Nyheter i Microsoft Access 2010

Dele en database på nettet

• Bruke en mal    Fem maler leveres med Access 2010: Kontakter, aktiva, prosjekter, arrangementer og veldedige bidrag. Du kan også endre en mal før eller etter at du har publisert den.

• Starte fra bunnen av    Når du oppretter en tom ny database, velger du mellom en vanlig database og en nettdatabase. Dette valget påvirker utformingsfunksjonene og kommandoene du ser, slik at det er enkelt å være sikker på at programmet er webkompatibelt.

• Konvertere en eksisterende database til en nettdatabase    Du kan publisere et eksisterende program på weben. Ikke alle skrivebordsdatabasefunksjoner støttes på nettet, så det kan hende du må justere noen funksjoner i programmet.

  Du kan kjøre den nye webkompatibilitetskontrollen for å hjelpe deg med å identifisere og løse eventuelle kompatibilitetsproblemer.

• Intranett eller Internett    Du kan publisere på din egen SharePoint-server, eller du kan bruke en vertsbasert SharePoint-løsning.

  Obs!: Du må ha en brukerkonto for å kunne bruke en nettdatabase. Det er ikke støtte for anonym tilgang.

Hvis du vil ha mer informasjon om nettdatabaser, kan du se artikkelen Bygg en database som skal deles på nettet.

Nytt makroverktøy

Access 2010 tilbyr et nytt makroverktøy med IntelliSense og et rent, enkelt grensesnitt.

1. Velg en handling fra listen...

2. ... eller dobbeltklikk en handling i handlingskatalogen for å legge den til i makroen.

3. Utforming-fanen vises når du arbeider med en makro.

Når du legger til en handling, vises flere alternativer i makroverktøyet. Når du for eksempel legger til en «Hvis»-handling, ser du:

Se følgende video for å se hvordan det nye makroverktøyet fungerer.

I tillegg til tradisjonelle makroer bruker du det nye makroverktøyet til å opprette datamakroer, en ny funksjon.

Datamakroer: Endre data basert på hendelser

Datamakroer bidrar til å støtte aggregater i nettdatabaser, og gir også en metode for å implementere «utløsere» i enhver Access 2010 database.

Anta for eksempel at du har et PercentComplete-felt og et Status-felt. Du kan bruke en datamakro til å angi Prosentfullfør til 100 når du angir Status til Fullført, og 0 når du angir Status til Ikke startet.

Du kan se datamakroer i aksjon i følgende video.

Utvidet uttrykksverktøy

Uttrykksverktøyet har nå IntelliSense, slik at du kan se alternativene mens du skriver. Den viser også hjelp for den valgte uttrykksverdien i uttrykksverktøyvinduet. Hvis du for eksempel velger Trim-funksjonen, vises uttrykksverktøyet:

Trim(streng) Returnerer en variant av typen streng som inneholder en kopi av en angitt streng uten innledende og etterfølgende mellomrom.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se artikkelen Bruke uttrykksverktøyet.

Beregnede felt

Du kan opprette et felt som viser resultatene av en beregning. Beregningen må referere til andre felt i samme tabell. Du bruker uttrykksverktøyet til å opprette beregningen.

Nye databasemaler

Access 2010 inneholder en serie med profesjonelt utformede databasemaler for blant annet sporing av kontakter, oppgaver, hendelser, studenter og ressurser. Du kan bruke dem umiddelbart eller forbedre og finjustere dem for å spore informasjon nøyaktig slik du ønsker.

Hver mal er et fullstendig sporingsprogram som inneholder forhåndsdefinerte tabeller, skjemaer, rapporter, spørringer, makroer og relasjoner. Malene er utformet for å være umiddelbart nyttige utenfor boksen, slik at du kan komme raskt i gang. Hvis malutformingen oppfyller dine behov, er du klar til å sette i gang. Ellers kan du bruke malen til å få et forsprang på å opprette databasen som oppfyller dine spesifikke behov.

I tillegg til malene som følger med Access 2010, kan du koble til Office.com og laste ned flere maler.

