Minimere metadata i Word 2003

Slik fjerner du personlig informasjon automatisk når du lagrer

Du kan nå automatisk fjerne personlig informasjon fra et Word-dokument når du lagrer dokumentet. Hvis du vil aktivere dette alternativet, følger du denne fremgangsmåten:

1. Klikk på Verktøy -menyen
   Alternativer.

2. Klikk for å velge kategorien Sikkerhet i
   Fjern personlige opplysninger fra filegenskaper ved lagring av i boksen under Alternativer for personvern, og klikk deretter
   OK.

Obs! Dette er den foretrukne metoden for å fjerne personlig informasjon når du lagrer et Word-dokument.

tilbake til toppen

Hvordan fjerne brukernavnet ditt manuelt fra dokumenter

Hvis du vil vise eller endre brukernavnet ditt, følger du denne fremgangsmåten:

1. Klikk på Verktøy -menyen
   Alternativer, og klikk deretter kategorien Brukerinformasjon.
   
   Følgende redigeringsboksene vises:

   navn
   Initialer
   E-postadresse

2. Hvis du ikke vil at denne informasjonen skal vises i dokumentene, kan du angi ikke-identifiserende strenger eller mellomrom i den aktuelle redigeringsbokser, og klikk deretter OK for å godta endringene.

Obs! Alle nye dokumenter du oppretter vil inneholde denne informasjonen i stedet for å bruke standardverdiene som angis når du har installert Office. Eksisterende dokumenter kan imidlertid allerede inneholde denne informasjonen.

tilbake til toppen

Hvordan du manuelt fjerner personlig sammendragsinformasjon

Når du oppretter eller lagrer et dokument i Word, kan være sammendragsinformasjon lagret i dokumentet. Det finnes flere metoder du kan bruke til å få tilgang til denne informasjonen:

• Åpne dokumentet. Klikk på fil -menyen
  Egenskaper. Sammendrag
  Statistikk, innholdet, og
  Egendefinerte tabulatorer kan inneholde ulike egenskaper, for eksempel navnet ditt, lederens navn og firmanavn.

• I Microsoft Windows Utforsker, høyreklikker du dokumentet. Kategoriene i den
  Dialogboksen Egenskaper kan inneholde informasjon.

• Du kan bruke en Microsoft Visual Basic for Applications (VBA)-makro eller andre programkode til å lese egenskapene som vises i den
  Dialogboksen for Egenskaper .

Hvis du vil fjerne Kortfattet informasjon fra et eksisterende dokument eller en mal, følger du denne fremgangsmåten:

1. Åpne dokumentet eller malen.

2. Klikk på fil -menyen
   Egenskaper.

3. Klikk for å fjerne kategorien Sammendrag av
   Forfatter, leder, selskapog andre redigeringsbokser du vil distribuere.

4. Slette eventuelle egenskaper som inneholder informasjon som du ikke vil distribuere, i kategorien Egendefinert .

5. Klikk OK.
   
   På den
   Fil -menyen, klikk Lagre, og klikk deretter
   Lukk.

Når du har fullført disse trinnene, vil ikke dokumentet inneholde egenskaper for sammendrag.

tilbake til toppen

Hvordan du manuelt fjerner personlig sammendragsinformasjon når du er koblet til et nettverk

Hvis du er logget på et nettverk, brukernavnet ditt nettverk kan vises i boksen Forfatter i kategorien Sammendrag og sist lagret av -feltet på den
Statistikk -kategorien når du lagrer et dokument. Dette problemet kan oppstå selv om du har fjernet alle personlige opplysninger fra datamaskinen din.

Hvis du vil fjerne Kortfattet informasjon fra et dokument når du er på et nettverk, gjør du følgende:

1. Hvis dokumentet er lagret på en nettverksserver, må du kopiere den til den lokale harddisken.

2. Start datamaskinen, men gjør ikke logge på nettverket. Når du ser dialogboksen for pålogging til nettverket, klikker du Avbryt , eller trykk ESC.
   
   Obs! Hvis du ikke kan starte Windows ved å trykke ESC (for eksempel datamaskinen kjører Microsoft Windows NT), du kan ikke fortsette denne fremgangsmåten.

3. Åpne dokumentet.

4. Klikk på fil -menyen
   Egenskaper.

5. Klikk for å fjerne kategorien Sammendrag av
   Forfatter, leder, firmaog alle andre redigeringsbokser som inneholder informasjon som du vil distribuere.

