Prosjekter kan komme raskt i gang. Før du vet ordet av det, blir et enkelt byggeprosjekt en collage av mindre prosjekter, for eksempel design, utgraving, grunnarbeid og markedsføring. Du kan ha mer kontroll over prosjektet ved å opprette mindre prosjekter i Project og deretter koble dem til én enkelt Project-fil for å vise hvor de passer inn i hovedprosjektet.
I denne artikkelen
Oversikt over hovedprosjekter
Tenk på en hovedprosjekt som en samling av konsoliderte prosjekter som viser et hierarki blant flere relaterte prosjekter. Prosjekter som settes inn i et hovedprosjekt, kalles delprosjekter.
Når du setter inn et delprosjekt i hovedprosjektet, kobles de to prosjektene, og du kan vise all informasjonen i delprosjektet fra hovedprosjektet.
Når du oppdaterer et delprosjekt fra hovedprosjektet, oppdateres det også i kildefilen. Hvis du bare må kombinere filer for å opprette en rapport eller skrive ut en visning av kombinert prosjektinformasjon, kan du også konsolidere dem midlertidig i en visning.
Når du oppretter et hovedprosjekt og delprosjekter, kan du dele opp et stort prosjekt og delegere delene til de nødvendige personene. I prosjektstyringsvilkår gir tilordning av delprosjekter på denne måten ansvaret til de som gjør arbeidet og samsvarer med myndighet med ansvarlighet. Når det gjelder Project, hjelper oppretting av delprosjekter i et hovedprosjekt prosjektledere å få tilgang til og kontrollere delene av tidsplanen.
Hvis du vil finne ut om du skal dele opp et stort prosjekt i et hovedprosjekt og delprosjekter, kan du vurdere følgende:
-
Prosjektet er svært stort og detaljert. Hvis prosjektet inneholder mer enn noen få hundre aktiviteter, kan det å dele det opp i delprosjekter gjøre det enklere å administrere. Hvis noen deler av prosjektet inneholder arbeid som er delt opp i mer detalj enn andre, kan det være fornuftig å gjøre disse delene om til delprosjekter, slik at de fleste brukere bare ser en fremhevet beskrivelse av delprosjektet, men interesserte parter kan se den mer detaljert. En enkelt fil er nesten alltid det raskere alternativet, men å kunne fokusere på bare en del av prosjektet kan være verdt avveiningen.
-
Organisasjonen er ikke sentralisert. I en desentralisert eller distribuert organisasjon gir et hovedprosjekt og delprosjekter arbeidere mer kontroll over sitt eget arbeid enn én sentralisert prosjektfil gjør.
-
Du ønsker å øke effektiviteten til organisasjonens planleggingsmetoder. Hvis ledere på lavere nivå er ansvarlige for og vet hvilke aktiviteter som trengs på prosjektet, kan det være mer fornuftig å la dem planlegge teamets arbeid og deretter konsolidere prosjektfilene til et hovedprosjekt. Hvis planlegging ovenfra og ned er normen, kan det være lurt å omorganisere den opprinnelige planen til delprosjekter når den implementeres, slik at individuelle prosjektledere eller team har tilgang til og kontrollerer sine egne tidsplaner.
-
Du arbeider på flere prosjekter. Prosjektledere kan ha et sett med prosjekter de arbeider på hele tiden, uansett om prosjektene henger sammen eller ikke. I stedet for å åpne dem én etter én, kan du åpne alle delprosjektene samtidig når du åpner hovedprosjektet. Denne fremgangsmåten gjør det også enklere å generere rapporter på flere prosjekter. Hvis prosjektene henger sammen, kan prosjektlederen opprette aktivitetsavhengigheter mellom aktiviteter i ulike prosjekter. Oppretting av avhengigheter mellom prosjekter gjør det enklere for ulike prosjektledere å se hvordan arbeid av andre prosjektledere påvirker tidsplanene deres.
-
Noen prosjekter er underordnet andre. Du kan gjenspeile hierarkiet for flere prosjekter nøyaktig ved å sette inn ulike prosjekter i andre filer. Den resulterende strukturen for delprosjekter bør gjenspeile prioriteringene og ansvarsområdene til gruppemedlemmene, samt sammenhengene mellom aktiviteter på forskjellige områder og den totale tidsfristen.
-
Flere personer kan endre prosjektet. Ideelt sett eies, administreres og endres en prosjektfil av én enkelt prosjektleder. Men ofte er et prosjekt en del av et større program som overordnede på øverste nivå kanskje må administrere. Prosjektgruppemedlemmer kan holde fokus på arbeidet sitt ved å vise det som en egen fil, og prosjektlederen som styrer hovedprosjektet, kan koordinere tidsplanen til hver delprosjektgruppe.
Det kan være fornuftig at hovedprosjektets milepæler driver hver delprosjektgruppes milepæler for å holde tidsplanene koordinert for en tidsfrist. Du kan koordinere milepæler ved å opprette en avhengighet mellom milepælene eller ved å kopiere og lime inn milepælaktivitetene fra hovedprosjektet til hvert delprosjekt.