Programdeler for å legge til funksjonalitet i en eksisterende database

Du kan enkelt legge til funksjonalitet i en eksisterende database ved hjelp av en programdel. Ny i Access 2010, en programdel er en mal som består av en del av en database, for eksempel en forhåndsformatert tabell eller en tabell med et tilknyttet skjema og en tilknyttet rapport. Du kan for eksempel legge til en oppgaveprogramdel i databasen, og du får en oppgavetabell, et oppgaveskjema og alternativet for å relatere Oppgaver-tabellen til en annen tabell i databasen.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se artikkelen Lagre og bruke databaseutformingselementer på nytt.

Forbedret dataarkvisning

Du kan opprette en tabell og begynne å bruke den uten å definere felt på forhånd. Bare klikk Tabell på Opprett-fanen , og begynn å skrive inn data i det nye dataarket som vises. Access 2010 bestemmer automatisk den beste datatypen for hvert felt, slik at du er oppe og går på kort tid. Klikk for å legge til-kolonnen viser deg hvor du skal legge til et nytt felt, og hvis du må endre datatypen eller visningsformatet for et nytt eller eksisterende felt, kan du bruke kommandoene på båndet på fanen Felt. Du kan også lime inn data fra Microsoft Excel-tabeller i et nytt dataark – Access 2010 oppretter alle feltene og gjenkjenner datatypene automatisk.

Feltlisterute

Med Feltliste-ruten kan du legge til felt fra andre tabeller. Du kan dra felt fra tabellen i postkilden, fra relaterte tabeller eller fra ikke-relaterte tabeller i databasen. Hvis en relasjon mellom tabeller er nødvendig, opprettes den automatisk, eller du blir bedt om det gjennom prosessen.

Oppsettvisning bidrar til raskere utforming av skjemaer og rapporter

Bruk oppsettvisning til å gjøre utformingsendringer mens du viser data i et skjema eller en rapport.

Oppsettvisning har flere forbedringer og kreves hvis du utformer et skjema eller en rapport for nettet.

Båndet

Båndet er en samling faner som inneholder grupper med kommandoer som er organisert etter funksjon og funksjonalitet. Båndet erstatter lagene med menyer og verktøylinjer som finnes i tidligere versjoner av Access. Bildet nedenfor viser båndet med Hjem-fanen valgt.

Viktige funksjoner på båndet inkluderer:

• Kommandofaner – faner som viser kommandoer som ofte brukes sammen, slik at du kan finne kommandoene du trenger når du trenger dem.

• Kontekstavhengige kommandofaner – en kommandofane som vises avhengig av konteksten – det vil si objektet du arbeider med eller oppgaven du utfører. En kontekstavhengig kommandofane inneholder kommandoene som mest sannsynlig gjelder for det du gjør.

• Gallerier – Nye kontroller som viser en forhåndsvisning av en stil eller et alternativ, slik at du kan se resultatene før du forplikter deg til et valg.

Backstage-visning

Ny i Access 2010, Backstage-visning inneholder kommandoer som du bruker på en hel database, for eksempel komprimering og reparasjon, eller åpne en ny database. Kommandoer er ordnet på faner på venstre side av skjermen, og hver fane inneholder en gruppe relaterte kommandoer eller koblinger. Hvis du for eksempel klikker Ny, ser du et sett med knapper som lar deg opprette en ny database fra grunnen av, eller ved å velge fra et bibliotek med profesjonelt utformede databasemaler.

Mange av kommandoene du finner i Backstage-visningen, var tilgjengelige på Fil-menyen i tidligere versjoner av Access, i tillegg til databaser som du nylig har åpnet, og (hvis du er koblet til Internett) koblinger til office.com artikler.

Klikk fanen Fil for å gå til Backstage-visningen.

navigasjonsrute

Navigasjonsruten viser og gir enkel tilgang til alle objektene i den åpne databasen.

Bruk navigasjonsruten til å organisere objektene etter objekttype, dato opprettet, endringsdato, relatert tabell (basert på objektavhengigheter) eller i egendefinerte grupper du oppretter. Trenger du mer plass til å arbeide med skjemautformingen? Du kan enkelt skjule navigasjonsruten slik at den tar opp lite plass, men fortsatt er tilgjengelig.

Objekter med faner

Som standard vises tabeller, spørringer, skjemaer, rapporter og makroer som fanebaserte objekter i Access-vinduet.

Du kan endre denne innstillingen per database og bruke objektvinduer i stedet for faner.

Ved å klikke objektfanene kan du enkelt bytte mellom forskjellige objekter.

