Slik kommuniserer du gjennom ulike distribusjonskanaler

Microsoft Viva Amplify lar deg sende en melding via flere kommunikasjonsplattformer for å forsterke den interne kommunikasjonen. Gjennom Viva Amplify kan du opprette én melding og endre den slik at den passer til ulike distribusjonskanaler som Outlook, SharePoint-sider og nyheter, Teams og Viva Engage (kommer snart). Med så mange alternativer kan det være utfordrende å identifisere det beste formatet for hver kanal. Identifisering av hvilke formater som fungerer best, kan bidra til å forbedre engasjementet på tvers av organisasjonen.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage

Outlook

E-post er flott for regelmessig planlagte, formelle meldinger som kan påvirke flere grupper med personer. E-postmeldinger er statiske meldinger som ikke kan oppdateres når de sendes, så det er best å dele innhold som ikke krever konstante oppdateringer og endringer via e-post. Vurder å bruke e-post til å kommunisere ting som forretningsoppdateringer, innføringer av nye ansatte og hurtigstatusoppdateringer.

Fordeler ved å kommunisere via e-post

E-postkommunikasjon kan skaleres. Mottakere av en e-postmelding kan dele med alle som har en e-postadresse, og leserne kan engasjere seg ved å svare eller videresende e-postmeldingen til et bredere publikum. Som et resultat kan e-posten din leses av direkte mottakere, og kan også ses av de som ble videresendt e-postmeldingen. E-postmeldinger gir også flotte verktøy for å holde oversikt over og spore verdifulle samtaler.

Når du lager en e-postmelding, kan du legge til koblinger til annet innhold, for eksempel SharePoint-sider og bilder, for å gi merverdi.

Ting du bør vurdere når du kommuniserer via e-post

E-postmeldinger kan ikke være usent. Hvis det gjøres en feil, må avsenderen sende en oppfølgings-e-post med tiltenkte rettelser eller tilbakekalling, og deretter sende meldingen på nytt med rettelser.. Det er god praksis å korrekturlese e-posten nøye før du sender for å sikre at all informasjon er nøyaktig.

E-postmeldinger er statiske, noe som betyr at informasjonen ikke kan fjernes eller oppdateres, og all informasjon som sendes, representerer den mest nøyaktige informasjonen som er tilgjengelig på det tidspunktet.

E-postmeldinger kan filtreres ut av leserens innboks, noe som fører til at meldinger ignoreres eller blir ulest.

Mer informasjon om anbefalte fremgangsmåter når du skriver flotte e-postmeldinger med Outlook.

Anbefalte fremgangsmåter for å kommunisere med Outlook

Tone av stemme	Holde e-postmeldinger profesjonelle, informative og vennlige Vurder målgruppen når du lager meldingen, og baser tonen rundt emnet.
Lengde	Hold e-postmeldinger korte og enkle. Oppsummer hovedpunktet(e) i de første setningene, og begynn med de viktigste.
Struktur	Hvis det finnes et klart handlingselement for målgruppen, kan du bruke emnelinjen til å tydelig angi det. Identifiser hvem du adresserer i hilsenen din. Begynn med hovedmeldingen, etterfulgt av eventuell tilleggsinformasjon. Bruk riktig avstand, nummerering eller punktmerking for å skille nøkkelpunkter. Hold e-postsignaturen kort, profesjonell og fri for grafikk hvis mulig.
Måter å øke engasjementet på	Uthev handlingsopplysning ved å legge det til emnelinjen, legge det til i den første tredjedelen av e-postmeldingen, føre den opp separat og enkelt synlig, fet eller utheve den. Engage målgruppen ved å stille spørsmål i e-posten.
Måter å måle engasjement på	E-postengasjement kan måles ved å spore svar og fullføringer av handlingsopplysninger.

SharePoint

Når du kommuniserer via SharePoint, kan meldinger lages med dynamisk innhold som kan endres ofte. Når du kommuniserer i SharePoint, kan du innlemme sidet theming, nettdeler og merkede tilpasninger for å opprette interaktive elementer som vil øke mulighetene for leserengasjement.

Bruke en SharePoint-side til å kommunisere med målgruppen

En SharePoint-side er en nettside på et SharePoint-nettsted som bruker en rekke elementer som knapper, koblinger, videoer, bilder og mer til å lage utkast til og publisere en melding som kan oppdateres og endres etter hvert som tiden går (for eksempel viktige hendelser eller policyendringer). Sider kan besøkes av alle som har tilgang til å vise nettstedet siden er opprettet på.

Mer informasjon om å opprette en moderne SharePoint-side.

