Tillegg om personvern for Microsoft Word 2010

Bruke Office.com-maler

Kategorien ny i Microsoft Office Backstage-visningen (klikker du kategorien fil, og klikk deretter Ny ) kan du få oppdatert hjelp som er lastet ned fra Office.com for dokumenter som er basert på maler. Du kan også sende tilbakemelding på malene og angi en numerisk rangering for hver mal du laster ned.

Når du åpner en mal eller en fil som er basert på en mal, kan det være at Word 2010 kontakter Office.com, avhengig av hvilke innstillingene du bruker for elektronisk hjelp. Programmet sender IDen for denne malen, informasjon om programmet og versjonen du bruker for øyeblikket, og standardinformasjon om datamaskinen.

Mal-IDen brukes til å identifisere den opprinnelige malen som enten ble lastet ned fra Office.com eller fulgte med Word 2010-installasjonen. Dette innebærer ikke at dokumentet ditt blir identifisert unikt. IDen er den samme for alle som bruker den samme malen.

Koble til bilder og andre dokumenter

Hvis du velger å opprette en kobling til et bilde, en fil, en datakilde eller et annet dokument på harddisken eller på en server, blir banen til den filen lagret i dokumentet ditt. I noen tilfeller kan koblingen inneholde ditt brukernavn eller informasjon om servere på nettverket du bruker. Ved datatilkobling kan du velge å lagre et brukernavn eller passord inne i koblingen for datatilkoblingen.

Når du bruker et XML-skjema på et dokument, lagres banen til XML-skjemaet du har opprettet, i dokumentet. Banen kan i noen tilfeller inneholde brukernavnet ditt.

Skrive ut

Når du skriver ut et Word 2010-dokument og deretter lagrer det i Word 2010, blir banen til skriveren din lagret med dokumentet. I noen tilfeller kan banen inneholde et brukernavn eller navnet på en datamaskin.

Områder for dokumentarbeidsområder

Med Word 2010 kan du få tilgang til et dokumentarbeidsområde på et Microsoft SharePoint Foundation 2010-område. Et dokumentarbeidsområde er et delt område hvor du kan samarbeide med andre gruppemedlemmer om ett eller flere dokumenter.

Når du kobler til et område for dokumentarbeidsområder fra Word 2010, lastes data ned fra området for dokumentarbeidsområder med informasjon om arbeidsområdet. Dataene inkluderer:

Navnet på SharePoint Foundation-området
URL-adressen til området
Navn, e-postadresser og tillatelsesnivåer for områdebrukere
Lister med dokumenter, oppgaver og annen informasjon som er tilgjengelig fra området

I Word 2010 lagres det også en liste over SharePoint Foundation-områdene du har besøkt på datamaskinen, i form av informasjonskapsler. Denne listen brukes til å gi rask tilgang til områdene du har besøkt tidligere. Listen over områder du har besøkt, kan ikke åpnes av Microsoft og kan ikke vises på Internett hvis ikke du velger å gjøre listen mer tilgjengelig.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation tilbyr delte, webbaserte områder for arbeidsområder hvor du kan samarbeide om dokumenter og møter.

Når du åpner et SharePoint-område, enten ved hjelp av webleseren eller et Office-program, blir informasjonskapsler for området lagret på datamaskinen hvis du har tillatelse til å opprette et nytt underområde på det området. Samlet utgjør disse informasjonskapslene en liste over områder du har tilgang til. Denne listen brukes av flere Office-programmer til å gi deg rask tilgang til områdene du har besøkt tidligere.

Listen med områder du har besøkt, kan ikke åpnes av Microsoft, og kan ikke vises på Internett hvis ikke du velger å gjøre listen mer tilgjengelig.

Når du oppretter et nytt webområde eller en ny liste i SharePoint Foundation eller legger til eller inviterer andre til eksisterende webområder eller lister, lagres følgende data for hver person på området, inkludert deg:

Fullt navn
E-postadresse

En bruker-ID legges til hvert element som du eller de andre av områdets brukere legger til eller endrer på området. Som for all annen informasjon på SharePoint-området, er det bare administratorer og medlemmer av selve området som har tilgang til denne informasjonen.

Alle elementer av SharePoint-området inkluderer to felt: Opprettet av og Endret. Feltet Opprettet av fylles ut med brukernavnet til personen som opprinnelig opprettet elementet og dato for siste endring. Endret av -feltet er fylt ut med brukernavnet til personen som sist endret Word 2010-dokument og datoen for siste endring.