Hjelpevinduet

Access 2010 tilbyr både Access-hjelp og access-referanseinnhold for utviklere i samme Hjelp-vindu. De to systemene inneholder ulike typer hjelpeinnhold. Med Visningsprogram for Hjelp kan du velge hvilket innhold som skal vises. Du kan for eksempel endre søkeomfanget til access-referanseinnholdet for utviklere. Uavhengig av innstillingene du gjør i Hjelp-vinduet, er alt innhold i Access-hjelpen og Access-referanseinnholdet for utviklere alltid tilgjengelig på nettet, på Office.com eller på MSDN.

Opprett-kategori

Bruk Opprett-fanen til raskt å opprette nye skjemaer, rapporter, tabeller, spørringer og andre databaseobjekter. Hvis du velger en tabell eller spørring i navigasjonsruten, kan du opprette et nytt skjema eller en ny rapport basert på objektet med ett klikk ved hjelp av kommandoen Skjema eller Rapport .

De nye skjemaene og rapportene som opprettes av denne prosessen med ett klikk, bruker en oppdatert utforming for å gjøre dem mer visuelt tiltalende og umiddelbart nyttige. Automatisk genererte skjemaer og rapporter får et profesjonelt utseende med overskrifter som inkluderer en logo og en tittel. I tillegg inkluderer en automatisk generert rapport også dato og klokkeslett samt informative bunntekster og totaler.

Rapportvisning og oppsettvisning

Med disse visningene, forbedret i Access 2010, kan du arbeide interaktivt med skjemaer og rapporter. Ved å bruke rapportvisning kan du bla gjennom en nøyaktig gjengivelse av rapporten uten å måtte skrive den ut eller vise den i forhåndsvisningen. Hvis du vil fokusere på bestemte poster, bruker du filterfunksjonen eller bruker en Søk-operasjon til å søke etter samsvarende tekst. Du kan bruke kopieringskommandoen til å kopiere tekst til utklippstavlen, eller klikke de aktive hyperkoblingene som vises i rapporten, for å følge en kobling i nettleseren.

Med oppsettvisning kan du gjøre utformingsendringer mens du blar gjennom dataene. Du kan bruke oppsettvisning til å gjøre mange vanlige utformingsendringer mens du viser data i et skjema eller en rapport. Du kan for eksempel legge til et felt ved å dra et feltnavn fra den nye feltlisteruten eller endre egenskaper ved hjelp av egenskapsarket.

Oppsettvisning har nå forbedrede utformingsoppsett – grupper med kontroller som du kan justere som ett, slik at du enkelt kan omorganisere felt, kolonner, rader eller hele oppsett. Du kan også fjerne et felt eller enkelt legge til formatering i oppsettvisning.

Strømlinjeformet oppretting av gruppering og sortering i rapporter

Access har en ny måte å gruppere og sortere data i rapporter på, og legge til totalsummer. Grensesnittet er enkelt å navigere i og forstå, og når det brukes med den nye oppsettvisningen, ser du effekten av endringene umiddelbart.

La oss si at du vil se totalt salg etter område i en rapport. Bruk oppsettvisning og ruten Grupper, sorter og summer for å legge til et gruppenivå og be om totalsum – og se endringene direkte i rapporten. Totalraden gjør det enkelt å legge til sum, gjennomsnitt, antall, maksimum eller minimum i topptekster eller bunntekster i rapporten. Enkle totalsummer krever ikke lenger manuell oppretting av et beregnet felt. Nå bare pek og klikk.

Forbedrede kontrolloppsett for å hjelpe deg med å opprette flotte skjemaer og rapporter

Forms og rapporter inneholder ofte tabellinformasjon, for eksempel en kolonne som inneholder kundenavn eller en rad som inneholder alle feltene for en kunde. Du kan gruppere disse kontrollene i et oppsett som enkelt kan manipuleres som én enhet, inkludert etiketten.

Siden du kan velge kontroller fra forskjellige inndelinger, for eksempel etiketten i toppteksten eller bunnteksten for inndelingen, er det stor fleksibilitet. Du kan enkelt:

• Flytte eller endre størrelse på et oppsett. Flytt for eksempel en kolonne til venstre eller høyre.

• Formatere et oppsett. Du kan for eksempel angi en kolonne med kundenavn i fet skrift, slik at den skiller seg ut.

• Legg til en kolonne (felt) i et oppsett.