6. Slette eventuelle egenskaper som inneholder informasjon som du ikke vil distribuere, i kategorien Egendefinert .

7. Klikk OK.
   
   På den
   Fil -menyen, klikk Lagre, og klikk deretter
   Lukk.

Når du logger nettverket, gjør du ikke åpne filen. Hvis du gjør dette, vil brukernavnet ditt nettverk kan være skrevet i filen. Du kan imidlertid bruke Windows Utforsker til å kopiere filen til en nettverksserver eller en diskett.

tilbake til toppen

Hvordan du manuelt fjerner merknader i dokumenter

Word har muligheten til å legge til kommentarer i dokumenter. Kommentarene inneholder vanligvis navnet på personen som opprettet dem, slik at du kan se hvem som skrev dem.

Merknader vises vanligvis som en merket del av teksten. Du kan høyreklikke merknaden, og klikker deretter Slett merknad.

Eventuelle nye kommentarer du oppretter inneholder ikke brukernavnet ditt fordi du har fjernet den fra dialogboksen med Alternativer som er beskrevet i delen "Slik manuelt fjerne din bruker navnet fra din dokumenter" i denne artikkelen.

tilbake til toppen

Hvordan du manuelt fjerner topptekst og bunntekst fra dokumenter

Topptekst og bunntekst i dokumenter kan inneholde identifikasjonsinformasjon. Hvis du vil fjerne informasjon fra topp- og bunntekster, gjør du følgende:

1. Klikk topptekst og bunntekstpå Vis -menyen.

2. Topp- og bunntekst vises øverst og nederst på hver side i dokumentet.
   
   Endre dem slik du ønsker.

3. Klikk Lukk på verktøylinjen for topptekst og bunntekst .

tilbake til toppen

Hvordan du manuelt fjerner korrekturmerker

Dokumenter kan inneholde korrekturmerker. Du kan bestemme hvem som gjør bestemte endringer i et dokument med korrekturmerker. Når du godtar eller forkaster korrekturmerker, gjennomgått tekst som er lagret i dokumentet og korrekturmerkene er fjernet.

Hvis du vil godta eller forkaste endringer, følger du denne fremgangsmåten:

1. Klikk Spor endringer for å aktivere den på Verktøy -menyen.

2. På gjennomgangsverktøylinjen klikker du forrige eller Neste for å finne og velge bestemte endringer. Klikk Godta endring eller Forkast endring/Slett merknad for å godta eller Avvis endring som er valgt.

3. Når du er ferdig, klikker du
   Lukk.

Obs! Hvis du endrer innstillingene for "Vis" på verktøylinjen for gjennomgang, fjernes ikke endringsinformasjon. tilbake til toppen

Deaktivere hurtiglagring

Funksjonen for hurtiglagring øker hastigheten lagringen av et dokument ved å lagre bare endringene som gjøres i et dokument.

På grunn av måten hurtiglagring fungerer, kan tekst som du sletter fra et dokument beholdes i dokumentet etter at du har lagret dokumentet. Hvis du er bekymret over slettede teksten som gjenstår i dokumentene, følger du disse trinnene:

1. Klikk på Verktøy -menyen
   Alternativer.

2. Velg Lagre -kategorien.

3. Klikk for å fjerne merket for Tillat hurtiglagring , og klikk deretter OK.

Hvis du vil ha mer informasjon om funksjonen for hurtiglagring, kan du klikke følgende artikkelnummer for å vise artikkelen i Microsoft Knowledge Base:

291181 stilte ofte spørsmål om "Tillat hurtiglagring" i Word 2002

tilbake til toppen

Hvordan du kan søke etter og fjerne tekst som er formatert som skjult

Du kan formatere teksten som skjult i Word-dokumenter. Fordi skjult tekst kan inneholde informasjon som du ikke kanskje ønsker å distribuere, kan du vil vise og fjerne den. Hvis du vil fjerne all tekst i et dokument er som formatert som skjult, Følg disse trinnene:

1. Klikk på Verktøy -menyen
   Alternativer, og klikk deretter kategorien visning.

2. Merk av for skjult tekst , og klikk deretter OK.

3. Klikk på Rediger -menyen
   Erstatt.

4. Klikk mer for å utvide dialogboksen.

5. Klikk hvor som helst i boksen ved siden av Søk etter.

6. Klikk Format -knappen, og klikk deretter
   Skrift.
   
   Klikk for å velge avmerkingsboksen skjult, og klikk deretter OK.

