Slik Bruker du utskriftsfletting til å opprette en liste som er sortert etter kategori i Word 2000

Hvordan du setter opp datafilen

Sortere datafilen slik at alle poster med samme verdi for nøkkelen for kategori-feltet (feltet som du basere sorteringen) vises sammen, som vist i følgende eksempel datafilen. Følgende på eksempellisten er sortert etter Poststed -feltet (by er nøkkelfeltet i dette eksemplet):


City Employee Sales
Atlanta Smith $3,000
Atlanta Gates $50,000
Atlanta Henderson $10,000
Houston Jones $8,000
Houston Kelley $9,000
Houston Peterson $0

Hvordan du setter opp hoveddokumentet

Angi merknad: < > betegner et avsnittsmerke i eksemplet nedenfor. Hvis du vil skrive inn et avsnittsmerke, trykker du ENTER.

Hvis du vil sette opp hoveddokumentet som en katalog, gjør du følgende:

1. Åpne et nytt tomt dokument, og deretter klikker du utskriftsflettingpå Verktøy -menyen.

2. I dialogboksen Flett utskrift klikker du Opprett, og velg deretter katalog.

3. Klikk Nytt hoveddokument når du blir spurt.

4. I dialogboksen Flett utskrift, velger du Hent Data, og klikk deretter Åpne datakilde for å knytte datafil (Bruk eksempelfilen som du opprettet i delen "Hvordan å sette opp Data File" i denne artikkelen).

5. Sette inn følgende felt for å sammenligne innholdet i hver post nøkkelfelt med innholdet i neste post til å fastslå om nøkkelfeltet innholdet endres fra én datapost til neste felt.

Merk: i dette eksemplet brukes eksempeldataene fra "Hvordan å sette opp Data File"-delen i denne artikkelen. Hvis du vil sette inn felt-klammeparentesene, trykker du CTRL + F9.

{ Hvis { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD By }" "" }< ENTER >
{ Angi Place1 { MERGEFIELD By }}< ENTER >
{ Hvis { Place2 } <> { Place1 }"< ENTER >
{ MERGEFIELD By }< ENTER >
<ENTER>
{ MERGEFIELD ansatt } { MERGEFIELD salg }""{ MERGEFIELD ansatt } { MERGEFIELD salg }" } { Sett Place2 { MERGEFIELD By }}< ENTER >
Felt som er satt opp i dette eksemplet gir en katalog oversikt over på samme side som følger:

Atlanta

Smith $3000
Gates $ 50 000.
Henderson kr 10 000

Houston

Jones kr 8000
Kelley $ 9 000
Peterson 0 kroner

Slik tvinger du hver ny kategori til en ny side

Nøkkelfeltet i dette eksemplet er { MERGEFIELD By }. Når verdien for by endres i datafilen til en annen by, en ny side legges til de sammenslåtte resultatene og fletteoperasjonen fortsetter øverst på neste side. Hvis du vil sette inn felt-klammeparentesene, trykker du CTRL + F9.

{ Hvis { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD By }" ""}< ENTER >
{ Angi Place1 { MERGEFIELD By }}< ENTER >
{ Hvis { Place2 } <> { Place1 }"< ENTER >
---Siden Break---
{ MERGEFIELD By }< ENTER >
<ENTER>
{ MERGEFIELD ansatt } { MERGEFIELD salg }""{ MERGEFIELD ansatt } { MERGEFIELD salg }" } { Sett Place2 { MERGEFIELD By }}< ENTER >
Merk: Hvis du vil sette inn et sideskift, enten trykke CTRL + ENTER, eller velger du SKIFT på Sett inn -menyen, velg Sideskiftog klikk deretter OK.

Felt som er satt opp i dette eksemplet gir en katalog oversikt over på separate sider som følger:

Atlanta

Smith $3000
Gates $ 50 000.
Henderson kr 10 000

---Siden Break---
Houston

Jones kr 8000
Kelley $ 9 000
Peterson 0 kroner

Slik formaterer du nøkkelfeltet

Nøkkelfeltet i dette eksemplet er {MERGEFIELD By}. Hvis du vil formatere resultatene av {MERGEFIELD By} som store bokstaver, kan du sette inn formateringsbryter i \ * øvre. Hvis du vil sette inn felt-klammeparentesene, trykker du CTRL + F9.

{ Hvis { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD By \ * Upper }" "" }< ENTER >
{ Angi Place1 { MERGEFIELD By }}< ENTER >
{ Hvis { Place2 } <> { Place1 }"< ENTER >
{ MERGEFIELD By \ * Upper }< ENTER >
<ENTER>
{ MERGEFIELD ansatt } { MERGEFIELD salg }""{ MERGEFIELD ansatt } { MERGEFIELD salg }" } { Sett Place2 { MERGEFIELD By }}< ENTER >
Feltene satt opp i dette eksemplet gir en katalog oversikt over på den samme siden med byen vises med store bokstaver, som følger:

ATLANTA

Smith $3000
Gates $ 50 000.
Henderson kr 10 000

HOUSTON

Jones kr 8000
Kelley $ 9 000
Peterson 0 kroner
Merk: du kan bruke forskjellig formatering til nøkkelfelt { MERGEFIELD By }, ved å merke hele feltet (inkludert felt-klammeparenteser {}), og formatere feltet til dine preferanser. Hvis du vil formatere feltet, klikker du Skrift på Format -menyen.

Hvordan fungerer denne prosessen

Det første Hvis-feltet i disse eksemplene inn stedsnavnet og returtegn (< ENTER >) bare for den første posten i utskriftsflettingen. For alle etterfølgende poster, setter dette IF-feltet noe (""). Den gjenkjenner den første posten i utskriftsfletting ved å sammenligne MERGESEQ-feltet (som returnerer serienummeret for gjeldende post) til tallet "1".

Andre Hvis-feltet settes inn i et returtegn (eller et sideskift, hvis den tvinger hver by til en ny side), navnet på byen, to mer returnere tegn, navnet på ansatte og salgsbeløpet (i den rekkefølgen), bare hvis feltet bestemmer at gjeldende post inneholder en by navn som er forskjellig fra den forrige oppføringen. Hvis det avgjør at gjeldende post inneholder et bynavn som er den samme som den forrige posten, det setter inn det neste ansattnavn og salgsbeløp.

Dette IF-feltet gjenkjenner ny stedsnavnet ved å sammenligne teksten i bokmerkene som er angitt i feltene for to sett. Teksten i bokmerket "Place1" er alltid lik Poststed -feltet for den gjeldende posten, og teksten i bokmerket "Place2" er lik den forrige posten Poststed -feltet.