Hvordan du lukker regnskapsåret i Small Business Accounting 2006, Accounting Express og i Accounting Professional

Trinn 1: Utføre noen årets handlinger manuelt

Før du lukker regnskapsåret, må du manuelt utføre følgende oppgaver:

• Fjern forskuddsbetalte kostnader

• Avstemme bankkonti

• Avstemme kredittkort

• Registrer avskrivninger

• Justere lager

Trinn 2: Justere loggoppføringer

Justere de følgende poster:

• Rett eventuelle feil som oppstod da du registrerte en transaksjon.

• Tilordne inntekt til perioden som inntekten ble opptjent.

• Tilordne utgifter til perioden der utgiftene ble utført.

Hvis du vil justere loggoppføringer, klikker du Ny loggoppføring på menyen i selskapet .

Trinn 3: Kontrollere databasen for feil

NOTATER

• Kontroller at ingen har selskapsdatabasen åpen.

• Utføre dette trinnet på datamaskinen der databasen ligger.

Hvis du vil kontrollere databasen for feil, følger du denne fremgangsmåten:

1. Start Small Business Accounting 2006, Accounting Express eller Accounting Professional, og deretter åpner databaser selskapet unntatt det du vil undersøke.

2. På fil -menyen peker du på
   Verktøy, og klikk deretter Data-verktøy.

3. Klikk kategorien Avanserte verktøy , og klikk deretter Reparer.

4. Velg databasen du vil undersøke om det er feil, og klikk deretter Reparer.

5. Hvis du mottar en melding som sier at alle tilkoblinger til databasen lukkes, klikker du Ja.

6. Hvis ingen feil blir funnet, klikker du OK. Hvis feil oppdages, gå gjennom dem og deretter gjøre eventuelle nødvendige justeringer.

7. Klikk Lukk to ganger.

Trinn 4: Sikkerhetskopier firmadatabasen for før du lukker regnskapsåret.

Notater

• Kontroller at ingen har selskapsdatabasen åpen bortsett fra på datamaskinen der databasen ligger.

• Utføre dette trinnet på datamaskinen der databasen ligger.

Hvis du vil sikkerhetskopiere selskapsdatabasen, følger du denne fremgangsmåten:

1. Start Small Business Accounting 2006, Accounting Express eller Accounting Professional, og deretter åpne selskapsdatabasen du vil sikkerhetskopiere.

2. På fil -menyen peker du på
   Verktøy, og klikk deretter Data-verktøy.

3. Klikk på kategorien Grunnleggende verktøy
   Sikkerhetskopiering.

4. Klikk Bla gjennom.

5. Skriv inn et navn for filen, og klikk deretter
   Lagre.
   
   Obs! Standard filtype er komprimert Backup-fil (* .zip). Standard filplassering er følgende bane:

   Min Documents\Small Business Accounting\Backups

6. Hvis du vil begrense tilgangen til sikkerhetskopien, Skriv inn et passord i passord -boksen, og skriv deretter inn passordet på nytt i Bekreft passord -boksen.

7. Klikk på OK.

8. Når du mottar meldingen at sikkerhetskopieringen er fullført, klikker du OK.

9. Klikk Lukk.

Trinn 5: Skrive ut en rapport om råbalanse før du lukker regnskapsåret.

Angi alle transaksjoner for året før du skriver ut rapporten råbalanse. Hvis du angir flere transaksjoner senere, må du skrive ut en ny råbalanse. Denne rapporten viser alle kontoer og saldoer etter en bestemt dato.

1. På rapporter -menyen velger du
   Selskapet og økonomisk, og klikk deretter råbalanse.

2. Klikk i listen for på verktøylinjen
   Egendefinert.

3. I dato -boksen skriver du inn datoen du vil bruke, eller Velg datoen fra kalenderen.

4. Klikk Oppdater rapportpå Vis -menyen.

5. Klikk på fil -menyen
   Skriv ut.

Trinn 6: Skrive ut nødvendige årets regnskapsoppgjør

De vanligste er følgende:

• Balanse

• Resultat

• Kontantstrømoppstilling

Hvis du vil finne disse rapportene, velger du firmaet og økonomisk på rapporter -menyen, og klikk deretter rapporten du vil bruke.