7. Klikk Erstatt alle.

Alle skjulte teksten fjernes fra dokumentet. Hvis du vil slå av visningen av skjult tekst, følger du denne fremgangsmåten:

1. Klikk på Verktøy -menyen
   Alternativer, og klikk deretter kategorien visning.

2. Klikk for å fjerne merket for skjult tekst , og klikk deretter OK.

tilbake til toppen

Hvordan du fjerner hyperkoblinger fra dokumenter

Dokumenter kan inneholde hyperkoblinger til andre dokumenter eller Web-sider på et intranett eller Internett. Hyperkoblinger vises vanligvis som blå understreket tekststrenger.

Hvis du vil slette en enkelt hyperkobling manuelt fra et dokument, høyreklikker du hyperkoblingen, velger du hyperkoblingen, og klikk deretter
Fjern hyperkobling.

Hvis du vil slette alle hyperkoblinger i et dokument, kan du bruke en VBA-makro til å gjøre dette. Følgende eksempel på VBA-makroen, fjernes alle hyperkoblinger i et dokument.

Obs! I følgende Eksempelmakro fjernes bare koblingen. Teksten i hyperkoblingen fortsatt i dokumentet.

Viktig Før du kan bruke følgende makroeksempel, se ansvarsfraskrivelsen tidligere i denne artikkelen.

Sub RemoveHyperlinks()

   Dim oDoc As Document
   Dim oStory As Range
   Dim oHlink As Hyperlink

   For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
      For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
         oHlink.Delete
      Next
   Next

End Sub

Hvis du vil fjerne alle spor av både hyperkoblingen og teksten i hyperkoblingen fra dokumentet, kan du bruke følgende Eksempelmakro i stedet.

Sub RemoveAllHyperlinks()

   Dim oDoc As Document
   Dim oStory As Range
   Dim oHlink As Hyperlink

   For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
      For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
         oHlink.Range.Delete
      Next
   Next

End Sub

tilbake til toppen

Slik fjerner du stiler fra dokumenter

Dokumenter kan inneholde stiler som inneholder metadata. Du kan fjerne disse stilene eller gi dem nye navn. Følg denne fremgangsmåten:

1. Åpne dokumentet som inneholder stilene.

2. Klikk på Format -menyen
   Stil.

3. Velg stilen du vil slette eller gi nytt navn.
   
   
   Klikk Slett for å slette stilen, eller klikk
   Endre for å gi den nytt navn.

tilbake til toppen

Slik fjerner gamle versjoner av filen fra dokumenter

Word inneholder en funksjon for versjonen av filen som gjør det mulig å lagre flere versjoner av samme dokument i den samme filen. Du bør slette eldre versjoner av dokumentet før du deler den med andre.

Hvis du vil slette én eller flere versjoner av et dokument, gjør du følgende:

1. Klikk på fil -menyen
   Versjoner.

2. Merk dokumentversjonen du vil slette.
   
   Du kan velge mer enn én versjon ved å trykke CTRL mens du merker versjonene.

3. Klikk Slett.

4. Når du er ferdig med å slette gamle versjoner av dokumentet, klikker du Lagre på fil-menyen.

tilbake til toppen

Fjerne koblinger fra feltkoder

Koblede bilder og andre objekter i Word-dokumenter kan inneholde kobling informasjon, for eksempel banen til det koblede bildet eller objektet. Du kan fjerne koblingen informasjon fra dokumentet ved å redigere feltkodene.

Hvis du vil vise feltkoder, gjør du følgende:

1. Klikk på Verktøy -menyen
   Alternativer, og klikk deretter kategorien visning.

2. Klikk for å merke av for Feltkoder , og klikk deretter OK.

Når feltkoder vises, kan du kontrollere om noen av dem inneholder identifiserende informasjon.

Hvis du vil fjerne kobling informasjon fra et koblet bilde eller et annet objekt, gjør du følgende:

1. Velg det koblede bildet eller objektet, eller Merk feltkoden for bildet eller objektet hvis feltkodene vises.

2. Trykk CTRL + SKIFT + F9.

Bildet eller objektet er nå koblet. Når et bilde eller objekt er fjernet, kan du ikke redigere den.

tilbake til toppen

Slik fjerner du navn og plassering

Alle dokumenter som er opprettet i Word er basert på en mal. Som standard er denne filen Normal.dot-malen, som ligger i mappen maler. Du kan imidlertid opprette et dokument som er basert på en annen mal på en annen plassering. Banen og navnet til denne malen er lagret i egenskapene for dokumentet.

Hvis du vil vise navn og plassering, velg Egenskaper på fil -menyen, og klikk deretter kategorien Sammendrag .

