Når du oppretter en melding for en intern målgruppe, må det tas hensyn til hvordan du effektivt kan kommunisere på tvers av organisasjonen.
Trinn 1. Forstå organisasjonens interne målgruppetyper
Når du lager en melding for en intern målgruppe, er det viktig å forstå hvem publikum er. Dette hjelper deg med å finne riktig språk, tone og detaljnivå når du lager en melding for kommunikasjonskampanjen. Det vil også hjelpe deg med å identifisere hvilke deler av informasjonen som er viktigst.
Interne målgrupper kan grupperes basert på organisasjonsstruktur, interesser, tekniske ferdigheter, plassering, språk og mer. Vurder følgende målgruppekategorier når du bestemmer hvem målgruppen er:
Organisasjonshierarki
Vurder ansvarsområdet for målgruppen. Noen medlemmer av en organisasjon fokuserer på områder av en bedrift på et høyere nivå enn andre. Noen medlemmer av en organisasjon fokuserer på ting som påvirker deres daglige aktiviteter på jobben.
Rolle
Interne målgrupper kan også segmenteres etter rolle. Heltidsansatte kan for eksempel bli påvirket av bestemte interne endringer som ikke påvirker deltidsansatte. Prosjektbaserte ansatte trenger kanskje meldinger som fokuserer spesielt på små detaljer eller løser problemer direkte, mens andre ansatte bare trenger generelle oppdateringer som ikke inneholder for mange små detaljer.
Avdeling
Det kan også være nyttig å segmentere målgruppene basert på avdeling. Medlemmer av en IT-avdeling kan bli påvirket av en bestemt hendelse som ikke påvirker medlemmer av markedsføringsavdelingen. Tenk på hvem budskapet er ment for, og skreddersy budskapet tilsvarende.
Språk eller plassering
I større organisasjoner spiller geografisk plassering en stor rolle i hvilken type innvirkning meldingen kan eller ikke har på ulike grupper av mennesker. Når du forbereder en melding som påvirker hele organisasjonen, må du sørge for at du er oppdatert på gjeldende hendelser og ting som kan påvirke bestemte plasseringer. Dette vil hjelpe deg med å unngå (lydtone døv) når du oppretter en melding. Det gjør det også mulig å skreddersy meldingen bedre når du bare snakker til bestemte målgrupper med forskjellige språk og plasseringer.
Trinn 2. Forstå enhetene som brukes til å få tilgang til intern kommunikasjon
De fleste organisasjoner inkluderer en rekke publikumstyper som består av frontlinjearbeidere, kontorarbeidere og eksterne arbeidere.
Frontline arbeidere jobber vanligvis fra mobile enheter og nettbrett og sitter ikke foran en datamaskin for å fullføre de fleste oppgaver. Når du lager meldinger for frontlinjearbeidere, bør du holde meldingene konsise, enkle å få tilgang til og visuelt engasjerende.
På kontoret arbeidere og eksterne arbeidere, derimot, vanligvis sitte ved et skrivebord i en tradisjonell kontorinnstilling og bruke en datamaskin eller bærbar datamaskin for å få tilgang til og engasjere seg i bedriftens kommunikasjon. Denne målgruppen kan også bruke mobile enheter til å få tilgang til og engasjere seg i bedriftens kommunikasjon fra tid til annen. Meldinger for denne gruppen bør være inklusive for å imøtekomme en rekke arbeidsplaner, tilgang til Internett, språk og tidssoner. I kontorarbeidere vanligvis engasjere seg med hverandre i person. Når du målretter mot arbeidere på kontoret, bør du holde meldingene konsise, informasjonsmessige og korte.
Når du kommuniserer til frontlinje- og fjernarbeidere, bør du vurdere å bruke mer enn én distribusjonskanal for å nå forskjellige ansatte med ulike arbeidsstiler. Du kan også opprette muligheter for ansatte til å delta i samtaler, dele perspektivet og nettverket med andre slik at de føler seg tilkoblet.
Trinn 3. Vurder størrelsen og plasseringen til målgruppen
Bruk størrelsen og plasseringen til målgruppen til å bestemme de riktige metodene og distribusjonskanalene som skal brukes for å nå dem og oppmuntre til engasjement. Hurtigkunngjøringer for hele IT-avdelingen eller det interne fellesskapet av teknologientusiaster kan for eksempel være mer egnet som et Viva Engage innlegg, mens store, flerdelte meldinger som er ment for en hel organisasjon, kan være mer egnet til å publiseres som en SharePoint-side.
Store organisasjoner må også fokusere på å sikre at meldinger og språk som brukes på tvers av kommunikasjonskampanjen, er inkluderende og fungerer bra for multinasjonale hensyn. Vurder plasseringen til målgruppen for å sikre at innholdet i meldingen lokaliseres godt og tar hensyn til gjeldende hendelser på plasseringen som målgruppen du lager meldingen for, befinner seg i.
Trinn 4. Velg distribusjonskanaler
Nå som du forstår målgruppesegmentene, enhetene de bruker til å få tilgang til og engasjere seg i bedriftens kommunikasjon, og størrelsen og plasseringen til målgruppen, kan du bruke denne informasjonen til å velge de riktige distribusjonskanalene for kommunikasjonskampanjen.
Mer informasjon om å bruke Microsoft Viva Amplify til å kommunisere gjennom ulike kanaler.