• Slette en kolonne (felt) fra et oppsett.

• Slå sammen eller dele celler

Oppsett lagres med utformingen, slik at de forblir tilgjengelige. Følgende video viser deg hvordan oppsett fungerer i skjemaer og rapporter.

Dele skjemaer for rask søking av data

Bruk et delt skjema til å opprette et skjema som kombinerer en dataarkvisning og en skjemavisning. Du kan angi en egenskap for å angi at Access skal plassere dataarket øverst, nederst, til venstre eller høyre.

Innebygde makroer i skjemaer og rapporter

Bruk innebygde makroer for å unngå å måtte skrive kode. En innebygd makro lagres i en egenskap og er en del av objektet den tilhører. Du kan endre utformingen av en innebygd makro uten å måtte bekymre deg for andre kontroller som kan bruke makroen – hver innebygde makro er uavhengig. Innebygde makroer er klarert fordi de automatisk hindres i å utføre potensielt usikre operasjoner.

Beregnede felt

Du kan opprette et felt som viser en verdi som beregnes fra andre data i samme tabell. Du bruker uttrykksverktøyet til å opprette beregningen, slik at du drar nytte av IntelliSense og enkel tilgang til Hjelp for uttrykksverdier.

Data fra andre tabeller kan ikke brukes som kilde for de beregnede dataene. Enkelte uttrykk støttes ikke av beregnede felt.

Flerverdifelt

Et felt med flere verdier kan lagre mer enn én verdi per post. La oss si at du må tilordne en oppgave til en av dine ansatte eller leverandører, men du vil tilordne den til mer enn én person. I de fleste databasebehandlingssystemer og i versjoner av Access tidligere enn Office Access 2007 måtte du opprette en mange-til-mange-relasjon for å gjøre dette på riktig måte.

Felt med flere verdier passer spesielt når du arbeider med en SharePoint-liste som inneholder én av felttypene med flere verdier som brukes i Windows SharePoint Services. Access 2010 er kompatibel med disse datatypene.

Vedleggsfelt for filer

Med datatypen Vedlegg kan du enkelt lagre alle typer dokumenter og binære filer i databasen uten unødvendig vekst i databasestørrelsen. Access komprimerer vedlegg automatisk, når det er mulig, for å minimere plassbruken. Vil du legge ved et Word dokument i en post eller lagre en serie digitale bilder i databasen? Bruk av vedlegg gjør disse oppgavene mye enklere. Du kan også legge til flere vedlegg i én enkelt post.

Notatfelt lagrer nå rik tekst og støtter revisjonslogg

Notatfelt for rik tekst betyr at du ikke lenger er begrenset til ren tekst i postene. Du kan formatere tekst med alternativer (for eksempel fet, kursiv, i tillegg til forskjellige skrifter og farger og andre vanlige formateringsalternativer) og lagre teksten i databasen. Rik formatert tekst lagres i et Notat-felt i et HTML-basert format som er kompatibelt med datatypen rik tekst i Windows SharePoint Services. Du angir den nye egenskapen TextFormat til RichText eller PlainText, og informasjonen formateres deretter riktig i tekstbokskontroller og i dataarkvisning.

Notatfelt er nyttige når du vil lagre store mengder informasjon. Du kan konfigurere egenskapen Tilføy bare for å beholde loggen over alle endringer i et Notat-felt. Du kan deretter vise loggen for disse endringene. Denne funksjonen støtter også sporingsfunksjonen i Windows SharePoint Services, slik at du også kan bruke Access til å vise innholdsloggen for SharePoint-listen.

Kalender for å velge datoer

Felt og kontroller som bruker datatypen Dato/klokkeslett, får automatisk støtte for en innebygd interaktiv kalender. Kalenderknappen vises automatisk til høyre for datoen. Vil du vite datoen for denne kommende fredagen? Klikk knappen, så vises kalenderen automatisk slik at du kan finne og velge datoen. Du kan velge å deaktivere kalenderen for et felt eller en kontroll ved hjelp av en egenskap.

Forbedrede sorterings- og filtreringsverktøy

La oss si at du raskt må finne en samsvarende verdi eller sortere en kolonne med data. Autofilter-funksjonen forsterker allerede kraftige filtreringsmuligheter, slik at du raskt kan fokusere på dataene du trenger. Du kan enkelt velge fra de unike verdiene i en kolonne, noe som er nyttig for situasjoner når du ikke husker navnet du trenger, eller du kan sortere verdiene ved hjelp av hurtigmenyalternativer i vanlig språk, for eksempel Sorter fra eldste til nyeste eller Sorter fra minste til største.

