Veiledning for utforming av rapporter

Lage en skisse av rapporten

Dette trinnet er ikke obligatorisk – du finner kanskje ut at access-rapportveiviseren eller rapportverktøyet (som begge er tilgjengelige i Rapporter-gruppen i kategorien Opprett) gir en tilstrekkelig startutforming for rapporten. Hvis du imidlertid bestemmer deg for å utforme rapporten uten å bruke disse verktøyene, kan det være nyttig å lage en grovskisse av rapporten på et stykke papir ved å tegne en boks der hvert felt går og skriver feltnavnet i hver boks. Du kan også bruke programmer som Word eller Visio til å opprette en etterligning av rapporten. Uansett hvilken metode du bruker, må du passe på å inkludere nok rader til å angi hvordan dataene gjentas.

Du kan for eksempel bruke en rad for produktinformasjon, deretter flere gjentakende rader for produktets salg og til slutt en rad med salgstotaler for produktet. Deretter gjentas rekkefølgen for neste produkt og så videre til slutten av rapporten. Eller kanskje rapporten er en enkel liste over dataene i tabellen, slik at skissen kan inneholde bare en serie med rader og kolonner.

Når du har opprettet skissen, bestemmer du hvilken tabell eller tabeller som inneholder dataene du vil vise i rapporten. Hvis alle dataene finnes i én enkelt tabell, kan du basere rapporten direkte på denne tabellen. Oftere lagres dataene du vil ha, i flere tabeller som du må koble sammen i en spørring, før du kan vise dem i rapporten. Spørringen kan bygges inn i RecordSource-egenskapen for rapporten, eller du kan opprette en separat, lagret spørring og basere rapporten på dette.

Bestemme hvilke data som skal legges inn i hver rapportinndeling

Hver rapport har én eller flere rapportinndelinger. Den ene inndelingen som finnes i hver rapport, er detaljinndelingen. Denne delen gjentas én gang for hver post i tabellen eller spørringen som rapporten er basert på. Andre inndelinger er valgfrie og gjentas sjeldnere og brukes vanligvis til å vise informasjon som er vanlig for en gruppe poster, en side i rapporten eller hele rapporten.

Tabellen nedenfor beskriver hvor hver inndeling er plassert og hvordan delen vanligvis brukes.

Hvis du vil ha informasjon om hvordan du legger til eller fjerner topptekst- og bunntekstinndelinger i rapporter eller inndelinger for topptekst og bunntekst på side, kan du se delen Legge til eller fjerne topptekst- og bunntekstinndelinger i rapporten i denne artikkelen. Du kan legge til topptekst- og bunntekstinndelinger for gruppen ved å bruke ruten Grupper, sorter og summer i oppsettsvisning eller utformingsvisning.

Bestem hvordan du ordner detaljdataene

De fleste rapporter er ordnet i et tabelloppsett eller et stablet oppsett, men Access gir deg fleksibilitet til å bruke så å si alle typer poster og felt du vil ordne.

Tabelloppsett    Et tabelloppsett ligner på et regneark. Etikettene er øverst, og dataene er justert i kolonner under etikettene. Tabell refererer til det tabelllignende utseendet til dataene. Dette er rapporttypen som Access når du klikker Rapport i Rapporter-gruppeni kategorien Opprett. Tabelloppsettet er bra å bruke hvis rapporten har et relativt lite antall felt som du vil vise i et enkelt listeformat. Illustrasjonen nedenfor viser en ansattrapport som ble opprettet ved hjelp av et tabelloppsett.

Stablet oppsett    Et stablet oppsett ligner på et skjema som du fyller ut når du åpner en bankkonto eller foretar et kjøp fra en nettbutikk. Hver datadel er merket, og feltene er stablet oppå hverandre. Dette oppsettet passer bra for rapporter som inneholder for mange felt til å vises i et tabellformat, det vil si at bredden på kolonnene overskrider bredden på rapporten. Illustrasjonen nedenfor viser en ansattrapport som ble opprettet ved hjelp av et stablet oppsett.