Selv om du ikke sender malen, beholder dokumentet navnet og plasseringen av malen. Endre malen navnet og plasseringen til ikke-identifiserende verdier, følger du denne fremgangsmåten:

1. Velg maler og tilleggpå Verktøy -menyen.

2. Klikk Legg ved.

3. Velg en mal som har et navn og en plassering som ikke er sensitive eller unike.
   
   Hver datamaskin som har installert Word inneholder Normal.dot, kan du for eksempel vil velge Normal.dot.

4. Klikk Åpne, og klikk deretter
   OK.

Obs! Malen kan inneholde makroer, Autotekst-oppføringer, egendefinerte stiler og egendefinerte verktøylinjer. Ved å endre malene, kan du gjøre noen av disse elementene utilgjengelig for dokumentet.

tilbake til toppen

Slik fjerner du Slip-rutingsinformasjon

Hvis du sender et dokument via e-post ved hjelp av en distribusjonsliste, kan være ruteinformasjon som er knyttet til dokumentet. Hvis du vil fjerne denne informasjonen fra dokumentet, må du lagre dokumentet i et format som ikke beholder slip rutingsinformasjon.

Lagre dokumentet i rikt tekstformat (RTF)- eller HTML-format i Word. Lukk dokumentet, og åpne den nye filen. Fordi rutingsinformasjonen slip finnes ikke lenger, kan du nå lagre dokumentet i Word-format.

Du kan også følge disse trinnene:

1. Slå av Tillat hurtiglagring ved å følge instruksjonene tidligere i denne artikkelen.

2. Velg Send tilpå fil -menyen, og klikk deretter Annen person i distribusjonsliste.

3. Klikk Fjern for å fjerne distribusjonslisten, og deretter klikker du OK.

4. Klikk på fil -menyen
   Lagre.

Dokumentet er nå lagret uten ruting slip informasjon.

tilbake til toppen

Fjerne navnet ditt fra Visual Basic-kode

Viktig Før du kan bruke følgende makroeksempel, se ansvarsfraskrivelsen tidligere i denne artikkelen.

Når du registrerer en VBA-makro i Word, starter den registrerte makroen med et hode som ligner på følgende:

' Macro1 Macro
' Macro recorded 3/11/1999 by <User Name>

Hvis du vil fjerne navnet ditt fra alle makroer som du har spilt inn, gjør du følgende:

1. Åpne dokumentet som inneholder makroer.

2. På Verktøy -menyen velger du
   Makroen, og klikker deretter Visual Basic Editor. Eller trykk ALT + F11.

3. I prosjekt-vinduet dobbeltklikker du modulen som inneholder makroer.

4. Fjerne navnet ditt fra den registrerte makro-koden.

Når du er ferdig med å fjerne navnet ditt, trykk ALT + Q for å gå tilbake til programmet, og klikk deretter Lagre på den
Fil -menyen.

tilbake til toppen

Slik fjerner du Visual Basic-referanser til andre filer

I Visual Basic-redigering, kan du opprette en referanse til en annen fil. Hvis en bruker åpner et dokument som inneholder referanser til andre filer, kan brukeren se navnene på filene som det refereres til.

Hvis du vil fjerne disse referansene, gjør du følgende:

1. Åpne dokumentet som inneholder referanser.

2. På Verktøy -menyen velger du
   Makro, og klikk Visual Basic Editor , eller trykk ALT + F11.

3. Klikk på Verktøy -menyen
   Referanser.

4. Klikk for å fjerne merket ved siden av det refereres til filen eller filene.
   
   Når du er ferdig, klikker du OK.

5. Trykk ALT + Q.

6. Klikk på fil -menyen
   Lagre.

Obs! Hvis du fjerner referanser til andre filer, kan dette påvirke muligheten for makroer i dokumentet skal fungere riktig.

tilbake til toppen

Slik fjerner du nettverket eller Harddiskinformasjon

Når du lagrer et dokument til den lokale harddisken eller til en nettverksserver, kan informasjonen som identifiserer den lokale harddisken eller et nettverk være skrevet i dokumentet.

Hvis du vil fjerne denne informasjonen fra dokumentet, gjør du følgende:

1. Åpne dokumentet.

2. Klikk Lagre sompå fil -menyen.
   
   Lagre dokumentet i diskettstasjonen (vanligvis stasjon A).

3. Klikk på fil -menyen
   Lukk.

4. Fjern disketten fra diskettstasjonen.

Du kan nå bruke Windows Utforsker til å kopiere dokumentet fra disketten til en harddisk eller en nettverksserver.