De vanligste filteralternativene er lett synlige i menykommandoer, eller du kan bruke hurtigfiltre til å begrense informasjon basert på dataene du angir. Hurtigfilteralternativer endres automatisk basert på datatypen, slik at du ser fornuftige valg for tekst, dato og numerisk informasjon.

Totaler og skiftende bakgrunnsfarger i dataark

Dataarkvisning tilbyr en totalrad der du kan vise en sum, antall, gjennomsnitt, maksimum, minimum, standardavvik eller avvik. Når du har lagt til totalraden, peker du på pilen i kolonnens celle og velger beregningen du vil bruke.

Dataark, rapporter og kontinuerlige skjemaer støtter en skiftende bakgrunnsfarge for rader, som du kan konfigurere uavhengig av standard bakgrunnsfarge. Det er enkelt å skyggelegge annenhver rad, og du kan velge en hvilken som helst farge.

Betinget formatering

Access 2010 legger til nye funksjoner for betinget formatering, slik at du kan oppnå noen av de samme formateringsstilene som er tilgjengelige i Excel. Du kan for eksempel nå legge til datastolper for å gjøre en kolonne med tall mer lesbar, som vist i illustrasjonen nedenfor:

Samle inn data ved hjelp av InfoPath-skjemaer og Outlook

Datainnsamlingsfunksjonen hjelper deg med å samle inn tilbakemeldinger ved hjelp av Outlook og eventuelt InfoPath. Du kan automatisk generere et InfoPath-skjema eller et HTML-skjema og bygge det inn i brødteksten i en e-postmelding. Du kan deretter sende skjemaet til mottakere som er valgt fra Outlook-kontaktene, eller til navnene på mottakerne som er lagret i et felt i Access-databasen.

Du velger om du vil samle inn ny informasjon eller oppdatere eksisterende informasjon. Mottakerne fyller deretter ut skjemaet og returnerer det. Outlook gjenkjenner innkommende skjemaer og lagrer automatisk dataene i Access-databasen – det kreves ingen ny skriving.

Eksporter til PDF og XPS

I Access 2010 kan du eksportere data til filformatet PDF (Portable Document Format) eller XPS (XML Paper Specification) for utskrift, publisering og e-postdistribusjon, forutsatt at du først installerer tillegget Publiser som PDF eller XPS. Når du eksporterer et skjema, en rapport eller et dataark til en .pdf- eller XPS-fil, kan du registrere informasjon i et lettdistribuert skjema som beholder alle formateringsegenskapene dine, men som ikke krever at andre installerer Access på datamaskinen for å skrive ut eller se gjennom utdataene.

• Portable Document Format    En PDF-fil er et elektronisk filformat med fast oppsett som bevarer dokumentformatering og hjelper deg med fildeling. PDF-formatet sørger for at når filen vises på nettet eller skrives ut, beholder den nøyaktig det formatet du hadde tenkt, og dataene i filen kan ikke kopieres eller endres på en enkel måte. PDF-formatet er også nyttig for dokumenter som skal gjengis ved hjelp av trykkerimetoder.

• XML-papirspesifikasjon    En XPS er et elektronisk filformat som bevarer dokumentformatering og hjelper med fildeling. XPS-formatet sørger for at når filen vises på nettet eller skrives ut, beholder den nøyaktig det formatet du hadde tenkt, og dataene i filen kan ikke kopieres eller endres på en enkel måte.

Det er enklere å arbeide med eksterne data

Nå kan du koble til en webtjeneste som en ekstern datakilde. Du trenger en webtjenestedefinisjonsfil fra administratoren for webtjenesten. Når du har installert definisjonsfilen, kan du koble til webtjenestedata som en koblet tabell.

Nye funksjoner gjør det enklere å importere og eksportere data. Du kan lagre en import- eller eksportoperasjon og deretter bruke den lagrede operasjonen på nytt neste gang du vil utføre den samme oppgaven. Med veiviseren for regnearkimport kan du overstyre datatypen som velges av Access, og du kan importere, eksportere og koble til filer som har Office Excel 2007 minst filformater.