Administratorer for serverne som er vert for SharePoint-områder, har tilgang til noen data fra disse områdene. Disse dataene brukes til å analysere bruksmønstret for området samt øke den prosentmessige tiden området er tilgjengelig. Disse dataene er bare tilgjengelige for serveradministratorer, og blir ikke delt med Microsoft hvis ikke Microsoft er vert for SharePoint-området. Dataene som hentes, omfatter navn, e-postadresser og tillatelser for alle som har tilgang til området.

Alle brukere som har tilgang til et bestemt SharePoint-område, kan søke i og vise alt innhold som er tilgjengelig på området.

Overvåking

Microsoft SharePoint Foundation 2010 inneholder overvåkingsfunksjoner som gir systemansvarlige mulighet til å lagre pålitelige overvåkningsspor om hvordan brukere arbeider med bestemt innhold.

Når systemansvarlige aktiverer overvåkingsfunksjonen i Microsoft SharePoint Foundation, registreres automatisk visse handlinger brukeren utfører, i SharePoint-innholdsdatabasen. Disse handlingene omfatter visning, redigering og inn- og utsjekking. For hver handling som registreres, registreres det identifiseringsinformasjon om filen, handlingen og brukerens SharePoint-ID. Det sendes ingen data til Microsoft i forbindelse med denne funksjonen.

Denne funksjonen er som standard deaktivert, og den er bare tilgjengelig for systemansvarlige for SharePoint-områder det er lagret innhold på.

Fakstjeneste

Ved hjelp av fakstjenesten kan du sende en telefaks over Internett og organisere telefaksene du har sendt i Word 2010. Hvis du vil bruke fakstjenesten, må du registreres hos en leverandør av fakstjenester, atskilt fra Microsoft, som behandler faksene og sender dem via Internett. Microsoft samler ikke inn noen data fra fakstjenestefunksjonen.

Når du registrerer deg for fakstjenesten, oppretter fakstjenesteleverandøren en registreringspakke som lagres av fakstjenesteleverandøren og Word 2010. Pakken består av adressen på fakstjenesteleverandørens webområde samt et token som bekrefter din tilgang hos fakstjenesteleverandøren. Når du sender en telefaks fra et Office-program, blir denne registreringspakken føyd til dokumentet.

Du kan også bruke fakstjenesten til å beregne prisen på en telefaks uten faktisk å sende telefaksen. Hvis du velger å beregne prisen for en faks, bruker Word 2010 en kryptert tilkobling til å sende registreringstokenet, telefonnummeret faksen skal sendes til, samt antall sider i telefaksen til leverandøren av fakstjenesten. Microsoft vil ikke motta eller lagre denne informasjonen.

Oppslagstjeneste

Ved hjelp av Word 2010 kan du be om informasjon om et bestemt ord eller uttrykk fra et antall større innholdsleverandører. Når du ber om et søk etter et bestemt ord eller uttrykk, bruker Word 2010 Internett til å sende teksten du har bedt om, programvareproduktet du bruker for øyeblikket, de regionale innstillingene som brukes på maskinen, samt godkjenningsinformasjon som indikerer om du har rett til å laste ned oppslagsinformasjon, hvis en tredjepart krever det.

Word 2010 sender informasjonen til en tjeneste som leveres av Microsoft eller en tredjepartsleverandør som du velger. Denne tjenesten returnerer informasjon om ordet eller uttrykket du har bedt om.

Ofte inneholder informasjonen du mottar, en kobling til tilleggsinformasjon på tjenestens webområde. Hvis du klikker denne koblingen, kan tjenesteleverandøren legge til en informasjonskapsel på systemet ditt for å identifisere deg ved fremtidige transaksjoner. Microsoft tar ikke noe ansvar for personvernpraksisen på webområder og tjenester som drives av tredjeparter. Microsoft vil ikke motta eller lagre noe av denne informasjonen med mindre du har forespurt en Microsoft-eid tjeneste.

Slik forhindrer du at Word 2010 automatisk kontrollerer og installerer en ny oppslagstjeneste:

Klikk kategorien Fil.
Klikk Alternativer under Hjelp.
Klikk Klareringssenter.
Klikk Innstillinger for klareringssenter
Klikk Personvernalternativer, og fjern deretter merket for Tillat at oppgaveruten Oppslag kan søke etter og installere nye tjenester.

Oversettingstjeneste

Ved hjelp av Word 2010 kan du oversette hele eller deler av dokumentet ved å bruke en tospråklig ordliste eller en maskinoversettelse. Du har mulighet til å angi hvordan du vil oversette dokumentet.

