Et skjema i Access er et databaseobjekt du kan bruke til å opprette et brukergrensesnitt for et databaseprogram. Et bundet skjema er direkte koblet til en datakilde, for eksempel en tabell eller spørring, og du kan bruke det til å skrive inn, redigere eller vise data fra kilden. Du kan også opprette et ubundet skjema som ikke kobler direkte til en datakilde, men som fortsatt inneholder kommandoknapper, etiketter eller andre kontroller som du trenger for å bruke programmet.
Denne artikkelen fokuserer på bundne skjemaer. Du kan bruke bundne skjemaer til å kontrollere tilgang til data, for eksempel hvilke felt eller rader som vises. Noen brukere trenger for eksempel kanskje bare å se noen få felt i en tabell som inneholder mange felt. Et skjema som bare inneholder disse feltene, gjør databasen enklere å bruke. Du kan også legge til kommandoknapper og andre funksjoner i et skjema for å automatisere vanlige handlinger.
Tenk på bundne skjemaer som vinduer i databasen. Et effektivt skjema hjelper personer med å arbeide raskere fordi de ikke trenger å søke etter det de trenger. Et godt utformet skjema gjør også databasen enklere å bruke og kan bidra til å forhindre feil dataregistrering.
Obs!
Denne artikkelen antar at du allerede har opprettet en tabell (eller en spørring basert på én eller flere tabeller), og at du ønsker å bygge et skjema for å vise eller manipulere dataene.
I denne artikkelen
- Opprette et skjema ved hjelp av skjemaverktøyet
- Lage et delt skjema ved hjelp av verktøyet for delt skjema
- Opprette et skjema som viser flere poster ved hjelp av verktøyet Flere elementer
- Opprette et skjema ved hjelp av skjemaveiviseren
- Opprette et skjema ved hjelp av verktøyet Tomt skjema
- Forstå oppsettsvisning og utformingsvisning
- Finjustere skjemaet i oppsettsvisning
- Finjustere skjemaet i utformingsvisning
Opprette et skjema ved hjelp av skjemaverktøyet
Du kan bruke skjemaverktøyet til å opprette et skjema med ett enkelt klikk. Når du bruker dette verktøyet, plasseres alle feltene fra den underliggende datakilden i skjemaet i Access. Du kan begynne å bruke det nye skjemaet umiddelbart, eller du kan endre det i oppsettvisning eller utformingsvisning slik at det passer bedre til dine behov.
Bruke skjemaverktøyet til å opprette det nye skjemaet
- Klikk på tabellen eller spørringen i navigasjonsruten som inneholder dataene du vil vise i skjemaet.
- Klikk på Skjema i Skjemaer-gruppen på Opprett-fanen.
Access oppretter skjemaet og viser det i oppsettvisning. I oppsettvisning kan du endre skjemautformingen samtidig som dataene vises. Du kan for eksempel justere størrelsen på tekstbokser slik at dataene får plass i dem.
Hvis Access finner en enkelt tabell som har en én-til-mange-relasjon med den tabellen eller spørringen du brukte for å opprette skjemaet, legger Access til et dataark i skjemaet som er basert på den tilknyttede tabellen eller spørringen. Hvis du for eksempel oppretter et enkelt skjema som er basert på Medarbeidere-tabellen, og det finnes en én-til-mange-relasjon som er definert mellom Medarbeidere-tabellen og Bestillinger-tabellen, viser dataarket alle postene i Bestilinger-tabellen som er tilknyttet gjeldende Medarbeider-post. Du kan slette dataarket fra skjemaet, hvis du mener du ikke trenger det. Hvis det er flere enn én tabell med en én-til-mange-relasjon til tabellen som ble brukt til å opprette skjemaet, legger ikke Access til noen dataark i skjemaet.
Lage et delt skjema ved hjelp av verktøyet for delt skjema
Et delt skjema gir deg to visninger av dataene samtidig – en skjemavisning og en dataarkvisning.
Et delt skjema skiller seg fra en skjema-/underskjemakombinasjon ved at de to visningene er koblet til samme datakilde og er alltid synkronisert med hverandre. Når du velger et felt i den ene delen av skjemaet, velges det samme feltet i den andre delen av skjemaet. Du kan legge til, redigere eller slette data fra begge delene (forutsatt at postkilden kan oppdateres og du ikke har konfigurert skjemaet til å forhindre disse handlingene).
Hvis du arbeider med delte skjemaer, kan du dra nytte av begge skjematypene i ett skjema. Du kan for eksempel bruke dataarkdelen av skjemaet hvis du ønsker å finne en post raskt, og deretter bruke skjemadelen til å vise eller redigere posten.