• Skrive ut rapporten balansen for den siste dagen i regnskapsåret. Hvis du vil angi dato, velger du de riktige verdiene fra listen som av og til
  Dato -listen på verktøylinjen. I Rapporten Basis -listen velger du enten
  Kontanter eller Avsetning, avhengig av hvilken metode for regnskap som firmaet bruker.

• Velg et datointervall som samsvarer med den første og siste dagen i regnskapsåret for rapporten resultat. Hvis du vil gjøre dette, velger du de riktige verdiene fra den
  Datoområde -listen, fra -listen, og
  I -listen på verktøylinjen. På Grunnlag av rapporten -listen velger du
  Kontanter eller Avsetning, avhengig av hvilken metode for regnskap som firmaet bruker.

• Velg et datointervall som samsvarer med den første og siste dagen i regnskapsåret for rapporten kontantstrømutdraget. Hvis du vil gjøre dette, velger du de riktige verdiene fra listen Datointervall , fra -listen og listen til på verktøylinjen.

Trinn 7: Sette opp et nytt regnskapsår

Du må definere et nytt regnskapsår, slik at du er klar til å registrere transaksjoner for neste år.

1. Klikk Behandle regnskapsåretfirma -menyen.

2. Klikk nytt regnskapsår. En standarddato fylles ut i boksen Start på regnskapsår . Denne datoen er basert på den siste datoen i forrige regnskapsår. Du kan ikke endre denne datoen.

3. Skriv inn den siste dagen i det neste regnskapsåret i boksen Close for regnskapsåret , eller Velg dato fra kalenderen.

4. Klikk på OK.

Trinn 8: Lukke regnskapsåret.

Du kan ha et ubegrenset antall åpne regnskapsår. Når du lukker regnskapsår, må du lukke dem i kronologisk rekkefølge. Når du avslutter et regnskapsår, skjer følgende aktiviteter:

• Balansekontoer summeres og saldoen utføres som startsaldo for neste år.

• Loggoppføringer som er opprettet til null ut alle inntekts- og utgiftskontoer. Differansen posteres til kontoen for fri egenkapital.

• Regnskapsårsstatusen angis til lukket.

Hvis du vil lukke regnskapsåret, følger du denne fremgangsmåten:

1. Klikk Behandle regnskapsåretfirma -menyen.

2. Velg året du vil lukke fra Listen over perioder -listen, og deretter lukke regnskapsåret.

3. Hvis du blir bedt om å flytte nettoinntekt til kontoen for fri egenkapital, klikker du Ja.

Trinn 9: Skrive ut en rapport om råbalanse etter at du lukker regnskapsåret

Hvis du vil skrive ut rapporten råbalanse, følger du denne fremgangsmåten:

1. På rapporter -menyen velger du
   Selskapet og økonomisk, og klikk deretter råbalanse.

2. Klikk i boksen for
   Egendefinert.

3. I dato -boksen skriver du inn den første dagen i det neste regnskapsåret, eller velg en dato fra kalenderen.

4. Klikk Oppdater rapportpå Vis -menyen.

5. Klikk på fil -menyen
   Skriv ut.

6. Sammenlign denne rapporten i råbalanse rapporten som du opprettet i delen "Skrive ut en rapport om råbalanse før du lukker regnskapsåret". Kontroller følgende:
   

   • Saldoen er overført til neste år.

   • Saldoer for inntekts- og utgiftskontoer er null, og differansen posteres til kontoen for fri egenkapital.

   • Total debet og de totale kreditt på råbalanse rapporten som du har skrevet ut etter at du lukker regnskapsåret treff samlet debet og de totale kreditt på råbalanse rapporten som du har skrevet ut før du lukket regnskapsåret.

7. Hvis du må justere postene, klikker du Ny loggoppføring på menyen i selskapet .

Trinn 10: Sikkerhetskopier firmadatabasen for når du lukker regnskapsåret.