Du kan velge eller skrive inn et ord eller uttrykk du vil oversette, eller du kan velge å oversette hele dokumentet, i begge tilfeller ved å velge alternativet aktuelt oversettelse i oppslag-ruten. Du kan også bruke funksjonen dokumentet Tips du kan oversette ved å holde markøren over ordene du vil ha oversatt. Tips for dokument-funksjonen er deaktivert som standard. Du kan aktivere funksjonen ved å klikke kategorien se gjennom, og deretter klikke Oversett i språk-gruppen.

Hvis du velger eller angir et ord eller uttrykk du vil oversette, sammenlignes uttrykket du har angitt, med en tospråklig ordliste. Noen tospråklige ordlister følger med programvaren, og andre er tilgjengelige fra Office.com. Hvis du skriver et ord eller uttrykk som ikke er i den tospråklige ordlisten som følger med programvaren, sendes ordet eller uttrykket ukryptert til en oversettingstjeneste fra Microsoft eller en tredjepart.

Hvis du vil oversette hele dokumentet, sendes den ukryptert til en oversettelsestjeneste fra Microsoft eller en tredjepart. All informasjon som sendes ukryptert via Internett, innebærer en risiko for at andre kan se ordet, uttrykket eller dokumentet som du oversetter.

Hvis du velger å bruke en av ordlistene som er tilgjengelige på Microsoft Office Online eller en oversettelsestjeneste fra en tredjepart, bruker Word 2010 Internett til å sende den forespurte teksten, programvaretypen din samt regionale innstillinger og språk (klikk kategorien Fil, klikk Alternativer under Hjelp, og klikk deretter Språk) som er angitt for systemet ditt. Når det gjelder oversettelsestjenester fra tredjeparter, kan det være at Word 2010 også sender tidligere bufret godkjenningsinformasjon som indikerer at du tidligere er registrert for tilgang til webområdet.

Direktemeldinger og varsler

I Word 2010 kan du sende direktemeldinger fra selve programmet, og du kan få et varsel når personer er tilkoblet eller visse endringer er utført i delte dokumenter eller på delte områder for arbeidsområder.

Word 2010 kan bruke en klient for direktemeldinger til å gi deg mulighet til å kontrollere om andre personer er tilkoblet og sende meldinger til dem. Det følger en webkontroll med Word 2010 som gjør det mulig å vise tilstedeværelse for direktemeldinger på en webside. Microsoft SharePoint Foundation 2010-sider og Microsoft SharePoint Server 2010-sider gjør begge bruk av denne kontrollen. Ingen av disse sidetypene overfører tilstedeværelsesdata tilbake til webserveren.

Denne webkontrollen kan brukes til å overføre data om tilstedeværelse fra ditt direktemeldingsprogram til webserveren. Tilstedeværelsesdata blir som standard bare sendt til intranettområder, klarerte områder og områder på den lokale datamaskinen.

Nye filformater

Word 2010 bruker nye filformater som er basert på XML. Disse XML-formatene er utvidbare, det vil si at brukere kan angi tilleggsskjemaer eller -koder i filene. Et tilleggsprogram eller annen tredjepartskode kan også legge ved tilleggsinformasjon som metadata i XML-filformatet, som ikke vises i Word 2010.

Du kan kontrollere hvilke metadata som er tilknyttet en XML-fil, ved å vise den i et program for tekstvisning.

Merknader

Hvis du lagrer kommentarer til en fil, vil Word 2010 som standard legge til initialene dine i hver kommentar. Denne informasjonen blir deretter tilgjengelig for alle som har tilgang til filen din.

Du kan fjerne personlig informasjon fra disse kommentarene på følgende måte:

Klikk kategorien Fil.
Klikk Informasjon.
Klikk Kontroller for problemer, og klikk deretter Undersøk dokument.

Spore endringer

Når funksjonen Spor endringer er aktivert mens du endrer en fil, lagres som standard brukernavnet og/eller initialene dine i dokumentet, og disse dataene knyttes til endringene du har foretatt. Denne informasjonen, i tillegg til originalteksten og den endrede teksten, er deretter tilgjengelig for alle som har tilgang til filen.

Når endringene er godtatt eller forkastet, fjernes navnet ditt. Du kan fjerne dine personlige opplysninger fra disse endringene ved å klikke kategorien Fil, Informasjon, Kontroller for problemer og deretter Undersøk dokument.

Hvor navnet ditt kan lagres

I visse tilfeller lagres navnet ditt i Word 2010 for at du skal få en bedre opplevelse når du bruker enkelte funksjoner. Navnet ditt kan for eksempel lagres disse stedene:

Forfatterfelt
Filegenskapen

Klikk kategorien Fil, og klikk deretter Informasjon, Kontroller for problemer og Undersøk dokument for å fjerne navnet ditt fra disse feltene og egenskapene.

