Prosjektplanlegging i Microsoft Whiteboard

Whiteboard gir teamene mulighet til å tenke sammen, prøve forskjellige ideer og lage den beste planen. Whiteboard er fullstendig integrert i Microsoft Teams, noe som gjør det enkelt å planlegge prosjekter før, under og etter et Teams-møte.

Microsoft Whiteboard gjør det enkelt å dele ideer og samarbeide med alle i samme Microsoft Teams-møte.

Se disse tipsene for å få mest mulig ut av Whiteboard under neste planleggingsøkt.

Klargjøre tavlen på forhånd

Her er noen forslag til å gjøre tavlen klar før møtet:

Opprett en ny tavle fra tavlevelgerskjermen.
Velg Malprosjektplanlegging> i Opprett-panelet.
Velg en mal som passer best til dine behov. Du kan for eksempel velge den daglige standup-malen for å spore arbeidsbelastning og daglige oppgaver. Eller velg Prosjektstart hvis du må definere gruppens langsiktige mål.
Tilpass malen etter dine behov. Du kan for eksempel legge til flere notater, endre farger eller legge til uthevingspiler.
Last opp bilder eller relevante dokumenter som PDF-filer.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Whiteboard-funksjoner og -funksjonalitet

Når tavlen er klar, kan du sende en kobling til teamet.

Ta kontroll over møtet

Når møtet starter, følger du disse trinnene for å dele tavlen:

Velg Del-ikonet i delingsstatusfeltet for møtet.
Velg Microsoft Whiteboard i Whiteboard-delen.

Tavlevelgervisningen åpnes. Du kan velge tavlen du allerede har klargjort fra listen, eller starte en ny tavle.

Her er noen ekstra Whiteboard-funksjoner du kan bruke når du leder møtet:

Diriger teamets oppmerksomhet med laserpekerverktøyet.
Bruk merkepennverktøyet eller pilfigurene til å fremheve nøkkelkonsepter.
Legg til nye klistrelapper for å holde oversikt over diskusjonen.

Hold teamet engasjert

Minn teamet på at de kan bruke følgende verktøy til å samarbeide i sanntid:

Legg til klistrelapper for å holde oversikt over nye ideer.
Bruk klistrelappreaksjoner som hakemerker eller smilefjes til å stemme på ideer.
Tegn på tavlen eller skriv notater med håndskriftsverktøyet.
Last opp bilder, inkludert arkivbilder fra Bing.

Samarbeidsmarkører gjør det enkelt å holde oversikt over hvilke møtedeltakere som gjør hvilke endringer.

Samarbeidsmarkører gjør det enkelt å spore endringer i en tavle under et Teams-møte.

Sett planen i bruk

Her er noen forslag til oppfølging etter møtet som holder gruppen informert:

Send en melding til deltakerne med resultatet og eventuelle oppfølginger. Du kan også inkludere en kobling til tavlen.
Minn møtedeltakerne på at de kan finne tavlen i tavlevelgeren.
Send et øyeblikksbilde av den ferdige tavlen til alle som gikk glipp av møtet. Velg Eksporter bilde fra Innstillinger-menyen.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Fortsette å arbeide på en tavle etter et møte.

Kjør regelmessige planleggingsøkter

Hvis du vil arrangere regelmessige planleggingsmøter, gjør du følgende:

Opprette en planleggingskanal i Teams og legge til en tavle

Gå til teamet ditt i Teams, velg . . . -menyen, og legg til en kanal. Navnet skal være perioden du planlegger for (for eksempel " Første kvartal").
Velg + -knappen øverst i samme kanal, søk etter Whiteboard, og velg deretter Lagre.
Tavlen er knyttet til kanalen, og du kan begynne planleggingen.
Sørg for at teamet vet om kanalen og tavlen, ved å nevne dem i Teams.

Fullfør planleggingsprosessen

Utforme strukturen på tavlen med en prosjektplanleggingsmal, eller opprett din egen.
Skriv instruksjoner på en tydelig plassering på tavlen, slik at teammedlemmene vet hvordan de skal bruke den.
Noen instruksjoner kan omfatte å angi bestemte farger for å vise til hvilke områder enkelte funksjoner faller under, eller hvilke reaksjoner som representerer funksjonsaksept, og så videre.
Be teammedlemmer om å fylle ut gjenværende arbeid på tavlen på fargekodede klistrelapper.
Under møter som er knyttet til planlegging, kan du bruke tavlen til å flytte elementer rundt i gjenværende arbeid og legge til rette for relaterte samtaler.
Når en plan er angitt, kan du overføre den til prosjektstyringssystemet.