Som prosjektleder kommuniserer du med mange prosjektinteressenter – fra gruppemedlemmene som utfører prosjektoppgaver til organisasjonsledere og prosjektkunder. Fordi kommunikasjon er så viktig for at prosjektet skal lykkes, og fordi du kommuniserer ulike typer informasjon til ulike typer interessenter, trenger du en solid prosjektkommunikasjonsplan. Du kan bruke Project Web App gjennom Project Online-abonnementet til å implementere mange aspekter ved kommunikasjonsplanen og utveksle de riktige typene informasjon med de riktige personene.
I denne artikkelen
- Hvorfor er prosjektkommunikasjon så viktig?
- Anbefalte fremgangsmåter for kommunikasjon i et prosjekt
- Legg inn kommunikasjonsplanen i Project Online
- Vis gruppemedlemmer hvordan de får tilgang til prosjektplanen
- Identifiser og konfigurer de riktige rapportene
Hvorfor er prosjektkommunikasjon så viktig?
Med så mange personer involvert i ett enkelt prosjekt, stort eller lite, har kommunikasjon en enorm rolle i prosjektets suksess eller fiasko. Når kommunikasjon mangler, kan prosjektet oppleve feiltrinn som antagelser, duplisering av innsats eller det motsatte, hull i arbeidet. I tillegg kan interessenter føle at de er i isolerte siloer, uhørt og støttes ikke, noe som kan føre til dårlig moral og fallende produktivitet.
På den annen side, når kommunikasjonen er god, kan prosjektet oppleve effektivitet i prosessen, identifisering og forebygging av problemer og risikoer, innovativ problemløsning og beslutningstaking basert på gode fakta. Å fremme god kommunikasjon i et prosjekt forbedrer sannsynligheten for at prosjektet holder seg i rute og innenfor budsjettet.
Hva er god kommunikasjon, for eksempel? Det utveksler riktig informasjon med de riktige personene. Sørge for at interessenter på alle nivåer blir hørt. Å ha kanaler på plass for formelle og uformelle samtaler som beveger prosjektet fremover mot målet.
Anbefalte fremgangsmåter for kommunikasjon i et prosjekt
Det riktige tidspunktet å tenke på prosjektkommunikasjon er når du er i planleggingsfasen av prosjektet. Faktisk kan det å legge til utvikling av kommunikasjonsprosesser blant de første oppgavene i prosjektet signalisere til gruppen at det å kommunisere effektivt er jobben til hvert gruppemedlem og er nøkkelen til prosjektets suksess.
Avsnittene nedenfor beskriver fire spørsmål du bør vurdere om hvordan kommunikasjon skal håndteres gjennom prosjektets levetid, og hvordan du samler svarene i en kommunikasjonsplan som fungerer for alle.
Hvem trenger du å kommunisere med?
Du må kommunisere med alle som har en interesse eller har en eierandel i prosjektets suksess, det vil si prosjektinteressentene. Tenk på hvem disse interessentene er. De er sannsynligvis på ulike nivåer i organisasjonen, og noen kan være utenfor organisasjonen. Her er noen mulige prosjektinteressenter:
- Prosjektgruppemedlemmer. Disse personene gjør det faktiske arbeidet i prosjektet.
- Prosjektleder for prosjekt. Hvis din organisasjon er en større organisasjon som kjører mange prosjekter samtidig, må du kanskje kommunisere med en porteføljeleder.
- Ressursansvarlig. Som med en porteføljeleder, hvis organisasjonen i stor grad er prosjektbasert, må du kanskje jobbe tett med en ressursleder som sikrer at personer med riktige kompetansesett for de ulike prosjektene er tilgjengelige.
- Ledelse. Øverste ledelse trenger vanligvis å vite hvordan prosjektet går, spesielt når det gjelder tidsplan og kostnader.
- Sponsor eller kunde. Det kan være en sponsor eller kunde som er forskjellig fra ledelsen og hvem som betaler for prosjektet.
- Sluttbrukerrepresentant. Denne personen representerer de som prosjektet sannsynligvis vil dra nytte av eller på annen måte påvirke når det er fullført.
Hvilke typer informasjon trenger de?
Fordi den første kommunikasjonsregelen er å kjenne publikummet ditt, får du mest mulig avkastning på kommunikasjonsinvesteringene dine når du skreddersyr kommunikasjonen til det hvert sett av interessenter trenger å vite.
Prosjektgruppemedlemmer trenger for eksempel å vite hvilke aktiviteter de er tilordnet til, og hvem som er avhengig av aktivitetene, for å gjøre arbeidet sitt. De må sannsynligvis også av og til se hele prosjektplanen for å opprettholde en god følelse av omfang og fokusert retning.
I motsetning til teammedlemmer som trenger viktige detaljer, krever ledere eller prosjektsponsorer et svært høyt nivå sammendrag av hvordan prosjektet går. De er mest opptatt av resultater i forhold til prosjektplanen og budsjettet, og vil vite om prosjektet er i rute for å nå målene sine.
Se på listen over interessenter, og tenk på prosjektet fra deres synspunkter. Dette hjelper deg med å finne ut hvilken informasjon som skal utveksles med dem, og hvilken form kommunikasjonen skal ta. Snakk også med interessentene dine, og finn ut hva og hvordan de foretrekker å kommunisere.
Hvor ofte må de ulike kommunikasjonstypene skje?