Microsoft Office-løsninger som opprettes av andre firmaer, kan også inneholde navnet ditt eller andre personlige opplysninger i de egendefinerte egenskapene som er tilknyttet filen.

Hvis du bruker Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc eller andre funksjoner som lar deg koble direkte til en annen datakilde, kan godkjenningsinformasjon om deg (bruker-ID og passord) bli lagret i dokumentet ditt. Hvis du vil endre eller slette denne godkjenningsinformasjonen, må du endre egenskapene for tilkoblingen.

Andre skjulte data og metadata

Som standard vil enhver fil som lagres i Word 2010, inneholde filegenskaper, for eksempel følgende:

Forfatter
Overordnet
Firma
Sist lagret av
Navn på dokumentets korrekturlesere

I tillegg kan det lagres andre egenskaper i filen avhengig av hvilke funksjoner eller tredjepartsløsninger du bruker. Hvis dokumentet for eksempel er en del av en dokumentarbeidsflyt, lagres det flere filegenskaper for å spore arbeidsflyten.

Denne informasjonen blir deretter tilgjengelig for alle som har tilgang til filen din.

Klikk kategorien Fil, og klikk deretter Informasjon, Kontroller for problemer og Undersøk dokument for å fjerne navnet ditt fra disse egenskapene.

Undersøk dokument-funksjonen kan også brukes til å fjerne andre typer data som kanskje ikke er tilgjengelige i alle visninger, for eksempel merknader og sporede endringer. Vi anbefaler at du kjører denne funksjonen på alle dokumenter du har tenkt å offentliggjøre.

Skjulte data og metadata kan også tas med i Microsoft Office-filer ved bruk av objektmodellen til Microsoft Office. Du kan for eksempel gjøre bilder usynlige i objektmodellen til Microsoft Office, noe som betyr at du ikke kan se dem når du åpner filene, men bildet lagres i filen og kan gjøres synlig på et senere tidspunkt.

Nøyaktighet ved bruk av funksjonen Kombiner

Word 2010 lagrer et tilfeldig tisifret tall i dokumentet for å øke nøyaktigheten ved bruk av funksjonen Kombiner. Dette tallet genereres automatisk, og det brukes til å bestemme hvilken rekkefølge endringer foretas i når du bruker funksjonen Kombiner. Hvis du vil, kan du fjerne dette tilfeldige tisifrede tallet ved å gjøre følgende:

Klikk kategorien Fil.
Klikk Alternativer under Hjelp.
Klikk Klareringssenter.
Klikk Innstillinger for klareringssenter
Klikk Personvernalternativer og fjern deretter merket for Lagre tilfeldig tall for å forbedre nøyaktighet av kombinasjon under Dokumentspesifikke innstillinger.

Registrere makroer

Ved hjelp av makroregistrering kan du registrere en sekvens med handlinger slik at du kan reprodusere handlingene senere. Hvis du velger å registrere en makro, lagres brukernavnet ditt som en kommentar i koden når makroen opprettes. Du kan fjerne brukernavnet manuelt fra denne plasseringen.

Digitale signaturer

En digital signatur er en valgfri funksjon som kan bidra til å bekrefte identiteten til personen som har sendt deg et dokument. En digital signatur er en unik, kryptert verdi av dataene i dokumentet du signerer. Når du sender et dokument med en digital signatur, sendes signaturen til mottakeren sammen med dataene i dokumentet og et klarert digitalt sertifikat fra deg (avsenderen). Det digitale sertifikatet utstedes av en sertifiseringsinstans, for eksempel VeriSign, og det inneholder informasjon for å godkjenne avsenderen og bekrefte at det opprinnelige innholdet i dokumentet ikke er endret. Excel kan automatisk kontakte sertifiseringsinstansen via Internett for å verifisere den digitale signaturen.

Når du signerer et dokument, vises det en dialogboks med informasjonen som tas med i den digitale signaturen, for eksempel systemdato og -klokkeslett og versjonsnumre for operativsystem, Microsoft Office og Word 2010.

IRM (Information Rights Management)

Ved hjelp av Administrasjon av informasjonsrettigheter (IRM - Information Rights Management) kan du gi visse brukere eller grupper rett til å åpne og endre et dokument. Til tross for noen likheter er ikke IRM det samme som dokumentbeskyttelse. Ved hjelp av IRM kan du angi tillatelser for hele dokumentet for bestemte handlinger, for eksempel tillatelse til å skrive ut dokumentet eller videresende det til andre, eller til å lese eller redigere dokumentet.