-
Prosjektet har flere interessenter som bryr seg om ulike deler av prosjektet. Når personer ønsker å se på ulike detaljer, kan prosjektledere plassere alle prosjektfilene på en server og tilpasse ulike visninger for ulike interessenter. Den samme prosjektfilen kan brukes som et delprosjekt i ulike hovedprosjekter for å tilpasse informasjonen som vises.
-
Du vil at delprosjektene skal være skrivebeskyttet. Du kan beholde ekstra kontroll over deler av et prosjekt ved å flytte aktiviteter til et delprosjekt og begrense tilgangen til nøkkelpersoner.
-
Du vil analysere den kritiske linjen for hver fase i tillegg til det overordnede prosjektet. Hvert enkelt prosjekt inneholder en kritisk linje. Konsolidering av flere prosjekter til ett hovedprosjekt gjør det enkelt å se helhetsbildet som flere kritiske baner i hovedprosjektet, samtidig som separate kritiske baner beholdes for hvert delprosjekt.
Finn ut mer
Arbeide med delprosjekter i et hovedprosjekt
Når du setter inn et delprosjekt i et hovedprosjekt, representeres delprosjektet som en hovedaktivitet i aktivitetslisten, og en indikator for prosjektikon vises i Indikatorer-feltet . Delprosjektet rykkes inn på disposisjonsnivå for raden der du setter det inn, men du kan rykke det inn eller ut på samme måte som med andre aktiviteter. Fordi delprosjektet representeres som en hovedaktivitet, kan du ikke redigere sammendragsinformasjonen, men du kan utvide disposisjonen for å vise delprosjektets aktiviteter og redigere prosjektinformasjonen i hovedprosjektfilen.
Obs!: All formatering du har brukt på hovedaktiviteter eller Gantt-stolper i et delprosjekt, vises ikke i hovedprosjektet. Formateringsinformasjon lagres i hver fil og må brukes separat på hovedprosjektet.
Når du lagrer hovedprosjektet, lagres også endringer i delprosjektet i kildefilen til delprosjektet. Hvis du vil arbeide direkte i kildefilen uten å åpne hovedprosjektfilen, oppdateres endringer i kildefilen for delprosjektet automatisk i hovedprosjektfilen.
Obs!: Hvis du ikke lenger trenger å holde hovedprosjektet og delprosjektet synkronisert, kan du koble dem fra. Hvis det gjøres endringer i delprosjektet eller hovedprosjektet, forblir den andre filen uendret.
Finn ut mer
Hvordan ressurser påvirkes når du kombinerer filer
Når du konsoliderer filer til en hovedprosjektfil, forblir ressursene for begge filene separate, akkurat som aktivitetene i et delprosjekt forblir i delprosjektet. Du kan endre ressursinformasjon i hovedprosjektet, og endringene replikeres i kildefilen til delprosjektet. Du kan vise alle ressursene i hovedprosjektet og delprosjekter sammen i ressurslistevisningen , men du kan ikke tilordne en ressurs til et annet prosjekt enn delprosjektet det kom fra.
Obs!: Hvis de samme ressursene brukes i flere delprosjekter, ser du dupliserte ressursnavn fordi ressursene ikke kombineres. Hvis du imidlertid vil tildele ressursene i forskjellige delprosjekter og løse dupliserte ressursnavn, kan du kombinere dem i en ressursutvalg og gjøre dem tilgjengelige for de andre filene.
Andre måter å kombinere filer på
Hovedprosjekter og delprosjekter lar deg opprette et hierarki av prosjekter som gjenspeiler relasjonen mellom dem, og i noen tilfeller strukturen i organisasjonen. Du kan imidlertid ha andre grunner til å konsolidere prosjektfiler. Du kan for eksempel kombinere dem midlertidig for en rask gjennomgang eller for utskrift.
Konsolidere ikke-relaterte filer
Bruk konsoliderte filer hvis du har flere filer du vil kombinere i ett vindu, uansett om filene er relatert eller ikke. Ved å kombinere ikke-relaterte filer i et konsolidert prosjekt blir det enklere å se informasjon fra flere prosjekter i ulike visninger og skrive dem ut. Du kan konsolidere prosjektfiler hvis du må holde oversikt over mange pågående prosjekter, for eksempel når du utvikler forskjellige produkter samtidig. Du kan sortere og gruppere etter produktnavn, prosjektfrister og ledere for å finne og evaluere den bestemte informasjonen du trenger. Du kan for eksempel skrive ut en Gantt-diagramvisning som inneholder alle prosjektene dine.
Opprett et arbeidsområde
Et alternativ til å konsolidere prosjekter er å opprette et arbeidsområde som inneholder individuelle prosjektfiler, hver av dem åpnes i et eget vindu. Bruk et arbeidsområde hvis du arbeider med de samme prosjektfilene ofte og ikke ønsker å konsolidere dem til ett stort prosjekt.
Når du åpner filene og deretter lagrer dem som et arbeidsområde, lagrer Project filene og de gjeldende innstillingene i én enkelt arbeidsområdefil. Når du deretter åpner arbeidsområdefilen, åpner du alle de inkluderte filene samtidig. Hvert prosjekt har sin egen knapp på oppgavelinjen, noe som gjør det enkelt å bytte fra ett prosjekt til et annet.
Hvis du vil opprette et arbeidsområde, velger eller åpner du prosjektfilene, og deretter velger du Fil >Lagre arbeidsområde.