Bruke et nyhetsinnlegg i SharePoint til å kommunisere med publikum

Et sharePoint-nyhetsinnlegg er en SharePoint-side som vises i Viva Connections-feeden og på andre sider som bruker nyhetsnettdelen, inkludert hubsiden til en organisasjon. Du kan enkelt konvertere en SharePoint-side til et nyhetsinnlegg. Nyhetsinnlegg gir deg også mulighet til å rette informasjonen mot bestemte demografier som er kategorisert i organisasjonen, for eksempel et markedsføringsteam, hr-team eller lederledelse. Denne målgruppeanvisningen gir forfatteren muligheten til å tilpasse hvem som ser nyhetsinnlegget når det er publisert.

Mer informasjon om å opprette og dele et nyhetsinnlegg i SharePoint.

Mer informasjon om målgruppeanvisningen i SharePoint.

Fordeler ved å kommunisere gjennom SharePoint

Meldinger laget i SharePoint kan enkelt endres eller oppdateres så ofte som nødvendig. Med SharePoint kan du også vise sideanalyse og endre tillatelsesinnstillinger. Enda viktigere er det at SharePoint gir brukeren muligheten til å inkludere anrop til handlinger ved hjelp av handlingsnettdelen Anrop til handling, noe som inspirerer brukere til å engasjere seg. Ved hjelp av dynamiske nettdeler kan du be leseren om å engasjere seg videre ved å bla gjennom bilder, samhandle med diagrammer, få tilgang til eksterne ressurser via koblinger og gi leserne mulighet til å like og legge igjen tilbakemeldingskommentarer for SharePoint-siden. Med SharePoint kan du også vise sideanalyse og endre tillatelsesinnstillinger for å kontrollere hvem som har tilgang til området.

Ting du bør vurdere når du kommuniserer via SharePoint

Lesere må ha tilgang til å vise nettstedet der siden eller nyhetsinnlegget er lagt inn. Selv om brukere kan be om tilgang til nettstedet, venter forespørselen til noen svarer.

Anbefalte fremgangsmåter for kommunikasjon med SharePoint

Tone av stemme	Tonen i kommunikasjonen gjennom SharePoint bør samsvare med firmaets merkevareveiledning. Tone avhenger også av emnet og målet for kommunikasjonen. Vanligvis er kommunikasjon gjennom SharePoint vennlig og uformell. Tonen for alle SharePoint-sider eller nyhetsinnlegg bør samsvare med tonen på SharePoint-området som siden eller nyhetsinnlegget blir lagt inn i.
Lengde	SharePoint-sider passer til lengre meldinger som består av to eller flere emner. Vurder å bryte store meldinger inn i mindre, visuelt segmenterte inndelinger på SharePoint-siden for å gjøre meldingen fordøyelig for publikum.
Struktur	Bruk sharePoint-sideinndelinger, maler og nettdeler for å oppmuntre leserne til å samhandle med informasjon gjennom knapper, videoer, bildegallerier, skjemaer, dokumentbiblioteker og mer. Maler er et godt grunnlag å starte fra. Bruk nettdeler til å generere engasjerende og interaktive meldinger.
Måter å øke engasjementet på	Bruk nettdeler og tekstformatering til å lage noe som er enkelt å lese og visuelt tiltalende. Inkluder en sidetittel som gir nok informasjon om emnet og eventuelle handlingsoppringinger. Bruk nettdelen for handlingsopplysning til å inspirere brukere til å handle ved å klikke på en kobling du velger.
Måter å måle engasjement på	Du kan bruke SharePoint-sideanalyse til å måle engasjement.

Teams

Teams er flott for rask kommunikasjon som når medlemmer av organisasjonen uten å forstyrre arbeidsflyten.

Fordeler ved å kommunisere gjennom Teams

Ansatte i mange organisasjoner tilbringer mesteparten av arbeidsdagen med Teams åpne. Derfor, når du kommuniserer gjennom Teams, kommer du sannsynligvis til å nå personer raskt siden de ikke trenger å åpne en annen app eller side for å vise innlegget ditt.

Ting du bør vurdere når du kommuniserer gjennom Teams

Avhengig av hvordan organisasjonen bruker Teams, kan personer motta mange Teams-varsler hver time. Det er viktig å få Teams-innleggene dine til å skille seg ut slik at de tiltrekker seg oppmerksomhet og ikke blir ignorert.

Anbefalte fremgangsmåter for å kommunisere med Teams

Tone av stemme	Bruk en vennlig og uformell tone når du skriver Teams-meldinger. Vurder å bruke emojier for å illustrere følelser og legge til fargerike, morsomme elementer i meldingen.
Lengde	Hold Teams-innlegg korte og enkle å skanne. Oppsummer viktige punkter og koble til tilleggsinformasjon når det er nødvendig.
Struktur	Start innlegg med nøkkelpunktet. Bruk formateringsverktøyet til å stilisere tekst og legge til punktmerking for stolper med flere nøkkelpunkter. Gi et kort sammendrag og en kobling når du refererer til eksisterende innhold (for eksempel en SharePoint-side eller artikkel). Vurder å legge til tegn i meldingene dine med bruk av GIF-er, illustrasjoner og bilder levert av Teams.
Måter å øke engasjementet på	Få leserne til å kommunisere med Teams-innlegget ditt ved å stille spørsmål eller ved å oppmuntre dem til å like og kommentere under innlegget ditt. Opprett undersøkelser eller legg inn spørsmål slik at alle kan se og samhandle med svarene fra andre lesere. Bruk @mentions for å få oppmerksomheten til bestemte personer eller grupper av personer.
Måter å måle engasjement på	Hold oversikt over Teams-reaksjoner som tommel opp. Noter deg samtalene som foregår i innlegget.

