Aanbevolen procedures voor een Lync-vergadering

U kunt verschillende opties gebruiken wanneer u een Lync-vergadering instelt, presenteert of eraan deelneemt. Deze aanbevolen procedures helpen u profiteren van de functies die uw taak vergemakkelijken en maken de vergadering tot een aangename ervaring.

Tip: Zie Een Lync-vergadering plannen en voorbereiden en Uw Lync-vergadering beheren voor een interactieve handleiding voor algemene taken van de presentator.

Een Lync-vergadering instellen

De vergadering plannen

Voor kleine en informele vergaderingen met mensen in uw bedrijf gebruikt u de standaardvergaderingsopties en kunt u het wijzigen van instellingen overslaan. Onthoud dat met standaardopties iedereen een presentator kan zijn en rechtstreeks aan de vergadering kan deelnemen.
Als u specifieke vergaderingsvereisten hebt, bijvoorbeeld een groter publiek, gegevensbeveiliging, externe klanten, enzovoort, moet u ervoor zorgen dat u de vergaderingsopties aanpast aan de vereiste. Zie Opties instellen voor Lync-vergaderingen voor meer informatie.
U kunt Lync-vergaderingen in een vergaderruimte houden als er zowel lijfelijk aanwezige deelnemers als onlinedeelnemers zijn. Klik op Ruimte zoeken in Outlook om een ruimte in het gewenste gebouw te zoeken en toe te voegen. U kunt de vergaderruimte ook afzonderlijk boeken en de informatie over de vergaderruimte in het vak Locatie in het vergaderverzoek plaatsen.

Een back-uppresentator aanwijzen

Wijs een back-uppresentator aan, in het geval dat u de vergadering niet kunt bijwonen of laat bent. Een back-uppresentator kan de opname ook starten, het onlinepubliek helpen en beheren of de vragen bijhouden die zijn gesteld in de vergadering, zodat u zich kunt richten op uw presentatie. Dit is vooral belangrijk bij een grote vergadering of gebeurtenis.

Uw pincode onthouden

Meestal hebt u geen pincode nodig wanneer u inbelt bij een vergadering. U wordt direct verbonden met de vergadering en uw telefoonnummer wordt toegevoegd aan de lijst met deelnemers. Als u echter wilt inbellen als de leider of als een geverifieerd beller, wordt u gevraagd om uw pincode en/of zakelijke nummer of toestelnummer.

Inbellen als een geverifieerde beller betekent eenvoudigweg dat de vergadering is beveiligd en dat u zich moet identificeren voordat u kunt deelnemen aan de vergadering.

Het verdient aanbeveling om uw pincode bij de hand te hebben in geval u de pincode nodig mocht hebben. Als u uw Pincode niet meer weet, klikt u in de uitnodiging voor de vergadering op Bent u uw pincode voor inbellen vergeten? en volgt u de instructies om een nieuwe pincode in te stellen.

Een trainingsdocument of koppeling opnemen in uw vergaderverzoek

Als u deelnemers uitnodigt die niet bekend zijn met Lync, kunt u een trainingsdocument of koppeling opnemen in de Lync-training in de uitnodiging voor de vergadering, om ze te helpen met de vergaderingsfuncties voordat ze deelnemen aan de vergadering.

Notities toevoegen aan het vergaderverzoek

Wanneer u een vergadering plant, kunt u persoonlijke of gedeelde notities toevoegen met OneNote. De aanwezigen kunnen voorafgaand aan de vergadering de gedeelde notities weergeven en bewerken als ze over de benodigde machtiging beschikken. Klik op het uitnodigingslint op Notities bij vergadering en voeg gedeelde notities toe voor de vergaderverzoeken, of voeg uw eigen notities toe (die niet zichtbaar zijn voor anderen). Zie Gedeelde en persoonlijke notities gebruiken in een Lync-vergadering voor meer informatie.

Deelnemen aan een Lync-vergadering

Tip: Zie Deelnemen aan een Lync-vergadering voor een interactieve handleiding voor het deelnemen aan Lync-vergaderingen, inclusief tips voor het oplossen van problemen.

Meld u tien tot vijftien minuten tevoren aan bij de vergadering om u voor te bereiden en om eventueel tijd te hebben voor probleemoplossing.
Bepaal voordat de vergadering begint of u computeraudio (audio en video die zijn geïntegreerd met Lync) of een telefoon gebruikt voor het audiogedeelte van de vergadering.
Als u computeraudio gebruikt, stelt u uw audio- en videoapparaten in en controleert u de kwaliteit. U kunt de microfoon en luidsprekers van de computer gebruiken of een headset aansluiten. Zie Lync-audio instellen, testen en problemen met Lync-audio oplossen en Lync-video instellen en problemen met Lync-video oplossen voor meer informatie.
Als u een telefoon gebruikt voor de vergaderingsaudio, kunt u de functie Mij bellen van Lync gebruiken. In het venster Geluid tijdens vergadering ontvangen selecteert u Bel me op en typt u het telefoonnummer waarop u wilt worden gebeld.