Når du lagrer et dokument hvor IRM er aktivert, vil Word 2010 lagre en liste i dokumentet, med alle brukerne som har tillatelser for det dokumentet og hva tillatelsene består av. Denne informasjonen er kryptert slik at bare dokumenteierne har tilgang til den.

I tillegg vil dokumenter hvor IRM er aktivert, inneholde "innholdslisenser". En innholdslisens inneholder en e-postadresse, tillatelsesinformasjon og godkjenningsinformasjon. Hver gang noen prøver å åpne et IRM-aktivert dokument, kontrollerer Word 2010 innholdslisensene som er lagret i dokumentet mot brukerens identitet. Hvis brukeren aldri har åpnet dokumentet før, vil Word 2010 kontakte en IRM-server, godkjenne brukerens identitet, laste ned en ny innholdslisens for brukeren (hvis brukeren har de nødvendige tillatelsene) og lagre denne innholdslisensen i dokumentet.

Dokumenteiere har mulighet til å unngå å lagre innholdslisenser til dokumentet. Hvis denne innholdslisensen ikke lagres i dokumentet, må imidlertid Word 2010 kontakte IRM-serveren hver gang dokumentet åpnes. Hvis Word 2010 ikke er koblet til et nettverk eller ikke får kontakt med IRM-serveren, kan ikke dokumentet åpnes.

Dokumentbeskyttelse

Ved hjelp av dokumentbeskyttelse kan du beskytte Word 2010-dokumenter på mange måter, for eksempel ved bare å gi visse brukere tillatelse til å redigere, kommentere eller lese dokumentet.

Når du bruker dokumentbeskyttelse, blir du bedt om å angi bruker-IDene i Word 2010-dokumentet. Disse bruker-IDene kan være i form av Windows NT-domenekontoer (for eksempel DOMENE\brukernavn) eller e-postadresser for Windows Live ID (for eksempel noen@example.com). Disse bruker-IDene lagres hver gang du gir en bruker tillatelse til å lese eller endre et tekstområde.

Det er mulig å beskytte Word 2010-dokumentet uten å bruke et passord. Hvis du velger å beskytte dokumentet uten passord, kan alle som leser dokumentet, se bruker-IDene til de som har fått tilgang. Hvis dokumentet i tillegg lagres som XML eller HTML, er bruker-IDene tilgjengelige for alle som leser filen.

Hvis du vil begrense tilgangen til bruker-IDene ytterligere, kan du velge å lagre filen med et passord eller med IRM (Information Rights Management). Bare du og andre som har fått tilgang til dokumentet, kan se disse bruker-IDene.

Mislykket Office-filvalidering

Når du åpner visse tidligere versjoner av Word-filer i Microsoft Office, sjekker Office-filvalidering om filstrukturen stemmer overens med spesifikasjonene for det aktuelle filformatet. Hvis filen ikke består denne valideringen, åpnes den i beskyttet visning.

En kopi problematisk filen mislykkes Office-filvalidering er lagret på datamaskinen når du avslutter Word. Microsoft Feilrapportering jevnlig blir du spurt om du godtar å sende en kopi av disse filene til Microsoft. Mer informasjon om Microsoft Feilrapportering, inkludert en komplett personvernerklæring, kan du se Personvernerklæringen for Microsoft Error Reporting Service.

Automatisk gjenoppretting i Office

Word 2010 lagrer automatisk kopier av dokumentene mens du redigerer dem. Dermed kan du gjenopprette dokumentene hvis du ved et uhell lukker et dokument uten å lagre endringene. Slik kan du velge at kopier av dokumentene ikke lagres:

Klikk kategorien Fil.
Klikk Alternativer under Hjelp.
Klikk Lagre.
Fjern merket for Behold den siste filen som er automatisk gjenopprettet, hvis jeg avslutter uten å lagre under Lagre dokumenter.

Du kan få tilgang til og slette siste lagrede versjoner av lagrede dokumenter ved å klikke kategorien filInfo, og deretter klikke dokumentet du vil bruke under versjoner. Du har tilgang til og slette siste automatisk lagrede versjoner for nyopprettede dokumenter ved å klikke kategorien filInfo, klikke Behandle versjoner, og deretter klikke Gjenopprett ulagrede dokumenter. Word 2010 slettes regelmessig automatisk lagrede dokumenter hvis du ikke åpne og bruke dem. For mer informasjon, kan du se gjenopprette Office-filer.

Til toppen av siden