Slik lager du et delt skjema ved hjelp av verktøyet for delt skjema:
- Klikk på tabellen eller spørringen som inneholder dataene du vil ha med i skjemaet, i navigasjonsruten. Du kan også åpne tabellen eller spørringen i dataarkvisning.
- Klikk på Flere skjemaer og deretter på Delt skjema i Skjemaer-gruppen på Opprett-fanen.
Access lager skjemaet og viser det i oppsettvisning. I oppsettvisning kan du endre skjemautformingen samtidig som dataene vises. Du kan for eksempel justere størrelsen på tekstbokser slik at dataene får plass i dem. Hvis du vil ha mer informasjon om skjemavisninger, kan du se delen Forstå oppsettsvisning og utformingsvisning.
Opprette et skjema som viser flere poster ved hjelp av verktøyet Flere elementer
Når du oppretter et skjema ved bruk av skjemaverktøyet, viser skjemaet som Access oppretter én post om gangen. Hvis du vil ha et skjema som viser flere poster, men som kan tilpasses mer enn et dataark, kan du bruke verktøyet Flere elementer.
- Klikk på tabellen eller spørringen i navigasjonsruten som inneholder dataene du vil vise i skjemaet.
- Klikk på Flere skjemaer i Skjemaer-gruppen på Opprett-fanen, og klikk deretter på Flere elementer.
Access lager skjemaet og viser det i oppsettvisning. I oppsettvisning kan du endre skjemautformingen samtidig som dataene vises.
Når du bruker verktøyet Flere elementer, ligner skjemaet som Access oppretter, på et dataark. Dataene sorteres i rader og kolonner, og du ser mer enn én post om gangen. Et skjema med flere elementer gir deg imidlertid flere tilpasningsalternativer enn et dataark, som muligheten til å legge til grafiske elementer, knapper og andre kontroller. Hvis du vil ha mer informasjon om tilpassing av skjemaet, kan du se delene Finjustere skjemaet i oppsettsvisning og Finjustere skjemaet i utformingsvisning.
Opprette et skjema ved hjelp av skjemaveiviseren
Hvis du vil være mer selektiv når det gjelder hvilke felt som vises i skjemaet, kan du bruke skjemaveiviseren i stedet for de ulike verktøyene for skjemabygging som er nevnt tidligere. Du kan også angi hvordan dataene er gruppert og sortert, og du kan bruke felt fra mer enn én tabell eller spørring, forutsatt at du har angitt relasjonene mellom tabellene og spørringene på forhånd.
Klikk på Skjemaveiviser i Skjemaer-gruppen på Opprett-fanen.
Følg instruksjonene på sidene i skjemaveiviseren.
Obs!
Hvis du vil inkludere felt fra flere tabeller og spørringer i skjemaet, må du ikke klikke på Neste eller Slutt når du velger feltene fra den første tabellen eller spørringen på den første siden i skjemaveiviseren. I stedet gjentar du trinnene for å velge en tabell eller spørring, og klikker eventuelt på flere felt du vil ta med i skjemaet. Deretter klikker du på Neste eller Slutt for å fortsette.
Klikk på Slutt på den siste siden i veiviseren.
Opprette et skjema ved hjelp av verktøyet Tomt skjema
Hvis veiviseren eller verktøyene for skjemabygging ikke oppfyller behovene dine, kan du bruke verktøyet Tomt skjema til å bygge et skjema. Dette kan være en svært rask måte å bygge et skjema på, spesielt hvis du planlegger å plassere bare noen få felt i skjemaet.
Klikk på Tomt skjema i Skjemaer-gruppen på Opprett-fanen. Access åpner et tomt skjema i oppsettsvisning, og viser Feltliste-ruten.
Klikk plusstegnet (+) ved siden av tabellen eller tabellene som inneholder feltene du vil se i skjemaet, i feltlisteruten.
Hvis du vil legge til et felt i skjemaet, dobbeltklikker du det eller drar du det til skjemaet.
- Når det første feltet er lagt til, kan du legge til flere felt samtidig ved å holde nede CTRL, klikke flere felt og deretter dra dem til skjemaet samtidig.
- Rekkefølgen for tabellene i Feltliste-ruten kan endres, avhengig av hvilken del av skjemaet som er valgt i øyeblikket. Hvis feltet du ønsker å legge til ikke er synlig, kan du velge en annen del av skjemaet og prøve å legge til feltet på nytt.
Bruk verktøyene i topptekst/bunntekst-gruppen på fanen Utforming av skjemaoppsett til å legge til en logo, tittel eller dato og klokkeslett i skjemaet.
Bruk verktøyene i Kontroller-gruppen på fanen Utforming av skjemaoppsett til å legge til et større utvalg kontroller i skjemaet. Hvis du vil ha et litt større utvalg av kontroller, bytter du til utformingsvisning ved å høyreklikke på skjemaet, og deretter klikke på Utformingsvisning.