Viva Engage (kommer snart)

Viva Engage er en kommunikasjonsplattform som knytter sammen personer på tvers av en organisasjon ved å la dem bygge fellesskap, dele informasjon og engasjere ansatte, og samle personer for å fullføre felles mål og få tilgang til informasjon raskt. Viva Engage lar alle medlemmer av en organisasjon stille spørsmål offentlig, loope i eksperter, og engasjere seg i sosial diskurs om en rekke emner.

Organisasjonsledere kan bruke Viva Engage til å drive kultur og justere en organisasjon ved å drifte arrangementer for hele firmaet gjennom direktesendt og behovsbetinget video. Communicators kan også opprette sosiale kampanjer som kan informere og tenne virkningsfulle samtaler på tvers av en organisasjon.

Fordeler ved å kommunisere gjennom Viva Engage

Viva Engage er en flott kommunikasjonsplattform for energigivende og fremme samarbeid mellom ansatte på tvers av en organisasjon. Medlemmer av fellesskapet kan åpent samarbeide, dele ideer, informasjon og koble til felles interesser.

Når du kommuniserer med ansatte gjennom Viva Engage, kan kommunikatorer enkelt oppmuntre til og måle engasjement ved......

Organisasjonen kan se hvor mye engasjement et bestemt emne genererer av hvor mange personer som har sett innlegget, og gi brukerne en måte å reagere på innholdet i meldingen enten via kommentar, liker eller reaksjon. Forhandlingen kan fremmes ytterligere ved å merke enkeltpersoner ved hjelp av @ og navnet. varsle dem om den pågående samtalen og oppmuntre dem til å delta.

Mer informasjon om visningsantall.

Ting du bør vurdere når du kommuniserer gjennom Viva Engage

Når du kommuniserer gjennom Viva Engage, er det viktig å holde informasjonen kort og enkel. Del koblinger til lengre former for innhold og oppmuntre brukere til å samhandle ved å stille spørsmål til publikum, oppmuntre leserne til å like, kommentere og dele Viva Engage innlegg og innlemme interaktive elementer som undersøkelser og undersøkelser.

Hold tonen i Viva Engage innleggene dine vennlig, informativ og uformell. Avhengig av størrelsen på organisasjonen og kommunikasjonsskalaen, kan det være nyttig å ha en moderator eller to som kan overvåke innlegg og veilede samtalen hvis den begynner å gå av emnet, veer inn i et polariserende emne, eller deaktivere kommentarer om nødvendig.

Vær respektfull hvis du kritiserer en annens syn, ikke dekker emner som kan skamme eller fremmedgjøre andre, og unngå polariserende emner som politikk og religion. Ikke legg ut noe som er privat, konfidensielt eller skiller ut en bestemt part på en negativ måte.

Tone av stemme	Se firmaets merkevareveiledning som er spesifikk for organisasjonen din. Tonen i innlegget bør være vennlig, informativ og uformell. Vis respekt hvis du kritiserer. Ikke dekk emner som kan skamme eller fremmedgjøre leserne dine, og unngå polariserende emner som politikk eller religion. Ikke legg ut noe som er privat eller konfidensielt. Unngå å synge ut en bestemt part på en negativ måte.
Lengde	Hold innlegg korte og enkle å skanne. Oppsummer viktige punkter og koble til tilleggsinformasjon når det er nødvendig.
Struktur	Start innlegg med nøkkelpunktet. Gi et kort sammendrag og en kobling når du refererer til eksisterende innhold (for eksempel en SharePoint-side eller artikkel). Bruk bilder og video når det er nødvendig. Bruk @mentions og emneknagger for å få oppmerksomheten til bestemte personer eller grupper med personer.
Måter å øke engasjementet på	Få leserne til å kommunisere med innlegget ditt ved å stille spørsmål eller ved å oppmuntre dem til å like, dele og legge igjen kommentarer. Oppfordre medlemmene til å invitere andre personer til Viva Engage fellesskapet. Opprett undersøkelser eller legg inn spørsmål slik at alle kan se og samhandle med svarene fra andre lesere.
Måter å måle engasjement på	Noter deg samtalene som foregår i innlegget.