Blandet oppsett    Du kan blande elementer i tabelloppsett og stablede oppsett. For hver post kan du for eksempel ordne noen av feltene i en vannrett rad øverst i detaljinndelingen og ordne andre felt fra samme post i ett eller flere stablede oppsett under den øverste raden. Illustrasjonen nedenfor viser en ansattrapport som ble opprettet ved hjelp av et blandet oppsett. ID-, Etternavn- og Fornavn-feltene ordnes i et tabellkontrolloppsett, og feltene Stilling og Telefon, er ordnet i et stablet oppsett. I dette eksemplet brukes rutenettet til å gi et visuelt skille mellom felter for hver ansatt.

Justert oppsett    Hvis du bruker rapportveiviseren til å opprette rapporten, kan du velge å bruke et justert oppsett. Dette oppsettet bruker hele sidens bredde for å vise postene så kompakt som mulig. Du kan selvsagt oppnå de samme resultatene uten å bruke rapportveiviseren, men det kan være en møysommelig prosess å justere feltene nøyaktig. Illustrasjonen nedenfor viser en ansattrapport som ble opprettet ved hjelp av justert oppsett i rapportveiviseren.

Det justerte oppsettet er et godt oppsett du kan bruke hvis du viser et stort antall felt i rapporten. Hvis du bruker et tabelloppsett til å vise de samme dataene i eksemplet ovenfor, utvides feltene utenfor kanten av siden. Hvis du bruker et stablet oppsett, tar hver post opp mye mer loddrett plass, noe som tar bort papir og gjør rapporten vanskeligere å lese.

Til toppen av siden

Legge til topptekst- og bunntekstinndelinger for rapporter eller sider

1. Høyreklikk rapporten du vil endre, i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning på hurtigmenyen.

2. Kontroller hvilke inndelinger som allerede finnes i rapporten. Inndelingene er atskilt med skyggelagte vannrette stolper som kalles inndelingsvelgere. Etiketten på hver inndelingsvelger angir hva delen er rett under.

   

   Hver rapport har en detaljinndeling og kan også inneholde inndelinger for topptekst, topptekst på side, bunntekst og bunntekst i rapporten. Hvis det er grupperingsnivåer i rapporten, kan det i tillegg vises gruppetopptekster eller -bunntekster (for eksempel Fil som topptekst vist i illustrasjonen ovenfor). Som standard får topptekster og bunntekster for grupper navn ved hjelp av feltnavnet eller uttrykket som er grunnlaget for gruppen. I dette tilfellet er navnet på grupperingsfeltet «Arkiver som».

3. Hvis du vil legge til topptekst- og bunntekstinndelinger for sider eller topptekst- og bunntekstinndelinger i rapporten, høyreklikker du en inndelingsvelger og klikker deretter Topptekst/bunntekst for side eller Topptekst/bunntekst på hurtigmenyen.

   Forsiktig!: Hvis inndelingen allerede finnes i rapporten, advares du om at den sletter den eksisterende inndelingen og kontrollene den inneholder.

   Nå kan du flytte eksisterende kontroller eller legge til nye kontroller i de nye inndelingene.

Access legger alltid til inndelinger for topptekst og bunntekst for side og rapport i par. Det vil si at du ikke kan legge til en side eller topptekstinndeling i rapporten uten også å legge til den tilsvarende bunntekstinndelingen. Hvis du ikke trenger begge inndelingene, kan du ikke slette en inndeling, men du kan endre størrelsen på den ubrukte inndelingen til en høyde på null (0) for å unngå å legge til ekstra loddrett avstand i rapporten. Plasser pekeren nederst i den ubrukte inndelingen til den endres til en tohodet pil , og dra deretter oppover til inndelingen er skjult. Hvis det finnes kontroller i inndelingen, må du slette dem før du kan skjule inndelingen fullstendig.

Fjerne topptekst- og bunntekstinndelinger for rapporter eller sider

1. Høyreklikk rapporten du vil endre, i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning på hurtigmenyen.

2. Høyreklikk en inndelingsvelger, og klikk deretter Topptekst/bunntekst for side eller Topptekst/bunntekst i rapporten på hurtigmenyen.

Hvis du fjerner et par for topptekst og bunntekst, og disse inndelingene inneholder kontroller, Access at hvis du sletter inndelingene, slettes også kontrollene, og at du ikke kan angre handlingen. Klikk Ja for å fjerne inndelingene og slette kontrollene, eller klikk Nei for å avbryte operasjonen.