Obs! På grunn av begrensningen plass på en diskett (vanligvis 1,44 megabyte [MB]), kan denne metoden brukes hvis dokumentets filstørrelse overskrider den ledige plassen på disketten.

tilbake til toppen

Innebygde objekter i dokumentene inneholder Metadata

Hvis du bygger inn et objekt i et dokument, beholder objektet fremdeles sin egen egenskaper, uansett hva du gjør i dokumentet. For eksempel hvis du bygger inn en Microsoft Excel-arbeidsbok i et Word har-dokument, dokumentet, og arbeidsboken som er hver sin egen egenskaper.

Hvis du vil fjerne metadata fra et innebygd objekt, aktivere objektet, fjerne eventuelle metadata som er beskrevet i de tidligere delene, reaktivere beholderdokumentet og deretter lagrer du dokumentet i beholderdokumentet.

Obs! Når du aktiverer et innebygd objekt i et dokument, vises bare en del av det innebygde objektet i dokumentet. objektet kan inneholde ekstra informasjon som ikke vises. Hvis du vil at dokumentet skal inneholde bare en gjengivelse av det innebygde objektet, og ikke det faktiske innholdet, bruker du
Klipp ut -kommandoen på Rediger -menyen for å slette objektet, og deretter bruke kommandoen Lim inn utvalg til å lime inn objektet i dokumentet ved å bruke en metafilformat. Når du gjør dette, kan du ikke lenger redigere det innebygde objektet. Det vil imidlertid ikke inneholde noen metadata.

tilbake til toppen

Dokumentvariabler kan inneholde Metadata

Viktig Før du kan bruke følgende Eksempelmakro, se ansvarsfraskrivelsen tidligere i denne artikkelen.

Hvis du vil slette dokumentvariablene som finnes i Word-dokumentet, kan du bruke følgende Eksempelmakro:

Sub DeleteDocVars()

   Dim Response
   Dim myVar As Variable

   For Each myVar In ActiveDocument.Variables
      Response = MsgBox("The document variable: " & myVar.Name & vbCr & _
         "Value: " & myVar.Value & vbCr & vbCr & _
         "Do you want to delete the variable from this document?", vbYesNo)

      If Response = "6" Then
         ' Delete the variable.
         myVar.Delete
      Else
         End
      End If
   Next myVar

   MsgBox "There are no variables in the document."

End Sub

For mer informasjon om variabler i Visual Basic-redigering, klikker du Hjelp for Microsoft Visual Basic på Hjelp -menyen, type Variabler i Office-hjelperen eller svarveiviseren, og klikk deretter Søk for å vise emnet.


tilbake til toppen

Generelle forslag om sikkerhet

Her er noen generelle forslag som du kan bruke for å øke nivået av sikkerhet i datamiljøet:

• Når du ikke er ved datamaskinen, kan du bidra til å sikre den ved å bruke en passordbeskyttet skjermbeskytter, strøm-passord eller lock-funksjonen i Windows NT.

• Hvis datamaskinen har alle delte mapper, må du kontrollere at du bruker passord dem slik at bare autoriserte brukere kan få tilgang til dine ressurser. Bruke tilgangskontroll på brukernivå for enda mer sikkerhet, slik at du kan bestemme nøyaktig hvem som har tilgang til delte ressurser på datamaskinen.

• Når du sletter en fil, kan du tømme papirkurven umiddelbart. Du bør vurdere et verktøy som helt, slettes eller overskrives filene når de er slettet.

• Når du sikkerhetskopierer data, kan du lagre sikkerhetskopiene på et sikkert sted, for eksempel en safe, en sikkerhet depositum eller et låst skap.

• Kontroller at viktige dokumenter er passord-beskyttet slik at bare autoriserte brukere kan åpne dem. Lagre passord på en sikker, egen plassering. Hvis du ikke kan huske et passord, er det ikke mulig å gjenopprette innholdet i et passordbeskyttet dokument.

• Ikke Distribuer dokumenter i elektronisk form. I stedet, skrive dem ut. Ikke bruk identifiserende elementer, for eksempel spesielle skrifter, vannmerker, logoer eller spesialpapir, med mindre du har til (for eksempel for en presentasjon).

• E-post er ikke anonym. Ikke sende et dokument hvis du er bekymret for din identitet blir koblet på noen måte i dokumentet.

• Ikke send et dokument over Internett ved hjelp av HTTP- eller (FTP File Transfer Protocol) protokollen. Informasjon som sendes over disse protokollene sendes som "ren tekst", betyr dette at det er teknisk mulig (men sannsynligvis ikke) for å bli fanget opp.

tilbake til toppen