Wanneer u deze functie gebruikt, hoeft u geen vergaderings-id of pincode in te voeren. Druk op *1 om een beschrijving van de beschikbare vergaderingsopdrachten te horen.

Gebruik indien mogelijk een headset in plaats van de microfoon en luidsprekers van uw computer voor een betere geluidskwaliteit.
De audiokwaliteit is sterk afhankelijk van de kwaliteit van het netwerk. Gebruik een kabelnetwerkverbinding en zorg ervoor dat u de draadloze verbinding uitschakelt op de computer.
Wanneer u deelneemt aan de vergadering, dempt u uw microfoon als u niet spreekt. Zie Audio gebruiken tijdens een Lync-vergadering.

Presenteren tijdens een Lync-vergadering

Laat een collega zich samen met u aanmelden bij de vergadering om de audio en de visuele kwaliteit te controleren.
Controleer de vergaderingsopties om ervoor te zorgen dat u de juiste publieksfuncties hebt in- of uitgeschakeld, zoals machtigingen voor deelnemers, de weergave van inhoud of aantekeningsmachtigingen.
Als u PowerPoint gebruikt:

Gebruik vijftien dia's of minder in de diapresentatie, met grotere lettertypen (30 punten en meer) en een simpele achtergrond om afleiding te voorkomen.
Upload uw presentatie van tevoren en oefen met de besturingselementen het verplaatsen van dia's of het maken van aantekeningen. U kunt bijvoorbeeld belangrijke punten aanwijzen met de laserpointer of er stempels bij plaatsen.
Gebruik de presentatornotities om de punten die u wilt bespreken te onthouden.

Zie PowerPoint-dia's presenteren tijdens een Lync-vergadering voor meer informatie.
Als u uw bureaublad of een programma deelt:
1. Wanneer u een programma deelt, zijn alleen de programma's en documenten die u deelt, zichtbaar voor de deelnemers. Als u naar andere programma's bladert, zijn deze niet zichtbaar tijdens de vergadering.
2. Deel het bureaublad als u tussen programma's moet schakelen.
3. Klik in de Lync-vergadering op Voorbeeld om te zien wat de deelnemers zien wanneer u het bureaublad of een programma deelt.
4. Stel uw toehoorders op de hoogte dat zij hun weergavegebied kunnen vergroten door naar de modus Volledig scherm te gaan.
  
  Zie Uw bureaublad of programma's in een Lync-vergadering delen voor meer informatie.
Houd voldoende tijd vrij voor vragen en laat de toehoorders weten dat zij hun vragen of opmerkingen kunnen typen in de chatsectie van de vergadering.
Demp uzelf wanneer u niet spreekt en zorg ervoor dat u weet hoe u uw deelnemers kunt dempen en de demping kunt opheffen in zowel Lync als met de druktoetsen van de telefoon als u een telefoon gebruikt (druk op het toetsenblok van uw telefoon op *1 om de opdrachten te horen).
Herinner de deelnemers er aan het begin van de vergadering aan hoe ze zichzelf kunnen dempen en de demping kunnen opheffen.
Klik aan het einde van de vergadering op Meer opties(…) en vervolgens op Vergadering beëindigen. Klik op OK bij de prompt om door te gaan. Hier kunt u het gespreksvenster sluiten en de verbinding met alle deelnemers verbreken, ook met de deelnemers die inbelden.

Als u zelf de vergadering wilt verlaten, terwijl de anderen doorvergaderen, sluit u gewoon het venster Vergadering.

Schermafbeelding van Meer opties in een Lync-vergadering

De vergadering houden in een vergaderruimte

Het raadzaam uzelf de tijd te gunnen de ruimte voor te bereiden voordat de vergadering begint om te controleren of Lync werkt met de audio- en videoapparaten die in de ruimte aanwezig zijn.

Sluit indien nodig uw laptop aan op de projector en de telefoon van de vergaderruimte.
Demp de microfoon en de luidsprekers van uw computer als u een echo hoort. Vraag anderen in de ruimte ook hun microfoon en luidsprekers te dempen wanneer ze zijn aangemeld bij Lync.
U kunt de telefoon in de ruimte aansluiten op uw computer of de telefoon gebruiken voor aanmelding bij de vergaderingsaudio.
Als u de projector in de ruimte gebruikt, sluit u de kabel aan op uw computer en selecteert u het benodigde scherm.

Met de Windows-toets + P wordt het scherm weergegeven en kunt u een van de volgende opties kiezen:
Duplicaat: geeft uw bureaublad weer op de computermonitor en de projector in de ruimte.
Uitbreiden: breidt uw bureaublad uit van uw computerscherm naar de projector in de ruimte.
Alleen projector: toont uw bureaublad alleen op de projector in de ruimte.

Wij raden u aan Duplicaat te selecteren zodat u de vergadering zowel op het beeldscherm als de projector in de ruimte kunt zien.

Naar boven