Til toppen av siden

Angi formateringsstiler for en tekstboks som viser et felt for rik tekst

1. Høyreklikk rapporten i navigasjonsruten, og klikk deretter Oppsettvisning på hurtigmenyen.

2. Klikk tekstboksen som viser feltet for rik tekst, og klikk deretter formateringsstilen du vil bruke, i Skrift-gruppen på Format-fanen.

   Access bruker formateringen på all tekst i feltet for rik tekst som ikke allerede har brukt den typen (men ikke verdi) av formatering i en visning som støtter dataregistrering, for eksempel dataarkvisning for en tabell eller spørring, eller skjemavisning for et skjema. Hvis for eksempel en del av teksten i feltet er formatert med en rød skriftfarge, og du bruker en blå skriftfarge på tekstboksen, vil Access gjøre all teksten blå bortsett fra det som ble formatert enkeltvis som rødt. Hvis en del av teksten i feltet er formatert med en 11-punkts skriftstørrelse og du bruker en 14-punkts skriftstørrelse på tekstboksen, bruker Access 14-punkts skriftstørrelse på all tekst bortsett fra det som var individuelt formatert med 11 punkter.

   Vedleggsfelt    Vedleggsfelt bruker en spesiell kontroll som ikke brukes for andre datatyper. Du kan legge ved flere filer i en oppføring ved hjelp av ett vedleggsfelt, men feltet kan bare vise informasjon om ett vedlegg om gangen. Som standard viser vedleggskontrollen et ikon eller et bilde, avhengig av filtypen til vedlegget som for øyeblikket vises av kontrollen. Hvis du vil, kan du angi egenskapene for vedleggskontrollen slik at alle vedlagte filer vises som ikoner, eller slik at feltet bare viser et bindersikon og antall vedlegg. Hvis du allerede bruker en vedleggskontroll i rapporten, kan du bruke følgende fremgangsmåte til å justere kontrollens egenskaper for annen bruk av kontrollen.

Angi visningsegenskapene for et Vedlegg-felt

1. Høyreklikk rapporten i navigasjonsruten, og klikk deretter Oppsettvisning på hurtigmenyen.

2. Klikk vedleggskontrollen. Hvis egenskapsarket ikke allerede vises, trykker du F4 for å vise den. Klikk på Format-fanen på egenskapssiden.

   Bruk tabellen nedenfor som en veiledning for å angi egenskapene for vedleggskontrollen.

   Egenskap	Innstilling
   Vis som	Bilde/ikon viser grafikk som bilder og alle andre filer som ikoner. Dette er standardinnstillingen. Ikonet viser alle filer som ikoner. Bindersikonet viser et bindersikon etterfulgt av antallet vedlegg i parentes.
   Standardbilde	Hvis du vil at et standardbilde skal vises i vedleggskontrollen når det ikke er noen vedlagte filer, klikker du i egenskapsboksen, blar til bildet du vil bruke, og klikker deretter Åpne. Obs!: Standardbildet vises ikke hvis egenskapen Vis som er angitt til Binders.
   Bildejustering	Velg justeringen du vil bruke, fra listen. Standardinnstillingen er Midtstill. Hvis du justerer denne innstillingen, kan det gi uventede resultater, avhengig av innstillingen for egenskapen Bildestørrelsesmodus.
   Bildestørrelsesmodus	Denne innstillingen er bare tilgjengelig hvis egenskapen Vis som er satt til Bilde/ikon. Utklipp viser bildet i sin faktiske størrelse. Bildet blir beskåret hvis det er for stort til å få plass i kontrollen. Strekk ut bildet slik at det fyller hele kontrollen. Obs!: Med mindre vedleggskontrollen har samme nøyaktige størrelse som bildet, forvrenger du bildet når du bruker denne innstillingen, slik at det ser strukket ut loddrett eller vannrett. Zoom viser bildet så stort som mulig uten å beskjære eller forvrenge bildet. Dette er standardinnstillingen.

3. Hvis du bruker kontrollen til å vise grafikk, justerer du størrelsen på vedleggskontrollen slik at du kan se detaljmengden du ønsker.

Til toppen av siden