Forstå oppsettsvisning og utformingsvisning
Oppsettsvisning Oppsettsvisning er den mest intuitive visningen du kan bruke for å endre skjema, og den kan brukes for nesten alle endringer i et skjema i Access.
Skjemaet kjører faktisk i oppsettsvisning. Derfor kan du se dataene omtrent slik de vil se ut når du bruker skjemaet. Du kan imidlertid endre skjemadesignet i denne visningen. Da du kan se dataene mens du endrer skjemaet, er dette en veldig nyttig visning for å angi størrelsen på kontrollene, eller for å utføre nesten alle andre oppgaver som påvirker utseendet og brukervennligheten til skjemaet.
Hvis du har en oppgave som ikke kan utføres i oppsettsvisning, kan du bytte til utformingsvisning. Access viser en melding i enkelte situasjoner som sier at du må bytte til utformingsvisning, før du kan utføre en bestemt endring.
Utformingsvisning Utformingsvisning gir deg en mer detaljert visning av strukturen i skjemaet. Du kan se Topptekst-, Detalj- og Bunntekst-inndelingene i skjemaet. Skjemaet kjører egentlig ikke når det vises i utformingsvisning. Du kan derfor ikke se de underliggende dataene mens du utfører utformingsendringer. Det er imidlertid enkelte oppgaver som er enklere å utføre i utformingsvisning enn i oppsettsvisning. Du kan gjøre dette:
- Legge til et større utvalg av kontroller i skjemaet, som bundede objektrammer, linjeskift og diagrammer.
- Redigere kontrollkilder for tekstbokser i selve tekstboksene, uten å bruke egenskapsarket.
- Endre størrelsen på skjemainndelinger, som topptekst i skjemaet og Detaljer-inndelingen.
- Endre enkelte skjemaegenskaper som ikke kan endres i oppsettsvisning.
Finjustere skjemaet i oppsettsvisning
Når du oppretter et skjema, kan du enkelt finjustere utformingen ved å arbeide i oppsettvisningen. Du kan omorganisere kontrollene og justere størrelsen ved å bruke de faktiske skjemadataene som veiledning. Du kan plassere nye kontroller i skjemaet og angi egenskapene for skjemaet og de tilhørende kontrollene.
Hvis du vil bytte til oppsettvisning, høyreklikker du på skjemaet i navigasjonsruten, og klikker deretter på Oppsettvisning.
Access viser skjemaet i oppsettsvisning.
Du kan bruke egenskapsarket til å endre egenskapene for skjemaet og kontrollene og inndelingene i den. Trykk F4 for å vise egenskapsarket.
Du kan bruke feltlisteruten for å legge til felt fra den underliggende tabellen eller spørringen i skjemautforming. Slik viser du feltlisteruten:
- Klikk Legg til eksisterende felt i Verktøy-gruppen på fanen Utforming av skjemaoppsett, eller trykk ALT+F8.
Du kan deretter dra feltene direkte fra feltlisteruten og over i skjemaet.
- Hvis du vil legge til ett enkelt felt, kan du dobbeltklikke på det, eller dra feltet fra feltlisteruten til inndelingen der du vil det skal vises i skjemaet.
- Hvis du vil legge til flere felt samtidig, holder du nede CTRL og klikker feltene du vil legge til. Deretter drar du de merkede feltene over i skjemaet.
Finjustere skjemaet i utformingsvisning
Du kan også finjustere utformingen til skjemaet ved å arbeide i utformingsvisning. Du kan legge til nye kontroller og felt i skjemaet ved å legge dem til i utformingsrutenettet. Egenskapsarket gir deg tilgang til mange egenskaper du kan angi for å tilpasse skjemaet.
Hvis du vil bytte til utformingsvisning, høyreklikker du på skjemaet i navigasjonsruten, og klikker deretter på Utformingsvisning.
Access viser skjemaet i utformingsvisning.
Du kan bruke egenskapsarket til å endre egenskapene for skjemaet og kontrollene og inndelingene i den. Trykk F4 for å vise egenskapsarket.
Du kan bruke feltlisteruten for å legge til felt fra den underliggende tabellen eller spørringen i skjemautforming. Slik viser du feltlisteruten:
- Klikk Legg til eksisterende felt i Verktøy-gruppen på Fanen Skjemautforming, eller trykk ALT+F8.
Du kan deretter dra feltene direkte fra feltlisteruten og over i skjemaet.
- Hvis du vil legge til ett enkelt felt, kan du dobbeltklikke på det, eller dra feltet fra feltlisteruten til inndelingen der du vil det skal vises i skjemaet.
- Hvis du vil legge til flere felt samtidig, holder du nede CTRL og klikker feltene du vil legge til. Deretter drar du de merkede feltene over i skjemaet.