Prøv å finne den rette balansen: for lite kommunikasjon og prosjektet risikerer flere uhell enn det burde; for mye kommunikasjon og irriterte interessenter føler at innsatsen er opptatt, noe som forstyrrer tiden det tar å implementere eller overvåke prosjektet.
Ukentlige statusrapporter og timelister er noe av en standard for prosjektgruppeoppdateringer i tidsplanen, selv om ofte 20-minutters daglige «stand-up»-møter foretrekkes. På samme måte kan sponsorer og kunder også ha et ukentlig sammendrag av prosjektplan og kostnadsytelse. Hvis du sjekker inn med en porteføljeforvalter eller en representant for sluttbrukeren, kan kanskje kommunikasjonen være månedlig eller kvartalsvis.
Alle prosjekt- og kommunikasjonsbehov er forskjellige. Vurder nøye kommunikasjonsfrekvensen med de ulike interessentene på prosjektet. Igjen, snakk med interessentene dine om hva de trenger og være villige til å gjøre justeringer for å passe prosjektet og dets folk.
Hvilken teknologi vil bli brukt til å utveksle informasjon?
Forstå organisasjonens teknologiressurser som er tilgjengelige for deg og interessentene dine. Periodiske møter ansikt til ansikt og utveksling av informasjon via e-post er ofte normen. Men å møte et verktøy som Skype for Business kan være avgjørende for geografisk spredte interessenter og kan inkludere lyd, video, skjermdeling og en virtuell tavle. Direktemeldinger (IM) kan være mer umiddelbare og til poenget enn e-post, og kan hjelpe interessenter med å få den informasjonen de trenger raskere. Med et verktøy som Yammer kan teamet koble til hverandre i et privat sosialt nettverk. Du kan dele informasjon, chatte om prosessen, løse problemer og ta avgjørelser.
Uansett hva du bestemmer deg for, kan du prøve å bruke teknologiverktøyene som alle er komfortable med. Men ikke vær motvillig til å prøve en ny teknologi hvis den passer til prosjektets og teamets behov, eller for å gå tilbake til en "gammeldags" kommunikasjonsmetode hvis det er best. Poenget er å legge til rette for bedre samarbeid i prosjektgruppen.
Opprette en prosjektkommunikasjonsplan
Når du har identifisert interessentene og bestemt hvilke typer informasjonsutveksling som trengs med dem, og hvor ofte du er klar til å opprette prosjektkommunikasjonsplanen. Det trenger ikke å være forseggjort. Det kan bare være et sammendrag på én side eller en enkel tabell som destillerer det du har lært, og som angir fasen for god kommunikasjon gjennom hele prosjektets livssyklus.
Legg inn kommunikasjonsplanen med prosjektet, slik at alle interessenter har tilgang til det når som helst. Gå tilbake til det med jevne mellomrom. Hvis du endrer betingelsene i prosjektet, kan det hende at du endrer de vanlige kommunikasjonsstrategiene dine. Flytting mellom prosjektfaser, for eksempel fra planlegging til utførelse eller fra kjøring til lukking, kan også kreve ulike kommunikasjonsbehov.
Legg inn kommunikasjonsplanen i Project Online
Du har mange valg for å legge til rette for god kommunikasjon når du arbeider med Project Web App i Project Online. Du kan begynne med å legge til kommunikasjonsplanen, i tillegg til andre dokumenter som er knyttet til prosjektet, i dokumentbiblioteket for prosjektet.
- Velg Prosjekter i hurtigstartlinjen.
- Velg navnet på prosjektet du vil legge til kommunikasjonsplanen i, i prosjektsenteret.
- Velg Dokumenter i hurtigstartlinjen.
Dokumenter-siden for prosjektet åpnes.
- Velg Last opp på menylinjen.
- Naviger gjennom filsystemet for å finne og velge kommunikasjonsplanen, og velg deretter Åpne. Filen legges til i dokumentbiblioteket for prosjektet.
Vis gruppemedlemmer hvordan de får tilgang til prosjektplanen
Gruppemedlemmene bruker for det meste Project Online til å sende inn timelistene sine eller angi fremdrift mot aktiviteter. Men de kan også få tilgang til den fullstendige tidsplanen – det er viktig å se det store bildet av prosjektet, samt forstå hvem som venter på at oppgavene skal fullføres.
- Velg Prosjekter i hurtigstartlinjen.
- Velg navnet på prosjektet i prosjektsenteret. Prosjektet åpnes og viser alle aktiviteter, hvem som er tilordnet til aktivitetene, når de er planlagt å starte og avslutte, hvilke aktiviteter som er avhengige av hverandre, og mer.
Identifiser og konfigurer de riktige rapportene
Et viktig aspekt ved prosjektkommunikasjon er rapportering. Du identifiserer, konfigurerer og kjører regelmessig rapporter som kreves av gruppemedlemmer, porteføljelederen, ressurslederen, øverste ledelse, kunder og andre interessenter.
Project Web App leveres med et sett med eksempelrapporter for å komme i gang med grunnleggende rapportering. Disse eksempelrapportene er:
- Instrumentbord for prosjektoversikt
- Prosjektoversikt
- Ressursoversikt
- Hvis du vil se eksempelrapportene, velger du Rapporter på hurtigstartlinjen.
- Velg språk på PWA-rapportsiden som vises. De tre eksempelrapportene er oppført.
- Klikk et rapportnavn for å åpne rapporten i Excel på nettet.
Se også
Hva kan gruppemedlemmer gjøre i Project Online?
Eksempelrapporter i Project Online