Notater

• Kontroller at ingen har selskapsdatabasen åpen.

• Utføre dette trinnet på datamaskinen der databasen ligger.

Hvis du vil sikkerhetskopiere selskapsdatabasen, følger du denne fremgangsmåten:

1. Start Small Business Accounting 2006, Accounting Express eller Accounting Professional, og deretter åpne selskapsdatabasen du vil sikkerhetskopiere.

2. På fil -menyen peker du på
   Verktøy, og klikk deretter Data-verktøy.

3. Klikk på kategorien Grunnleggende verktøy
   Sikkerhetskopiering.

4. Klikk Bla gjennom.

5. Skriv inn et navn for filen, og klikk deretter
   Lagre.
   
   Obs! Bruk et annet navn enn den du brukte da du opprettet den sikkerhetskopierte filen før du har lukket regnskapsåret. Standard filtype er komprimert Backup-fil (* .zip). Standard filplassering er følgende bane:

   Min Documents\Small Business Accounting\Backups

6. Hvis du vil begrense tilgangen til sikkerhetskopien, Skriv inn et passord i passord -boksen, og skriv deretter inn passordet på nytt i Bekreft passord -boksen.

7. Klikk på OK.

8. Når du mottar meldingen at sikkerhetskopieringen er fullført, klikker du OK.

9. Klikk Lukk.

Vanlige spørsmål (FAQ)

Q1:CAN jeg ikke lagre en transaksjon hvis jeg lukket regnskapsåret? Du kan lagre transaksjoner til et lukket år?

A1: Du kan ikke lagre en transaksjon når du lukker året. Du kan imidlertid åpne året på nytt, og deretter lagrer du en transaksjon. Hvis du repoen et år som er ikke det gjeldende året, du må åpne på nytt at år og alle de mellomliggende lukket år i motsatt kronologisk rekkefølge ved å begynne med det siste året og arbeide bakover. Når du gjør endringer, må du lukke alle åpne år i kronologisk rekkefølge ved å begynne med de eldste år og arbeide seg fremover.

Hvis du vil åpne en lukket år, må du være tilordnet eller logget på som en av følgende roller:

• Eier i Small Business Accounting 2006, regnskap Express eller regnskap Professional

• Regnskapsfører i Small Business Accounting 2006, regnskap Express eller regnskap Professional

• Administrator på datamaskinen som kjører Small Business Accounting 2006, Accounting Express eller Accounting Professional

Q2:How mange regnskapsår beskytter åpne?

A2: Det er ingen grense for hvor mange regnskapsår som du kan holde åpent.

Q3:Do må lukke et regnskapsår før den første dagen i det neste regnskapsåret?

A3: Du kan lukke et regnskapsår når som helst etter den siste dagen i året. Men før du avslutter et regnskapsår, vil startsaldoen for balansekontoer ikke Overfør til det nye året. I tillegg vil ikke nullet utgiftskontoer ut, og forskjellen vil ikke bli brukt for kontoen for fri egenkapital.

Spm. 4: Hva skjer med en inaktiv konto når jeg lukke regnskapsåret?

A4: Hvis du har en inaktiv konto når du lukker regnskapsåret, endres ikke statusen for kontoen. Dette gjelder uansett om inaktive kontoen har en saldo.

Q5:How viser jeg loggoppføringen som representerer inntekts- og utgiftskontoer som ble nullet ut og deretter posteres til kontoen for fri egenkapital?

A5: Hvis du vil vise loggoppføringen, gjør du følgende:

1. På firmaets -menyen velger du
   Selskapet viser, og klikk deretter Kontoplan.

2. I Kontoplan -listen dobbeltklikker du opptjente inntekter inntektskontoen å åpne den
   Registrer konto.

3. Dobbeltklikk linjen som oppfyller følgende vilkår:
   

   • Datoen er den siste dagen i regnskapsåret

   • Beskrivelsen av notat -boksen er
     Avslutning av regnskapsår.