgavene fra SharePoint-nettstedet på samme måte som du arbeider med Outlook-oppgavene. Du kan dra eller kopiere oppgaver frem og tilbake mellom mappene for Outlook og SharePoint-nettstedet. Regelmessige oppgaver og oppgaveforespørsler fra Outlook konverteres imidlertid til vanlige lister på SharePoint-nettstedet.
Tips!: Når du har koblet en oppgaveliste eller prosjektaktivitetsliste til Outlook, kan du sende en delingsmelding til andre gruppemedlemmer og be dem om å koble seg til oppgavene. Høyreklikk listenavnet i Outlook, og klikk deretter Del oppgavelistenavn. Det opprettes en e-postmelding som inneholder en kobling og en kommando for å koble seg til listen.
